Richten Sie Ihr Büro selbst ein — in etwa einer Stunde
Sechs Schritte vom Firmenkonto bis zum ersten Schreibtisch, den Ihr Team bucht. Kein IT-Projekt, keine Installation, kein Onboarding-Termin nötig — jeder Screenshot unten zeigt das echte Produkt.
- Zeitaufwand
- 60–90 Minuten für ein Büro
- Wer macht das
- Eine Administratorin — ohne technische Vorkenntnisse
- Was Sie brauchen
- Geschäftliche E-Mail, Rechnungsdaten, eine Grundrissdatei, Ihre Mitarbeiterliste
Das bauen Sie auf
Die Reihenfolge ist kein Zufall: Jeder Schritt schaltet den nächsten frei, und die App erinnert Sie selbst daran, was noch fehlt.
Firmenkonto anlegen
Die Organisationskennung, die Sie hier wählen, tippt jede Mitarbeiterin bei jeder Anmeldung, und die E-Mail-Adresse wird zum ersten Admin-Konto und zur Rechnungsadresse. Zwei Minuten Aufmerksamkeit jetzt ersparen später eine Migration.
- Ein Assistent in drei Schritten: Konto → Rechnung → Verifizierung, mit einer Fortschrittsleiste, in der Sie zurückgehen können.
- Die Kennung wird während der Eingabe geprüft: 3–63 Zeichen, a–z, Ziffern und Bindestriche; vergebene und reservierte Namen werden sofort abgelehnt.
- Statt eines Captchas bestätigen wir das Postfach mit einem 6-stelligen Code — 10 Minuten gültig, fünf Versuche, erneuter Versand möglich.
- Unternehmen aus der EU geben eine USt-IdNr. an; die eingetippte Adresse steht später auf der Rechnung.
Tarif wählen und bezahlen
Ein Tarif setzt zwei harte Grenzen: wie viele Personen und wie viele Plätze. Sie werden tatsächlich durchgesetzt — ein Massenimport, der die Nutzergrenze überschreiten würde, wird komplett abgelehnt — deshalb entscheidet die richtige Größe darüber, ob die Einführung mitten in der Mitarbeiterliste stehen bleibt.
- Zählen Sie Plätze, nicht Personen: Schreibtische plus Parkplätze plus Besprechungsräume ist die Zahl, an der ein Tarif gemessen wird.
- Die Zahlung läuft über ein gehostetes Stripe-Checkout — wir sehen Ihre Karte nie. Der kostenlose Tarif Start fragt gar nicht erst danach.
- Preise sind netto; die Steuer wird automatisch aus Land und Steuernummer berechnet. Jährliche Abrechnung kostet zehn Monate.
- Danach liegt alles unter Organisation → Abonnement: Tarif und Grenzen, das Abrechnungsportal und jede Rechnung als PDF.
Eine offene Rechnung sperrt Sie nie aus der Abrechnung aus
Scheitert eine Zahlung, behalten Admins einen reinen Abrechnungsbildschirm mit derselben Schaltfläche „Abonnement verwalten“ — Sie lösen das selbst, ohne uns zu kontaktieren.
Büro- und Parkplatzpläne hochladen
Die Karte ist das Herz des Produkts. Niemand sucht sich „Schreibtisch 47“ aus einer Liste — die Leute schauen auf den Plan und nehmen den am Fenster, neben ihrem Team. Ohne Plan funktioniert das System zwar, sieht aber aus wie eine Tabelle.
- Zuerst ein Standort (ein Gebäude), dann Etagen darin. Die Zeitzone gehört zum Büro, damit eine remote arbeitende Kollegin denselben Raumplan sieht wie alle vor Ort.
- Unterstützte Formate: SVG (am besten), PNG und JPEG sowie CAD-Dateien direkt vom Architekten — DXF und DWG. Bis zu 50 MB.
- Der Plan muss nicht perfekt sein — ein Scan oder ein lesbares Foto des Fluchtwegplans reicht für den Anfang.
- Parkflächen hängen am Standort, nicht an einer Etage: Sie legen Parkbereiche an („Tiefgarage“) und laden deren Grundrisse separat hoch.
Schreibtische, Räume und Parkplätze setzen — und QR-Codes drucken
Hier beginnt das System wirklich zu arbeiten. Jedes Objekt, das Sie auf den Plan stempeln, wird zu einem buchbaren Platz und erhält einen eigenen QR-Code, sodass sich Mitarbeitende vor Ort mit einem einzigen Scan einchecken.
- Wählen Sie Schreibtisch, Besprechungsraum oder Parkplatz und klicken Sie auf den Plan. Bezeichnungen (D-1, M-1, P-1) werden automatisch vergeben, das Raster hält die Pins in geraden Reihen.
- Speichern Sie die Zeichenfläche — in diesem Moment vergibt der Server die QR-Tokens für die neuen Plätze.
