Cum funcționează Desk & Park

Ce este Desk & Park

Desk & Park este o platformă pentru rezervarea de birouri și locuri de parcare într-un birou hibrid. Totul se petrece pe o hartă interactivă — alegeți un spațiu liber, îl rezervați pentru o zi aleasă și faceți check-in la fața locului cu un cod QR. Aplicația rulează în browser și pe telefon, fără instalare. Ceea ce vedeți depinde de rolul dumneavoastră.

Roluri și permisiuni

Autentificare

1. 1

   Deschideți adresa companiei dumneavoastră

   Introduceți adresa aplicației într-un browser, pe computer sau pe telefon.

2. 2

   Introduceți e-mailul și parola

   Folosiți adresa de e-mail de serviciu. Parola o setați din linkul din e-mailul de bun venit.

3. 3

   Confirmați codul 2FA

   Dacă firma dumneavoastră solicită autentificarea cu doi factori, copiați codul din aplicația de autentificare.

Utilizare zilnică

Cele trei lucruri pe care le faceți cel mai des: rezervați un birou, rezervați un loc de parcare și faceți check-in la fața locului.

Rezervarea unui birou

1. 1

   Accesați rezervările

   Din meniul din stânga, alegeți Rezervări / harta biroului.

2. 2

   Alegeți o zi

   Setați data pentru care doriți un spațiu. Implicit este ziua de azi.

3. 3

   Faceți clic pe un birou liber

   Pe hartă, punctele verzi sunt libere, cele roșii sunt ocupate.

4. 4

   Confirmați rezervarea

   Verificați codul spațiului (de ex. D-12) și orele, apoi confirmați.

Plan de etaj

Rezervarea unui loc de parcare

Funcționează la fel ca un birou, doar că pe harta parcării. Spațiile au coduri P-1, P-2… iar locurile cu stație de încărcare EV sunt marcate suplimentar.

Cine este la birou

Pe Dashboard, chiar sub Quick Book, un panou răspunde la întrebarea „cine vine în ziua respectivă — și unde va fi?”. Alege o zi și un etaj: fiecare birou rezervat își arată persoana — fotografia sau inițialele într-un inel de culoarea echipei, cu un punct verde după check-in — iar lista de lângă hartă grupează aceleași persoane pe echipe. Comutatorul Birouri | Parcare schimbă planul de etaj cu harta parcării, astfel încât „cine parchează azi” primește același răspuns — inclusiv încărcătoarele EV și locurile membrilor consiliului. Comutatorul apare când organizația ta are ambele tipuri de hărți; o configurație doar cu parcare se deschide direct pe vederea parcării. Un clic pe o persoană îi evidențiază locul pe hartă, iar o atingere pe un pin evidențiază persoana în listă.

Cine este la birou

Cine este la birou

Rezervarea unei săli de ședințe

Dacă biroul dumneavoastră are săli de ședințe, acestea apar și pe hartă. Alegeți una și rezervați-o pentru un anumit interval orar — același flux de rezervare printr-un clic ca la un birou, iar sala apare în rezervările dumneavoastră.

Puteți rezerva o sală și fără să deschideți mai întâi aplicația — scanați autocolantul QR de la ușă.

1. 1

   Scanați autocolantul

   Îndreptați camera spre codul QR de pe ușă. Nu trebuie să vă aflați pe un anumit ecran.

2. 2

   Sala e liberă — ați intrat

   Sala este rezervată pentru următorul interval de o jumătate de oră și check-in-ul se face imediat. O singură mișcare, fără confirmare suplimentară.

3. 3

   Sala e ocupată — primiți următorul interval

   Ecranul spune până când este ocupată și propune primul interval liber, de exemplu „Rezervă 12:00–12:30”. Nimic nu se rezervă până nu apăsați.

Check-in — confirmarea sosirii

O rezervare este doar jumătate din drum. Pentru a ocupa spațiul, trebuie să faceți check-in într-un interval de timp. Astfel, spațiile neutilizate revin în fond, iar nimeni nu „blochează” un birou pentru orice eventualitate.

1. 1

   Deschideți „Check-in”

   Din meniul din stânga, deschideți Check-in — veți vedea rezervările dumneavoastră de astăzi.

2. 2

   Faceți check-in

   Faceți clic pe Check-in lângă rezervare sau scanați codul QR de pe birou / spațiu.

3. 3

   Gata

   Statusul se schimbă în Check-in efectuat. Spațiul este al dumneavoastră.

Rezervările dumneavoastră

Găsiți toate rezervările în vizualizarea rezervărilor. Puteți verifica detaliile (spațiu, etaj, ore) și puteți anula pe cele pe care nu le veți folosi — un spațiu anulat revine imediat în fond.

