Jak działa Desk & Park

Czym jest Desk & Park

Desk & Park to platforma do rezerwacji biurek i miejsc parkingowych w hybrydowym biurze. Wszystko dzieje się na interaktywnej mapie — wybierasz wolne miejsce, rezerwujesz na wybrany dzień i meldujesz się na miejscu kodem QR. Aplikacja działa w przeglądarce i na telefonie, bez instalacji. To, co widzisz, zależy od Twojej roli.

Role i uprawnienia

Logowanie

1. 1

   Otwórz adres firmy

   Wpisz adres aplikacji w przeglądarce na komputerze lub telefonie.

2. 2

   Podaj e-mail i hasło

   Użyj służbowego adresu e-mail. Hasło ustawiasz z linku w mailu powitalnym.

3. 3

   Potwierdź kod 2FA

   Jeśli firma wymaga logowania dwuskładnikowego, przepisz kod z aplikacji uwierzytelniającej.

Codzienne korzystanie

Trzy rzeczy, które robisz najczęściej: rezerwujesz biurko, rezerwujesz parking i meldujesz się na miejscu.

Rezerwacja biurka

1. 1

   Wejdź w rezerwacje

   Z menu po lewej wybierz Rezerwacje / mapę biura.

2. 2

   Wybierz dzień

   Ustaw datę, na którą chcesz miejsce. Domyślnie jest to dziś.

3. 3

   Kliknij wolne biurko

   Na mapie zielone punkty są wolne, czerwone zajęte.

4. 4

   Potwierdź rezerwację

   Sprawdź kod miejsca (np. D-12) i godziny, a następnie potwierdź.

Plan piętra

Rezerwacja parkingu

Działa tak samo jak biurko, tylko na mapie parkingu. Miejsca mają kody P-1, P-2… a stanowiska z ładowarką EV są dodatkowo oznaczone.

Kto w biurze

Na Dashboardzie, tuż pod Quick Book, jeden panel odpowiada na pytanie „kto danego dnia będzie w biurze — i gdzie?”. Wybierz dzień i piętro: każde zarezerwowane biurko pokazuje osobę — zdjęcie lub inicjały w obwódce koloru zespołu, z zieloną kropką po zameldowaniu — a lista obok mapy grupuje te same osoby zespołami. Przełącznik Biurka | Parking zamienia plan piętra na mapę parkingu, więc na pytanie „kto dziś parkuje” odpowiedź wygląda tak samo — razem z ładowarkami EV i miejscami Board Members. Przełącznik pojawia się, gdy organizacja ma oba rodzaje map; konfiguracja z samym parkingiem otwiera się od razu na widoku parkingu. Kliknięcie osoby podświetla jej miejsce na mapie, a kliknięcie pinezki — osobę na liście.

Kto w biurze

Kto w biurze

Rezerwacja salki

Jeśli w biurze są salki konferencyjne, również pojawiają się na mapie. Wybierz salkę i zarezerwuj ją na wybrany przedział czasu — tak samo jak biurko, klikając na mapie, a rezerwacja pojawi się na Twojej liście.

Salkę możesz też zarezerwować bez wchodzenia do aplikacji — zeskanuj kod QR przy drzwiach.

1. 1

   Zeskanuj naklejkę

   Skieruj aparat na kod QR na drzwiach. Nie musisz być na żadnym konkretnym ekranie.

2. 2

   Salka wolna — jesteś w środku

   Salka zostaje zarezerwowana na najbliższy półgodzinny slot i od razu jesteś zameldowany. Jeden ruch, bez dodatkowego potwierdzania.

3. 3

   Salka zajęta — dostajesz kolejny termin

   Ekran mówi, do której jest zajęta, i proponuje pierwszy wolny termin, np. „Rezerwuj 12:00–12:30". Nic nie zostaje zarezerwowane, dopóki nie klikniesz.

Check-in — meldowanie

Rezerwacja to dopiero połowa. Aby zająć miejsce, musisz się zameldować w oknie czasowym. Dzięki temu niewykorzystane miejsca wracają do puli, a nikt nie „blokuje" biurka na zapas.

1. 1

   Wejdź w „Check-in"

   Z menu po lewej otwórz Check-in — zobaczysz swoje dzisiejsze rezerwacje.

2. 2

   Zamelduj się

   Kliknij Zamelduj się przy rezerwacji albo zeskanuj kod QR z biurka / miejsca.

3. 3

   Gotowe

   Status zmieni się na Zameldowano. Miejsce jest Twoje.

Twoje rezerwacje

Wszystkie rezerwacje znajdziesz w widoku rezerwacji. Możesz sprawdzić szczegóły (miejsce, piętro, godziny) oraz anulować te, których nie wykorzystasz — anulowane miejsce od razu wraca do puli.

Maile i powiadomienia, które dostajesz

Potwierdzenie rezerwacji mówi nie tylko co zarezerwowałeś, ale też gdzie to jest — np. „HQ Berlin · Piętro 3 · D-301" — wraz z przyciskiem „Pokaż na mapie", który otwiera plan z podświetlonym miejscem. W załączniku jest zaproszenie kalendarzowe, więc rezerwacja trafia do Outlooka albo Kalendarza Google jednym kliknięciem.

