Desk & Park vs Envoy: rezervări fără taxă de platformă

Envoy și Desk & Park taxează amândouă rezervarea birourilor, sălilor și parcării pe resursă rezervabilă, așa că diferența ține de tarif și de ce se adaugă peste el. Envoy Reservations costă 5 USD pe resursă rezervabilă pe lună, cu facturare anuală, plus o taxă de platformă a cărei valoare nu este publicată (envoy.com/pricing, octombrie 2026): pentru 100 de birouri, locuri de parcare și săli înseamnă cel puțin 6.000 USD, adică aproximativ 5.336 EUR pe an. Desk & Park Pro acoperă până la 125 de obiecte pentru 2.060 EUR net pe an, cu SSO și SCIM în fiecare plan și date găzduite în UE. Envoy este mai puternic la gestionarea vizitatorilor la recepție; Desk & Park este construit pentru birouri, parcare și stațiile de încărcare.

În 2026, munca hibridă are un ritm cunoscut: de marți până joi biroul este plin, iar parcarea se ocupă înainte de ora nouă; luni și vineri jumătate din locuri stau goale. Este un tipar observat des, nu o regulă, dar el le face pe companii să renunțe la foaia de calcul și să se întrebe: ce platformă, cu ce cost total și cu datele unde.

Envoy (envoy.com) este o platformă de management al locului de muncă cunoscută mai ales pentru gestionarea vizitatorilor: înregistrare pe iPad la recepție, tipărirea ecusoanelor, documente semnate la sosire, scanarea actelor de identitate și verificarea listelor de blocare. În jurul acestui nucleu, Envoy vinde module pe o platformă comună: Reservations (birouri, săli, parcare), Deliveries (corespondență), Screens (afișaj digital) și Response (notificări de urgență). Pagina sa de prețuri afișează insigne G2 pentru gestionarea vizitatorilor și a spațiilor. Desk & Park este mai restrâns: birouri, locuri de parcare, locuri cu stație de încărcare și săli de ședințe pe aceeași hartă, cu check-in QR și eliberare automată a ceea ce nu folosește nimeni.

Costul anual pentru 100 de obiecte (75 de birouri, 20 de locuri de parcare, 5 săli) pentru 50 până la 400 de angajați. Linia Envoy nu include taxa de platformă, nepublicată. Prețuri Envoy de pe envoy.com, octombrie 2026.

Prețuri și costul total de deținere (TCO)

Ambii furnizori numără obiecte, nu oameni: echipa poate crește fără ca factura pentru rezervări să o urmeze. Diferența stă în tarif și în extra.

Envoy, conform envoy.com/pricing (octombrie 2026):

• Reservations: 5 USD pe resursă rezervabilă pe lună, facturat anual. Un birou, o sală sau un loc de parcare contează fiecare ca o resursă.
• Taxa de platformă: fiecare plan „începe cu platforma”, care „are ca preț o taxă anuală fixă” și trebuie cumpărată cu cel puțin un modul. Suma nu este publicată; prețurile modulelor poartă mențiunea „Price excludes platform fee”.
• Visitors: plan Basic gratuit (100 de înregistrări de vizitatori pe lună, până la 50 de angajați, o locație); Premium 362 USD pe locație pe lună, cu facturare anuală; Enterprise la cerere.
• Alte module: Deliveries 250 USD pe locație, Screens 12 USD pe dispozitiv, Response 2 USD pe utilizator, fiecare pe lună, facturat anual, fără taxa de platformă.
• Hardware: potrivit întrebărilor frecvente Envoy, Visitors și afișajele sălilor necesită un iPad; accesoriile se vând în Envoy Store.

Desk & Park taxează pe obiect rezervabil, cu utilizatori nelimitați. Start este gratuit pentru până la 10 obiecte într-o locație; Standard costă 114 EUR pe lună sau 1.140 EUR pe an (până la 75 de obiecte, 3 locații); Pro 206 EUR pe lună sau 2.060 EUR pe an (până la 125 de obiecte, 10 locații); Enterprise este un contract personalizat peste 125. Toate prețurile sunt nete. Fără taxe pentru planuri de etaj, fără proiect de implementare.

