Mesurer l'occupation réelle des bureaux grâce aux données

Chaque trimestre, une version de la même conversation a lieu entre un directeur financier et un responsable workplace. Le directeur financier a un renouvellement de bail sur son bureau et un chiffre en tête. Le responsable workplace a le sentiment que les mardis sont bondés et les vendredis déserts. Aucun des deux n'a un chiffre qu'il défendrait devant le conseil d'administration.

L'espace de bureau est généralement le deuxième poste de coût après la masse salariale, et c'est celui que la plupart des entreprises gèrent encore à l'anecdote. Cet article parle de remplacer l'anecdote : ce que « l'occupation » signifie réellement, pourquoi les chiffres dont disposent la plupart des entreprises sont faux, et comment les rapports intégrés d'un système de réservation donnent à la direction un chiffre sur lequel agir.

Trois nombres qui ne sont pas la même chose

La première erreur consiste à traiter les données de réservation comme des données d'occupation. Trois mesures distinctes comptent, et elles divergent exactement de la manière qui mène aux mauvaises décisions.

Les réservations sont une intention. Un bureau réservé pour mardi signifie que quelqu'un prévoyait d'y être au moment où il a réservé. Les réservations surestiment la demande du taux d'absence, qui, dans les bureaux sans enregistrement, se situe couramment entre 15 % et 30 % un jour donné.

L'occupation est la présence. Un bureau est occupé quand quelqu'un s'y trouve. C'est le chiffre dont dépend la décision sur le bail, et c'est le plus difficile à mesurer sans capteurs ni étape d'enregistrement.

L'utilisation est l'occupation rapportée à la capacité, dans le temps. Soixante-dix bureaux enregistrés sur cent le mardi, c'est 70 % d'utilisation pour cette journée. Moyennée sur un mois, par jour de la semaine, par étage et par équipe, c'est la forme réelle de l'usage du bureau.

Une équipe workplace qui présente les réservations comme de l'occupation renouvellera un bail qu'elle aurait pu réduire. Une équipe qui présente l'utilisation moyenne mensuelle sans la ventilation par jour de la semaine réduira un bureau qui est réellement plein deux jours par semaine.

Pourquoi les données que vous avez déjà ne suffisent pas

La plupart des entreprises disposent déjà d'un signal d'occupation. Chacun est trompeur pris isolément.

• Les passages de badge comptent les personnes qui entrent dans le bâtiment, pas où elles s'assoient ni pour combien de temps. Une personne qui badge, assiste à une réunion et repart compte autant qu'une autre installée à un bureau pendant neuf heures. Les immeubles multi-locataires et le passage à plusieurs sur un badge aggravent les choses.
• L'association Wi-Fi compte des appareils, compte deux fois téléphones et ordinateurs portables, et ne sait rien des bureaux.
• Les comptages manuels sont exacts pour l'heure où ils ont été faits et coûteux à répéter.
• Les capteurs de bureau sont précis et coûteux, et ils répondent à « y a-t-il quelqu'un ici » sans savoir qui a réservé, qui n'est pas venu, ni de quelle équipe.

Les réservations avec enregistrement occupent un juste milieu utile : peu coûteuses, par bureau, par personne, par jour, et liées à l'intention. L'enregistrement est ce qui transforme l'intention en présence. Nous avons expliqué le mécanisme dans l'article sur la libération automatique ; ici, nous regardons ce que les données obtenues permettent de faire.

Les rapports que la direction demande vraiment

Desk & Park produit ses rapports à partir des mêmes objets que les gens réservent : chaque bureau, place de parking et salle de réunion sur le plan enregistre les réservations, les enregistrements, les absences et les libérations. À partir de là, le rapport de direction répond aux questions qui surgissent dans la conversation sur le bail, sans rien exporter.

Utilisation le jour de pointe

Pas la moyenne mensuelle. La question qui dimensionne un bureau est « à quel point sommes-nous pleins notre jour le plus chargé, et à quelle fréquence cela arrive-t-il ? ». La vue d'utilisation hebdomadaire présente chaque jour de la semaine côte à côte, de sorte qu'un étage qui affiche 45 % en moyenne mais atteint 85 % chaque mardi et mercredi apparaît pour ce qu'il est : un goulot d'étranglement deux jours par semaine.

