So funktioniert Desk & Park

Was ist Desk & Park

Desk & Park ist eine Plattform zum Buchen von Arbeitsplätzen und Parkplätzen in einem hybriden Büro. Alles geschieht auf einer interaktiven Karte — Sie wählen einen freien Platz, buchen ihn für einen gewählten Tag und checken vor Ort per QR-Code ein. Die App läuft im Browser und auf Ihrem Telefon, ohne Installation. Was Sie sehen, hängt von Ihrer Rolle ab.

Rollen und Berechtigungen

Anmelden

1. 1

   Öffnen Sie die Adresse Ihres Unternehmens

   Geben Sie die App-Adresse in einem Browser auf Ihrem Computer oder Telefon ein.

2. 2

   Geben Sie E-Mail und Passwort ein

   Verwenden Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse. Das Passwort legen Sie über den Link in der Willkommens-E-Mail fest.

3. 3

   Bestätigen Sie den 2FA-Code

   Wenn Ihr Unternehmen eine Zwei-Faktor-Anmeldung verlangt, übernehmen Sie den Code aus Ihrer Authenticator-App.

Alltägliche Nutzung

Die drei häufigsten Aufgaben: einen Arbeitsplatz buchen, einen Parkplatz buchen und vor Ort einchecken.

Arbeitsplatz buchen

1. 1

   Zu den Buchungen gehen

   Wählen Sie im linken Menü Buchungen / die Bürokarte.

2. 2

   Tag wählen

   Legen Sie das Datum fest, für das Sie einen Platz möchten. Standard ist heute.

3. 3

   Freien Arbeitsplatz anklicken

   Auf der Karte sind grüne Punkte frei, rote belegt.

4. 4

   Buchung bestätigen

   Prüfen Sie den Platzcode (z. B. D-12) und die Uhrzeiten und bestätigen Sie dann.

Grundriss

Parkplatz buchen

Funktioniert genauso wie ein Arbeitsplatz, nur auf der Parkplatzkarte. Plätze haben Codes P-1, P-2… und Stellplätze mit einer EV-Ladestation sind zusätzlich markiert.

Wer ist im Büro

Auf dem Dashboard, direkt unter Quick Book, beantwortet ein Panel die Frage „wer kommt an dem Tag — und wohin?“. Wählen Sie Tag und Etage: jeder gebuchte Arbeitsplatz zeigt seine Person — Foto oder Initialen mit Ring in der Teamfarbe, mit grünem Punkt nach dem Check-in — und die Liste neben der Karte gruppiert dieselben Personen nach Team. Der Umschalter Schreibtische | Parkplätze tauscht den Grundriss gegen die Parkkarte — „wer parkt heute“ bekommt dieselbe Antwort, samt EV-Ladern und Vorstandsplätzen. Der Umschalter erscheint, wenn Ihre Organisation beide Kartenarten hat; ein reines Parking-Setup öffnet direkt die Parkansicht. Ein Klick auf eine Person hebt ihren Platz auf der Karte hervor, ein Klick auf einen Pin die Person in der Liste.

Wer ist im Büro

Wer ist im Büro

Besprechungsraum buchen

Wenn Ihr Büro über Besprechungsräume verfügt, erscheinen sie ebenfalls auf der Karte. Wählen Sie einen aus und buchen Sie ihn für ein gewähltes Zeitfenster — derselbe Klick-zum-Buchen-Ablauf wie bei einem Arbeitsplatz, und der Raum erscheint in Ihren Buchungen.

Sie können einen Raum auch buchen, ohne vorher die App zu öffnen — scannen Sie den QR-Aufkleber an der Tür.

1. 1

   Aufkleber scannen

   Richten Sie die Kamera auf den QR-Code an der Tür. Sie müssen sich auf keinem bestimmten Bildschirm befinden.

2. 2

   Raum frei — Sie sind drin

   Der Raum wird für den nächsten Halbstunden-Slot gebucht und Sie sind sofort eingecheckt. Ein Handgriff, keine zusätzliche Bestätigung.

3. 3

   Raum belegt — Sie bekommen den nächsten Slot

   Der Bildschirm zeigt, bis wann er belegt ist, und bietet den ersten freien Slot an, zum Beispiel „12:00–12:30 buchen“. Nichts wird gebucht, bis Sie darauf tippen.

