Как работи Desk & Park

Какво е Desk & Park

Desk & Park е платформа за резервиране на работни места и паркоместа в хибриден офис. Всичко се случва върху една интерактивна карта — избирате свободно място, резервирате го за избран ден и се чекирате на място чрез QR код. Приложението работи в браузъра и на телефона Ви, без инсталация. Това, което виждате, зависи от Вашата роля.

Роли и права

Вход в системата

1. 1

   Отворете адреса на Вашата фирма

   Въведете адреса на приложението в браузър на компютъра или телефона си.

2. 2

   Въведете имейл и парола

   Използвайте служебния си имейл адрес. Паролата задавате чрез връзката в имейла за добре дошли.

3. 3

   Потвърдете 2FA кода

   Ако фирмата Ви изисква двуфакторно влизане, копирайте кода от приложението за удостоверяване.

Ежедневна употреба

Трите неща, които правите най-често: резервиране на работно място, резервиране на паркинг и чекиране на място.

Резервиране на работно място

1. 1

   Отидете в резервациите

   От менюто вляво изберете Резервации / картата на офиса.

2. 2

   Изберете ден

   Задайте датата, за която искате място. По подразбиране е днес.

3. 3

   Кликнете върху свободно работно място

   На картата зелените точки са свободни, червените са заети.

4. 4

   Потвърдете резервацията

   Проверете кода на мястото (напр. D-12) и часовете, след което потвърдете.

План на етажа

Резервиране на паркинг

Работи по същия начин като работно място, само че върху картата на паркинга. Паркоместата имат кодове P-1, P-2… а тези с EV зарядна станция са допълнително отбелязани.

Кой е в офиса

На таблото, точно под Quick Book, един панел отговаря на въпроса „кой идва в този ден — и къде ще бъде?“. Изберете ден и етаж: всяко резервирано бюро показва своя човек — снимка или инициали в пръстен с цвета на екипа, със зелена точка след чекиране — а списъкът до картата групира същите хора по екипи. Превключвателят Бюра | Паркинг сменя плана на етажа с картата на паркинга, така че „кой паркира днес“ получава същия отговор — включително EV зарядните и местата на членовете на Съвета. Превключвателят се появява, когато организацията ви има и двата вида карти; конфигурация само с паркинг се отваря направо на изгледа за паркинг. Клик върху човек откроява мястото му на картата, а докосване на пин — човека в списъка.

Кой е в офиса

Кой е в офиса

Резервиране на заседателна зала

Ако офисът Ви разполага със заседателни зали, те също се показват на картата. Изберете зала и я резервирайте за избран времеви интервал — същият процес на резервиране с едно кликване като при работно място, а залата се появява във Вашите резервации.

Можете да резервирате зала и без първо да отваряте приложението — сканирайте QR стикера до вратата.

1. 1

   Сканирайте стикера

   Насочете камерата към QR кода на вратата. Не е нужно да сте на определен екран.

2. 2

   Залата е свободна — вече сте вътре

   Залата се резервира за следващия половинчасов слот и веднага сте регистрирани. Едно движение, без допълнително потвърждение.

3. 3

   Залата е заета — получавате следващия слот

   Екранът показва докога е заета и предлага първия свободен слот, например „Резервирай 12:00–12:30“. Нищо не се резервира, докато не докоснете.

Чекиране — потвърждаване на пристигането

Резервацията е само половината. За да заемете мястото, трябва да се чекирате в рамките на определен времеви прозорец. Така неизползваните места се връщат в общия пул и никой не „блокира“ работно място за всеки случай.

1. 1

   Отворете „Check-in“

   От менюто вляво отворете Чекиране — ще видите своите резервации за днес.

2. 2

   Чекирайте се

   Натиснете Чекиране до резервацията или сканирайте QR кода на работното място / мястото.

3. 3

   Готово

   Статусът се променя на Чекиран. Мястото е Ваше.

Вашите резервации

Ще намерите всички свои резервации в изгледа с резервациите. Можете да проверите детайлите (място, етаж, часове) и да отмените тези, които няма да използвате — отмененото място веднага се връща в пула.