E-mailurile și notificările pe care le primiți

O confirmare de rezervare vă spune nu doar ce ați rezervat, ci și unde se află — de exemplu „HQ Berlin · Etaj 3 · D-301” — cu un buton „Afișează pe hartă” care deschide planul cu locul dumneavoastră evidențiat. Este atașată o invitație de calendar, așa că rezervarea ajunge în Outlook sau Google Calendar cu un clic.

Dacă folosiți aplicația mobilă, aceleași mesaje pot ajunge la dumneavoastră și ca notificări push pe telefon — inclusiv când aplicația este închisă. Permiteți notificările când aplicația întreabă după prima autentificare; puteți activa și dezactiva oricând fiecare categorie în Setări → Notificări, unde vedeți și lista dispozitivelor înregistrate. Deconectarea oprește push-ul pe acel dispozitiv.

Spații permanente și rapoarte

În calitate de membru al consiliului, aveți alocat un spațiu permanent — un birou, un loc de parcare sau ambele. Unele săli de ședințe pot fi rezervate exclusiv pentru consiliu. Pe lângă funcțiile zilnice ale angajatului, puteți elibera spațiul pentru o zi și puteți consulta Rapoartele consiliului.

Nu faceți niciodată check-in

Un loc permanent nu se rezervă și nu poate fi pierdut din lipsa unui check-in — este al dumneavoastră fie că veniți sau nu. De aceea Ziua mea vă arată altceva: locurile dumneavoastră cu starea de azi și un buton pentru ziua în care lipsiți. Rezervările pe care un check-in chiar le protejează — un birou liber luat după ce l-ați eliberat pe al dumneavoastră — rămân acolo, cu butonul lor.

Eliberarea spațiului pentru o anumită zi

Dacă azi nu veniți, deschideți Ziua mea și apăsați „Azi nu vin". Dacă aveți și birou, și parcare, bifați ce cedați și confirmați. Colegii le pot folosi doar azi — atribuirea dumneavoastră permanentă nu se schimbă.

1. 1

   Deschideți „Eliberările mele”

   În secțiunea Consiliu veți găsi spațiul dumneavoastră permanent (Eliberările mele).

2. 2

   Alegeți o zi și eliberați

   Alegeți o dată și confirmați eliberarea. Spațiul devine disponibil pentru ceilalți.

3. 3

   Reveniți oricând doriți

   Puteți anula eliberarea atât timp cât nimeni nu a ocupat spațiul pentru ziua respectivă.

Scanarea propriului loc

Dacă scanați eticheta QR de pe propriul birou sau loc de parcare, aplicația recunoaște că locul este al dumneavoastră și vă spune exact asta: este al dumneavoastră toată ziua, nu aveți ce confirma. Dacă l-ați eliberat pentru azi și nimeni nu l-a ocupat, aceeași scanare oferă „Recuperează" — o atingere și ziua este din nou a dumneavoastră. Dacă un coleg l-a luat deja, veți vedea asta, împreună cu cele mai apropiate birouri libere.

Rapoartele consiliului

În Rapoarte pentru consiliu veți vedea un rezumat executiv: utilizarea biroului și a parcării, numărul de membri activi ai consiliului, rata de ghost bookings, precum și tendința în timp și impactul eliberărilor de spații.

Configurarea biroului

Administratorul configurează biroul: adaugă locații și etaje, încarcă hărți, plasează spații și se ocupă de setări.

Hărți și plasarea spațiilor

1. 1

   Adăugați o locație și etaje

   În setări, creați o locație și, în cadrul acesteia, etaje sau zone de parcare.

2. 2

   Încărcați un plan

   Încărcați un plan de etaj sau de parcare — acceptăm PNG, JPG, SVG și CAD (DXF/DWG).

3. 3

   Activați modul de adăugare

   În editorul de hărți, faceți clic pe Adăugați birou sau Adăugați parcare.

4. 4

   Faceți clic pe hartă

   Fiecare clic creează un spațiu nou (cod automat D-N / P-N) și plasează un reper.

Autocolante QR

Fiecare pin de pe o hartă are propriul cod QR. Angajații îl scanează pentru a face check-in, a ocupa un birou liber sau a rezerva o sală direct la ușă.

1. 1

   Tipăriți setul complet pentru o locație

   Un singur document cu autocolante pentru fiecare birou, sală și loc de parcare din locație — de pe toate etajele și hărțile de parcare deodată, nu etaj cu etaj.

2. 2

   Lipiți-le

   Codul de pe autocolant corespunde codului spațiului de pe hartă, deci puteți verifica amplasarea fără să scanați nimic.

3. 3

   Confirmați tipărirea

   Marcarea locației ca tipărită elimină marcajul „necesită retipărire”.

Gestionarea spațiilor

În lista de spații puteți schimba codul, numele și politica de rezervare și puteți dezactiva spațiile de care nu aveți nevoie. Trei politici: HOT (oricine poate rezerva), PERMANENT (spațiu permanent), BLOCKED (exclus din rezervare).

