Comment fonctionne Desk & Park

Qu'est-ce que Desk & Park

Desk & Park est une plateforme de réservation de bureaux et de places de parking dans un bureau hybride. Tout se passe sur un plan interactif — vous choisissez un espace libre, le réservez pour une journée donnée et effectuez le check-in sur place avec un code QR. L'application fonctionne dans le navigateur et sur votre téléphone, sans installation. Ce que vous voyez dépend de votre rôle.

Rôles et autorisations

Connexion

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   Ouvrez l'adresse de votre entreprise

   Saisissez l'adresse de l'application dans un navigateur, sur votre ordinateur ou votre téléphone.

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   Connectez-vous avec votre e-mail professionnel

   Saisissez l'identifiant de l'organisation et votre e-mail professionnel. La première fois, choisissez le code e-mail — l'invitation ne demande aucun mot de passe. Vous pourrez ensuite en définir un dans Paramètres → Sécurité : de 12 à 256 caractères, avec une majuscule, une minuscule, un chiffre et un caractère spécial.

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   Confirmez le code 2FA

   Une fois l'authentification à deux facteurs activée dans Paramètres → Sécurité, chaque connexion demande le code de votre application d'authentification — après un mot de passe, un code e-mail ou une clé d'accès utilisée sans code PIN ni empreinte. Un code de récupération à usage unique fonctionne aussi.

Utilisation au quotidien

Les trois actions que vous effectuez le plus souvent : réserver un bureau, réserver un parking et effectuer le check-in sur place.

Réserver un bureau

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   Accéder aux réservations

   Dans le menu de gauche, choisissez Réservations / le plan du bureau.

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   Choisir une journée

   Définissez la date pour laquelle vous voulez un espace. Aujourd'hui est la valeur par défaut.

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   Cliquer sur un bureau libre

   Sur le plan, les points verts sont libres, les rouges sont occupés.

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   Confirmer la réservation

   Vérifiez le code de l'espace (p. ex. D-12) et les horaires, puis confirmez.

Plan d'étage

Réserver un parking

Fonctionne comme un bureau, mais sur le plan de parking. Les places ont des codes P-1, P-2… et les emplacements dotés d'une borne de recharge EV sont signalés en plus.

Qui est au bureau

Sur le Dashboard, juste sous « Votre journée », un panneau répond à la question « qui vient ce jour-là — et où ? ». Choisissez un jour et un étage : chaque bureau réservé affiche sa personne — photo ou initiales cerclées de la couleur de son équipe, avec un point vert après le check-in — et la liste à côté du plan regroupe ces mêmes personnes par équipe. Le commutateur Bureaux | Parking remplace le plan d’étage par le plan du parking : « qui se gare aujourd’hui » reçoit la même réponse — bornes EV et places des membres du conseil comprises. Le commutateur apparaît lorsque votre organisation possède les deux types de plans ; une configuration parking uniquement s’ouvre directement sur la vue parking. Cliquer sur une personne met sa place en évidence sur le plan, et toucher une épingle met la personne en évidence dans la liste.

Qui est au bureau

Qui est au bureau

Réserver une salle de réunion

Si votre bureau dispose de salles de réunion, elles apparaissent également sur le plan. Choisissez-en une et réservez-la pour un créneau horaire donné — le même flux de réservation en un clic qu'un bureau, et la salle apparaît dans vos réservations.

Vous pouvez aussi réserver une salle sans ouvrir l'application au préalable — scannez l'autocollant QR à la porte.

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   Scanner l'autocollant

   Pointez l'appareil photo vers le code QR sur la porte. Vous n'avez pas besoin d'être sur un écran particulier.

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   Salle libre — vous y êtes

   La salle est réservée pour le prochain créneau d'une demi-heure et vous êtes pointé immédiatement. Un seul geste, sans confirmation supplémentaire.

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   Salle occupée — vous obtenez le créneau suivant

   L'écran indique jusqu'à quand elle est occupée et propose le premier créneau libre, par exemple « Réserver 12:00–12:30 ». Rien n'est réservé tant que vous n'appuyez pas.

