Jak działa Desk & Park

Czym jest Desk & Park

Desk & Park to platforma do rezerwacji biurek i miejsc parkingowych w hybrydowym biurze. Wszystko dzieje się na interaktywnej mapie — wybierasz wolne miejsce, rezerwujesz na wybrany dzień i meldujesz się na miejscu kodem QR. Aplikacja działa w przeglądarce i na telefonie, bez instalacji. To, co widzisz, zależy od Twojej roli.

Role i uprawnienia

Logowanie

1. 1

   Otwórz adres firmy

   Wpisz adres aplikacji w przeglądarce na komputerze lub telefonie.

2. 2

   Zaloguj się służbowym e-mailem

   Podaj identyfikator organizacji i służbowy e-mail. Za pierwszym razem wybierz kod e-mail — zaproszenie nie wymaga hasła. Potem możesz ustawić hasło w Ustawienia → Bezpieczeństwo: od 12 do 256 znaków, z wielką literą, małą literą, cyfrą i znakiem specjalnym.

3. 3

   Potwierdź kod 2FA

   Gdy włączysz uwierzytelnianie dwuskładnikowe w Ustawienia → Bezpieczeństwo, każde logowanie poprosi o kod z aplikacji uwierzytelniającej — po haśle, po kodzie e-mail i po kluczu dostępu użytym bez PIN-u lub odcisku palca. Zadziała też jednorazowy kod zapasowy.

Codzienne korzystanie

Trzy rzeczy, które robisz najczęściej: rezerwujesz biurko, rezerwujesz parking i meldujesz się na miejscu.

Rezerwacja biurka

1. 1

   Wejdź w rezerwacje

   Z menu po lewej wybierz Rezerwacje / mapę biura.

2. 2

   Wybierz dzień

   Ustaw datę, na którą chcesz miejsce. Domyślnie jest to dziś.

3. 3

   Kliknij wolne biurko

   Na mapie zielone punkty są wolne, czerwone zajęte.

4. 4

   Potwierdź rezerwację

   Sprawdź kod miejsca (np. D-12) i godziny, a następnie potwierdź.

Plan piętra

Rezerwacja parkingu

Działa tak samo jak biurko, tylko na mapie parkingu. Miejsca mają kody P-1, P-2… a stanowiska z ładowarką EV są dodatkowo oznaczone.

Kto w biurze

Na Dashboardzie, tuż pod blokiem „Twój dzień”, jeden panel odpowiada na pytanie „kto danego dnia będzie w biurze — i gdzie?”. Wybierz dzień i piętro: każde zarezerwowane biurko pokazuje osobę — zdjęcie lub inicjały w obwódce koloru zespołu, z zieloną kropką po zameldowaniu — a lista obok mapy grupuje te same osoby zespołami. Przełącznik Biurka | Parking zamienia plan piętra na mapę parkingu, więc na pytanie „kto dziś parkuje” odpowiedź wygląda tak samo — razem z ładowarkami EV i miejscami Board Members. Przełącznik pojawia się, gdy organizacja ma oba rodzaje map; konfiguracja z samym parkingiem otwiera się od razu na widoku parkingu. Kliknięcie osoby podświetla jej miejsce na mapie, a kliknięcie pinezki — osobę na liście.

Kto w biurze

Kto w biurze

Rezerwacja salki

Jeśli w biurze są salki konferencyjne, również pojawiają się na mapie. Wybierz salkę i zarezerwuj ją na wybrany przedział czasu — tak samo jak biurko, klikając na mapie, a rezerwacja pojawi się na Twojej liście.

Salkę możesz też zarezerwować bez wchodzenia do aplikacji — zeskanuj kod QR przy drzwiach.

1. 1

   Zeskanuj naklejkę

   Skieruj aparat na kod QR na drzwiach. Nie musisz być na żadnym konkretnym ekranie.

2. 2

   Salka wolna — jesteś w środku

   Salka zostaje zarezerwowana na najbliższy półgodzinny slot i od razu jesteś zameldowany. Jeden ruch, bez dodatkowego potwierdzania.

3. 3

   Salka zajęta — dostajesz kolejny termin

   Ekran mówi, do której jest zajęta, i proponuje pierwszy wolny termin, np. „Rezerwuj 12:00–12:30". Nic nie zostaje zarezerwowane, dopóki nie klikniesz.

Check-in — meldowanie

Rezerwacja to dopiero połowa. Aby zająć miejsce, musisz się zameldować w oknie czasowym. Dzięki temu niewykorzystane miejsca wracają do puli, a nikt nie „blokuje" biurka na zapas.

