資料驅動的職場：衡量真實的辦公室佔用率

每一季，財務長與職場主管之間都會發生同一場對話的某個版本。財務長桌上有一份待續的租約，心裡有一個數字。職場主管則有一種感覺：星期二擠得水洩不通，星期五空空蕩蕩。兩人都拿不出一個敢在董事會面前捍衛的數字。

辦公空間通常是僅次於薪資的第二大成本，卻也是大多數公司至今仍憑軼事管理的一項。本文要談的是如何取代軼事：「佔用率」究竟是什麼意思、為什麼大多數公司手上的數字是錯的，以及預訂系統內建的報表如何給管理層一個可以據以行動的數字。

三個不一樣的數字

第一個錯誤是把預訂資料當成佔用率資料。有三種截然不同的量測很重要，而它們分歧的方式，恰恰導致錯誤的決策。

預訂是意圖。星期二被預訂的工位，代表某人在預訂當時計畫到場。預訂高估需求的幅度等於爽約率，而在沒有報到機制的辦公室，單日爽約率通常介於 15% 到 30% 之間。

佔用率是實際到場。有人坐著的工位才算被佔用。這是租約決策所依賴的數字，也是在沒有感測器或報到步驟的情況下最難量測的數字。

使用率是佔用相對於容量、跨越時間的比例。星期二 100 張工位中有 70 張完成報到，就是當天 70% 的使用率。以月為單位、按星期幾、按樓層、按團隊平均下來，就是辦公室實際使用方式的輪廓。

把預訂當佔用率來報告的職場團隊，會續簽一份原本可以縮減的租約。只報告月平均使用率而不按星期幾拆分的團隊，則會縮減一間每週有兩天真的坐滿的辦公室。

為什麼您手上已有的資料還不夠

大多數公司已經有某些佔用率訊號。但單獨來看，每一種都會誤導。

門禁刷卡計算的是進入大樓的人數，不是他們坐在哪裡、坐了多久。刷卡進來、開個會就離開的人，和在工位坐了九小時的人算法一樣。多租戶大樓和尾隨進入讓情況更糟。
Wi-Fi 連線計算的是裝置數，手機和筆電會被重複計算，而且對工位一無所知。
人工點算只在點算的那一小時準確，重複執行的成本高昂。
工位感測器準確但昂貴，而且只回答「這裡有沒有人」，卻不知道是誰預訂的、誰沒有出現，或屬於哪個團隊。

搭配報到的預訂處在一個有用的中間地帶：便宜、按工位、按人、按日，並且與意圖連結。報到正是把意圖轉化為到場的關鍵。我們在關於自動釋出的文章中解釋了這套機制；這裡則要看看由此產生的資料能做什麼。

管理層真正想看的報表

Desk & Park 的報表來自大家預訂的同一批物件：地圖上的每張工位、每個停車位和每間會議室都記錄預訂、報到、爽約與釋出。由此，董事會報表就能回答租約談判中會出現的問題，不必匯出任何東西。

尖峰日使用率

不是月平均。決定辦公室規模的問題是「我們最忙的那天有多滿，這種情況多常發生？」每週使用率檢視將每個工作日並排顯示，因此一個平均 45% 但每個星期二和星期三都衝到 85% 的樓層，會以它的真實面貌呈現：每週兩天的瓶頸。

爽約率

從未報到的預訂所佔的比例，按星期幾、樓層和空間類型呈現。這既是資料品質指標（您的預訂資料高估了多少需求），也是行為指標（哪些團隊訂了卻不來）。開啟自動釋出後通常會大幅下降，而報表會顯示這個降幅。

停車場佔用率

與同一天的工位佔用率並列呈現，因為一個在 8:40 就停滿、而樓層只坐了 60% 的停車場，是停車問題而不是空間問題。少了這個數字就去調整辦公室規模，就是公司落得工位變少、大廳爭執依舊的原因。請參閱為什麼停車是更難的問題。

按團隊與部門的使用率

哪些團隊會進辦公室、在哪些日子，以及他們是否聚集。這把模糊的「業務部喜歡星期二」變成鄰里規劃：讓時間重疊的團隊在同一個樓層，讓輪流出現的團隊共用同一批工位。

會議室使用情況

已預訂的會議室與在終端機完成報到的會議室之比，以及平均時段長度。會議室是最常被過度配置的空間類型，也是「訂了卻空著」最容易被每個經過的人看見的空間。

從數字到決策

資料只有在改變決策時才有用。以下是這些報表用來支持的決策。

調整租約規模。 有了三個月按樓層的尖峰日使用率，與財務長的對話就變成算術。如果四個樓層中有兩個在最忙的日子也從未超過 55%，辦公室就能少一個樓層，而不會有任何人在星期二失去工位——前提是工位配比和預訂規則要一併調整。

設定工位配比。 人數對工位的比例是一項政策，應該跟隨量測到的尖峰值，而不是反過來。一家尖峰使用率 70%、配比 1:1 的公司可以改為 1.4:1，把空間還回去；一家尖峰 95%、配比 1.5:1 的公司則需要更多工位，或是分散出席的政策。

選擇要錨定哪些日子。 如果資料顯示兩天超載、三天空蕩，解法可能是出席模式而不是更多空間。按團隊的使用率檢視能顯示哪些團隊可以換一天進辦公室，又不會失去與合作團隊的重疊時間。

決定要建什麼。 更多電話亭還是更多會議室？會議室報表以實際使用量回答，而不是以抱怨的次數。

讓資料值得信賴

報表的品質取決於背後的報到。三項做法讓數字保持誠實：

在物件上報到。 工位和車位上的 QR 碼貼紙，在本人所坐的位置掃描。在家裡沙發上的報到不是到場，允許這樣做的系統是在把意圖量測兩次。
開啟自動釋出。 爽約必須被釋出並記錄為爽約，否則它們會悄悄膨脹預訂數，而如果報表計算的是預訂數，也會膨脹佔用率。
穩定的時間範圍。 每個月都以相同的範圍報告（例如週一到週五、各地點的工作時間），數字才能比較。Desk & Park 套用每個地點的工作日、假日和時區，因此某個辦公室的國定假日不會被讀成出席率崩跌。

開箱即用，而不是來自資料倉儲

許多組織打算「之後再」在 BI 工具裡建儀表板。「之後」很少會來，因為把門禁系統、預訂工具和人資目錄串接起來是沒有人負責的工作。隨預訂系統一起提供、建立在大家預訂的同一批物件上、顯示在管理員已在使用的同一個畫面上的報表，才是每個月真的會有人看的版本。

在 Desk & Park 中，董事會成員和主管有自己的報表檢視，範圍縮限在他們被允許看到的部分：主管看到自己的團隊，董事會成員看到整個組織。高階主管的問題「辦公室到底有多滿」得到的是一個附帶日期範圍與細分的答案，而不是一種感覺。

如果您今天的佔用率數字是預訂數或刷卡數，第一步比一個資料專案小得多：把辦公室放上地圖、開啟報到，讓報表跑一個月。下一季的租約對話將會截然不同。