Biuro oparte na danych: pomiar rzeczywistego obłożenia

Co kwartał między dyrektorem finansowym a osobą odpowiedzialną za biuro odbywa się jakaś wersja tej samej rozmowy. Dyrektor finansowy ma na biurku przedłużenie umowy najmu i liczbę w głowie. Osoba od biura ma przeczucie, że wtorki są zatłoczone, a piątki martwe. Żadne z nich nie ma liczby, której broniłoby przed zarządem.

Powierzchnia biurowa to zwykle drugi największy koszt po wynagrodzeniach i jedyny, którym większość firm wciąż zarządza na podstawie anegdot. Ten artykuł jest o zastąpieniu anegdoty: co naprawdę znaczy „obłożenie", dlaczego liczby, które ma większość firm, są błędne, i jak gotowe raporty z systemu rezerwacji dają kierownictwu liczbę, na której można oprzeć decyzję.

Trzy liczby, które nie są tym samym

Pierwszy błąd to traktowanie danych o rezerwacjach jak danych o obłożeniu. Liczą się trzy odrębne pomiary, a rozjeżdżają się dokładnie tam, gdzie prowadzi to do złych decyzji.

Rezerwacje to intencja. Biurko zarezerwowane na wtorek oznacza, że ktoś planował tam być w chwili, gdy rezerwował. Rezerwacje zawyżają popyt o wskaźnik nieobecności, który w biurach bez meldunku wynosi zwykle od 15% do 30% danego dnia.

Obłożenie to obecność. Biurko jest zajęte, gdy ktoś przy nim siedzi. To liczba, od której zależy decyzja o najmie, i najtrudniejsza do zmierzenia bez czujników albo kroku meldunku.

Wykorzystanie to obłożenie w stosunku do pojemności, w czasie. Siedemdziesiąt zameldowanych biurek ze stu we wtorek to 70% wykorzystania tego dnia. Uśrednione w miesiącu, według dnia tygodnia, piętra i zespołu, pokazuje, jak biuro jest naprawdę używane.

Zespół, który raportuje rezerwacje jako obłożenie, przedłuży najem, który mógł zmniejszyć. Zespół, który raportuje średnie miesięczne wykorzystanie bez podziału na dni tygodnia, zmniejszy biuro, które dwa dni w tygodniu jest naprawdę pełne.

Dlaczego dane, które już masz, nie wystarczą

Większość firm ma już jakiś sygnał o obłożeniu. Każdy z osobna wprowadza w błąd.

Odbicia kart dostępu liczą osoby wchodzące do budynku, nie to, gdzie siedzą ani jak długo. Osoba, która odbija kartę, idzie na spotkanie i wychodzi, liczy się tak samo, jak ta przy biurku przez dziewięć godzin. Budynki wielofirmowe i wchodzenie „na ogonie" pogarszają sprawę.
Powiązania z Wi-Fi liczą urządzenia, podwójnie liczą telefony i laptopy i nic nie wiedzą o biurkach.
Liczenie ręczne jest dokładne dla godziny, w której je zrobiono, i drogie w powtarzaniu.
Czujniki na biurkach są dokładne i drogie, a odpowiadają na pytanie „czy ktoś tu siedzi", nie wiedząc, kto rezerwował, kto nie przyszedł ani z którego zespołu.

Rezerwacje z meldunkiem plasują się w użytecznym środku: tanie, per biurko, per osoba, per dzień i powiązane z intencją. Meldunek zamienia intencję w obecność. Mechanizm wyjaśniliśmy w artykule o automatycznym zwalnianiu; tutaj patrzymy na to, co dają powstałe dane.

Raporty, o które kierownictwo naprawdę pyta

Desk & Park tworzy raporty z tych samych obiektów, które ludzie rezerwują: każde biurko, miejsce parkingowe i salka na mapie zapisuje rezerwacje, meldunki, nieobecności i zwolnienia. Z tego raport dla zarządu odpowiada na pytania, które padają w rozmowie o najmie, bez eksportowania czegokolwiek.

Wykorzystanie w dniu szczytu

Nie średnia miesięczna. Pytanie, które wymiaruje biuro, brzmi: „jak pełni jesteśmy w najbardziej obciążony dzień i jak często to się zdarza?". Widok tygodniowego wykorzystania pokazuje każdy dzień tygodnia obok siebie, więc piętro, które średnio ma 45%, a w każdy wtorek i środę dobija do 85%, jest widoczne jako to, czym jest: wąskim gardłem dwa dni w tygodniu.

Wskaźnik nieobecności

Udział rezerwacji, które nigdy nie zostały zameldowane, według dnia tygodnia, piętra i typu miejsca. To zarazem miara jakości danych (o ile Twoje dane o rezerwacjach zawyżają popyt) i miara zachowań (które zespoły rezerwują i nie przychodzą). Zwykle gwałtownie spada po włączeniu auto-zwalniania, a raport pokazuje ten spadek.