Scenariul. 175 de angajați, 75 de birouri, 20 de locuri de parcare (4 cu stație de încărcare) și 5 săli de ședințe: 100 de obiecte rezervabile într-o singură locație.

Conversie la cursurile medii NBP din 16 octombrie 2026 (tabelul 202/A/NBP/2026): 1 EUR = 4,3661 PLN, 1 USD = 3,8827 PLN, deci 1 USD = 0,8893 EUR. Pagina Envoy nu precizează dacă prețurile sunt fără taxe. Considerând taxa de platformă zero, lectura cea mai favorabilă pentru Envoy, Desk & Park Pro costă cu 3.276 EUR mai puțin pe an, adică cu 61,4 % mai puțin. Fiecare euro de taxă de platformă mărește diferența.

Creștere. Dacă numărul de angajați crește de la 175 la 250, iar biroul rămâne la 100 de obiecte, niciuna dintre facturi nu se schimbă. Dacă firma adaugă 25 de locuri de parcare, Envoy adaugă 25 × 60 USD = 1.500 USD (aproximativ 1.334 EUR) pe an, în total 7.500 USD (aproximativ 6.670 EUR) înainte de taxa de platformă; Desk & Park rămâne la 2.060 EUR, pentru că 125 de obiecte încap încă în planul Pro. Peste 125 de obiecte, Desk & Park trece la un contract Enterprise.

Vizitatorii, în plus. Envoy Visitors Premium adaugă 362 USD × 12 = 4.344 USD (aproximativ 3.863 EUR) pe locație pe an. Desk & Park are o pagină pentru înregistrarea vizitatorilor așteptați și rezervări de birouri și parcare pentru invitați, dar nu este un sistem de recepție cu ecusoane și verificarea identității.

Arhitectură, securitate și locul datelor

Desk & Park rulează o bază de date PostgreSQL proprie pentru fiecare organizație client: utilizatorii, rezervările, hărțile și jurnalul de audit nu sunt rânduri în tabele partajate cu alți clienți, copiile de siguranță și ștergerea se fac pe organizație, iar un incident într-o bază nu atinge alta (de ce contează). Bazele de date sunt la Frankfurt, aplicația în Țările de Jos. Copiile de siguranță sunt criptate în fiecare noapte, acțiunile administratorilor ajung în jurnalul de audit, iar fiecare utilizator se poate autentifica cu doi factori TOTP sau cu un passkey. Autentificarea unică prin OpenID Connect (Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta, alți furnizori OIDC) și provizionarea SCIM sunt incluse în fiecare plan, inclusiv cel gratuit.

Lipsurile, cinstit: doar OIDC, fără SAML, iar ISO 27001 și SOC 2 sunt planificate, nu certificate. Acordul de prelucrare a datelor este publicat la /ro/dpa; exportul și cererea de ștergere a datelor sunt în setări.

Envoy publică, în octombrie 2026:

• Certificări: pagina sa de securitate menționează „ISO 27001 Certified by Schellman”, iar pagina pentru industria aerospațială descrie Envoy ca certificat ISO/IEC 27001 și conform SOC 2. Pentru o listă de achiziții, este un avantaj real.
• SSO: tabelul planurilor Visitors include SAML single sign-on în Premium și Enterprise; platforma Premium listează „SCIM/SSO integrations”, iar platforma Enterprise adaugă provizionarea administratorilor prin SCIM, roluri de administrare personalizate și un jurnal de evenimente.
• Găzduire: un articol din 29 octombrie 2024 a anunțat centre de date în UE pentru Envoy Visitors. Paginile verificate nu spun dacă și datele Reservations pot rămâne în UE; întrebați în scris.
• Modelul de izolare a clienților: nepublicat.

Funcțiile 07–10 din Top 10 funcții Desk & Park: tableta de sală, rapoarte pentru conducere, integrări, securitate și date în UE.

