- управление на паркинга
- хибриден офис
- резервация на бюра
- опит на служителите
Бюрата са лесни. Паркингът е истинското предизвикателство
Хибридните офиси отдавна решиха споделянето на бюра. Паркингът е там, където триенето остава. Защо бюра и паркоместа в едно приложение променят това.
Попитайте мениджър на работното място кой е най-трудният му ежедневен проблем и рядко ще чуете „бюрата“. Споделянето на бюра има зрели отговори: съотношение, план на етажа, правило за резервиране. Попитайте какво генерира най-много имейли, най-много напрежение между отделите и най-творческите тълкувания на „който превари“, и отговорът почти винаги е паркингът.
Паркингът е проблемът на хибридния офис, който никога не получи собствено решение. Повечето компании управляват бюрата в инструмент за резервации, а паркинга в таблица, списък с пропуски или бариера, която се отваря за онзи, който пристигне пръв. Тази статия обяснява защо паркингът е по-труден от бюрата, какво всъщност струва ежедневното триене и защо управлението на двете в една система е единственият подход, който издържа.
Защо паркингът е по-труден от бюрата
На хартия двете си приличат: фиксиран брой места, повече хора от местата, нужда от споделяне. На практика те се различават по четири начина, които правят паркинга по-трудния проблем.
1. Няма резервен вариант
Ако бюрата са пълни, хората сядат в заседателна зала, на бара в кухнята или в телефонна кабина за час. Винаги има план Б. Ако паркингът е пълен, планът Б е платен паркинг на десет минути, улица с двучасово ограничение или обръщане и работа от вкъщи. Провалът е двоичен и настъпва още преди работният ден да е започнал.
2. Решението се взема преди излизане от дома
Служителят решава дали да шофира според това дали ще има място. Ако не може да знае, докато не пристигне, той или изобщо не идва, или идва рано и остава напрегнат. Несигурността за паркинга директно намалява присъствието в офиса, което подкопава цялата хибридна политика.
3. Правата са политически
Паркоместата често идват с история: това е на финансовия директор, онези шест са „на търговския екип“, двете до вратата са за онзи, който има служебна кола. Всяка система, която игнорира тези права, бива отхвърлена; всяка система, която ги закодира твърдо, пилее места в дните, когато собствениците им отсъстват.
4. Местата имат характеристики, каквито бюрата нямат
Зарядни станции за електромобили, места за хора с увреждания, места, в които се побира ван, и такива, в които не, гараж срещу открито, ниво 1 срещу ниво 3. „Паркомясто“ не е взаимозаменяемо по начина, по който „бюро“ в общи линии е.
Ежедневното триене в детайли
Ето как изглежда типична седмица в компания със 140 души, 40 паркоместа и без система за паркинга.
| Ден | Какво се случва |
|---|---|
| Понеделник | Спокойно. Местата са наполовина празни. Никой не се притеснява. |
| Вторник | Пълно до 8:40. Трима паркират на местата за посетители; рецепцията изпраща имейл до всички. |
| Сряда | Финансовият директор е на конференция. Запазеното му място стои празно цял ден, докато колега паркира на две улици разстояние. |
| Четвъртък | Спор във фоайето за това кой „винаги“ взема мястото до асансьора. |
| Петък | Някой съобщава, че кола блокира зарядната станция за електромобили от сряда. |
Умножете по 50 седмици. Нито едно от тези събития не е голямо, а заедно те определят как офисът се усеща от хората, които идват с кола.
Защо отделен инструмент за паркинга не решава проблема
Очевидният ход е да се купи инструмент за управление на паркинга. Обикновено помага за месец и след това създава втори проблем: две системи, които не знаят една за друга.
- Служител резервира бюро за четвъртък в едното приложение и забравя да резервира паркинг в другото. Идва с кола и не намира място.
- Някой отменя офисния си ден, освобождава бюрото, а паркомястото остава резервирано, защото живее другаде.