Имейли и известия, които получавате

Потвърждението за резервация ви казва не само какво сте резервирали, но и къде се намира — например „HQ Berlin · Етаж 3 · D-301“ — с бутон „Show on map“, който отваря плана с откроено вашето място. Приложена е покана за календар, така че резервацията попада в Outlook или Google Calendar с едно кликване.

Ако използвате мобилното приложение, същите съобщения могат да достигат до вас и като push известия на телефона — включително при затворено приложение. Разрешете известията, когато приложението попита след първото влизане; отделните категории включвате и изключвате по всяко време в Settings → Notifications, където виждате и списъка с регистрираните си устройства. Излизането от профила спира push на това устройство.

Постоянни места и отчети

Като член на Съвета имате назначено постоянно място — работно място, паркомясто или и двете. Някои заседателни зали може да са запазени само за Съвета. Освен ежедневните функции за служители можете да освободите мястото си за даден ден и да преглеждате Board Reports.

Вие никога не се отбелязвате

Постоянното място не се резервира и не може да бъде загубено заради липса на отбелязване — то е Ваше независимо дали ще дойдете. Затова Моят ден Ви показва друго: местата Ви със състоянието за днес и един бутон за деня, в който отсъствате. Резервациите, които отбелязването наистина пази — свободно бюро, взето след като сте освободили Вашето — остават там, заедно с бутона си.

Освобождаване на мястото Ви за даден ден

Ако днес не идвате, отворете Моят ден и натиснете „Днес няма да съм тук". Ако имате и бюро, и паркомясто, отбележете кои отстъпвате и потвърдете. Колегите могат да ги ползват само днес — постоянното Ви присвояване не се променя.

1. 1

   Отворете „My Releases“

   В раздела на Съвета ще намерите постоянното си място (Моите освобождавания).

2. 2

   Изберете ден и освободете

   Изберете дата и потвърдете освобождаването. Мястото става достъпно за други.

3. 3

   Върнете се, когато пожелаете

   Можете да отмените освобождаването, докато никой не е заел мястото за този ден.

Сканиране на собственото място

Ако сканирате QR стикера на собственото си бюро или паркомясто, приложението разпознава, че мястото е Ваше, и го казва: Ваше е през целия ден, няма какво да отбелязвате. Ако сте го освободили за днес и никой не го е заел, същото сканиране предлага „Върни си го" — едно докосване и денят отново е Ваш. Ако колега вече го е заел, ще го видите, заедно с най-близките свободни бюра.

Board Reports

В Отчети на Съвета ще видите резюме за ръководството: натовареността на офиса и паркинга, броя на активните членове на Съвета, съотношението на ghost bookings, както и тенденцията във времето и влиянието на освобождаванията на места.

Конфигуриране на офиса

Администраторът настройва офиса: добавя локации и етажи, качва карти, разполага места и следи за настройките.

Карти и разполагане на места

1. 1

   Добавете локация и етажи

   В настройките създайте локация, а в нея — етажи или зони за паркиране.

2. 2

   Качете план

   Качете план на етаж или паркинг — поддържаме PNG, JPG, SVG и CAD (DXF/DWG).

3. 3

   Включете режима за добавяне

   В редактора на картата натиснете Добавяне на работно място или Добавяне на паркинг.

4. 4

   Кликайте върху картата

   Всяко кликване създава ново място (авто-код D-N / P-N) и поставя маркер.

QR стикери

Всеки пин на картата има собствен QR код. Служителите го сканират, за да се регистрират, да заемат свободно бюро или да резервират зала направо до вратата.

1. 1

   Отпечатайте пълния комплект за локация

   Един документ със стикери за всяко бюро, зала и паркомясто в локацията — от всички етажи и паркинг карти наведнъж, а не етаж по етаж.

2. 2

   Залепете ги

   Кодът на стикера съвпада с кода на мястото на картата, така че можете да проверите разположението, без да сканирате каквото и да е.

3. 3

   Потвърдете, че са отпечатани

   Маркирането на локацията като отпечатана премахва маркировката „нужен е повторен печат“.

Управление на местата

В списъка с места можете да промените кода, името и политиката за резервиране, както и да деактивирате местата, които не са Ви нужни. Три политики: HOT (всеки може да резервира), PERMANENT (постоянно място), BLOCKED (изключено от резервиране).

