Защо визуалната резервация е бъдещето на хибридния офис

Всеки хибриден офис започва по един и същ начин. Някой от екипа по операции създава споделена таблица с раздел за всеки ден, ред за всяко бюро и колона за имена. Работи една седмица. После двама души претендират за едно и също бюро, трети резервира „онова до прозореца“, без да знае кой ред е това, а разделът за паркинга тихо се превръща в свободна надпревара „който превари“.

Таблицата не се провали, защото хората са небрежни. Провали се, защото поиска от служителите да превеждат физическо място в адрес на клетка. Визуалната резервация премахва тази стъпка на превод изцяло: качвате плана на етажа, разполагате върху него бюрата, паркоместата и заседателните зали, а хората резервират с докосване на мястото, което виждат.

Тази статия обяснява защо резервациите върху карта побеждават списъците и таблиците по всеки показател, който има значение за екипа по работното място, и на какво да обърнете внимание, когато преминавате към система за визуална резервация.

Скритата цена на резервациите по списък

Списъкът е напълно добра структура от данни. Но е лош потребителски интерфейс за пространство. Три проблема се появяват във всяка система за резервация по списък или таблица, щом офисът надхвърли няколко десетки души.

1. Наименуването е тясното място

„Бюро 3.14“, „B-07“, „високото бюро до кухнята“: всеки списък се нуждае от схема за наименуване, а всяка схема трябва да бъде научена. Новите колеги, гостите от друг офис и всеки, който идва на място два пъти месечно, никога не я научават. Резервират нещо, надяват се да е правилното и когато не е, сядат другаде. Резервацията и реалността се разминават още от първия ден.

2. Контекстът живее извън списъка

Кой друг е в офиса във вторник? Свободно ли е бюрото до моя екип? Има ли паркомясто близо до входа или само в далечния ъгъл? Списъкът не може да отговори на нито един от тези въпроси без втори инструмент. Затова хората питат в чата, което означава, че отговорът е остарял минута по-късно и системата за резервации вече не е източникът на истината.

3. Триенето убива приемането

Всяко допълнително поле, скролване и търсене е причина да не резервираш. Щом значителна част от хората спрат да резервират и просто се появяват, данните стават безполезни: отчетите за заетостта показват 40% използване, докато офисът видимо е пълен. В този момент екипът по работното място отново брои глави, обикаляйки етажа.

Какво всъщност означава „визуална резервация“

Визуалната резервация не е по-красив списък. Тя е различен модел на офиса, с три части:

1. Реален план на етажа или схема на паркинга като платно. Изображението, което вашият архитект или екипът по поддръжка вече имат, качено както си е.
2. Обекти за резервиране, разположени върху плана. Всяко бюро, паркомясто и заседателна зала става пин с позиция, тип и собствени правила.
3. Актуално състояние, показано върху картата. Наличността за избраната дата е цветово кодирана върху самия пин: свободно, резервирано, чекирано, постоянно присвоено, извън експлоатация.

В Desk & Park администраторът качва план на етажа или схема на паркинга, поставя пинове за бюра, паркоместа и заседателни зали в редактора на картата, и планът се превръща в интерфейса за резервации за всички. Няма отделен „изглед списък“, който служителите да сверяват с картинката; картинката е системата.

Защо картата печели по потребителско изживяване

Разпознаването побеждава припомнянето

Хората разпознават места далеч по-бързо, отколкото си припомнят етикети. На картата „бюрото до прозореца, до дизайнерите“ е едно докосване върху бюрото до прозореца, до дизайнерите. Никой не трябва да знае идентификатора му и никой не резервира грешното. По същата причина авиокомпаниите показват карта на местата, а не списък с номера на седалки.