1. 1

   Wejdź w „Check-in"

   Z menu po lewej otwórz Check-in — zobaczysz swoje dzisiejsze rezerwacje.

2. 2

   Zamelduj się

   Kliknij Zamelduj się przy rezerwacji albo zeskanuj kod QR z biurka / miejsca.

3. 3

   Gotowe

   Status zmieni się na Zameldowano. Miejsce jest Twoje.

Twoje rezerwacje

Wszystkie rezerwacje znajdziesz w widoku rezerwacji. Możesz sprawdzić szczegóły (miejsce, piętro, godziny) oraz anulować te, których nie wykorzystasz — anulowane miejsce od razu wraca do puli.

Maile i powiadomienia, które dostajesz

Potwierdzenie rezerwacji mówi nie tylko co zarezerwowałeś, ale też gdzie to jest — np. „HQ Berlin · Piętro 3 · D-301" — wraz z przyciskiem „Pokaż na mapie", który otwiera plan z podświetlonym miejscem. W załączniku jest zaproszenie kalendarzowe, więc rezerwacja trafia do Outlooka albo Kalendarza Google jednym kliknięciem.

Jeżeli korzystasz z aplikacji mobilnej, te same wiadomości mogą docierać do Ciebie także jako powiadomienia push na telefonie — również przy zamkniętej aplikacji. Zgódź się na powiadomienia, gdy aplikacja zapyta po pierwszym zalogowaniu; poszczególne kategorie włączasz i wyłączasz w każdej chwili w Ustawienia → Powiadomienia, gdzie widzisz też listę swoich zarejestrowanych urządzeń. Wylogowanie zatrzymuje push na danym urządzeniu.

Wiele miejsc i rezerwacje dla gości

Asystentka zarządu korzysta z aplikacji dokładnie jak pracownik — to samo menu, ta sama mapa i ten sam meldunek — z dwiema różnicami: nie ma limitu jednego biurka i jednego miejsca parkingowego dziennie, a miejsca można rezerwować dla gości spoza firmy. Administratorzy mogą jedno i drugie, więc zastąpią asystentkę pod jej nieobecność. Dostępne w każdym planie.

Kilka biurek jednego dnia

Drugie czy dziesiąte biurko albo miejsce parkingowe na ten sam dzień rezerwujesz zwykłą drogą — każde jest na Twoje nazwisko. „Mój dzień" pokazuje każde jako osobny kafelek z własnym meldunkiem, więc zwykła rezerwacja nadal wymaga meldunku, inaczej wraca do puli jako no-show. Dla osób spoza firmy użyj trybu gości.

Rezerwacja miejsc dla gości

1. 1

   Przełącz na tryb gości

   W widoku rezerwacji wybierz Dla gości w nagłówku albo użyj kafelka Rezerwacje dla gości na stronie głównej. Fioletowy baner potwierdza tryb. Rezerwowanie dla gości wymaga ekranu komputera; na telefonie grupy można przeglądać i anulować.

2. 2

   Wybierz miejsca

   Wybierz biurka, parking albo salki, datę i godziny, a potem zaznacz dowolną liczbę wolnych miejsc na mapie lub liście — do 100 w jednym zgłoszeniu.

3. 3

   Zarezerwuj je za jednym razem

   Jedno potwierdzenie rezerwuje wszystkie jako jedną grupę. Jeśli ktoś w międzyczasie zajął któreś miejsce, pozostałe i tak zostają zarezerwowane, a okno wypisuje, czego się nie udało i dlaczego.

4. 4

   Anuluj całą grupę

   Tryb gości pokazuje Twoje grupy z datą, godzinami i miejscami. Anuluj grupę zwalnia jednym kliknięciem wszystkie wciąż zajęte miejsca grupy — przydaje się, gdy spotkanie się przesuwa.

Miejsca stałe i raporty

Jako Board Member masz przypisane miejsce stałe — biurko, miejsce parkingowe lub oba naraz. Część salek może być zarezerwowana tylko dla zarządu. Poza codziennymi funkcjami pracownika możesz zwolnić swoje miejsce na dany dzień i przeglądać Board Reports.

Nie meldujesz się

Miejsce stałe nie jest rezerwowane i nie da się go stracić przez brak meldunku — jest Twoje niezależnie od tego, czy przyjdziesz. Dlatego Mój dzień pokazuje Ci co innego: Twoje miejsca ze stanem na dziś i jeden przycisk na dzień, w którym Cię nie ma. Rezerwacje, które meldunek faktycznie chroni — hot-desk wzięty po zwolnieniu własnego — są tam nadal, razem z przyciskiem.

