Офис, воден от данни: измерване на реалната заетост

Всяко тримесечие между финансовия директор и ръководителя на работното място се провежда вариант на един и същ разговор. Финансовият директор има на бюрото си подновяване на договора за наем и число наум. Ръководителят на работното място има усещане, че вторниците са претъпкани, а петъците са мъртви. Никой от двамата няма число, което би защитил пред борда.

Офисната площ обикновено е вторият най-голям разход след заплатите, и е този, който повечето компании все още управляват на база анекдоти. Тази статия е за замяната на анекдота: какво всъщност означава „заетост“, защо числата, които повечето компании имат, са грешни, и как готовите отчети от системата за резервации дават на ръководството цифра, по която може да действа.

Три числа, които не са едно и също нещо

Първата грешка е да се третират данните от резервациите като данни за заетостта. Три отделни измервания имат значение и те се разминават точно по начините, които водят до лоши решения.

Резервациите са намерение. Бюро, резервирано за вторник, означава, че някой е планирал да бъде там, когато е направил резервацията. Резервациите надценяват търсенето с процента на неявяване, който в офиси без чекиране обикновено е между 15% и 30% за даден ден.

Заетостта е присъствие. Бюрото е заето, когато на него има човек. Това е числото, от което зависи решението за наема, и то е най-трудното за измерване без сензори или стъпка за чекиране.

Използването е заетост спрямо капацитет, във времето. Седемдесет чекирани бюра от сто във вторник са 70% използване за този ден. Осреднено за месец, по ден от седмицата, по етаж и по екип, това е формата на това как офисът наистина се използва.

Екип по работното място, който отчита резервациите като заетост, ще поднови договор за наем, който е можел да свие. Екип, който отчита средномесечното използване без разбивка по дни от седмицата, ще свие офис, който е наистина пълен два дни в седмицата.

Защо данните, които вече имате, не са достатъчни

Повечето компании вече имат някакъв сигнал за заетостта. Всеки от тях сам по себе си е подвеждащ.

Пропуските на входа броят хората, влизащи в сградата, а не къде сядат или за колко време. Човек, който влиза с пропуск, присъства на среща и си тръгва, се брои също като човек на бюро девет часа. Сградите с няколко наематели и влизането „по петите“ влошават нещата.
Свързването към Wi-Fi брои устройства, брои двойно телефони и лаптопи и не знае нищо за бюрата.
Ръчното преброяване е точно за часа, в който е направено, и скъпо за повтаряне.
Сензорите на бюрата са точни и скъпи, и отговарят на въпроса „има ли тук живо тяло“, без да знаят кой е резервирал, кой не се е появил или от кой екип е.

Резервациите с чекиране заемат полезната среда: евтини, за всяко бюро, за всеки човек, за всеки ден и обвързани с намерение. Чекирането е това, което превръща намерението в присъствие. Обяснихме механизма в статията за автоматичното освобождаване; тук разглеждаме какво могат да направят получените данни.

Отчетите, които ръководството наистина иска

Desk & Park изготвя отчетите си от същите обекти, които хората резервират: всяко бюро, паркомясто и заседателна зала на картата записва резервации, чекирания, неявявания и освобождавания. От това отчетът за борда отговаря на въпросите, които възникват в разговора за наема, без да се експортира нищо.

Използване в пиковия ден

Не средномесечното. Въпросът, който определя размера на офиса, е „колко пълни сме в най-натоварения си ден и колко често се случва това?“. Седмичният изглед на използването показва всеки ден от седмицата един до друг, така че етаж, който средно е на 45%, но достига 85% всеки вторник и сряда, се вижда като това, което е: тясно място два дни в седмицата.

Процент на неявяване

Делът на резервациите, които никога не са чекирани, по ден от седмицата, етаж и тип пространство. Това е едновременно показател за качеството на данните (доколко данните ви от резервации надценяват търсенето) и показател за поведение (кои екипи резервират и не идват). Обикновено спада рязко, щом автоматичното освобождаване е включено, и отчетът показва спада.