Check-in — Ankunft bestätigen

Eine Buchung ist nur die halbe Miete. Um den Platz zu belegen, müssen Sie einchecken — und zwar innerhalb eines Zeitfensters. So gelangen ungenutzte Plätze zurück in den Pool und niemand „blockiert“ einen Arbeitsplatz auf Vorrat.

1. 1

   „Check-in“ öffnen

   Öffnen Sie im linken Menü Check-in — Sie sehen Ihre heutigen Buchungen.

2. 2

   Einchecken

   Klicken Sie auf Einchecken neben der Buchung oder scannen Sie den QR-Code am Arbeitsplatz / Platz.

3. 3

   Fertig

   Der Status ändert sich zu Eingecheckt. Der Platz gehört Ihnen.

Ihre Buchungen

Alle Ihre Buchungen finden Sie in der Buchungsübersicht. Sie können die Details (Platz, Etage, Uhrzeiten) einsehen und Buchungen, die Sie nicht nutzen, stornieren — ein stornierter Platz kehrt sofort in den Pool zurück.

E-Mails und Benachrichtigungen, die Sie erhalten

Eine Buchungsbestätigung sagt Ihnen nicht nur, was Sie gebucht haben, sondern auch, wo es sich befindet — zum Beispiel „HQ Berlin · Etage 3 · D-301“ — mit einer Schaltfläche „Auf der Karte zeigen“, die den Plan mit Ihrem hervorgehobenen Platz öffnet. Eine Kalendereinladung ist angehängt, sodass die Buchung mit einem Klick in Outlook oder Google Kalender landet.

Wenn Sie die mobile App nutzen, können dieselben Nachrichten Sie auch als Push-Benachrichtigungen auf dem Telefon erreichen — auch bei geschlossener App. Erlauben Sie Benachrichtigungen, wenn die App nach der ersten Anmeldung fragt; einzelne Kategorien schalten Sie jederzeit unter Einstellungen → Benachrichtigungen ein und aus, wo Sie auch die Liste Ihrer registrierten Geräte sehen. Das Abmelden stoppt Push auf diesem Gerät.

Feste Plätze und Berichte

Als Vorstandsmitglied haben Sie einen zugewiesenen festen Platz — einen Arbeitsplatz, einen Parkplatz oder beides. Manche Besprechungsräume sind eventuell nur dem Vorstand vorbehalten. Zusätzlich zu den alltäglichen Mitarbeiterfunktionen können Sie Ihren Platz für einen Tag freigeben und Vorstandsberichte einsehen.

Sie melden sich nie an

Ein fester Platz wird nicht gebucht und kann nicht durch eine fehlende Anmeldung verloren gehen — er gehört Ihnen, ob Sie kommen oder nicht. Deshalb zeigt Ihnen Mein Tag etwas anderes: Ihre Plätze mit dem heutigen Stand und eine Schaltfläche für den Tag, an dem Sie nicht da sind. Buchungen, die eine Anmeldung tatsächlich schützt — ein flexibler Platz, den Sie nach der Freigabe Ihres eigenen genommen haben — stehen dort weiterhin, samt Schaltfläche.

Platz für einen bestimmten Tag freigeben

Wenn Sie heute nicht kommen, öffnen Sie Mein Tag und drücken Sie „Ich bin heute nicht da". Haben Sie sowohl einen Arbeitsplatz als auch einen Parkplatz, wählen Sie aus, welche Sie abgeben, und bestätigen Sie. Kolleginnen und Kollegen können sie nur heute nutzen — Ihre feste Zuweisung ändert sich nicht.

1. 1

   „Meine Freigaben“ öffnen

   Im Vorstandsbereich finden Sie Ihren festen Platz (Meine Freigaben).

2. 2

   Tag wählen und freigeben

   Wählen Sie ein Datum und bestätigen Sie die Freigabe. Der Platz wird für andere verfügbar.

3. 3

   Kommen Sie zurück, wann immer Sie möchten

   Sie können die Freigabe rückgängig machen, solange niemand den Platz für diesen Tag übernommen hat.

