Manual de usuario

Cómo funciona Desk & Park

Una guía completa para reservar escritorios y plazas de aparcamiento, hacer el check-in con un código QR y gestionar la oficina, para empleados, Miembros del consejo y administradores.

Introducción Roles Para empleados Miembro del consejo Administrador Quioscos Conceptos clave FAQ

Introducción

Qué es Desk & Park

Desk & Park es una plataforma para reservar escritorios y plazas de aparcamiento en una oficina híbrida. Todo ocurre en un plano interactivo — se elige un espacio libre, se reserva para el día deseado y se hace el check-in in situ con un código QR. La aplicación funciona en el navegador y en el teléfono, sin instalación. Lo que ve cada usuario depende de su rol.

Roles

Roles y permisos

Empleado

Reserva escritorios y aparcamiento, hace el check-in y gestiona sus propias reservas.

Miembro

Miembro del consejo

Tiene un espacio permanente. Puede liberarlo para un día concreto y consultar los Informes del consejo.

Miembro del consejo

Administrador

Configura ubicaciones, planos y espacios, y ve la analítica completa.

Admin

Primeros pasos

Iniciar sesión

1
Abra la dirección de su empresa
Introduzca la dirección de la aplicación en un navegador de su ordenador o teléfono.
2
Introduzca su correo electrónico y contraseña
Utilice su correo electrónico de trabajo. La contraseña se establece desde el enlace del correo de bienvenida.
3
Confirme el código 2FA
Si su empresa exige inicio de sesión de dos factores, copie el código de su aplicación de autenticación.

Añádala a la pantalla de inicio

En el teléfono, añada la página a la pantalla de inicio; así tendrá siempre a mano el check-in con código QR.

Para empleados

Uso diario

Las tres cosas que hará más a menudo: reservar un escritorio, reservar aparcamiento y hacer el check-in in situ.

Reservar un escritorio

1
Vaya a reservas
En el menú de la izquierda, elija Reservas / el plano de la oficina.
2
Elija un día
Fije la fecha para la que desea un espacio. Hoy es la opción predeterminada.
3
Haga clic en un escritorio libre
En el plano, los puntos verdes están libres, los rojos están ocupados.
4
Confirme la reserva
Compruebe el código del espacio (p. ej. D-12) y las horas y, a continuación, confirme.

Plano de planta de una oficina con escritorios numerados del D-1 al D-28 y salas de reuniones marcadas como pines. — LibreOcupadohaga clic en un marcador para reservar

Dos clics desde el panel

Los mosaicos «Reservar escritorio» y «Reservar aparcamiento» del panel abren directamente el formulario de reserva, con el tipo de plaza ya elegido y una fecha rellenada: hoy si aún no tiene nada reservado y, si no, su siguiente día laborable. El formulario indica qué fecha eligió y por qué, para que pueda cambiarla antes de confirmar.

Reservar aparcamiento

Funciona igual que un escritorio, solo que en el plano de aparcamiento. Las plazas tienen códigos P-1, P-2… y las que tienen cargador EV están marcadas además.

Cargadores para vehículos eléctricos

Si necesita cargar, busque plazas con el icono de cargador; su disponibilidad se muestra en el plano igual que la de las normales.

Quién está en la oficina

En el Dashboard, justo debajo de Quick Book, un panel responde a la pregunta «¿quién viene ese día y dónde estará?». Elige un día y una planta: cada escritorio reservado muestra a su persona — foto o iniciales con un anillo del color de su equipo, y un punto verde tras hacer check-in — y la lista junto al mapa agrupa a esas mismas personas por equipo. El conmutador Escritorios | Parking cambia el plano de planta por el mapa del aparcamiento, así que «¿quién aparca hoy?» recibe la misma respuesta — incluidos los cargadores EV y las plazas de los miembros del consejo. El conmutador aparece cuando tu organización tiene ambos tipos de mapas; una configuración solo de aparcamiento abre directamente la vista de aparcamiento. Al pulsar sobre una persona se resalta su plaza en el mapa, y al pulsar un pin se resalta la persona en la lista.

El mismo panel en la vista de aparcamiento: un mapa del aparcamiento con avatares en las plazas ocupadas, plazas EV marcadas y la lista a la derecha. — Vista de aparcamiento — el mismo día respondido en el mapa del aparcamiento, plazas EV incluidas.

Las mismas reglas de privacidad que el mapa de reservas

Las personas que desactivaron aparecer en los mapas (Ajustes), o una organización con el interruptor de mapas apagado (System Config), simplemente no están en los datos — el servidor nunca envía sus nombres, así que el panel no muestra ningún hueco donde debería haber un nombre.