- Drucken Sie einen Bogen für den gesamten Standort: alle Schreibtische, Räume und Stellplätze über alle Etagen und Parkkarten hinweg, jeder Aufkleber mit seinem Platzcode beschriftet.
- Ein Scan tut das Naheliegende: Ein freier Schreibtisch wird gebucht und gleich eingecheckt, ein freier Raum bekommt den nächsten Halbstundenslot, ein belegter Raum zeigt, ab wann er frei ist.
Neue QR-Codes machen die Aufkleber an der Wand sofort ungültig
Die Codes eines Standorts zu erneuern ist richtig, wenn Aufkleber nach außen gelangt sind — aber ab dieser Sekunde ist jeder Aufkleber tot, bis der neue Satz hängt. Planen Sie den Austausch zusammen mit dem Nachdruck, nie davor.
Holen Sie Ihre Leute dazu
Bisher haben Sie das System für sich gebaut; dieser Schritt übergibt es allen anderen. Abteilung und Team zahlen sich später aus — sie färben die Bürokarte und gruppieren die Tagesliste.
- Fügen Sie Personen einzeln hinzu, mit Rolle (Mitarbeitende, Vorstand, Admin) sowie optional Abteilung und Team.
- Oder importieren Sie das ganze Team aus einer CSV: bis zu 500 Zeilen, Semikolon oder Komma, deutsche und englische Spaltennamen und Rollenbezeichnungen werden erkannt.
- Die Vorschau zeigt, was angelegt wird; das Ergebnis meldet erstellte, übersprungene und fehlerhafte Zeilen mit jeweiligem Grund.
- Importierte Konten sind sofort aktiv und erhalten keine Einladungsmail — Sie sagen dem Team, dass es losgeht.
Erste Anmeldung: ein Code, danach ein eigenes Passwort
Desk & Park ist bewusst passwortlos — es gibt kein Startpasswort, das im Chat herumgereicht wird. Geben Sie Ihrem Team diese fünf Zeilen:
- 1Portal öffnen und im Anmeldebildschirm den Reiter „E-Mail-Code“ wählen.
- 2Organisationskennung und geschäftliche E-Mail-Adresse eingeben, dann den Code anfordern.
- 3Den 6-stelligen Code aus dem Postfach übernehmen — 10 Minuten gültig — und anmelden.
- 4Unter Einstellungen → Sicherheit ein Passwort setzen: mindestens 12 Zeichen mit Groß-, Kleinbuchstabe und Ziffer.
- 5Optional einen Passkey hinzufügen und sich künftig mit Face ID, Fingerabdruck oder Windows Hello anmelden.
Niemand bleibt ohne Postfach stecken
Eine Administratorin kann einer Person direkt ein Passwort setzen oder ihr einen Reset-Link schicken — beides aus der Zeile dieser Person in der Benutzerverwaltung.
Mit eigenen Augen prüfen und starten
Die Konfiguration steht, aber eine Einführung endet erst, wenn die Leute sie nutzen. Fünf Minuten Prüfung jetzt entscheiden, ob Schreibtische in der App oder im Gruppenchat gebucht werden.
- Öffnen Sie eine neue Buchung und schalten Sie die Platzauswahl von Liste auf Karte um — genau das sieht ein Mitarbeiter.
- Das Dashboard beantwortet die Frage, die wirklich gestellt wird: Wer ist heute im Büro und wo sitzt er?
- Ergänzen Sie Feiertage, weitere Etagen und Parkbereiche, Tablets an den Räumen, später Kalender, SSO und SCIM.
- Schicken Sie Ihr Team in die eingebaute Anleitung „So funktioniert’s“, statt eine eigene zu schreiben.
Checkliste für die Einführung
- Firmenkonto angelegt, E-Mail bestätigt
- Tarif gewählt, Zahlungsmittel hinterlegt, Rechnung heruntergeladen
- Standort mit richtiger Zeitzone, Arbeitstagen und Feiertagen
- Etagen und Parkbereiche angelegt, Pläne hochgeladen
- Schreibtische, Räume und Stellplätze gesetzt — und die Zeichenfläche gespeichert
- QR-Aufkleber gedruckt, angebracht und der Druck bestätigt
- Personen eingeladen oder importiert, zweite Administratorin bestimmt
- Eine Testbuchung über die Karte durchgeführt
- Dem Team erklärt, wie man sich anmeldet
Irgendwo hängen geblieben?
Die Anleitung in der App beschreibt jeden Bildschirm, und der Support antwortet Administratoren direkt — die meisten Fragen der Mitarbeitenden lösen Sie ohnehin selbst: Passwort zurücksetzen, Einladung erneut senden, Buchung stornieren, Aufkleber nachdrucken.
Anleitung in der App öffnen →Bereit? Der erste Schritt dauert zwei Minuten
Legen Sie die Organisation an und gehen Sie diese Seite Bildschirm für Bildschirm durch.
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