Datengetriebene Arbeitsplätze: echte Büroauslastung messen

Jedes Quartal findet eine Version desselben Gesprächs zwischen einem CFO und einer Leitung Workplace statt. Der CFO hat eine Mietvertragsverlängerung auf dem Tisch und eine Zahl im Kopf. Die Leitung Workplace hat das Gefühl, dass die Dienstage überfüllt und die Freitage tot sind. Keiner von beiden hat eine Zahl, die er vor dem Vorstand verteidigen würde.

Bürofläche ist in der Regel der zweitgrößte Kostenblock nach den Personalkosten, und sie ist derjenige, den die meisten Unternehmen noch immer nach Anekdoten steuern. In diesem Artikel geht es darum, die Anekdote zu ersetzen: was „Belegung" eigentlich bedeutet, warum die Zahlen, die die meisten Unternehmen haben, falsch sind, und wie fertige Berichte aus einem Buchungssystem der Führung eine Zahl liefern, auf deren Basis sie handeln kann.

Drei Zahlen, die nicht dasselbe sind

Der erste Fehler ist, Buchungsdaten als Belegungsdaten zu behandeln. Drei verschiedene Messgrößen zählen, und sie weichen genau so voneinander ab, dass schlechte Entscheidungen entstehen.

Buchungen sind Absicht. Ein für Dienstag gebuchter Schreibtisch bedeutet, dass jemand zum Buchungszeitpunkt vorhatte, dort zu sein. Buchungen überschätzen die Nachfrage um die No-Show-Quote, die in Büros ohne Check-in an einem gegebenen Tag üblicherweise zwischen 15 % und 30 % liegt.

Belegung ist Anwesenheit. Ein Schreibtisch ist belegt, wenn jemand daran sitzt. Das ist die Zahl, von der die Mietentscheidung abhängt, und sie ist ohne Sensoren oder einen Check-in-Schritt am schwersten zu messen.

Auslastung ist Belegung geteilt durch Kapazität, über die Zeit. Siebzig eingecheckte Schreibtische von hundert am Dienstag sind 70 % Auslastung für diesen Tag. Über einen Monat gemittelt, nach Wochentag, Etage und Team, ergibt sie das Bild davon, wie das Büro tatsächlich genutzt wird.

Ein Workplace-Team, das Buchungen als Belegung berichtet, verlängert einen Mietvertrag, den es hätte verkleinern können. Ein Team, das die monatliche Durchschnittsauslastung ohne Aufschlüsselung nach Wochentag berichtet, verkleinert ein Büro, das an zwei Tagen pro Woche wirklich voll ist.

Warum die Daten, die Sie bereits haben, nicht ausreichen

Die meisten Unternehmen haben bereits irgendein Belegungssignal. Jedes davon ist für sich genommen irreführend.

• Ausweisbuchungen zählen Personen, die das Gebäude betreten, nicht, wo sie sitzen oder wie lange. Wer sich anmeldet, ein Meeting besucht und wieder geht, zählt genauso wie jemand, der neun Stunden am Schreibtisch sitzt. Gebäude mit mehreren Mietern und das Durchschlüpfen hinter Kollegen machen es schlimmer.
• WLAN-Verbindungen zählen Geräte, zählen Smartphones und Laptops doppelt und wissen nichts über Schreibtische.
• Manuelle Zählungen sind für die Stunde, in der sie gemacht wurden, genau und teuer zu wiederholen.
• Schreibtischsensoren sind genau und teuer, und sie beantworten „Sitzt hier jemand", ohne zu wissen, wer gebucht hat, wer nicht erschienen ist oder welches Team.

Buchungen mit Check-in liegen in einer nützlichen Mitte: günstig, pro Schreibtisch, pro Person, pro Tag und an eine Absicht gebunden. Der Check-in ist es, der Absicht in Anwesenheit verwandelt. Den Mechanismus haben wir im Artikel über Auto-Release erklärt; hier betrachten wir, was die daraus entstehenden Daten leisten können.

Die Berichte, nach denen die Führung tatsächlich fragt

Desk & Park erzeugt seine Berichte aus denselben Objekten, die die Leute buchen: Jeder Schreibtisch, jeder Parkplatz und jeder Besprechungsraum auf der Karte erfasst Buchungen, Check-ins, No-Shows und Freigaben. Daraus beantwortet der Vorstandsbericht die Fragen, die im Mietgespräch aufkommen, ohne irgendetwas zu exportieren.

Auslastung am Spitzentag

Nicht der Monatsdurchschnitt. Die Frage, die ein Büro dimensioniert, lautet: „Wie voll sind wir an unserem vollsten Tag, und wie oft kommt das vor?" Die wöchentliche Auslastungsansicht zeigt jeden Wochentag nebeneinander, sodass eine Etage, die im Schnitt bei 45 % liegt, aber jeden Dienstag und Mittwoch 85 % erreicht, als das sichtbar wird, was sie ist: ein Engpass an zwei Tagen pro Woche.

No-Show-Quote

Der Anteil der Buchungen, die nie eingecheckt wurden, nach Wochentag, Etage und Raumtyp. Das ist sowohl eine Datenqualitätskennzahl (um wie viel Ihre Buchungsdaten die Nachfrage überschätzen) als auch eine Verhaltenskennzahl (welche Teams buchen und nicht kommen). Sie sinkt in der Regel deutlich, sobald Auto-Release aktiv ist, und der Bericht zeigt den Rückgang.