Obłożenie parkingu

Raportowane obok obłożenia biurek dla tego samego dnia, bo parking, który zapełnia się o 8:40, gdy piętro ma 60%, to problem z parkingiem, nie z powierzchnią. Zmniejszanie biura bez tej liczby to sposób, w jaki firmy kończą z mniejszą liczbą biurek i tymi samymi kłótniami w holu. Zobacz, dlaczego parking to trudniejszy problem.

Wykorzystanie według zespołu i działu

Które zespoły przychodzą, w które dni i czy trzymają się razem. To zamienia mgliste „sprzedaż lubi wtorki" w plan sąsiedztwa: zespoły, które nakładają się w czasie, na tym samym piętrze, a zespoły, które się wymieniają, przy tych samych biurkach.

Wykorzystanie salek

Salki zarezerwowane kontra salki zameldowane na kiosku oraz średnia długość slotu. Salki to typ przestrzeni najczęściej przewymiarowany i ten, w którym zarezerwowana, ale pusta sala jest najbardziej widoczna dla wszystkich przechodzących obok.

Od liczb do decyzji

Dane są użyteczne tylko wtedy, gdy zmieniają decyzję. Oto decyzje, które raporty mają wspierać.

Dopasowanie powierzchni najmu. Mając wykorzystanie w dniu szczytu per piętro z trzech miesięcy, rozmowa z dyrektorem finansowym staje się arytmetyką. Jeśli dwa z czterech pięter nigdy nie przekraczają 55% w najbardziej obciążony dzień, biuro może stracić piętro i nikt nie straci biurka we wtorek, pod warunkiem że współczynnik biurek i zasady rezerwacji zmieni się razem.

Ustalenie współczynnika biurek. Stosunek osób do biurek to polityka, która powinna wynikać ze zmierzonego szczytu, nie odwrotnie. Firma z 70% wykorzystania w szczycie i współczynnikiem 1:1 może przejść na 1,4:1 i oddać powierzchnię; firma z 95% przy 1,5:1 potrzebuje więcej biurek albo polityki rozkładającej obecność.

Wybór dni kotwicznych. Jeśli dane pokazują dwa przeciążone dni i trzy puste, rozwiązaniem może być wzorzec obecności, nie więcej powierzchni. Widok wykorzystania per zespół pokazuje, które zespoły mogłyby przesunąć dzień, nie tracąc kontaktu z zespołami, z którymi współpracują.

Decyzja, co budować. Więcej budek telefonicznych czy więcej salek? Raport z salek odpowiada rzeczywistym użyciem, a nie liczbą skarg.

Jak sprawić, by danym można było ufać

Raporty są tak dobre, jak meldunek, na którym się opierają. Trzy praktyki utrzymują liczby w uczciwości:

Meldunek przy obiekcie. Naklejki QR na biurkach i miejscach, skanowane tam, gdzie osoba siedzi. Meldunek z kanapy w domu to nie obecność, a system, który na to pozwala, mierzy intencję dwa razy.
Włączone auto-zwalnianie. Nieobecności muszą być zwalniane i zapisywane jako nieobecności, inaczej po cichu zawyżają rezerwacje, a jeśli raport liczy rezerwacje, także obłożenie.
Stałe okno raportowania. Raportuj to samo okno co miesiąc (na przykład poniedziałek–piątek, godziny pracy per lokalizacja), żeby liczby były porównywalne. Desk & Park stosuje dni robocze, święta i strefę czasową każdej lokalizacji, więc święto w jednym biurze nie wygląda jak załamanie frekwencji.

Z pudełka, nie z hurtowni danych

Wiele organizacji planuje „zbudować dashboard później" w narzędziu BI. Później rzadko przychodzi, bo złączenie systemu kart dostępu, narzędzia do rezerwacji i katalogu HR nie jest niczyim zadaniem. Raportowanie, które przychodzi z systemem rezerwacji, na tych samych obiektach, które ludzie rezerwują, na tym samym ekranie, którego administrator już używa, to wersja, na którą ktoś patrzy co miesiąc.

Członkowie zarządu i menedżerowie w Desk & Park mają własny widok raportów, zawężony do tego, co wolno im widzieć: menedżer dostaje swoje zespoły, członek zarządu całą organizację. Pytanie z poziomu zarządu, „jak pełne jest naprawdę biuro", dostaje odpowiedź z zakresem dat i podziałem, zamiast przeczucia.

Jeśli Twoja dzisiejsza liczba obłożenia to liczba rezerwacji albo odbić kart, pierwszy krok jest mniejszy niż projekt danych: umieść biuro na mapie, włącz meldunek i pozwól raportom pracować przez miesiąc. Rozmowa o najmie w przyszłym kwartale będzie wyglądać inaczej.