Reservar una sala de reuniones

Si su oficina dispone de salas de reuniones, también aparecen en el plano. Elija una y resérvela para la franja horaria que prefiera: el mismo flujo de reserva con un clic que un escritorio, y la sala aparece en sus reservas.

También puede reservar una sala sin abrir antes la aplicación — escanee la pegatina QR junto a la puerta.

1
Escanear la pegatina
Apunte la cámara al código QR de la puerta. No necesita estar en ninguna pantalla concreta.
2
Sala libre — ya está dentro
La sala queda reservada para el siguiente tramo de media hora y usted queda registrado al instante. Un solo gesto, sin confirmación adicional.
3
Sala ocupada — recibe el siguiente tramo
La pantalla indica hasta cuándo está ocupada y ofrece el primer tramo libre, por ejemplo «Reservar 12:00–12:30». No se reserva nada hasta que lo toque.

Los tramos empiezan a la hora en punto o a la media

Escanee a las 11:14 y obtiene 11:30–12:00 — no 11:14–11:44. Los calendarios de salas se leen de un vistazo, y las reservas encajadas entre horas redondas convierten el día en un mosaico con huecos inservibles. Escanee a las 11:31 y el tramo es 12:00–12:30, aunque la sala esté vacía; si necesita esos minutos intermedios, reserve de forma normal y elija las horas usted mismo.

Vea quién tiene la sala hoy

Bajo la pantalla de escaneo está el horario de la sala para hoy — quién la reservó, desde cuándo y por cuánto tiempo. Es el único lugar donde la aplicación muestra reservas ajenas, porque ante una puerta cerrada la primera pregunta es cuánto tiempo estará ocupada. Solo nombres, nunca direcciones de correo.

Check-in — confirmar la llegada

Una reserva es solo la mitad. Para ocupar el espacio, debe hacer check-in dentro de una ventana de tiempo. Así, los espacios no utilizados vuelven a la bolsa y nadie «bloquea» un escritorio por si acaso.

El check-in está disponible desde una hora antes del inicio hasta una hora después del inicio de la reserva.

1
Abra «Check-in»
En el menú de la izquierda, abra Check-in — verá sus reservas de hoy.
2
Haga el check-in
Haga clic en Hacer check-in junto a la reserva o escanee el código QR del escritorio o del espacio.
3
Listo
El estado cambia a Check-in realizado. El espacio es suyo.

Sin check-in = pierde su espacio

Si no hace check-in hasta una hora después del inicio, la reserva se libera automáticamente (estado «Ausencia») y el escritorio o el aparcamiento vuelve a la bolsa de plazas libres: otra persona puede ocuparlo.

Las salas de reuniones no necesitan registro

Una sala queda retenida durante las horas reservadas y nunca se libera por ausencia, así que un registro allí no protegería nada. Sus salas de hoy aparecen a título informativo, sin botón.

¿Demasiado pronto?

Si intenta hacer el check-in más de una hora antes del inicio, verá un mensaje que indica que la ventana aún no se ha abierto.

Sus reservas

Encontrará todas sus reservas en la vista de reservas. Puede consultar los detalles (espacio, planta, horas) y cancelar las que no vaya a usar: un espacio cancelado vuelve a la bolsa de inmediato.

Añadir una nota a una reserva

Al reservar puede dejar una nota breve, por ejemplo «Necesito un segundo monitor» o el nombre de un invitado. Se muestra en la lista de reservas y en el registro de auditoría del administrador.

Correos y notificaciones que recibe

Una confirmación de reserva no solo le dice qué reservó, sino también dónde está — por ejemplo «HQ Berlin · Planta 3 · D-301» — con un botón «Mostrar en el plano» que abre el plano con su espacio resaltado. Se adjunta una invitación de calendario, así que la reserva llega a Outlook o Google Calendar con un clic.

Un correo, no tres

Reservar un escritorio y una plaza de aparcamiento son dos acciones en la aplicación pero una sola decisión — «el martes voy a la oficina». Las confirmaciones esperan alrededor de un minuto y llegan como un único mensaje que cubre todo lo reservado. Una reserva periódica envía un solo resumen de todas las fechas, no un correo por día. Los mensajes urgentes, como un recordatorio de registro, nunca se retrasan.

Si usa la aplicación móvil, los mismos mensajes también pueden llegarle como notificaciones push en el teléfono — incluso con la aplicación cerrada. Permita las notificaciones cuando la aplicación lo pida tras el primer inicio de sesión; puede activar y desactivar cada categoría en cualquier momento en Ajustes → Notificaciones, donde también ve la lista de sus dispositivos registrados. Cerrar sesión detiene el push en ese dispositivo.