Jeżeli korzystasz z aplikacji mobilnej, te same wiadomości mogą docierać do Ciebie także jako powiadomienia push na telefonie — również przy zamkniętej aplikacji. Zgódź się na powiadomienia, gdy aplikacja zapyta po pierwszym zalogowaniu; poszczególne kategorie włączasz i wyłączasz w każdej chwili w Ustawienia → Powiadomienia, gdzie widzisz też listę swoich zarejestrowanych urządzeń. Wylogowanie zatrzymuje push na danym urządzeniu.

Miejsca stałe i raporty

Jako Board Member masz przypisane miejsce stałe — biurko, miejsce parkingowe lub oba naraz. Część salek może być zarezerwowana tylko dla zarządu. Poza codziennymi funkcjami pracownika możesz zwolnić swoje miejsce na dany dzień i przeglądać Board Reports.

Nie meldujesz się

Miejsce stałe nie jest rezerwowane i nie da się go stracić przez brak meldunku — jest Twoje niezależnie od tego, czy przyjdziesz. Dlatego Mój dzień pokazuje Ci co innego: Twoje miejsca ze stanem na dziś i jeden przycisk na dzień, w którym Cię nie ma. Rezerwacje, które meldunek faktycznie chroni — hot-desk wzięty po zwolnieniu własnego — są tam nadal, razem z przyciskiem.

Zwalnianie miejsca na dany dzień

Jeśli dziś nie przychodzisz, otwórz Mój dzień i naciśnij „Nie ma mnie dziś". Jeśli masz i biurko, i parking, zaznacz, które oddajesz, i potwierdź. Koledzy mogą z nich skorzystać tylko dziś — Twoje stałe przypisanie się nie zmienia.

1. 1

   Otwórz „My Releases"

   W sekcji Board znajdziesz swoje miejsce stałe (Moje zwolnienia).

2. 2

   Wybierz dzień i zwolnij

   Wskaż datę i potwierdź zwolnienie. Miejsce staje się dostępne dla innych. Jeśli masz i biurko, i parking, wybierz, które oddajesz.

3. 3

   Wróć, kiedy chcesz

   Możesz cofnąć zwolnienie, dopóki nikt jeszcze nie zajął miejsca danego dnia. Historia pokazuje dokładnie to: czeka, zajęte przez konkretną osobę albo minęło niewykorzystane.

Skanowanie własnego miejsca

Jeśli zeskanujesz naklejkę QR na swoim biurku albo miejscu parkingowym, aplikacja rozpozna, że miejsce jest Twoje, i tak Ci odpowie: jest Twoje przez cały dzień, nie ma się do czego meldować. Jeśli zwolniłeś je na dziś i nikt go nie zajął, ten sam skan proponuje „Weź z powrotem" — jedno kliknięcie i dzień znów jest Twój. Jeśli ktoś już je zajął, zobaczysz to, razem z najbliższymi wolnymi biurkami.

Board Reports

W sekcji Raporty zarządu zobaczysz podsumowanie wykonawcze: wykorzystanie biura i parkingu, liczbę aktywnych Board Members, wskaźnik ghost bookings oraz trend w czasie i wpływ zwolnień miejsc.

Konfiguracja biura

Administrator przygotowuje biuro: dodaje lokalizacje i piętra, wgrywa mapy, rozstawia miejsca i pilnuje ustawień.

Mapy i rozstawianie miejsc

1. 1

   Dodaj lokalizację i piętra

   W ustawieniach utwórz lokalizację, a w niej piętra lub strefy parkingu.

2. 2

   Wgraj plan

   Prześlij plan piętra lub parkingu — obsługujemy PNG, JPG, SVG oraz CAD (DXF/DWG).

3. 3

   Włącz tryb dodawania

   W edytorze mapy kliknij Dodaj biurko lub Dodaj parking.

4. 4

   Klikaj na mapie

   Każde kliknięcie tworzy nowe miejsce (auto-kod D-N / P-N) i stawia pinezkę.

Naklejki QR

Każdy pin na mapie ma własny kod QR. Pracownicy skanują go, żeby się zameldować, zająć wolne biurko albo zarezerwować salkę przy drzwiach.

1. 1

   Wydrukuj komplet dla lokalizacji

   Jeden dokument z naklejkami dla wszystkich biurek, salek i miejsc parkingowych w lokalizacji — ze wszystkich pięter i map parkingu naraz, a nie piętro po piętrze.

2. 2

   Naklej je

   Kod na naklejce odpowiada kodowi miejsca na mapie, więc rozmieszczenie sprawdzisz bez skanowania czegokolwiek.

3. 3

   Potwierdź, że wydrukowane

   Oznaczenie lokalizacji jako wydrukowanej zdejmuje znacznik „wymaga przedruku".