Check-in — confirmer l'arrivée

Une réservation ne suffit pas à elle seule. Pour occuper l'espace, vous devez effectuer le check-in dans une fenêtre de temps. Ainsi, les espaces inutilisés retournent dans le pool et personne ne « bloque » un bureau au cas où.

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   Ouvrir « Check-in »

   Dans le menu de gauche, ouvrez Check-in — vous verrez vos réservations du jour.

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   Effectuer le check-in

   Cliquez sur Faire le check-in à côté de la réservation, ou scannez le code QR sur le bureau / l'espace.

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   Terminé

   Le statut passe à Check-in effectué. L'espace est à vous.

Vos réservations

Vous trouverez toutes vos réservations dans la vue des réservations. Vous pouvez en consulter les détails (espace, étage, horaires) et annuler celles que vous n'utiliserez pas — un espace annulé retourne aussitôt dans le pool.

E-mails et notifications que vous recevez

Une confirmation de réservation vous dit non seulement ce que vous avez réservé, mais aussi où cela se trouve — par exemple « HQ Berlin · Étage 3 · D-301 » — avec un bouton « Afficher sur le plan » qui ouvre le plan avec votre espace mis en évidence. Une invitation d'agenda est jointe : la réservation arrive dans Outlook ou Google Agenda en un clic.

Si vous utilisez l'application mobile, les mêmes messages peuvent aussi vous parvenir sous forme de notifications push sur votre téléphone — y compris quand l'application est fermée. Autorisez les notifications lorsque l'application le demande après votre première connexion ; vous activez ou désactivez chaque catégorie à tout moment dans Paramètres → Notifications, où vous voyez aussi la liste de vos appareils enregistrés. La déconnexion arrête le push sur cet appareil.

Plusieurs places et réservations pour des invités

L'assistant de direction utilise l'application exactement comme un employé — même menu, même plan, même check-in — avec deux différences : pas de limite d'un bureau et d'une place de parking par jour, et la possibilité de réserver des places pour des invités extérieurs à l'entreprise. Les administrateurs peuvent faire de même et prendre le relais en son absence. Disponible avec tous les forfaits.

Plusieurs bureaux le même jour

Un deuxième ou un dixième bureau ou place de parking pour le même jour se réserve de la manière habituelle — chacun à votre nom. « Ma journée » affiche chacun comme une tuile distincte avec son propre check-in : une réservation ordinaire doit donc toujours être validée, sinon elle est libérée comme absence. Pour les personnes extérieures à l'entreprise, utilisez plutôt le mode invités.

Réserver des places pour des invités

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   Passez en mode invités

   Dans la vue des réservations, choisissez Pour des invités dans l'en-tête, ou utilisez la tuile Réservations pour invités du tableau de bord. Une bannière violette confirme le mode. La réservation pour des invités se fait sur un écran d'ordinateur ; sur un téléphone, vous pouvez consulter et annuler les groupes.

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   Choisissez les places

   Choisissez des bureaux, du parking ou des salles, la date et les horaires, puis cochez autant de places libres que nécessaire sur le plan ou dans la liste — jusqu'à 100 par demande.

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   Réservez-les en une fois

   Une seule confirmation les réserve toutes en un groupe. Si quelqu'un a pris une place entre-temps, les autres sont tout de même réservées et la fenêtre indique ce qui ne l'a pas été, avec la raison.

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   Annulez tout le groupe

   Le mode invités liste vos groupes avec la date, les horaires et les places. Annuler le groupe libère en un clic toutes les places du groupe encore réservées — pratique quand la réunion est déplacée.

Espaces permanents et rapports

En tant que Membre du conseil, vous disposez d'un espace permanent attribué — un bureau, une place de parking, ou les deux. Certaines salles de réunion peuvent être réservées au seul Conseil. En plus des fonctions quotidiennes de l'employé, vous pouvez libérer votre espace pour une journée et consulter les Rapports du conseil.

Vous ne vous enregistrez jamais

Une place attitrée n'est pas réservée et ne peut pas être perdue faute d'enregistrement — elle est à vous que vous veniez ou non. C'est pourquoi Ma journée vous montre autre chose : vos places avec leur état du jour, et un bouton pour le jour où vous êtes absent. Les réservations qu'un enregistrement protège vraiment — un bureau flexible pris après avoir libéré le vôtre — y figurent toujours, avec leur bouton.