Den eigenen Platz scannen

Wenn Sie den QR-Aufkleber an Ihrem eigenen Arbeitsplatz oder Parkplatz scannen, erkennt die App, dass der Platz Ihnen gehört, und sagt genau das: er gehört Ihnen den ganzen Tag, es gibt nichts anzumelden. Haben Sie ihn für heute freigegeben und niemand hat ihn genommen, bietet derselbe Scan „Zurückholen" an — ein Tippen und der Tag gehört wieder Ihnen. Hat eine Kollegin oder ein Kollege ihn bereits belegt, sehen Sie das, zusammen mit den nächstgelegenen freien Plätzen.

Vorstandsberichte

Unter Vorstandsberichte sehen Sie eine Management-Zusammenfassung: Büro- und Parkplatzauslastung, die Anzahl aktiver Vorstandsmitglieder, das ghost bookings-Verhältnis sowie den zeitlichen Trend und die Auswirkung von Platzfreigaben.

Bürokonfiguration

Der Administrator richtet das Büro ein: fügt Standorte und Etagen hinzu, lädt Karten hoch, platziert Plätze und kümmert sich um die Einstellungen.

Karten und Platzieren von Plätzen

1. 1

   Standort und Etagen hinzufügen

   Erstellen Sie in den Einstellungen einen Standort und darin Etagen oder Parkzonen.

2. 2

   Plan hochladen

   Laden Sie einen Etagen- oder Parkplatzplan hoch — wir unterstützen PNG, JPG, SVG und CAD (DXF/DWG).

3. 3

   Hinzufügen-Modus aktivieren

   Klicken Sie im Karteneditor auf Arbeitsplatz hinzufügen oder Parkplatz hinzufügen.

4. 4

   Auf die Karte klicken

   Jeder Klick erstellt einen neuen Platz (Auto-Code D-N / P-N) und setzt einen Pin.

QR-Aufkleber

Jeder Pin auf einer Karte hat seinen eigenen QR-Code. Mitarbeitende scannen ihn, um einzuchecken, einen freien Arbeitsplatz zu übernehmen oder einen Raum direkt an der Tür zu buchen.

1. 1

   Den kompletten Satz für einen Standort drucken

   Ein Dokument mit Aufklebern für jeden Arbeitsplatz, Raum und Parkplatz des Standorts — über alle Etagen und Parkplatzkarten hinweg, nicht Etage für Etage.

2. 2

   Aufkleben

   Der Code auf dem Aufkleber entspricht dem Platzcode auf der Karte, sodass Sie die Platzierung prüfen können, ohne etwas zu scannen.

3. 3

   Druck bestätigen

   Das Markieren des Standorts als gedruckt entfernt die Markierung „Neudruck erforderlich“.

Plätze verwalten

In der Platzliste können Sie Code, Name und Buchungsrichtlinie ändern und nicht benötigte Plätze deaktivieren. Drei Richtlinien: HOT (jeder kann buchen), PERMANENT (fester Platz), BLOCKED (von Buchung ausgeschlossen).

Systemkonfiguration

Unter Systemkonfiguration legen Sie Betriebsparameter fest, u. a. das Check-in-Fenster (standardmäßig 60 Min. vor und 60 Min. nach dem Start) sowie den maximalen Buchungshorizont im Voraus.

Analysen

Unter Analysen sehen Sie die reale Büroauslastung: durchschnittliche Auslastung von Arbeitsplätzen und Parkplätzen, Spitzentage, das ghost bookings-Verhältnis, die Nachfrage nach Ladestationen und KI-Empfehlungen — mit Aufschlüsselung nach Abteilung und Team. Die Daten wachsen mit der Nutzung der App.

Benutzer und Rollen

Unter Benutzerverwaltung fügen Sie Personen hinzu, legen deren Rolle fest (Mitarbeiter, Vorstandsmitglied, Administrator) und weisen Abteilung und Team zu — dieselbe Gruppierung, nach der Analysen und Vorstandsberichte aufschlüsseln können. Neue Benutzer erhalten eine E-Mail-Einladung und aktivieren das Konto selbst.

Tarife und Limits

Unter Organisation → die Karte Tarifnutzung zeigt aktuelle Zahlen gegenüber den Obergrenzen Ihres Tarifs: Objekte (Arbeitsplätze, Parkplätze und Räume), Benutzer und Standorte. Die Balken werden nahe am Limit bernsteinfarben und rot, sobald es erreicht ist.