Parkplatzbelegung

Neben der Schreibtischbelegung für denselben Tag ausgewiesen, denn ein Parkplatz, der um 8:40 Uhr voll ist, während die Etage bei 60 % liegt, ist ein Parkplatzproblem, kein Flächenproblem. Ein Büro ohne diese Zahl zu verkleinern ist der Weg, auf dem Unternehmen bei weniger Schreibtischen und denselben Streitereien in der Lobby landen. Siehe warum Parken das schwierigere Problem ist.

Auslastung nach Team und Abteilung

Welche Teams kommen, an welchen Tagen, und ob sie sich ballen. Das verwandelt ein vages „Der Vertrieb mag Dienstage" in einen Nachbarschaftsplan: Teams, die sich überschneiden, auf dieselbe Etage, Teams, die sich abwechseln, an dieselben Schreibtische.

Nutzung der Besprechungsräume

Gebuchte Räume gegenüber am Kiosk eingecheckten Räumen und die durchschnittliche Länge der Zeitfenster. Besprechungsräume sind der Raumtyp, der am häufigsten überdimensioniert ist, und derjenige, bei dem ein gebuchter, aber leerer Raum für alle, die vorbeigehen, am sichtbarsten ist.

Von Zahlen zu Entscheidungen

Daten sind nur nützlich, wenn sie eine Entscheidung verändern. Das sind die Entscheidungen, für die die Berichte gebaut sind.

Den Mietvertrag richtig dimensionieren. Mit der Auslastung am Spitzentag pro Etage über drei Monate wird das Gespräch mit dem CFO zur Rechenaufgabe. Wenn zwei von vier Etagen an ihrem vollsten Tag nie über 55 % kommen, kann das Büro eine Etage abgeben, ohne dass jemand am Dienstag seinen Schreibtisch verliert, vorausgesetzt, die Schreibtischquote und die Buchungsregeln werden gemeinsam angepasst.

Die Schreibtischquote festlegen. Das Verhältnis von Personen zu Schreibtischen ist eine Richtlinie, die dem gemessenen Spitzenwert folgen sollte, nicht umgekehrt. Ein Unternehmen mit 70 % Spitzenauslastung bei einer Quote von 1:1 kann auf 1,4:1 gehen und die Fläche zurückgeben; ein Unternehmen mit 95 % bei 1,5:1 braucht mehr Schreibtische oder eine gleichmäßiger verteilte Anwesenheitsregelung.

Ankertage wählen. Wenn die Daten zwei überlastete und drei leere Tage zeigen, liegt die Lösung vielleicht in einem Anwesenheitsmuster, nicht in mehr Fläche. Die Ansicht der Auslastung nach Team zeigt, welche Teams einen Tag verschieben könnten, ohne die Überschneidung mit den Teams zu verlieren, mit denen sie zusammenarbeiten.

Entscheiden, was gebaut wird. Mehr Telefonkabinen oder mehr Besprechungsräume? Der Raumbericht antwortet mit der tatsächlichen Nutzung, nicht mit der Zahl der Beschwerden.

Die Daten vertrauenswürdig machen

Berichte sind nur so gut wie der Check-in dahinter. Drei Praktiken halten die Zahlen ehrlich:

1. Check-in am Objekt. QR-Aufkleber auf Schreibtischen und Parkplätzen, gescannt dort, wo die Person sitzt. Ein Check-in vom Sofa zu Hause ist keine Anwesenheit, und ein System, das ihn zulässt, misst Absicht zweimal.
2. Auto-Release an. No-Shows müssen freigegeben und als No-Shows erfasst werden, sonst blähen sie still sowohl die Buchungen als auch, wenn der Bericht Buchungen zählt, die Belegung auf.
3. Ein stabiles Zeitfenster. Berichten Sie jeden Monat über dasselbe Fenster (zum Beispiel Montag bis Freitag, Arbeitszeiten pro Standort), damit die Zahlen vergleichbar sind. Desk & Park wendet die Arbeitstage, Feiertage und Zeitzone jedes Standorts an, sodass ein Feiertag in einem Büro nicht wie ein Einbruch der Anwesenheit aussieht.

Sofort verfügbar, nicht aus einem Data Warehouse

Viele Organisationen planen, „das Dashboard später" in einem BI-Tool zu bauen. Später kommt selten, weil die Verknüpfung von Ausweissystem, Buchungstool und HR-Verzeichnis niemandes Aufgabe ist. Berichte, die mit dem Buchungssystem kommen, über dieselben Objekte, die die Leute buchen, auf demselben Bildschirm, den die Admins ohnehin nutzen, sind die Version, die jeden Monat angesehen wird.

Vorstandsmitglieder und Führungskräfte haben in Desk & Park ihre eigene Berichtsansicht, eingegrenzt auf das, was sie sehen dürfen: Eine Führungskraft bekommt ihre Teams, ein Vorstandsmitglied die Organisation. Die Frage der Geschäftsleitung, „Wie voll ist das Büro wirklich", bekommt eine Antwort mit Zeitraum und Aufschlüsselung statt eines Gefühls.

Wenn Ihre Belegungszahl heute eine Buchungs- oder Ausweiszählung ist, ist der erste Schritt kleiner als ein Datenprojekt: Bringen Sie das Büro auf eine Karte, schalten Sie den Check-in ein und lassen Sie die Berichte einen Monat laufen. Das Mietgespräch wird im nächsten Quartal anders verlaufen.