Libérer votre espace pour une journée donnée

Si vous ne venez pas aujourd'hui, ouvrez Ma journée et appuyez sur « Je suis absent aujourd'hui ». Si vous avez à la fois un bureau et une place de parking, cochez ce que vous cédez, puis confirmez. Vos collègues pourront les utiliser aujourd'hui seulement — votre attribution permanente ne change pas.

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   Ouvrir « Mes libérations »

   Dans la section Conseil, vous trouverez votre espace permanent (Mes libérations).

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   Choisir une journée et libérer

   Choisissez une date et confirmez la libération. L'espace devient disponible pour les autres.

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   Revenez quand vous le souhaitez

   Vous pouvez annuler la libération tant que personne n'a occupé l'espace pour cette journée-là.

Scanner votre propre place

Si vous scannez l'autocollant QR de votre propre bureau ou place de parking, l'application reconnaît que la place est la vôtre et vous le dit : elle est à vous toute la journée, il n'y a rien à enregistrer. Si vous l'avez libérée pour aujourd'hui et que personne ne l'a prise, le même scan propose « Récupérer » — un geste et la journée est de nouveau à vous. Si un collègue l'a déjà prise, vous le verrez, avec les bureaux libres les plus proches.

Rapports du conseil

Dans Rapports du conseil, vous verrez une synthèse de direction : utilisation du bureau et du parking, le nombre de Membres du conseil actifs, le taux de ghost bookings, ainsi que la tendance dans le temps et l'impact des libérations d'espaces.

Configuration du bureau

L'administrateur configure le bureau : il ajoute des sites et des étages, téléverse des plans, place des espaces et gère les paramètres.

Plans et placement des espaces

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   Ajouter un site et des étages

   Dans les paramètres, créez un site puis, à l'intérieur, des étages ou des zones de parking.

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   Téléverser un plan

   Téléversez un plan d'étage ou de parking — nous prenons en charge les formats SVG, PNG, JPEG et WebP.

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   Activer le mode ajout

   Dans l'éditeur de plan, cliquez sur Ajouter un bureau ou Ajouter un parking.

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   Cliquer sur le plan

   Chaque clic crée un nouvel espace (code automatique D-N / P-N) et place un repère.

Autocollants QR

Chaque épingle sur un plan possède son propre code QR. Les employés le scannent pour pointer, prendre un bureau libre ou réserver une salle directement à la porte.

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   Imprimer le jeu complet pour un site

   Un seul document avec les autocollants de chaque bureau, salle et place de parking du site — tous étages et plans de parking confondus, et non étage par étage.

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   Les coller

   Le code de l'autocollant correspond au code de l'espace sur le plan : vous pouvez donc vérifier le placement sans rien scanner.

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   Confirmer l'impression

   Marquer le site comme imprimé retire l'indicateur « réimpression requise ».

Gérer les espaces

Dans la liste des espaces, vous pouvez modifier le code, le nom et la politique de réservation, et désactiver les espaces dont vous n'avez pas besoin. Trois politiques : HOT (réservable par tous), PERMANENT (espace permanent), BLOCKED (exclu de la réservation).

Configuration du système

Dans Configuration système, vous définissez les paramètres de fonctionnement, notamment la fenêtre de check-in (par défaut 60 min avant et 60 min après le début) et l'horizon maximal de réservation à l'avance.

Rapports et analytique

Dans Rapports du conseil, vous verrez l'utilisation réelle du bureau : utilisation moyenne des bureaux et du parking, jours de pointe, le taux de ghost bookings, la demande de bornes de recharge EV et des recommandations IA — avec une ventilation par département et par équipe. Les données s'enrichissent au fil de l'utilisation de l'application.

Utilisateurs et rôles

Dans Gestion des utilisateurs, vous ajoutez des personnes, définissez leur rôle (employé, assistant de direction, Membre du conseil, manager avec le forfait Enterprise, administrateur) et attribuez un département et une équipe — le même regroupement selon lequel les Rapports du conseil peuvent ventiler les données. Les nouveaux utilisateurs reçoivent une invitation par e-mail et activent eux-mêmes leur compte.