- Администраторите поддържат два списъка с потребители, два набора от правила, два отчета. Числото за присъствие в инструмента за бюра и числото за присъствие в инструмента за паркинг никога не съвпадат.
- Известията пристигат от двама податели за един и същ ден.
Провалът не е в нито един от двата инструмента. Той е в шева между тях, защото за служителя „идвам в офиса в четвъртък“ е едно решение, а не две.
Едно приложение, едно решение
Desk & Park третира офиса и неговия паркинг като едно работно място. Схемата на паркинга се качва точно като план на етажа, местата се разполагат върху нея като пинове и следват същите правила като бюрата и заседателните зали:
- Резервация по дни от картата, с цветово кодирана наличност за избраната дата. Шофьорът знае още преди да излезе от дома дали има място и кое е то.
- Същият прозорец за чекиране и автоматично освобождаване. Място, което е резервирано и не е чекирано в рамките на прозореца, се връща в пула, точно като бюро. Срядата на финансовия директор вече не пилее място. Описваме механизма в статията за призрачните резервации.
- Постоянно присвояване с освобождаване ден по ден. Местата с история остават присвоени на своите притежатели, които ги освобождават за дните, в които отсъстват. Освободените места се присъединяват към пула и могат да бъдат върнати обратно, докато някой не ги заеме. Правото оцелява; загубата не.
- QR стикери на мястото за чекиране с едно сканиране и QR код, който резервира свободно място на място, ако някой пристигне без резервация.
- Характеристики върху пина: зарядна станция за електромобили, място за хора с увреждания или уголемено място е видимо свойство на мястото върху картата, така че правилният човек резервира правилното място.
Тъй като бюрата и паркингът споделят една карта, една директория с потребители и един модел на резервиране, шевът изчезва. Служителят резервира своя четвъртък на едно място. Отменянето на деня отменя и двете. Отчетите показват заетостта на офиса и заетостта на паркинга на един и същ екран, за един и същ ден.
Справедлива ротация на дефицитните места
Когато местата са дефицитни, въпросът се измества от „как да резервирам“ към „защо те получиха място, а аз не“. Единната система отговаря с прозрачност: всички виждат една и съща схема, едни и същи свободни места и едно и също правило. Няма списък, поддържан от някого в поддръжката, няма пропуск, който отваря бариерата за едни, но не за други.
За организации, които искат по-твърда политика, същите градивни елементи се комбинират в правила: запазете дял от местата за конкретни екипи, присвоете постоянни места на ролите, които се нуждаят от тях, и оставете автоматичното освобождаване да се погрижи за всеки ден, в който тези хора отсъстват. Правилата живеят на картата, където всички могат да ги видят.
Какво получава обратно екипът по работното място
Преместването на паркинга в системата за работното място променя седмицата на мениджъра по конкретни начини:
- Имейлите от рецепцията спират. Никой не паркира на място за посетители, защото картата е показала липса на места в 8:40; видели са го в 7:15 и са взели влака.
- Споровете за „винаги“ приключват. Мястото до асансьора принадлежи на онзи, който го е резервирал, видимо, за този ден.
- Запазените места спират да бъдат мъртъв капацитет. Освободените дни стават достъпни за резервиране, без някой да трябва да пита.
- Един отчет отговаря на борда. „Колко пълни са офисът и паркингът в пиковия ни ден“ е една заявка, а не упражнение по сверяване. Вижте нашата статия за измерването на реалната заетост.
- Една настройка, не две. Потребители, роли, еднократно влизане и известия се конфигурират веднъж.
Започнете с паркинга
Ако резервацията на бюра е под контрол, а паркингът все още е таблица, паркингът е мястото с най-висока стойност, откъдето да започнете. Качете схемата, разположете местата, отбележете постоянно присвоените, отпечатайте стикерите и оставете прозореца за чекиране да работи две седмици. Промяната във фоайето обикновено се забелязва за дни.
Страницата за резервация на паркинг описва функцията подробно, а безплатният план на страницата с цените е достатъчен за малък паркинг. Бюрата са лесни. Решете първо трудния проблем.