Системна конфигурация

В Системна конфигурация задавате работните параметри, включително прозореца за чекиране (по подразбиране 60 мин преди и 60 мин след началото), както и максималния хоризонт за резервиране предварително.

Аналитика

В Анализи ще видите реалната натовареност на офиса: средна натовареност на работните места и паркинга, дни с пиково натоварване, съотношението на ghost bookings, търсенето на зарядни станции за електромобили и препоръки с ИИ — с разбивка по отдели и екипи. Данните нарастват с използването на приложението.

Потребители и роли

В Управление на потребители добавяте хора, задавате ролята им (служител, член на Съвета, администратор) и присвоявате отдел и екип — същото групиране, по което Analytics и Board Reports могат да правят разбивка. Новите потребители получават покана по имейл и сами активират акаунта си.

Планове и лимити

В Организация → картата Използване на плана показва актуален брой спрямо таваните на Вашия план: обекти (бюра, паркинг и зали), потребители и локации. Лентите стават кехлибарени близо до лимита и червени при достигането му.

Четири плана растат заедно с екипа Ви — Start, Standard, Pro и Enterprise. Можете да ги сравните на страницата с цените.

Backups (Enterprise Admin)

Enterprise Admin получава нощни криптирани резервни копия на всяка организация, регистъра и качените карти. В Организация можете също да стартирате копие при поискване с „Backup now“, да изтеглите криптирано копие или да възстановите по-ранно състояние. Копията следват график: дневни → седмични → месечни → тримесечни → годишни, а изтритите остават възстановими в кошчето за определен гратисен период.

Абонамент и плащания

Управлявате абонамента в Организация — там сменяте плана и отваряте сигурния платежен портал на Stripe, за да актуализирате картата или да изтеглите фактури. Ако плащане се провали, нищо не спира веднага: организацията запазва 30 дни пълен достъп, за да уредите плащането. Щом то мине, всичко просто продължава.

Киоски до залите

Таблет, монтиран до заседателна зала, който показва деня на залата и приема отбелязване на пристигане. Никой не влиза в него: устройството се сдвоява веднъж с една зала и оттам нататък се удостоверява само.

1. 1

   Отворете списъка с киоски

   Администрация → Киоски показва всяка заседателна зала и състоянието на нейния таблет. Зала без устройство е редът, който заслужава внимание. Същото действие има и в списъка с места на даден етаж.

2. 2

   Генерирайте код за сдвояване

   Щракнете върху Генерирай код за свързване на реда на залата. Появяват се шест цифри — не затваряйте екрана, втори път няма да се прочетат.

3. 3

   Въведете го на таблета

   В браузъра на таблета отворете www.deskandpark.com/kiosk — същият адрес като портала, с /kiosk накрая — и въведете кода на цифровата клавиатура.

4. 4

   Това е всичко

   Таблетът започва да показва деня на залата и се обновява сам. За да изведете устройство от употреба, използвайте „Разкачи таблета" на неговия ред — спира да работи при следващата си заявка, а действието влиза в одитния дневник.

Основни понятия

Hot desk

Място, което всеки може да резервира — достъпно при поискване за избран ден.

Постоянно място

Назначено на конкретен човек (член на Съвета). Свободно за други едва след освобождаване.

Прозорец за чекиране

Периодът, в който можете да се чекирате: от час преди до час след началото на резервацията.

Неявяване / автоматично освобождаване

Няма чекиране в рамките на прозореца → резервацията се освобождава автоматично и мястото се връща в пула.

Ghost booking

Резервация, която никога не е била използвана (без чекиране). Analytics ги отчита.

Изолация по организации

Данните на всяка фирма се намират в отделна база данни — никога не се смесват с данните на други клиенти.

Заседателна зала

Зала за резервиране, разположена на картата. Резервира се за времеви интервал и се брои към лимита на обекти във Вашия план, също като работно място или паркомясто.

План и лимити

Вашето абонаментно ниво (Start, Standard, Pro, Enterprise) определя колко места, потребители и локации може да има организацията.

Отдел / екип

Незадължително групиране на потребителите. Analytics и Board Reports могат да се разбиват по отдел и екип.

Backup

Нощно криптирано копие на данните. Enterprise Admin може да го изтегли или възстанови; възстановяванията са обратими.

Често задавани въпроси