Experiența angajaților și coordonarea echipelor

Envoy oferă o aplicație mobilă nativă pentru iOS și Android, rezervări din Google Calendar și Outlook, hărți cu zone de echipă etichetate („neighborhoods”), birouri pentru o zi sau mai mult, rezervări pe oră și pe mai multe zile, precum și parcare cu locuri accesibile și pentru vehicule electrice. Afișajele de sală pe iPad permit rezervarea pe loc și check-in-ul la ușă. Acolo unde Envoy gestionează deja recepția, angajații au o singură aplicație pentru vizitatori, colete și birou.

Desk & Park pornește din browser: aplicația web rulează pe orice telefon sau calculator și se instalează ca PWA, fără distribuire prin magazinul de aplicații. O aplicație Android adaugă scaner QR nativ, deblocare cu amprenta sau fața și notificări push; aplicația iOS este planificată pentru 2027. Interfața și e-mailurile sunt disponibile în 10 limbi.

• Harta este ecranul de rezervare (funcția 01 din Top 10): administratorul încarcă imaginea planului de etaj și plasează birouri și săli; angajatul alege un loc colorat după disponibilitatea din ziua aleasă.
• Birouri, parcare și săli într-un singur loc (funcția 03): parcarea are hărți proprii, mai multe zone pe locație, cu locurile cu stație de încărcare marcate ⚡. Un birou și un loc de parcare rezervate împreună sosesc ca o singură invitație în calendar.
• Cine este la birou (funcția 04): fotografiile sau inițialele colegilor cu rezervare, în culoarea echipei lor, un punct verde după check-in și lista zilei pe echipe. Compania poate dezactiva funcția și oricine se poate ascunde.
• Locuri alocate pe care le poți ceda (funcția 06): membrii conducerii păstrează un birou sau un loc de parcare fix; „Azi nu vin” îl eliberează pentru ziua respectivă, iar „Recuperează” anulează asta cât timp nimeni nu l-a ocupat.
• Invitați: o asistentă a conducerii rezervă birouri, locuri și săli pentru invitați fără să le creeze conturi (rezervări pentru invitați).
• Tableta de sală (funcția 07): o pagină în browserul tabletei cu programul zilei pentru o sală, actualizată la fiecare 10 secunde, care preia check-in-ul organizatorului. Fără licență suplimentară; nu acceptă rezervări.

Integrările sunt mai simple decât la Envoy: invitații în calendar, notificări în Slack sau Microsoft Teams și sincronizare bidirecțională a calendarelor sălilor cu Microsoft 365 sau Google Workspace în Pro și Enterprise. Catalogul Envoy ajunge la controlul accesului (Brivo, LenelS2, Genetec), ServiceNow și DocuSign.

Optimizarea spațiului și recomandările AI

Problema costisitoare a biroului hibrid este rezervarea fantomă: un birou sau un loc de parcare rezervat și nefolosit, care blochează un coleg în zilele de vârf și umflă datele de ocupare. Ambele produse răspund cu check-in și eliberare automată; Envoy menționează eliberarea automată pentru birouri, săli și parcare, cu memento-uri.

În Desk & Park, fiecare birou, loc de parcare și sală are un autocolant QR (funcția 02). Scanarea unui birou liber îl rezervă și face check-in-ul dintr-o atingere. O rezervare de birou sau parcare fără check-in până la ora stabilită de organizație, de exemplu 10:00, revine automat în disponibil. Sălile sunt eliberate doar dacă organizația activează această opțiune (dezactivată implicit, după un interval de 5 până la 120 de minute fără check-in); scanarea codului QR al unei săli libere rezervă următoarea jumătate de oră. Un autocolant nu are nevoie de niciun dispozitiv pe perete, ceea ce contează într-o parcare (cum recuperează spațiu eliberarea automată).

Rapoartele pentru conducere (funcția 08) măsoară ocuparea față de locurile care chiar puteau fi rezervate și arată rata de neprezentare pe etaj și resursă, utilizarea pe departamente și echipe, cererea de încărcare și ziua de vârf, pentru perioade de la 7 zile la un an, cu export CSV.

Recomandările AI sunt intenționat modeste. Un administrator pornește generarea raportului; un model lingvistic mare primește doar date agregate, fără numele angajaților, și întoarce 3–6 recomandări (economii, consolidarea spațiului, optimizarea încărcării, alertă de rezervări fantomă, ESG, planificarea capacității), fiecare cu o estimare de impact scrisă de model, pe care conducerea o respinge sau o marchează ca rezolvată. Nu este prognoză predictivă, iar Desk & Park nu calculează economii: estimarea este o ipoteză de verificat.