Para Miembros del consejo

Espacios permanentes e informes

Como Miembro del consejo, tiene asignado un espacio permanente — un escritorio, una plaza de aparcamiento o ambos. Algunas salas de reuniones pueden estar reservadas solo para el Consejo. Además de las funciones diarias del empleado, puede liberar su espacio durante un día y consultar los Informes del consejo.

Usted nunca se registra

Una plaza fija no se reserva y no puede perderse por falta de registro: es suya venga o no. Por eso Mi día le muestra otra cosa: sus plazas con el estado de hoy y un botón para el día en que no esté. Las reservas que un registro sí protege —un escritorio libre que tomó tras liberar el suyo— siguen ahí, con su botón.

El panel también lo sabe

En lugar de «Reservar escritorio» y «Reservar aparcamiento» verá «Liberar escritorio» y «Liberar aparcamiento», y debajo una línea con el nombre de sus plazas: nunca tendrá que buscar el código de su propio escritorio.

Liberar su espacio para un día concreto

Si hoy no viene, abra Mi día y pulse «Hoy no estaré». Si tiene escritorio y aparcamiento, marque cuáles cede y confirme. Sus compañeros podrán usarlos solo hoy: su asignación fija no cambia.

1
Abra «Mis liberaciones»
En la sección del Consejo encontrará su espacio permanente (Mis liberaciones).
2
Elija un día y libérelo
Elija una fecha y confirme la liberación. El espacio queda disponible para los demás.
3
Vuelva cuando quiera
Puede deshacer la liberación siempre que nadie haya ocupado el espacio ese día.

Escanear su propia plaza

Si escanea la pegatina QR de su propio escritorio o plaza de aparcamiento, la aplicación reconoce que la plaza es suya y así se lo dice: es suya todo el día, no hay nada que registrar. Si la liberó por hoy y nadie la ha tomado, el mismo escaneo ofrece «Recuperar»: un toque y el día vuelve a ser suyo. Si un compañero ya la ocupa, lo verá, junto con los escritorios libres más cercanos.

Informes del consejo

En Informes del consejo verá un resumen ejecutivo: utilización de la oficina y del aparcamiento, el número de Miembros del consejo activos, el índice de ghost bookings, además de la tendencia a lo largo del tiempo y el efecto de las liberaciones de espacios.

Uso del plan de un vistazo

Los Informes del consejo también incluyen una tarjeta «Uso del plan»: recuentos en vivo de espacios, usuarios y ubicaciones frente a los límites de su plan, para que vea cuánto margen queda.

Solo su organización

Todas las cifras se refieren únicamente a su empresa; los datos de cada cliente están totalmente aislados.

Para administradores

Configuración de la oficina

El administrador configura la oficina: añade ubicaciones y plantas, sube planos, coloca espacios y se ocupa de la configuración.

Planos y colocación de espacios

1
Añada una ubicación y plantas
En la configuración, cree una ubicación y, dentro de ella, plantas o zonas de aparcamiento.
2
Suba un plano
Suba un plano de planta o de aparcamiento; admitimos PNG, JPG, SVG y CAD (DXF/DWG).
3
Active el modo de añadir
En el editor de planos, haga clic en Añadir escritorio o Añadir aparcamiento.
4
Haga clic en el plano
Cada clic crea un nuevo espacio (código automático D-N / P-N) y coloca un marcador.

No necesita crear nada de antemano

Los espacios se crean directamente desde el plano; no hace falta añadirlos primero en la configuración. También puede elegir un espacio existente en el panel de la derecha y simplemente colocarlo.

Pegatinas QR

Cada pin en un plano tiene su propio código QR. Los empleados lo escanean para registrarse, ocupar un escritorio libre o reservar una sala junto a la puerta.

1
Imprimir el juego completo de una ubicación
Un solo documento con pegatinas para cada escritorio, sala y plaza de aparcamiento de la ubicación — de todas las plantas y planos de aparcamiento a la vez, no planta por planta.
2
Pegarlas
El código de la pegatina coincide con el código del espacio en el plano, así que puede comprobar la colocación sin escanear nada.
3
Confirmar que están impresas
Marcar la ubicación como impresa elimina la marca «necesita reimpresión».

Rotar los códigos invalida inmediatamente las pegatinas antiguas

Puede emitir códigos nuevos para toda una ubicación de una vez — el movimiento correcto si las pegatinas salieron del edificio o una foto de la oficina se hizo pública. Hágalo sabiendo que desde ese segundo todas las pegatinas de las paredes están muertas: la gente escaneará y recibirá un error hasta que se coloque el juego nuevo. Planifique la rotación junto con la reimpresión, no antes.

