Come funziona Desk & Park

Cos'è Desk & Park

Desk & Park è una piattaforma per prenotare postazioni e posti auto in un ufficio ibrido. Tutto avviene su una mappa interattiva — si sceglie uno spazio libero, lo si prenota per il giorno desiderato e si effettua il check-in in loco con un codice QR. L'applicazione funziona nel browser e sullo smartphone, senza installazione. Ciò che si vede dipende dal proprio ruolo.

Ruoli e autorizzazioni

Accesso

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   Aprire l'indirizzo della propria azienda

   Inserire l'indirizzo dell'applicazione in un browser sul computer o sullo smartphone.

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   Inserire e-mail e password

   Utilizzare il proprio indirizzo e-mail aziendale. La password si imposta dal link contenuto nell'e-mail di benvenuto.

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   Confermare il codice 2FA

   Se l'azienda richiede l'accesso a due fattori, copiare il codice dall'app di autenticazione.

Uso quotidiano

Le tre cose che si fanno più spesso: prenotare una postazione, prenotare un posto auto ed effettuare il check-in in loco.

Prenotare una postazione

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   Andare alle prenotazioni

   Dal menu a sinistra, scegliere Prenotazioni / la mappa dell'ufficio.

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   Scegliere un giorno

   Impostare la data per cui si desidera uno spazio. Per impostazione predefinita è oggi.

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   Fare clic su una postazione libera

   Sulla mappa, i punti verdi sono liberi, quelli rossi sono occupati.

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   Confermare la prenotazione

   Verificare il codice dello spazio (es. D-12) e gli orari, quindi confermare.

Planimetria

Prenotare un posto auto

Funziona esattamente come una postazione, ma sulla mappa del parcheggio. I posti hanno codici P-1, P-2… e i posti dotati di colonnina di ricarica EV sono inoltre contrassegnati.

Chi è in ufficio

Sulla Dashboard, subito sotto Quick Book, un pannello risponde alla domanda «chi viene quel giorno — e dove sarà?». Scegli un giorno e un piano: ogni scrivania prenotata mostra la sua persona — foto o iniziali cerchiate del colore del team, con un punto verde dopo il check-in — e l’elenco accanto alla mappa raggruppa le stesse persone per team. Il selettore Scrivanie | Parcheggio sostituisce la planimetria con la mappa del parcheggio, così «chi parcheggia oggi» riceve la stessa risposta — comprese le colonnine EV e i posti dei membri del consiglio. Il selettore compare quando la tua organizzazione ha entrambi i tipi di mappe; una configurazione con solo parcheggio si apre direttamente sulla vista parcheggio. Un clic su una persona evidenzia il suo posto sulla mappa, un tocco su un pin evidenzia la persona nell’elenco.

Chi è in ufficio

Chi è in ufficio

Prenotare una sala riunioni

Se l'ufficio dispone di sale riunioni, anche queste compaiono sulla mappa. Sceglierne una e prenotarla per una determinata fascia oraria — con lo stesso flusso di prenotazione con un clic di una postazione, e la sala compare tra le proprie prenotazioni.

È possibile prenotare una sala anche senza aprire prima l'app — basta scansionare l'adesivo QR alla porta.

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   Scansionare l'adesivo

   Puntare la fotocamera sul codice QR della porta. Non serve trovarsi in una schermata particolare.

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   Sala libera — si è dentro

   La sala viene prenotata per il successivo slot di mezz'ora e il check-in è immediato. Un solo gesto, nessuna conferma aggiuntiva.

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   Sala occupata — si riceve lo slot successivo

   Lo schermo indica fino a quando è occupata e propone il primo slot libero, per esempio "Prenota 12:00–12:30". Non viene prenotato nulla finché non si tocca.

Check-in — conferma dell'arrivo

Una prenotazione è solo metà dell'opera. Per occupare lo spazio, è necessario effettuare il check-in entro una finestra temporale. In questo modo gli spazi inutilizzati tornano nel pool e nessuno «blocca» una postazione per precauzione.

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   Aprire «Check-in»

   Dal menu a sinistra, aprire Check-in — verranno mostrate le prenotazioni di oggi.

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   Effettuare il check-in

   Fare clic su Effettua il check-in accanto alla prenotazione, oppure scansionare il codice QR sulla postazione / sullo spazio.

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   Fatto

   Lo stato cambia in Check-in effettuato. Lo spazio è suo.

Le proprie prenotazioni

Tutte le prenotazioni si trovano nella vista delle prenotazioni. È possibile verificarne i dettagli (spazio, piano, orari) e annullare quelle che non si utilizzeranno — uno spazio annullato torna subito nel pool.