Analitica Envoy este pe niveluri: platforma Premium menționează „basic product analytics (no custom dashboard, no scheduled reports)”, iar Enterprise adaugă analitică avansată și semnale de prezență din HRIS, Wi-Fi și controlul accesului. Pentru a corela trecerile cu cardul cu rezervările, acest nivel merge mai departe decât Desk & Park.

Funcțiile 01–06 din Top 10: ce folosesc angajații în fiecare zi.

Față în față

Date despre Envoy de pe envoy.com, verificate în octombrie 2026; prețurile și funcțiile se schimbă — verificați pagina actuală.

Verdict

Envoy se potrivește mai bine când recepția este centrul problemei. Gestionarea vizitatorilor este matură: ecusoane, documente semnate înainte de sosire, scanarea identității, liste de blocare, integrări cu controlul accesului și Wi-Fi pentru invitați, recepție virtuală. Dacă vreți și un registru al coletelor, afișaj digital și notificări de urgență de la același furnizor, iar achizițiile cer azi ISO 27001 sau SAML, Envoy le acoperă într-un singur contract.

Desk & Park se potrivește mai bine când fricțiunea zilnică ține de birouri și parcare, nu de hol. Pentru 100 de obiecte plătiți 2.060 EUR net pe an, fără taxă de platformă și fără cost pe utilizator; un administrator pune totul în funcțiune într-o după-amiază, parcarea și stațiile de încărcare sunt obiecte cu drepturi depline pe aceeași hartă, iar SSO și SCIM sunt incluse chiar și în planul gratuit, cu datele în UE într-o bază proprie. O companie care folosește deja Envoy Visitors poate folosi Desk & Park doar pentru birouri și parcare.

Vedeți prețurile, ghidul de pornire, Top 10 funcții Desk & Park și ghidul de management al parcării companiei.

FAQ

Este Desk & Park mai ieftin decât Envoy pentru rezervarea birourilor și a parcării?

Pentru 100 de birouri, locuri de parcare și săli, Envoy Reservations costă 100 × 5 USD × 12 = 6.000 USD (aproximativ 5.336 EUR) pe an, plus o taxă de platformă nepublicată (envoy.com, octombrie 2026). Desk & Park Pro costă 2.060 EUR net pe an pentru până la 125 de obiecte. Chiar cu taxa de platformă zero, Desk & Park este aici cu circa 61 % mai ieftin.

Înlocuiește Desk & Park Envoy Visitors?

Nu complet. Desk & Park înregistrează vizitatorii așteptați și permite unei asistente să le rezerve birouri, locuri de parcare și săli fără conturi, dar nu tipărește ecusoane, nu scanează acte de identitate și nu colectează semnături. Envoy Visitors face asta, de la planul Basic gratuit până la Premium, la 362 USD pe locație pe lună.

Envoy taxează pe utilizator sau pe locație?

Depinde de modul: Reservations pe resursă rezervabilă (5 USD pe lună, facturare anuală), Visitors și Deliveries pe locație, Screens pe dispozitiv, Response pe utilizator, totul pe o platformă cu taxă anuală fixă. Desk & Park taxează doar pe obiect rezervabil, cu utilizatori nelimitați.

Suportă Desk & Park SAML și are ISO 27001?

Nu, deocamdată. Desk & Park oferă autentificare unică prin OpenID Connect și SCIM în fiecare plan, inclusiv cel gratuit, și o bază PostgreSQL proprie pentru fiecare client, în UE. ISO 27001 și SOC 2 sunt planificate; Envoy declară certificarea ISO 27001 emisă de Schellman.

Cât durează punerea în funcțiune a Desk & Park?

Ghidul de pornire indică 60–90 de minute pentru un birou, în șase pași: contul companiei, imaginea planului, plasarea locurilor, tipărirea autocolantelor QR, invitarea utilizatorilor dintr-un CSV și prima rezervare. Un singur administrator face totul, fără proiect de implementare.