La marca «necesita reimpresión»

Tras una rotación, la ubicación queda marcada hasta que alguien confirma la impresión. La marca registra la fecha de la primera rotación desde la última impresión, así que indica cuánto tiempo lleva una sede funcionando con pegatinas muertas — no solo que algo ocurrió.

Gestión de espacios

En la lista de espacios puede cambiar el código, el nombre y la política de reservas, y desactivar los espacios que no necesite. Tres políticas: HOT (cualquiera puede reservar), PERMANENT (espacio permanente), BLOCKED (excluido de la reserva).

Configuración del sistema

En Configuración del sistema configura los parámetros de funcionamiento, entre ellos la ventana de check-in (por defecto, 60 min antes y 60 min después del inicio) y el horizonte máximo de reserva con antelación.

Analítica

En Analítica verá la utilización real de la oficina: utilización media de escritorios y aparcamiento, días de mayor afluencia, el índice de ghost bookings, la demanda de cargadores para vehículos eléctricos y las recomendaciones de IA, con desgloses por departamento y equipo. Los datos aumentan a medida que se utiliza la aplicación.

Usuarios y roles

En Gestión de usuarios añade personas, define su rol (empleado, Miembro del consejo, administrador) y les asigna un departamento y equipo — la misma agrupación por la que Analytics y los Informes del consejo pueden desglosar los datos. Los nuevos usuarios reciben una invitación por correo electrónico y activan la cuenta ellos mismos.

Importar muchos usuarios desde CSV

Utilice «Importar CSV» para añadir todo un equipo de una vez. Descargue la plantilla, rellene el correo electrónico, el nombre, el rol, el departamento y el equipo, y súbala. Los usuarios importados quedan activos de inmediato e inician sesión con un código de un solo uso enviado por correo electrónico, sin necesidad de repartir contraseñas.

Planes y límites

En Organización → la tarjeta Uso del plan muestra recuentos en vivo frente a los topes de su plan: objetos (puestos, parking y salas), usuarios y ubicaciones. Las barras se vuelven ámbar cerca del límite y rojas al alcanzarlo.

Cuatro planes crecen con su equipo: Start, Standard, Pro y Enterprise. Puede compararlos en la página de precios.

¿Ha alcanzado un límite?

Cuando alcanza el tope de su plan, no se puede añadir otro espacio, usuario o ubicación hasta que cambie a un plan superior o libere recursos, por ejemplo desactivando espacios o usuarios que no se usan.

Copias de seguridad (Enterprise Admin)

Los Enterprise Admin disponen de copias de seguridad cifradas nocturnas de cada organización, el registro y los planos subidos. En Organización también puede ejecutar una bajo demanda con «Copia ahora», descargar una copia cifrada o restaurar un estado anterior. Las copias siguen un ciclo diario → semanal → mensual → trimestral → anual, y las eliminadas se pueden recuperar de la papelera durante un periodo de gracia.

Las restauraciones son reversibles

Una restauración cambia la organización a la copia elegida y mantiene la base de datos actual intacta con su nombre anterior durante unos días, de modo que siempre es posible revertir.

Suscripción y pagos

La suscripción se gestiona en Organización — allí cambia el plan y abre el portal de pagos seguro de Stripe para actualizar la tarjeta o descargar facturas. Si un pago falla, nada deja de funcionar de inmediato: la organización conserva 30 días de acceso completo para regularizar el pago. En cuanto se efectúa, todo sigue funcionando sin más.

Qué ocurre pasados los 30 días

La organización queda en pausa: los empleados ya no pueden iniciar sesión, y sus reservas y datos esperan intactos. El administrador sí puede iniciar sesión — en una página solo de facturación donde regularizar el pago. En cuanto se hace, el acceso se restablece automáticamente para todos. Los datos de una organización en pausa se conservan otros 30 días antes de eliminarse definitivamente.

Salas de reuniones

Quioscos junto a las salas

Una tableta montada junto a una sala de reuniones, que muestra el día de esa sala y registra las llegadas. Nadie inicia sesión en ella: el dispositivo se vincula una vez a una sala y a partir de entonces se autentica por sí mismo.

1
Abre la lista de quioscos
Administración → Quioscos muestra todas las salas de reuniones y el estado de su tableta. Una sala sin dispositivo es la fila que conviene atender. La misma acción está en la lista de espacios de una planta.
2
Genera un código de vinculación
Haz clic en Generar código de vinculación en la fila de la sala. Aparecerán seis dígitos: no cierres la pantalla, no podrás volver a leerlos.
3
Escríbelo en la tableta
En el navegador de la tableta abre www.deskandpark.com/kiosk — la misma dirección que usas para el portal, con /kiosk al final — e introduce el código en el teclado numérico.
4
Listo
La tableta empieza a mostrar el día de la sala y se actualiza sola. Para retirar un dispositivo usa «Desvincular tableta» en su fila: dejará de funcionar en su siguiente petición y la acción queda en el registro de auditoría.

