Oficinas basadas en datos: cómo medir la ocupación real

Cada trimestre se repite una versión de la misma conversación entre un director financiero y un responsable de workplace. El director financiero tiene una renovación de alquiler sobre la mesa y una cifra en mente. El responsable de workplace tiene la sensación de que los martes están a reventar y los viernes vacíos. Ninguno de los dos tiene una cifra que defendería ante el consejo.

El espacio de oficina suele ser el segundo mayor coste después de las nóminas, y es el que la mayoría de las empresas sigue gestionando a base de anécdotas. Este artículo trata de sustituir la anécdota: qué significa realmente "ocupación", por qué las cifras que tienen la mayoría de las empresas son erróneas y cómo los informes listos para usar de un sistema de reservas dan a la dirección una cifra sobre la que actuar.

Tres cifras que no son lo mismo

El primer error es tratar los datos de reservas como datos de ocupación. Importan tres mediciones distintas, y divergen exactamente de las formas que llevan a malas decisiones.

Las reservas son intención. Un escritorio reservado para el martes significa que alguien pensaba estar allí cuando hizo la reserva. Las reservas sobreestiman la demanda en la tasa de ausencias, que en oficinas sin check-in suele situarse entre el 15 % y el 30 % en un día cualquiera.

La ocupación es presencia. Un escritorio está ocupado cuando hay alguien en él. Esta es la cifra de la que depende la decisión sobre el alquiler, y la más difícil de medir sin sensores o sin un paso de check-in.

La utilización es la ocupación sobre la capacidad, a lo largo del tiempo. Setenta escritorios con check-in de cien el martes es un 70 % de utilización ese día. Promediada en un mes, por día de la semana, por planta y por equipo, es la forma en que realmente se usa la oficina.

Un equipo de workplace que reporte reservas como ocupación renovará un alquiler que podría haber reducido. Un equipo que reporte la utilización media mensual sin el desglose por día de la semana reducirá una oficina que está realmente llena dos días a la semana.

Por qué los datos que ya tiene no bastan

La mayoría de las empresas ya tiene alguna señal de ocupación. Cada una, por sí sola, induce a error.

• Los tornos de acceso cuentan personas que entran en el edificio, no dónde se sientan ni durante cuánto tiempo. Quien ficha, asiste a una reunión y se va cuenta igual que quien pasa nueve horas en un escritorio. Los edificios multiinquilino y el "colarse detrás" lo empeoran.
• La conexión al Wi-Fi cuenta dispositivos, cuenta dos veces móviles y portátiles y no sabe nada de escritorios.
• Los recuentos manuales son exactos para la hora en que se hicieron y caros de repetir.
• Los sensores de escritorio son exactos y caros, y responden a "hay alguien aquí" sin saber quién reservó, quién no se presentó ni de qué equipo es.

Las reservas con check-in ocupan un punto intermedio útil: baratas, por escritorio, por persona, por día y ligadas a la intención. El check-in es lo que convierte la intención en presencia. Explicamos el mecanismo en el artículo sobre la liberación automática; aquí vemos qué permiten los datos resultantes.

Los informes que la dirección pide de verdad

Desk & Park genera sus informes a partir de los mismos objetos que la gente reserva: cada escritorio, plaza de parking y sala de reuniones del mapa registra reservas, check-ins, ausencias y liberaciones. A partir de ahí, el informe para el consejo responde a las preguntas que surgen en la conversación sobre el alquiler, sin exportar nada.

Utilización en el día punta

No la media mensual. La pregunta que dimensiona una oficina es "cómo de llenos estamos en nuestro día más concurrido, y con qué frecuencia ocurre". La vista de utilización semanal muestra cada día de la semana uno junto a otro, así que una planta que promedia un 45 % pero alcanza el 85 % todos los martes y miércoles se ve como lo que es: un cuello de botella de dos días a la semana.

Tasa de ausencias

La proporción de reservas que nunca tuvieron check-in, por día de la semana, planta y tipo de espacio. Es a la vez una métrica de calidad de datos (cuánto sobreestiman la demanda sus datos de reservas) y una métrica de comportamiento (qué equipos reservan y no vienen). Suele caer de forma acusada en cuanto se activa la liberación automática, y el informe muestra la caída.