Zwalnianie miejsca na dany dzień

Jeśli dziś nie przychodzisz, otwórz Mój dzień i naciśnij „Nie ma mnie dziś". Jeśli masz i biurko, i parking, zaznacz, które oddajesz, i potwierdź. Koledzy mogą z nich skorzystać tylko dziś — Twoje stałe przypisanie się nie zmienia.

1. 1

   Otwórz „My Releases"

   W sekcji Board znajdziesz swoje miejsce stałe (Moje zwolnienia).

2. 2

   Wybierz dzień i zwolnij

   Wskaż datę i potwierdź zwolnienie. Miejsce staje się dostępne dla innych. Jeśli masz i biurko, i parking, wybierz, które oddajesz.

3. 3

   Wróć, kiedy chcesz

   Możesz cofnąć zwolnienie, dopóki nikt jeszcze nie zajął miejsca danego dnia. Historia pokazuje dokładnie to: czeka, zajęte przez konkretną osobę albo minęło niewykorzystane.

Skanowanie własnego miejsca

Jeśli zeskanujesz naklejkę QR na swoim biurku albo miejscu parkingowym, aplikacja rozpozna, że miejsce jest Twoje, i tak Ci odpowie: jest Twoje przez cały dzień, nie ma się do czego meldować. Jeśli zwolniłeś je na dziś i nikt go nie zajął, ten sam skan proponuje „Weź z powrotem" — jedno kliknięcie i dzień znów jest Twój. Jeśli ktoś już je zajął, zobaczysz to, razem z najbliższymi wolnymi biurkami.

Board Reports

W sekcji Raporty zarządu zobaczysz podsumowanie wykonawcze: wykorzystanie biura i parkingu, liczbę aktywnych Board Members, wskaźnik ghost bookings oraz trend w czasie i wpływ zwolnień miejsc.

Konfiguracja biura

Administrator przygotowuje biuro: dodaje lokalizacje i piętra, wgrywa mapy, rozstawia miejsca i pilnuje ustawień.

Mapy i rozstawianie miejsc

1. 1

   Dodaj lokalizację i piętra

   W ustawieniach utwórz lokalizację, a w niej piętra lub strefy parkingu.

2. 2

   Wgraj plan

   Prześlij plan piętra lub parkingu — obsługujemy SVG, PNG, JPEG i WebP.

3. 3

   Włącz tryb dodawania

   W edytorze mapy kliknij Dodaj biurko lub Dodaj parking.

4. 4

   Klikaj na mapie

   Każde kliknięcie tworzy nowe miejsce (auto-kod D-N / P-N) i stawia pinezkę.

Naklejki QR

Każdy pin na mapie ma własny kod QR. Pracownicy skanują go, żeby się zameldować, zająć wolne biurko albo zarezerwować salkę przy drzwiach.

1. 1

   Wydrukuj komplet dla lokalizacji

   Jeden dokument z naklejkami dla wszystkich biurek, salek i miejsc parkingowych w lokalizacji — ze wszystkich pięter i map parkingu naraz, a nie piętro po piętrze.

2. 2

   Naklej je

   Kod na naklejce odpowiada kodowi miejsca na mapie, więc rozmieszczenie sprawdzisz bez skanowania czegokolwiek.

3. 3

   Potwierdź, że wydrukowane

   Oznaczenie lokalizacji jako wydrukowanej zdejmuje znacznik „wymaga przedruku".

Zarządzanie miejscami

Na liście miejsc zmienisz kod, nazwę i politykę rezerwacji, a niepotrzebne miejsca dezaktywujesz. Trzy polityki: HOT (rezerwuje każdy), PERMANENT (miejsce stałe), BLOCKED (wyłączone z rezerwacji).

Konfiguracja systemu

W Konfiguracja ustawisz parametry działania, m.in. okno check-inu (domyślnie 60 min przed i 60 min po starcie) oraz maksymalny horyzont rezerwacji z wyprzedzeniem.

Raporty i analityka

W Raporty zarządu zobaczysz realne wykorzystanie biura: średnie wykorzystanie biurek i parkingu, dni szczytu, wskaźnik ghost bookings, popyt na ładowarki EV oraz rekomendacje AI — z podziałem na działy i zespoły. Dane rosną wraz z korzystaniem z aplikacji.