Един екран отговаря на последващите въпроси

Тъй като състоянието на целия етаж се вижда наведнъж, въпросите, които преди отиваха в чата, получават отговор с един поглед:

• Кои бюра са още свободни утре? Зелените.
• Екипът ми в офиса ли е? Бюрата им се показват като резервирани, а с изгледа „кой е в офиса“ (по избор) се вижда и от кого.
• Има ли паркинг близо до вратата? Увеличете и проверете местата до входа.

Картата превръща инструмента за резервации в инструмент за координация, а точно от това се нуждае хибридният екип.

Резервацията отнема секунди, на всяко устройство

Визуалната резервация е: избирате дата, докосвате пин, потвърждавате. На телефона жестът е абсолютно същият. Desk & Park предлага идентичната карта в браузъра и в приложението за Android, така че човекът, който резервира от влака, вижда същия етаж като човека, който резервира от лаптопа си. Когато резервацията отнема секунди, хората резервират. Когато хората резервират, данните са реални.

Резервацията без триене е стратегия за данни, а не само удобство

Изкушаващо е да се приеме картата като козметичен слой върху „истинската“ база данни с резервации. Връзката е обратната. Приемането е това, което прави данните за заетостта надеждни, а приемането следва триенето.

Помислете какво позволява процес с малко триене, базиран на карта:

Всяка от тези възможности зависи от това обектът на картата да е единицата на истината. В Desk & Park бюро, което е резервирано, но не е чекирано в рамките на прозореца за чекиране, се освобождава автоматично и се връща в пула, а тази промяна се вижда на картата незабавно. Картата не е изглед към данните; тя е мястото, където данните се създават.

На какво да обърнете внимание при инструмент за визуална резервация

Ако се отдалечавате от таблица или формуляр за резервации по списък, това са възможностите, които отличават карта, която изглежда добре, от карта, която променя поведението:

• Качване на всякакъв план, не шаблон. Вашият етаж не е решетка. Инструментът трябва да приема реалния ви план на етажа и схемата на паркинга като изображение.
• Няколко локации и етажа. Всяка със собствени работни дни, празници и часова зона, така че „утре“ да означава правилния ден във всеки офис.
• Правила за всеки обект. Бюрата и паркоместата се резервират по дни, заседателните зали по времеви слотове, някои обекти са постоянно присвоени на човек и могат да се освобождават за дните, в които той отсъства.
• Цветово кодиране на наличността в реално време. За избраната дата, не само за „сега“.
• Чекиране, обвързано с обекта. QR стикери на бюрата и местата, прозорец за чекиране и автоматично освобождаване на призрачните резервации.
• Отчети от същите обекти. Използване, пикови дни и процент на неявяване по етаж, зона и тип пространство, без да експортирате нищо.
• Равнопоставеност на мобилните устройства. Картата на телефона трябва да бъде картата на десктопа.

Desk & Park е проектиран около този списък. Ръководството за самостоятелно въвеждане показва как се качва план и се поставят първите пинове за няколко минути, а на страницата с цените има безплатен план за малки офиси.

Преминаването

Преходът от списък към карта е по-малко работа, отколкото повечето екипи очакват, защото трудната част, знанието къде се намират нещата, вече е свършена: тя е в плана на етажа, който имате. Типичното внедряване изглежда така:

1. Качете плановете. По едно изображение за всеки етаж и по едно за всяко ниво на паркинга.
2. Разположете обектите. Бюра, места и зали като пинове. Отбележете постоянно присвоените и хората, които ги държат.
3. Отпечатайте QR стикерите. По един за всеки обект, генериран от картата, така че чекирането да работи от първия ден.
4. Поканете хората. По имейл, чрез CSV импорт или еднократно влизане (SSO). Никой не се нуждае от обучение, за да докосне бюро.
5. Следете отчетите. След две седмици ще знаете кои дни и зони наистина са пълни.

Таблицата никога не е била проблемът. Проблемът беше да караме хората да мислят в адреси на клетки. Поставете офиса пред тях, оставете ги да докоснат това, което виждат, и данните от резервациите започват да описват офиса, който наистина имате.