Spații de lucru bazate pe date: măsurarea ocupării reale

În fiecare trimestru, o variantă a aceleiași discuții are loc între un director financiar și un responsabil de workplace. Directorul financiar are pe birou o reînnoire de contract de închiriere și o cifră în minte. Responsabilul de workplace are senzația că marțea este plin și vinerea este pustiu. Niciunul nu are o cifră pe care ar apăra-o în fața consiliului de administrație.

Spațiul de birouri este de obicei al doilea cost ca mărime după salarii și este cel pe care majoritatea companiilor îl gestionează încă pe bază de impresii. Acest articol este despre înlocuirea impresiilor: ce înseamnă de fapt „gradul de ocupare”, de ce cifrele pe care le au majoritatea companiilor sunt greșite și cum raportarea gata de utilizare dintr-un sistem de rezervări le oferă managerilor o cifră pe baza căreia pot acționa.

Trei cifre care nu sunt același lucru

Prima greșeală este să tratezi datele de rezervare ca date de ocupare. Contează trei măsurători distincte, iar ele diverg exact în felurile care duc la decizii proaste.

Rezervările sunt intenție. Un birou rezervat pentru marți înseamnă că cineva plănuia să fie acolo în momentul în care a făcut rezervarea. Rezervările supraestimează cererea cu rata de neprezentare, care, în birourile fără check-in, este de obicei între 15% și 30% într-o zi dată.

Gradul de ocupare este prezența. Un birou este ocupat atunci când cineva stă la el. Aceasta este cifra de care depinde decizia privind contractul de închiriere și este cea mai greu de măsurat fără senzori sau fără un pas de check-in.

Utilizarea este ocuparea raportată la capacitate, în timp. Șaptezeci de birouri cu check-in din o sută, marți, înseamnă o utilizare de 70% pentru acea zi. Calculată ca medie pe o lună, pe zi a săptămânii, pe etaj și pe echipă, ea este forma în care biroul este folosit cu adevărat.

O echipă de workplace care raportează rezervările drept ocupare va reînnoi un contract de închiriere pe care l-ar fi putut reduce. O echipă care raportează utilizarea medie lunară fără defalcarea pe zile ale săptămânii va micșora un birou care este cu adevărat plin două zile pe săptămână.

De ce datele pe care le ai deja nu sunt suficiente

Majoritatea companiilor au deja un semnal de ocupare. Fiecare, luat separat, induce în eroare.

• Scanările de legitimații numără oamenii care intră în clădire, nu unde stau sau pentru cât timp. O persoană care intră cu legitimația, participă la o ședință și pleacă este numărată la fel ca una care stă la birou nouă ore. Clădirile cu mai mulți chiriași și intrarea în spatele altcuiva înrăutățesc lucrurile.
• Asocierea la Wi-Fi numără dispozitive, numără de două ori telefoanele și laptopurile și nu știe nimic despre birouri.
• Numărătorile manuale sunt exacte pentru ora în care au fost făcute și costisitor de repetat.
• Senzorii de birou sunt exacți și scumpi și răspund la întrebarea „este cineva aici” fără să știe cine a rezervat, cine nu s-a prezentat sau din ce echipă face parte.

Rezervările cu check-in se situează într-o zonă de mijloc utilă: ieftine, per birou, per persoană, per zi și legate de intenție. Check-in-ul este cel care transformă intenția în prezență. Am explicat mecanismul în articolul despre eliberarea automată; aici ne uităm la ce pot face datele rezultate.

Rapoartele pe care conducerea le cere cu adevărat

Desk & Park își produce rapoartele din aceleași obiecte pe care oamenii le rezervă: fiecare birou, loc de parcare și sală de ședință de pe hartă înregistrează rezervările, check-in-urile, neprezentările și eliberările. De aici, raportul pentru consiliu răspunde la întrebările care apar în discuția despre contractul de închiriere, fără a exporta nimic.

Utilizarea în ziua de vârf

Nu media lunară. Întrebarea care dimensionează un birou este „cât de plini suntem în cea mai aglomerată zi și cât de des se întâmplă asta?” Vizualizarea săptămânală a utilizării arată fiecare zi a săptămânii una lângă alta, astfel încât un etaj cu o medie de 45%, dar care atinge 85% în fiecare marți și miercuri, este vizibil drept ceea ce este: un blocaj de două zile pe săptămână.

Rata de neprezentare

Ponderea rezervărilor fără check-in, pe zi a săptămânii, etaj și tip de spațiu. Este în același timp un indicator al calității datelor (cu cât îți supraestimează datele de rezervare cererea) și un indicator de comportament (care echipe rezervă și nu vin). De obicei scade brusc odată ce eliberarea automată este activată, iar raportul arată scăderea.