Ocupación del parking

Se presenta junto a la ocupación de escritorios para el mismo día, porque un parking que se llena a las 8:40 mientras la planta está al 60 % es un problema de parking, no de espacio. Redimensionar la oficina sin esta cifra es como las empresas acaban con menos escritorios y las mismas discusiones en el vestíbulo. Vea por qué el parking es el problema difícil.

Utilización por equipo y departamento

Qué equipos vienen, qué días y si se agrupan. Esto convierte un vago "a comercial le gustan los martes" en un plan de vecindarios: poner en la misma planta a los equipos que coinciden y en los mismos escritorios a los que se alternan.

Uso de las salas de reuniones

Salas reservadas frente a salas con check-in en el kiosco, y la duración media de la franja. Las salas de reuniones son el tipo de espacio que más a menudo se sobredimensiona, y aquel en el que una sala reservada pero vacía es más visible para todo el que pasa por delante.

De las cifras a las decisiones

Los datos solo son útiles si cambian una decisión. Estas son las decisiones que los informes están diseñados para respaldar.

Redimensionar el alquiler. Con la utilización en el día punta por planta durante tres meses, la conversación con el director financiero se convierte en aritmética. Si dos de cuatro plantas nunca superan el 55 % en su día más concurrido, la oficina puede perder una planta sin que nadie pierda un escritorio el martes, siempre que el ratio de escritorios y las reglas de reserva se ajusten a la vez.

Fijar el ratio de escritorios. El ratio de personas por escritorio es una política que debería seguir al pico medido, y no al revés. Una empresa con un 70 % de utilización punta y un ratio 1:1 puede pasar a 1,4:1 y devolver el espacio; una empresa al 95 % con 1,5:1 necesita más escritorios o una política de asistencia más repartida.

Elegir qué días anclar. Si los datos muestran dos días sobrecargados y tres vacíos, la solución puede ser un patrón de asistencia, no más espacio. La vista de utilización por equipo muestra qué equipos podrían cambiar de día sin perder solapamiento con los equipos con los que trabajan.

Decidir qué construir. ¿Más cabinas telefónicas o más salas de reuniones? El informe de salas responde con el uso real, no con el número de quejas.

Cómo hacer fiables los datos

Los informes valen lo que vale el check-in que hay detrás. Tres prácticas mantienen las cifras honestas:

1. Check-in en el objeto. Pegatinas QR en escritorios y plazas, escaneadas donde la persona se sienta. Un check-in desde el sofá de casa no es presencia, y un sistema que lo permita está midiendo la intención dos veces.
2. Liberación automática activada. Las ausencias deben liberarse y registrarse como ausencias, o inflarán silenciosamente tanto las reservas como, si el informe cuenta reservas, la ocupación.
3. Una ventana temporal estable. Informe sobre la misma ventana cada mes (por ejemplo, de lunes a viernes, en horario laboral por ubicación) para que las cifras sean comparables. Desk & Park aplica los días laborables, los festivos y la zona horaria de cada ubicación, de modo que un festivo en una oficina no se interprete como un desplome de la asistencia.

Listo para usar, no desde un almacén de datos

Muchas organizaciones planean "construir el cuadro de mando más adelante" en una herramienta de BI. Ese más adelante rara vez llega, porque cruzar el sistema de tornos, la herramienta de reservas y el directorio de RR. HH. no es trabajo de nadie. Los informes que vienen con el sistema de reservas, sobre los mismos objetos que la gente reserva, en la misma pantalla que el administrador ya usa, son la versión que se consulta cada mes.

Los miembros del consejo y los managers tienen en Desk & Park su propia vista de informes, limitada a lo que tienen permitido ver: un manager obtiene sus equipos, un miembro del consejo obtiene la organización. La pregunta de la alta dirección, "cómo de llena está realmente la oficina", recibe una respuesta con un rango de fechas y un desglose en lugar de una sensación.

Si hoy su cifra de ocupación es un recuento de reservas o de tornos, el primer paso es más pequeño que un proyecto de datos: ponga la oficina en un mapa, active el check-in y deje que los informes funcionen durante un mes. La conversación sobre el alquiler será distinta el próximo trimestre.