Użytkownicy i role

W sekcji Użytkownicy dodajesz osoby, ustawiasz ich rolę (pracownik, asystentka zarządu, Board Member, manager w planie Enterprise, administrator) i przypisujesz dział i zespół — po tych grupach Raporty zarządu potrafią rozbić dane. Nowi użytkownicy dostają zaproszenie e-mail i sami aktywują konto.

Pakiety i limity

W Organizacja → karta Wykorzystanie planu pokazuje bieżące liczby względem limitów pakietu: obiekty (biurka, parking i salki), użytkownicy i lokalizacje. Paski robią się bursztynowe blisko limitu i czerwone po jego osiągnięciu.

Cztery pakiety rosną z zespołem — Start, Standard, Pro i Enterprise. Możesz je porównać na stronie cennika.

Kopie zapasowe

Każdą organizację chronią nocne szyfrowane kopie zapasowe jej danych i wgranych map. Admin sprawdzi harmonogram i stan kopii w sekcji Organizacja w ustawieniach. Kopie działają w cyklu: dzienne → tygodniowe → miesięczne → kwartalne → roczne; przywrócenie wcześniejszego stanu odbywa się we współpracy z pomocą techniczną.

Subskrypcja i płatności

Subskrypcją zarządzasz w sekcji Organizacja — tam zmienisz pakiet i otworzysz bezpieczny portal płatności Stripe, aby zaktualizować kartę lub pobrać faktury. Jeśli płatność się nie powiedzie, nic nie przestaje działać od razu: organizacja zachowuje 30 dni pełnego dostępu na uregulowanie płatności. Gdy przejdzie, wszystko po prostu działa dalej.

Kioski przy salach

Tablet zamontowany przy sali, pokazujący jej dzień i przyjmujący potwierdzenia obecności. Nikt się na nim nie loguje: urządzenie paruje się raz z jedną salą i od tej pory uwierzytelnia się samo.

1. 1

   Otwórz listę kiosków

   Administracja → Kioski pokazuje każdą salę i stan jej tabletu. Sala bez urządzenia to wiersz, którym warto się zająć. Ta sama akcja jest na liście miejsc danego piętra.

2. 2

   Wygeneruj kod parowania

   Kliknij Wygeneruj kod parowania w wierszu sali. Pojawi się sześć cyfr — nie zamykaj ekranu, drugi raz ich nie odczytasz.

3. 3

   Wpisz je na tablecie

   W przeglądarce na tablecie wejdź na www.deskandpark.com/kiosk — to ten sam adres co portal, z końcówką /kiosk — i wpisz kod na klawiaturze numerycznej.

4. 4

   To wszystko

   Tablet zaczyna pokazywać dzień sali i odświeża się sam. Aby wycofać urządzenie, użyj „Odłącz tablet" w jego wierszu — przestanie działać przy następnym zapytaniu, a akcja trafi do dziennika zdarzeń.

Kluczowe pojęcia

Hot desk

Miejsce, które może zarezerwować każdy — dostępne „od ręki" na wybrany dzień.

Miejsce stałe (Permanent)

Przypisane do konkretnej osoby (Board Member). Wolne dla innych dopiero po zwolnieniu.

Okno check-inu

Przedział, w którym można się zameldować: od godziny przed do godziny po starcie rezerwacji.

No-show / auto-zwolnienie

Brak meldunku w oknie → rezerwacja zwalniana automatycznie, miejsce wraca do puli.

Ghost booking

Rezerwacja, która nigdy nie została wykorzystana (bez meldunku). Raporty zarządu je zliczają.

Miejsce dla gościa

Biurko, miejsce parkingowe lub salka zarezerwowane przez asystentkę zarządu albo administratora dla osoby spoza firmy. Widoczne jako zajęte, bez nazwiska i bez meldunku; w raportach liczone osobno.

Izolacja per tenant

Rezerwacje, użytkownicy i mapy każdej firmy są we własnej bazie, a nie we wspólnych tabelach z innymi klientami.

Salka konferencyjna

Salka do rezerwacji umieszczona na mapie. Rezerwowana na przedział czasu i liczy się do limitu obiektów w pakiecie, tak jak biurko czy miejsce parkingowe.

Pakiet i limity

Poziom subskrypcji (Start, Standard, Pro, Enterprise) określa, ile miejsc, użytkowników i lokalizacji może mieć organizacja.

Dział / zespół

Opcjonalne grupowanie użytkowników. Raporty zarządu można rozbić na działy i zespoły.

Backup

Nocna szyfrowana kopia danych. Przywrócenie wcześniejszego stanu jest odwracalne i odbywa się we współpracy z pomocą techniczną.

Częste pytania