E-mail e notifiche che si ricevono

Una conferma di prenotazione dice non solo che cosa è stato prenotato, ma anche dove si trova — per esempio "HQ Berlin · Piano 3 · D-301" — con un pulsante "Mostra sulla mappa" che apre la piantina con il proprio posto evidenziato. È allegato un invito di calendario, così la prenotazione arriva in Outlook o Google Calendar con un clic.

Se si usa l'app mobile, gli stessi messaggi possono arrivare anche come notifiche push sul telefono — anche ad app chiusa. Consentire le notifiche quando l'app lo chiede dopo il primo accesso; le singole categorie si attivano e disattivano in qualsiasi momento in Impostazioni → Notifiche, dove si vede anche l'elenco dei dispositivi registrati. La disconnessione interrompe le push su quel dispositivo.

Spazi permanenti e report

In qualità di Membro del consiglio si dispone di uno spazio permanente assegnato — una postazione, un posto auto o entrambi. Alcune sale riunioni possono essere riservate al solo Consiglio. Oltre alle funzioni quotidiane del dipendente, è possibile rilasciare il proprio spazio per un giorno e consultare i Report del consiglio.

Lei non si registra mai

Un posto fisso non viene prenotato e non può essere perso per mancata registrazione: è suo che venga o no. Per questo La mia giornata le mostra altro: i suoi posti con lo stato di oggi e un pulsante per il giorno in cui è assente. Le prenotazioni che una registrazione protegge davvero — una scrivania libera presa dopo aver liberato la sua — restano lì, con il loro pulsante.

Rilasciare il proprio spazio per un determinato giorno

Se oggi non viene, apra La mia giornata e prema «Oggi non ci sono». Se ha sia una scrivania sia un parcheggio, indichi quali cede e confermi. I colleghi potranno usarli solo oggi: la sua assegnazione fissa non cambia.

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   Aprire «I miei rilasci»

   Nella sezione Consiglio si trova il proprio spazio permanente (I miei rilasci).

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   Scegliere un giorno e rilasciare

   Scegliere una data e confermare il rilascio. Lo spazio diventa disponibile per gli altri.

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   Tornare quando si desidera

   È possibile annullare il rilascio finché nessuno ha occupato lo spazio per quel giorno.

Scansionare il proprio posto

Se scansiona l'adesivo QR della sua scrivania o del suo parcheggio, l'app riconosce che il posto è suo e glielo dice: è suo per tutta la giornata, non c'è nulla da registrare. Se lo ha liberato per oggi e nessuno lo ha preso, la stessa scansione propone «Riprendi»: un tocco e la giornata torna sua. Se un collega lo ha già occupato, lo vedrà, insieme alle scrivanie libere più vicine.

Report del consiglio

In Report del consiglio viene mostrata una sintesi esecutiva: utilizzo dell'ufficio e del parcheggio, il numero di Membri del consiglio attivi, l'indice di ghost bookings, oltre all'andamento nel tempo e all'impatto dei rilasci di spazi.

Configurazione dell'ufficio

L'amministratore configura l'ufficio: aggiunge sedi e piani, carica le mappe, posiziona gli spazi e si occupa delle impostazioni.

Mappe e posizionamento degli spazi

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   Aggiungere una sede e i piani

   Nelle impostazioni, creare una sede e, al suo interno, piani o zone di parcheggio.

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   Caricare una planimetria

   Caricare una planimetria del piano o del parcheggio — sono supportati PNG, JPG, SVG e CAD (DXF/DWG).

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   Attivare la modalità di aggiunta

   Nell'editor della mappa, fare clic su Aggiungi postazione o Aggiungi parcheggio.

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   Fare clic sulla mappa

   Ogni clic crea un nuovo spazio (codice automatico D-N / P-N) e posiziona un segnaposto.

Adesivi QR

Ogni pin su una mappa ha il proprio codice QR. I dipendenti lo scansionano per fare il check-in, occupare una scrivania libera o prenotare una sala direttamente alla porta.

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   Stampare il set completo di una sede

   Un unico documento con gli adesivi di ogni scrivania, sala e posto auto della sede — di tutti i piani e le mappe del parcheggio insieme, non un piano alla volta.

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   Attaccarli

   Il codice sull'adesivo corrisponde al codice dello spazio sulla mappa, quindi è possibile verificarne la posizione senza scansionare nulla.

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   Confermare la stampa

   Contrassegnare la sede come stampata rimuove il contrassegno "richiede ristampa".

Gestione degli spazi

Nell'elenco degli spazi è possibile modificare il codice, il nome e la politica di prenotazione, oltre a disattivare gli spazi non necessari. Tre politiche: HOT (prenotabile da chiunque), PERMANENT (spazio permanente), BLOCKED (escluso dalle prenotazioni).