Vier Tarife wachsen mit Ihrem Team — Start, Standard, Pro und Enterprise. Sie können sie auf der Preisseite vergleichen.

Backups (Enterprise Admin)

Enterprise Admins erhalten nächtliche verschlüsselte Backups jeder Organisation, des Registers und hochgeladener Karten. Unter Organisation können Sie außerdem mit „Jetzt sichern“ eine Sicherung bei Bedarf ausführen, eine verschlüsselte Kopie herunterladen oder einen früheren Stand wiederherstellen. Kopien folgen einem Zeitplan: täglich → wöchentlich → monatlich → vierteljährlich → jährlich, und gelöschte bleiben für eine Karenzzeit im Papierkorb wiederherstellbar.

Abonnement und Zahlungen

Das Abonnement verwalten Sie unter Organisation — dort wechseln Sie den Tarif und öffnen das sichere Stripe-Zahlungsportal, um die Karte zu aktualisieren oder Rechnungen herunterzuladen. Schlägt eine Zahlung fehl, hört nichts sofort auf zu funktionieren: Die Organisation behält 30 Tage vollen Zugriff, um die Zahlung zu begleichen. Sobald sie durchgeht, läuft einfach alles weiter.

Kioske an Besprechungsräumen

Ein Tablet neben dem Besprechungsraum, das dessen Tag anzeigt und Check-ins entgegennimmt. Niemand meldet sich daran an: Das Gerät wird einmalig mit einem Raum gekoppelt und authentifiziert sich danach selbst.

1. 1

   Kioskliste öffnen

   Verwaltung → Kiosks zeigt jeden Besprechungsraum und den Zustand seines Tablets. Ein Raum ohne Gerät ist die Zeile, die Aufmerksamkeit verdient. Dieselbe Aktion gibt es in der Platzliste einer Etage.

2. 2

   Kopplungscode erzeugen

   Klicke auf Kopplungscode erzeugen in der Zeile des Raums. Sechs Ziffern erscheinen — lass den Bildschirm offen, ein zweites Mal sind sie nicht lesbar.

3. 3

   Auf dem Tablet eingeben

   Öffnen Sie im Browser des Tablets www.deskandpark.com/kiosk — dieselbe Adresse wie das Portal, mit /kiosk am Ende — und geben Sie den Code auf dem Ziffernfeld ein.

4. 4

   Das war es

   Das Tablet zeigt nun den Tag des Raums und aktualisiert sich selbst. Zum Ausmustern eines Geräts „Tablet entkoppeln" in seiner Zeile verwenden — es hört bei der nächsten Anfrage auf zu funktionieren, und die Aktion landet im Audit-Log.

Kernbegriffe

Hot Desk

Ein Platz, den jeder buchen kann — bei Bedarf für einen gewählten Tag verfügbar.

Fester Platz

Einer bestimmten Person zugewiesen (einem Vorstandsmitglied). Erst nach der Freigabe für andere frei.

Check-in-Fenster

Der Zeitraum, in dem Sie einchecken können: von einer Stunde vor bis einer Stunde nach dem Buchungsstart.

No-Show / automatische Freigabe

Kein Check-in innerhalb des Fensters → die Buchung wird automatisch freigegeben und der Platz kehrt in den Pool zurück.

Geisterbuchung

Eine Buchung, die nie genutzt wurde (kein Check-in). Die Analysen zählen diese.

Isolierung pro Mandant

Die Daten jedes Unternehmens liegen in einer eigenen Datenbank — sie vermischen sich nie mit den Daten anderer Kunden.

Besprechungsraum

Ein buchbarer Raum auf der Karte. Für ein Zeitfenster gebucht und zählt wie ein Schreibtisch oder ein Parkplatz zum Objektlimit Ihres Tarifs.

Tarif & Limits

Ihre Abostufe (Start, Standard, Pro, Enterprise) legt fest, wie viele Plätze, Benutzer und Standorte die Organisation haben kann.

Abteilung / Team

Optionale Gruppierung für Benutzer. Analysen und Vorstandsberichte lassen sich nach Abteilung und Team aufschlüsseln.

Backup

Eine nächtliche verschlüsselte Kopie der Daten. Enterprise Admins können sie herunterladen oder wiederherstellen; Wiederherstellungen sind umkehrbar.

Häufig gestellte Fragen