Rezervări de birou care ajung în calendarul Outlook

Gândește-te la Daniel, product designer într-o companie cu 200 de angajați. Lucrează de la birou marțea și joia și își rezervă pentru aceste zile un birou și un loc de parcare în Desk & Park. Luni seara, team leaderul lui se uită în calendarul lui din Outlook, vede liberă dimineața de miercuri și îi trimite o invitație la un design review față în față. Miercurea este ziua în care Daniel lucrează de acasă. Nimic din calendarul lui nu spunea asta. În aceeași săptămână, își face o programare la dentist joi dimineață, uitând că locul lui de parcare pentru acea zi există doar într-o altă aplicație.

Nimic din toate acestea nu este dramatic, dar totul vine dintr-o singură ruptură: ziua de birou trăiește în instrumentul de rezervare, restul săptămânii trăiește în calendar. Desk & Park închide această ruptură punând fiecare rezervare în calendarul la care oamenii se uită deja.

Pasul 1: rezervi ca de obicei, inclusiv tiparul săptămânal

Daniel deschide Desk & Park și își alege biroul pe harta etajului. Data este deja completată: ziua de azi sau următoarea zi lucrătoare în care nu are încă o rezervare. Cum zilele lui de birou sunt fixe, bifează Repetă săptămânal, alege marți și joi și setează seria la 12 săptămâni (o serie poate dura între 2 și 52 de săptămâni). Face același lucru pentru locul de parcare.

Două detalii fac seria realistă, nu mecanică:

• Sărbătorile locației sunt sărite. O sărbătoare legală care pică joi nu produce o rezervare pentru un birou închis.
• Datele deja ocupate sunt sărite. Dacă altcineva are biroul respectiv într-una dintre zilele de marți, aplicația rezervă celelalte date și îi spune câte a sărit.

Pasul 2: un singur e-mail, cu o invitație de calendar reală

După aproximativ un minut, Daniel primește un singur e-mail. Desk & Park adună confirmările din ultimul minut și le trimite împreună, astfel încât un birou și un loc de parcare rezervate în aceeași sesiune ajung într-un singur mesaj, nu în două.

E-mailul spune exact unde va sta, sub forma „HQ Berlin · Etaj 3 · D-301”, cu un buton Afișează pe hartă. Mai important, conține o invitație de calendar reală, același tip de mesaj ca o invitație la ședință trimisă de un coleg. Outlook, Google Calendar și Apple Calendar o recunosc, iar rezervarea apare în calendarul lui, cu titlul spațiului (de exemplu „Birou D-301”), cu locația și etajul. Este marcată ca acceptată și nu așteaptă niciun răspuns.

O serie săptămânală ajunge ca o singură intrare recurentă în calendar, nu ca un teanc de 24 de intrări separate. Regula este definită în fusul orar al biroului, deci rămâne corectă la trecerea la ora de vară sau de iarnă, iar datele sărite pur și simplu lipsesc din serie.

E-mailurile, inclusiv aceste confirmări, sunt trimise în limba aleasă de fiecare utilizator; Desk & Park are 10 limbi de interfață.

Pasul 3: calendarul spune acum adevărul despre săptămână

Luni seara, team leaderul se uită din nou în calendarul lui Daniel. Lângă ședințele lui există acum intrări pentru biroul de marți și de joi. Oricine îi poate vedea calendarul vede în ce zile este la birou, iar design review-ul se mută pe joi fără niciun mesaj pe chat.

La fel și pentru Daniel. Când își programează dentistul joi dimineață, locul de parcare este chiar acolo, în calendar.

Pasul 4: când planurile se schimbă, calendarul le urmează

Câteva săptămâni mai târziu, vine o joi în care Daniel chiar nu poate veni. Anulează doar acea dată în Desk & Park. E-mailul de anulare acoperă doar acea apariție: o joi dispare din calendar, iar restul seriei rămâne. Dacă renunță vreodată complet la aranjament, anularea întregii serii elimină întreaga intrare recurentă.

Anularea în Desk & Park contează și pentru colegii lui: biroul și locul de parcare se întorc în fondul disponibil pentru acea zi, în loc să rămână goale. Am scris despre costul rezervărilor nefolosite în rezervările fantomă și eliberarea automată.

Preferi un abonament? Folosește fluxul personal

Unii oameni preferă să țină rezervările de birou într-un strat separat al calendarului, pe care îl pot afișa sau ascunde. Pentru ei există un flux de calendar personal în Setări → Sincronizare calendar: un link privat la care te poți abona în Google Calendar, Outlook sau Apple Calendar.

• Este doar pentru citire și acoperă rezervările de acum 7 zile până la 60 de zile înainte.
• Linkul este personal și oricine îl are îți poate vedea rezervările. Dacă ajunge unde nu trebuie, Resetează linkul invalidează vechea adresă peste tot.
• Pentru o singură rezervare există și Adaugă în calendar (.ics), o descărcare punctuală.

Cât de des se actualizează un flux la care te-ai abonat decide aplicația ta de calendar, nu Desk & Park, așa că invitațiile din e-mailuri sunt calea mai rapidă.

Sfaturi practice

• Alege o singură cale pentru fiecare persoană. Invitațiile și fluxul descriu aceleași rezervări. Folosirea ambelor poate afișa fiecare rezervare de două ori, așa că majoritatea oamenilor au nevoie doar de invitații; fluxul se potrivește celor care au dezactivat notificările pe e-mail.
• Anulează în Desk & Park, nu în calendar. Intrarea din calendar este o oglindă a rezervării. Ștergerea ei în Outlook nu eliberează biroul; anularea rezervării elimină intrarea și eliberează spațiul.
• Folosește serii săptămânale pentru zilele fixe de birou. O singură acțiune, un singur e-mail, o singură intrare în calendar, iar excepțiile se tratează dată cu dată.
• Păstrează privat linkul fluxului. Tratează-l ca pe linkul către un document protejat prin parolă: nu-l împărtăși nimănui și resetează-l la orice dubiu.

Ce nu face

Invitațiile de calendar și fluxul personal sunt disponibile în toate planurile, inclusiv în planul gratuit Start; vezi prețurile. Fluxul este unidirecțional: rezervările merg din Desk & Park în calendarul tău, niciodată invers. Nu poți rezerva un birou sau un loc de parcare din Outlook, iar Desk & Park nu îți citește calendarul personal. Invitațiile vin împreună cu e-mailurile de rezervare, așa că o persoană care a dezactivat notificările pe e-mail nu primește niciuna; fluxul acoperă acest caz. Rezervările pentru oaspeți făcute de un asistent pentru vizitatori nu apar niciodată în fluxul sau în invitațiile asistentului. Sălile de ședințe sunt o poveste separată: pentru a menține sincronizate căsuțele poștale ale sălilor din Outlook sau Google, vezi sincronizarea calendarelor sălilor. Fluxul de rezervare propriu-zis este prezentat pe paginile rezervarea birourilor și rezervarea parcării.

Întrebări frecvente