El código es de un solo uso y dura poco

Se consume al usarlo por primera vez y caduca a los pocos minutos. Si nadie llegó a tiempo a la tableta, genera uno nuevo: no hay nada que recuperar. La fila de una sala muestra «sin tableta», «pendiente de vincular», «código caducado», «tableta vinculada» o «no responde»; esto último suele significar que la tableta está apagada, sin red o se ha movido.

Un quiosco no reserva, y es intencionado

Lee el día de la sala y confirma llegadas, nada más. Un dispositivo de pared no sabe quién está delante, y una reserva sin nombre es peor que ninguna reserva. Reservar se hace en la app y en el portal.

Apéndice

Conceptos clave

Hot desk: Un espacio que cualquiera puede reservar, disponible bajo demanda para el día elegido.
Espacio permanente: Asignado a una persona concreta (un Miembro del consejo). Disponible para los demás solo después de liberarlo.
Ventana de check-in: El intervalo en el que puede hacer el check-in: desde una hora antes hasta una hora después del inicio de la reserva.
Ausencia / liberación automática: Sin check-in dentro de la ventana → la reserva se libera automáticamente y el espacio vuelve a la bolsa.
Ghost booking: Una reserva que nunca se utilizó (sin check-in). La analítica las contabiliza.
Aislamiento por organización: Los datos de cada empresa residen en una base de datos independiente; nunca se mezclan con los de otros clientes.
Sala de reuniones: Una sala reservable colocada en el plano. Se reserva por franjas horarias y cuenta para el límite de objetos de su plan, igual que un escritorio o una plaza de aparcamiento.
Plan y límites: Su nivel de suscripción (Start, Standard, Pro, Enterprise) determina cuántos espacios, usuarios y ubicaciones puede tener la organización.
Departamento / equipo: Agrupación opcional para los usuarios. La analítica y los Informes del consejo se pueden desglosar por departamento y equipo.
Copia de seguridad: Una copia cifrada de los datos que se realiza cada noche. Los Enterprise Admin pueden descargarla o restaurarla; las restauraciones son reversibles.

FAQ

Preguntas frecuentes

No puedo hacer el check-in+

Compruebe la hora. El check-in solo funciona dentro de la ventana: desde 60 min antes hasta 60 min después del inicio de la reserva. Fuera de ella verá un mensaje de «demasiado pronto» o «la ventana se ha cerrado».

Mi reserva ha desaparecido+

Si no hizo el check-in dentro de la ventana, la reserva se liberó automáticamente (ausencia) y el espacio volvió a la bolsa. Reserve de nuevo y recuerde hacer el check-in.

Los botones «Añadir escritorio / Añadir aparcamiento» están desactivados+

Son funciones de administrador del editor de planos. Suba primero un plano de planta o de aparcamiento; después podrá añadir espacios haciendo clic en el plano.

La analítica muestra pocos datos+

Es normal al principio: las métricas se calculan a partir de reservas y check-ins reales, por lo que aumentan a medida que se usa la aplicación.

Soy Miembro del consejo: ¿cómo cedo mi espacio cuando no estoy?+

En la sección del Consejo, libere su espacio para el día que elija. Pasa a la bolsa de espacios libres; puede deshacer la liberación hasta que alguien lo ocupe.

No puedo añadir otro escritorio o usuario+

Probablemente haya alcanzado el límite de su plan. Abra Organización → Uso del plan para ver cuánto queda y, a continuación, cambie a un plan superior o libere espacio desactivando espacios o usuarios que no se usan.

¿Cómo añado muchos usuarios a la vez?+

En Gestión de usuarios, utilice «Importar CSV»: descargue la plantilla, rellene las filas y súbala. Los usuarios importados se activan con un código de un solo uso enviado por correo electrónico; no tiene que repartir contraseñas.

¿Qué pasa si se nos escapa un pago?+

Al principio, nada dramático. Dispone de 30 días de acceso completo para regularizar el pago (Organización → portal de pagos de Stripe). Solo después la organización queda en pausa — los empleados no pueden iniciar sesión, pero el administrador sí, directamente en una página de facturación. Regularizar el pago restablece el acceso automáticamente y no se pierde ningún dato; los datos se eliminan definitivamente solo 30 días después de la pausa.

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