Zarządzanie miejscami

Na liście miejsc zmienisz kod, nazwę i politykę rezerwacji, a niepotrzebne miejsca dezaktywujesz. Trzy polityki: HOT (rezerwuje każdy), PERMANENT (miejsce stałe), BLOCKED (wyłączone z rezerwacji).

Konfiguracja systemu

W Konfiguracja ustawisz parametry działania, m.in. okno check-inu (domyślnie 60 min przed i 60 min po starcie) oraz maksymalny horyzont rezerwacji z wyprzedzeniem.

Analityka

W Analityka zobaczysz realne wykorzystanie biura: średnie wykorzystanie biurek i parkingu, dni szczytu, wskaźnik ghost bookings, popyt na ładowarki EV oraz rekomendacje AI — z podziałem na działy i zespoły. Dane rosną wraz z korzystaniem z aplikacji.

Użytkownicy i role

W sekcji Użytkownicy dodajesz osoby, ustawiasz ich rolę (pracownik, Board Member, administrator) i przypisujesz dział i zespół — po tych grupach Analityka i Raporty zarządu potrafią rozbić dane. Nowi użytkownicy dostają zaproszenie e-mail i sami aktywują konto.

Pakiety i limity

W Organizacja → karta Wykorzystanie planu pokazuje bieżące liczby względem limitów pakietu: obiekty (biurka, parking i salki), użytkownicy i lokalizacje. Paski robią się bursztynowe blisko limitu i czerwone po jego osiągnięciu.

Cztery pakiety rosną z zespołem — Start, Standard, Pro i Enterprise. Możesz je porównać na stronie cennika.

Kopie zapasowe

Każdą organizację chronią nocne szyfrowane kopie zapasowe jej danych i wgranych map. Admin sprawdzi harmonogram i stan kopii w sekcji Organizacja w ustawieniach. Kopie działają w cyklu: dzienne → tygodniowe → miesięczne → kwartalne → roczne; przywrócenie wcześniejszego stanu odbywa się we współpracy z pomocą techniczną.

Subskrypcja i płatności

Subskrypcją zarządzasz w sekcji Organizacja — tam zmienisz pakiet i otworzysz bezpieczny portal płatności Stripe, aby zaktualizować kartę lub pobrać faktury. Jeśli płatność się nie powiedzie, nic nie przestaje działać od razu: organizacja zachowuje 30 dni pełnego dostępu na uregulowanie płatności. Gdy przejdzie, wszystko po prostu działa dalej.

Kioski przy salach

Tablet zamontowany przy sali, pokazujący jej dzień i przyjmujący potwierdzenia obecności. Nikt się na nim nie loguje: urządzenie paruje się raz z jedną salą i od tej pory uwierzytelnia się samo.

1. 1

   Otwórz listę kiosków

   Administracja → Kioski pokazuje każdą salę i stan jej tabletu. Sala bez urządzenia to wiersz, którym warto się zająć. Ta sama akcja jest na liście miejsc danego piętra.

2. 2

   Wygeneruj kod parowania

   Kliknij Wygeneruj kod parowania w wierszu sali. Pojawi się sześć cyfr — nie zamykaj ekranu, drugi raz ich nie odczytasz.

3. 3

   Wpisz je na tablecie

   W przeglądarce na tablecie wejdź na www.deskandpark.com/kiosk — to ten sam adres co portal, z końcówką /kiosk — i wpisz kod na klawiaturze numerycznej.

4. 4

   To wszystko

   Tablet zaczyna pokazywać dzień sali i odświeża się sam. Aby wycofać urządzenie, użyj „Odłącz tablet" w jego wierszu — przestanie działać przy następnym zapytaniu, a akcja trafi do dziennika zdarzeń.

Kluczowe pojęcia

Hot desk

Miejsce, które może zarezerwować każdy — dostępne „od ręki" na wybrany dzień.

Miejsce stałe (Permanent)

Przypisane do konkretnej osoby (Board Member). Wolne dla innych dopiero po zwolnieniu.

Okno check-inu

Przedział, w którym można się zameldować: od godziny przed do godziny po starcie rezerwacji.

No-show / auto-zwolnienie

Brak meldunku w oknie → rezerwacja zwalniana automatycznie, miejsce wraca do puli.

Ghost booking

Rezerwacja, która nigdy nie została wykorzystana (bez meldunku). Analityka je zlicza.

Izolacja per tenant

Dane każdej firmy są w osobnej bazie — nigdy nie mieszają się z danymi innych klientów.

Salka konferencyjna

Salka do rezerwacji umieszczona na mapie. Rezerwowana na przedział czasu i liczy się do limitu obiektów w pakiecie, tak jak biurko czy miejsce parkingowe.

Pakiet i limity

Poziom subskrypcji (Start, Standard, Pro, Enterprise) określa, ile miejsc, użytkowników i lokalizacji może mieć organizacja.

Dział / zespół

Opcjonalne grupowanie użytkowników. Analitykę i Raporty zarządu można rozbić na działy i zespoły.

Backup

Nocna szyfrowana kopia danych. Przywrócenie wcześniejszego stanu jest odwracalne i odbywa się we współpracy z pomocą techniczną.

Częste pytania