Gradul de ocupare a parcării

Raportat lângă ocuparea birourilor pentru aceeași zi, pentru că o parcare care se umple la 8:40 în timp ce etajul este la 60% este o problemă de parcare, nu una de spațiu. Redimensionarea biroului fără această cifră este felul în care companiile ajung cu mai puține birouri și cu aceleași certuri în hol. Vezi de ce parcarea este problema mai grea.

Utilizarea pe echipe și departamente

Ce echipe vin, în ce zile și dacă se grupează. Asta transformă un vag „vânzărilor le place marțea” într-un plan de vecinătăți: pune echipele care se suprapun pe același etaj și echipele care alternează la aceleași birouri.

Utilizarea sălilor de ședință

Săli rezervate față de săli cu check-in la chioșc și durata medie a unui interval. Sălile de ședință sunt tipul de spațiu cel mai des supradimensionat și cel în care o sală rezervată, dar goală, este cea mai vizibilă pentru toți cei care trec pe lângă ea.

De la cifre la decizii

Datele sunt utile doar dacă schimbă o decizie. Acestea sunt deciziile pe care rapoartele sunt construite să le susțină.

Redimensionarea contractului de închiriere. Cu utilizarea în ziua de vârf, pe etaj, pe trei luni, discuția cu directorul financiar devine aritmetică. Dacă două din patru etaje nu depășesc niciodată 55% în cea mai aglomerată zi a lor, biroul poate renunța la un etaj fără ca cineva să rămână fără birou marți, cu condiția ca raportul de birouri și regulile de rezervare să fie ajustate împreună.

Stabilirea raportului de birouri. Raportul dintre oameni și birouri este o politică ce ar trebui să urmeze vârful măsurat, nu invers. O companie cu o utilizare de vârf de 70% și un raport de 1:1 poate trece la 1,4:1 și returna spațiul; o companie la 95% cu 1,5:1 are nevoie de mai multe birouri sau de o politică de prezență mai distribuită.

Alegerea zilelor de ancorare. Dacă datele arată două zile supraîncărcate și trei goale, soluția poate fi un model de prezență, nu mai mult spațiu. Vizualizarea utilizării pe echipe arată care echipe ar putea muta o zi fără să piardă suprapunerea cu echipele cu care lucrează.

Decizia despre ce să construiești. Mai multe cabine telefonice sau mai multe săli de ședință? Raportul despre săli răspunde cu utilizarea reală, nu cu numărul de plângeri.

Cum faci datele demne de încredere

Rapoartele sunt doar atât de bune cât este check-in-ul din spatele lor. Trei practici mențin cifrele oneste:

1. Check-in pe obiect. Autocolante QR pe birouri și locuri, scanate acolo unde stă persoana. Un check-in de pe canapeaua de acasă nu este prezență, iar un sistem care îl permite măsoară intenția de două ori.
2. Eliberarea automată activată. Neprezentările trebuie eliberate și înregistrate ca neprezentări, altfel umflă în tăcere atât rezervările, cât și, dacă raportul numără rezervările, ocuparea.
3. O fereastră de timp stabilă. Raportează pe aceeași fereastră în fiecare lună (de exemplu, de luni până vineri, în orele de lucru ale fiecărei locații), astfel încât cifrele să fie comparabile. Desk & Park aplică zilele lucrătoare, sărbătorile și fusul orar ale fiecărei locații, astfel încât o sărbătoare legală într-un sediu să nu fie citită ca o prăbușire a prezenței.

Gata de utilizare, nu dintr-un depozit de date

Multe organizații plănuiesc să „construiască dashboardul mai târziu” într-un instrument de BI. „Mai târziu” vine rareori, pentru că îmbinarea dintre sistemul de acces, instrumentul de rezervări și directorul de HR nu este treaba nimănui. Raportarea care vine odată cu sistemul de rezervări, peste aceleași obiecte pe care oamenii le rezervă, pe același ecran pe care administratorul îl folosește deja, este versiunea care este consultată în fiecare lună.

Membrii consiliului și managerii au în Desk & Park propria vizualizare de raportare, restrânsă la ceea ce au voie să vadă: un manager își vede echipele, un membru al consiliului vede organizația. Întrebarea de la nivelul conducerii, „cât de plin este biroul cu adevărat”, primește un răspuns cu un interval de date și o defalcare, în loc de o senzație.

Dacă cifra ta de ocupare de astăzi este un număr de rezervări sau un număr de scanări de legitimații, primul pas este mai mic decât un proiect de date: pune biroul pe o hartă, activează check-in-ul și lasă rapoartele să ruleze o lună. Discuția despre contractul de închiriere va fi diferită trimestrul viitor.