Forfaits et limites

Dans Organisation → la carte Utilisation du forfait affiche en temps réel les décomptes par rapport aux plafonds de votre forfait : objets (bureaux, parking et salles), utilisateurs et sites. Les barres passent à l'ambre près de la limite et au rouge une fois atteinte.

Quatre forfaits évoluent avec votre équipe — Start, Standard, Pro et Enterprise. Vous pouvez les comparer sur la page des tarifs.

Sauvegardes (Enterprise Admin)

Les Enterprise Admins bénéficient de sauvegardes chiffrées nocturnes de chaque organisation, du registre et des plans téléversés. Dans Organisation, vous pouvez aussi en lancer une à la demande avec « Sauvegarder maintenant », télécharger une copie chiffrée ou restaurer un état antérieur. Les copies suivent un cycle quotidien → hebdomadaire → mensuel → trimestriel → annuel, et les copies supprimées restent récupérables dans la corbeille pendant une période de grâce.

Abonnement et paiements

Vous gérez l'abonnement dans Organisation — c'est là que vous changez de forfait et ouvrez le portail de paiement sécurisé Stripe pour mettre à jour la carte ou télécharger les factures. Si un paiement échoue, rien ne s'arrête immédiatement : l'organisation conserve 30 jours d'accès complet pour régulariser le paiement. Dès qu'il passe, tout continue simplement.

Bornes devant les salles

Une tablette fixée à côté d'une salle de réunion, qui affiche la journée de cette salle et enregistre les arrivées. Personne ne s'y connecte : l'appareil est appairé une fois à une salle et s'authentifie ensuite tout seul.

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   Ouvrir la liste des bornes

   Administration → Kiosques affiche chaque salle de réunion et l'état de sa tablette. Une salle sans appareil est la ligne à traiter. La même action existe dans la liste des places d'un étage.

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   Générer un code d'appairage

   Cliquez sur Générer un code d'association dans la ligne de la salle. Six chiffres apparaissent — laissez l'écran ouvert, ils ne seront plus lisibles ensuite.

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   Saisissez-le sur la tablette

   Dans le navigateur de la tablette, ouvrez www.deskandpark.com/kiosk — la même adresse que le portail, avec /kiosk à la fin — puis saisissez le code sur le pavé numérique.

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   C'est tout

   La tablette affiche alors la journée de la salle et se rafraîchit seule. Pour retirer un appareil, utilisez « Dissocier la tablette » sur sa ligne : il cesse de fonctionner à sa requête suivante, et l'action est inscrite au journal d'audit.

Termes clés

Hot desk

Un espace que tout le monde peut réserver — disponible à la demande pour une journée choisie.

Espace permanent

Attribué à une personne précise (un Membre du conseil). Disponible pour les autres uniquement après sa libération.

Fenêtre de check-in

La période pendant laquelle vous pouvez effectuer le check-in : d'une heure avant à une heure après le début de la réservation.

Absence / libération automatique

Aucun check-in dans la fenêtre → la réservation est libérée automatiquement et l'espace retourne dans le pool.

Ghost booking

Une réservation qui n'a jamais été utilisée (sans check-in). Les Rapports du conseil les comptabilisent.

Place d'invité

Un bureau, une place de parking ou une salle réservé par l'assistant de direction ou un administrateur pour une personne extérieure à l'entreprise. Affiché comme occupé, jamais nommé, sans check-in ; compté à part dans les rapports.

Isolation par organisation

Les réservations, les utilisateurs et les plans de chaque entreprise résident dans sa propre base de données, et non dans des tables partagées avec d'autres clients.

Salle de réunion

Une salle réservable placée sur le plan. Réservée pour un créneau horaire ; elle compte dans la limite d'objets de votre forfait, au même titre qu'un bureau ou une place de parking.

Forfait et limites

Votre niveau d'abonnement (Start, Standard, Pro, Enterprise) détermine le nombre d'espaces, d'utilisateurs et de sites que l'organisation peut avoir.

Département / équipe

Regroupement facultatif des utilisateurs. Les Rapports du conseil peuvent être ventilés par département et par équipe.

Sauvegarde

Une copie chiffrée des données réalisée chaque nuit. Les Enterprise Admins peuvent la télécharger ou la restaurer ; les restaurations sont réversibles.

Questions fréquentes