Configurazione del sistema

In Configurazione di sistema si impostano i parametri operativi, tra cui la finestra di check-in (per impostazione predefinita 60 min prima e 60 min dopo l'inizio) e l'orizzonte massimo di prenotazione anticipata.

Analisi

In Analisi viene mostrato l'utilizzo reale dell'ufficio: utilizzo medio di postazioni e parcheggio, giorni di picco, l'indice di ghost bookings, la domanda di colonnine di ricarica e le raccomandazioni IA — con suddivisioni per reparto e team. I dati crescono con l'uso dell'applicazione.

Utenti e ruoli

In Gestione utenti si aggiungono le persone, si imposta il loro ruolo (dipendente, Membro del consiglio, amministratore) e si assegna un reparto e team — lo stesso raggruppamento in base al quale Analisi e Report del consiglio possono suddividere i dati. I nuovi utenti ricevono un invito via e-mail e attivano da sé l'account.

Piani e limiti

In Organizzazione → la scheda Utilizzo del piano mostra conteggi in tempo reale rispetto ai massimali del piano: oggetti (scrivanie, parcheggi e sale), utenti e sedi. Le barre diventano ambra vicino al limite e rosse una volta raggiunto.

Quattro piani crescono con il team — Start, Standard, Pro ed Enterprise. È possibile confrontarli nella pagina dei prezzi.

Backup (Enterprise Admin)

Gli Enterprise Admin ricevono backup crittografati notturni di ogni organizzazione, del registro e delle mappe caricate. In Organizzazione è inoltre possibile eseguirne uno su richiesta con «Esegui backup ora», scaricare una copia crittografata o ripristinare uno stato precedente. Le copie seguono una pianificazione: giornaliera → settimanale → mensile → trimestrale → annuale, e quelle eliminate restano recuperabili nel cestino per un periodo di tolleranza.

Abbonamento e pagamenti

L'abbonamento si gestisce in Organizzazione — è lì che si cambia piano e si apre il portale di pagamento sicuro di Stripe per aggiornare la carta o scaricare le fatture. Se un pagamento non va a buon fine, nulla smette di funzionare subito: l'organizzazione conserva 30 giorni di accesso completo per regolarizzare il pagamento. Appena va a buon fine, tutto semplicemente prosegue.

Chioschi accanto alle sale

Un tablet montato accanto a una sala riunioni, che mostra la giornata di quella sala e registra gli arrivi. Nessuno vi accede: il dispositivo viene abbinato una volta a una sala e da quel momento si autentica da solo.

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   Apri l'elenco dei chioschi

   Amministrazione → Kiosk mostra ogni sala riunioni e lo stato del suo tablet. Una sala senza dispositivo è la riga su cui intervenire. La stessa azione è disponibile nella lista degli spazi di un piano.

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   Genera un codice di abbinamento

   Fai clic su Genera codice di associazione nella riga della sala. Compaiono sei cifre: non chiudere la schermata, non saranno più leggibili.

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   Digitalo sul tablet

   Nel browser del tablet apri www.deskandpark.com/kiosk — lo stesso indirizzo del portale, con /kiosk alla fine — e inserisci il codice sul tastierino numerico.

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   Fatto

   Il tablet inizia a mostrare la giornata della sala e si aggiorna da solo. Per ritirare un dispositivo usa «Dissocia tablet» sulla sua riga: smette di funzionare alla richiesta successiva e l'azione finisce nel registro di audit.

Termini chiave

Hot desk

Uno spazio prenotabile da chiunque — disponibile su richiesta per il giorno scelto.

Spazio permanente

Assegnato a una persona specifica (un Membro del consiglio). Disponibile per gli altri solo dopo il rilascio.

Finestra di check-in

La finestra in cui è possibile effettuare il check-in: da un'ora prima a un'ora dopo l'inizio della prenotazione.

Assenza / rilascio automatico

Nessun check-in entro la finestra → la prenotazione viene rilasciata automaticamente e lo spazio torna nel pool.

Ghost booking

Una prenotazione mai utilizzata (senza check-in). Le analisi la conteggiano.

Isolamento per organizzazione

I dati di ogni azienda risiedono in un database separato — non si mescolano mai con i dati di altri clienti.

Sala riunioni

Una sala prenotabile posizionata sulla mappa. Si prenota per una fascia oraria e rientra nel limite di oggetti del piano, come una scrivania o un posto auto.

Piano e limiti

Il livello di abbonamento (Start, Standard, Pro, Enterprise) determina quanti spazi, utenti e sedi può avere l'organizzazione.

Reparto / team

Raggruppamento facoltativo degli utenti. Analisi e Report del consiglio possono essere suddivisi per reparto e team.

Backup

Una copia crittografata dei dati eseguita ogni notte. Gli Enterprise Admin possono scaricarla o ripristinarla; i ripristini sono reversibili.

Domande frequenti