Заетост на паркинга

Отчита се до заетостта на бюрата за същия ден, защото паркинг, който се пълни в 8:40, докато етажът е на 60%, е проблем с паркинга, а не проблем с площта. Оптимизирането на офиса без това число е начинът, по който компаниите се оказват с по-малко бюра и същите спорове във фоайето. Вижте защо паркингът е по-трудният проблем.

Използване по екип и отдел

Кои екипи идват, в кои дни и дали се групират. Това превръща неясното „търговците харесват вторниците“ в план за съседство: сложете екипите, които се припокриват, на един етаж, а екипите, които се редуват, на едни и същи бюра.

Използване на заседателните зали

Резервирани зали спрямо зали, чекирани на киоска, и средна продължителност на слота. Заседателните зали са типът пространство, което най-често е предвидено в излишък, и това, при което резервирана, но празна зала е най-видима за всеки, който минава покрай нея.

От числа към решения

Данните са полезни само ако променят решение. Това са решенията, които отчетите са създадени да подкрепят.

Оптимизиране на наема. С използване в пиковия ден по етажи за три месеца разговорът с финансовия директор се превръща в аритметика. Ако два от четирите етажа никога не надхвърлят 55% в най-натоварения си ден, офисът може да се лиши от етаж, без някой да остане без бюро във вторник, стига съотношението на бюрата и правилата за резервации да се коригират заедно.

Определяне на съотношението на бюрата. Съотношението хора към бюра е политика, която трябва да следва измерения пик, а не обратното. Компания със 70% пиково използване при съотношение 1:1 може да премине към 1,4:1 и да върне площта; компания с 95% при 1,5:1 се нуждае от повече бюра или от политика за разпределено присъствие.

Избор на кои дни да закотвите. Ако данните показват два претоварени дни и три празни, решението може да е модел на присъствие, а не повече площ. Изгледът на използването по екипи показва кои екипи биха могли да сменят деня си, без да губят припокриване с екипите, с които работят.

Решение какво да се изгради. Повече телефонни кабини или повече заседателни зали? Отчетът за залите отговаря с реално използване, а не с броя на оплакванията.

Как да направите данните надеждни

Отчетите са толкова добри, колкото чекирането зад тях. Три практики поддържат числата честни:

Чекиране на обекта. QR стикери на бюрата и местата, сканирани там, където човекът седи. Чекиране от дивана вкъщи не е присъствие, а система, която го позволява, измерва намерението два пъти.
Включено автоматично освобождаване. Неявяванията трябва да бъдат освобождавани и записвани като неявявания, иначе тихо надуват както резервациите, така и, ако отчетът брои резервации, заетостта.
Стабилен времеви прозорец. Отчитайте един и същ прозорец всеки месец (например от понеделник до петък, работно време според локацията), така че числата да са сравними. Desk & Park прилага работните дни, празниците и часовата зона на всяка локация, така че официален празник в един офис не се чете като срив в присъствието.

Готово за употреба, а не от склад за данни

Много организации планират да „изградят таблото по-късно“ в BI инструмент. По-късно рядко идва, защото свързването между системата за пропуски, инструмента за резервации и директорията на HR не е ничия работа. Отчетите, които идват със системата за резервации, върху същите обекти, които хората резервират, на същия екран, който администраторът вече използва, са версията, която се гледа всеки месец.

Членовете на борда и мениджърите в Desk & Park имат собствен изглед за отчети, стеснен до това, което имат право да виждат: мениджърът получава своите екипи, членът на борда получава организацията. Въпросът на висшето ръководство „колко пълен е офисът всъщност“ получава отговор с период и разбивка вместо усещане.

Ако вашата цифра за заетост днес е брой резервации или брой пропуски, първата стъпка е по-малка от проект за данни: поставете офиса върху карта, включете чекирането и оставете отчетите да работят един месец. Разговорът за наема ще бъде различен следващото тримесечие.