Configurarea sistemului

În Configurare sistem setați parametrii de funcționare, inclusiv fereastra de check-in (implicit 60 min înainte și 60 min după începere) și orizontul maxim de rezervare în avans.

Analize

În Analiză veți vedea utilizarea reală a biroului: utilizarea medie a birourilor și a parcării, zilele de vârf, rata de ghost bookings, cererea de stații de încărcare EV și recomandările IA — cu defalcări pe departamente și echipe. Datele cresc pe măsură ce aplicația este utilizată.

Utilizatori și roluri

În Gestionare utilizatori adăugați persoane, le stabiliți rolul (angajat, membru al consiliului, administrator) și le atribuiți un departament și o echipă — aceeași grupare după care Analize și Rapoartele consiliului pot defalca datele. Utilizatorii noi primesc o invitație prin e-mail și își activează singuri contul.

Planuri și limite

În Organizație → cardul Utilizarea planului afișează cifre în timp real față de plafoanele planului dumneavoastră: obiecte (birouri, parcare și săli), utilizatori și locații. Barele devin chihlimbarii aproape de limită și roșii la atingerea ei.

Patru planuri cresc odată cu echipa dumneavoastră — Start, Standard, Pro și Enterprise. Le puteți compara pe pagina de prețuri.

Copii de rezervă (Enterprise Admin)

Enterprise Admins primesc copii de rezervă criptate nocturne ale fiecărei organizații, ale registrului și ale hărților încărcate. În Organizație puteți executa una și la cerere cu „Faceți copie acum”, puteți descărca o copie criptată sau puteți restaura o stare anterioară. Copiile urmează un program zilnic → săptămânal → lunar → trimestrial → anual, iar cele șterse rămân recuperabile din coș pentru o perioadă de grație.

Abonament și plăți

Gestionați abonamentul în Organizație — acolo schimbați planul și deschideți portalul de plăți securizat Stripe pentru a actualiza cardul sau a descărca facturile. Dacă o plată eșuează, nimic nu se oprește imediat: organizația păstrează 30 de zile de acces complet pentru a achita plata. Odată ce trece, totul continuă pur și simplu.

Chioșcuri lângă săli

O tabletă montată lângă o sală de ședințe, care arată ziua acelei săli și înregistrează sosirile. Nimeni nu se autentifică pe ea: dispozitivul este asociat o singură dată cu o sală și de atunci se autentifică singur.

1. 1

   Deschide lista de chioșcuri

   Administrare → Chioșcuri arată fiecare sală de ședințe și starea tabletei sale. O sală fără dispozitiv este rândul care merită atenție. Aceeași acțiune există în lista de spații a unui etaj.

2. 2

   Generează un cod de asociere

   Apasă Generați cod de asociere pe rândul sălii. Apar șase cifre — nu închide ecranul, nu vor mai putea fi citite.

3. 3

   Tastează-l pe tabletă

   În browserul tabletei deschide www.deskandpark.com/kiosk — aceeași adresă ca portalul, cu /kiosk la final — și introdu codul pe tastatura numerică.

4. 4

   Gata

   Tableta începe să afișeze ziua sălii și se reîmprospătează singură. Pentru a retrage un dispozitiv folosește „Deconectați tableta" pe rândul său — se oprește la următoarea cerere, iar acțiunea ajunge în jurnalul de audit.

Termeni-cheie

Hot desk

Un spațiu pe care oricine îl poate rezerva — disponibil la cerere pentru o zi aleasă.

Spațiu permanent

Alocat unei anumite persoane (un membru al consiliului). Liber pentru ceilalți doar după ce este eliberat.

Fereastră de check-in

Intervalul în care puteți face check-in: de la o oră înainte până la o oră după începerea rezervării.

Neprezentare / eliberare automată

Fără check-in în fereastra de timp → rezervarea este eliberată automat, iar spațiul revine în fond.

Ghost booking

O rezervare care nu a fost niciodată utilizată (fără check-in). Analizele le contorizează.

Izolare per organizație

Datele fiecărei companii se află într-o bază de date separată — nu se amestecă niciodată cu datele altor clienți.

Sală de ședințe

O sală care poate fi rezervată, plasată pe hartă. Se rezervă pentru un interval orar și se contorizează la limita de obiecte a planului, ca un birou sau un loc de parcare.

Plan și limite

Nivelul dumneavoastră de abonament (Start, Standard, Pro, Enterprise) stabilește câte spații, câți utilizatori și câte locații poate avea organizația.

Departament / echipă

Grupare opțională pentru utilizatori. Analizele și Rapoartele consiliului pot fi defalcate pe departamente și echipe.

Copie de rezervă

O copie criptată a datelor, realizată noaptea. Enterprise Admins o pot descărca sau restaura; restaurările sunt reversibile.

Întrebări frecvente