Taux d'absence

La part des réservations jamais confirmées, par jour de la semaine, étage et type d'espace. C'est à la fois un indicateur de qualité des données (de combien vos données de réservation surestiment la demande) et un indicateur de comportement (quelles équipes réservent et ne viennent pas). Il chute généralement nettement une fois la libération automatique activée, et le rapport montre la baisse.

Occupation du parking

Présentée à côté de l'occupation des bureaux pour la même journée, parce qu'un parking qui se remplit à 8 h 40 pendant que l'étage est à 60 % est un problème de parking, pas un problème d'espace. Redimensionner le bureau sans ce chiffre, c'est ainsi que les entreprises se retrouvent avec moins de bureaux et les mêmes disputes dans le hall. Voir pourquoi le parking est le problème le plus difficile.

Utilisation par équipe et par service

Quelles équipes viennent, quels jours, et si elles se regroupent. Cela transforme un vague « les commerciaux aiment le mardi » en plan de voisinage : placer les équipes qui se chevauchent sur le même étage et les équipes qui alternent sur les mêmes bureaux.

Usage des salles de réunion

Salles réservées contre salles enregistrées à la borne, et durée moyenne des créneaux. Les salles de réunion sont le type d'espace le plus souvent surdimensionné, et celui où une salle réservée mais vide est la plus visible pour tous ceux qui passent devant.

Des chiffres aux décisions

Les données ne sont utiles que si elles changent une décision. Voici les décisions que les rapports sont conçus pour appuyer.

Redimensionner le bail. Avec l'utilisation du jour de pointe par étage sur trois mois, la conversation avec le directeur financier devient de l'arithmétique. Si deux étages sur quatre ne dépassent jamais 55 % leur jour le plus chargé, le bureau peut perdre un étage sans que personne ne perde son bureau le mardi, à condition d'ajuster ensemble le ratio de bureaux et les règles de réservation.

Fixer le ratio de bureaux. Le ratio personnes/bureaux est une politique qui devrait suivre le pic mesuré, et non l'inverse. Une entreprise à 70 % d'utilisation en pointe avec un ratio de 1:1 peut passer à 1,4:1 et rendre l'espace ; une entreprise à 95 % avec 1,5:1 a besoin de plus de bureaux ou d'une politique de présence plus étalée.

Choisir les jours d'ancrage. Si les données montrent deux jours surchargés et trois jours vides, la solution est peut-être un schéma de présence, pas plus d'espace. La vue d'utilisation par équipe montre quelles équipes pourraient changer de jour sans perdre le chevauchement avec les équipes avec lesquelles elles travaillent.

Décider quoi construire. Plus de cabines téléphoniques ou plus de salles de réunion ? Le rapport sur les salles répond avec l'usage réel, pas avec le nombre de plaintes.

Rendre les données fiables

Les rapports ne valent que ce que vaut l'enregistrement qui les sous-tend. Trois pratiques gardent les chiffres honnêtes :

1. L'enregistrement sur l'objet. Des autocollants QR sur les bureaux et les places, scannés là où la personne s'assoit. Un enregistrement depuis le canapé à la maison n'est pas une présence, et un système qui l'autorise mesure deux fois l'intention.
2. La libération automatique activée. Les absences doivent être libérées et consignées comme absences, sinon elles gonflent silencieusement les réservations et, si le rapport compte les réservations, l'occupation.
3. Une fenêtre de temps stable. Faites le rapport sur la même fenêtre chaque mois (par exemple, du lundi au vendredi, aux heures ouvrées de chaque site) pour que les chiffres se comparent. Desk & Park applique les jours ouvrés, les jours fériés et le fuseau horaire de chaque site, si bien qu'un jour férié dans un bureau ne se lit pas comme un effondrement de la présence.

Intégré d'origine, pas sorti d'un entrepôt de données

Beaucoup d'organisations prévoient de « construire le tableau de bord plus tard » dans un outil de BI. Plus tard n'arrive que rarement, parce que la jointure entre le système de badges, l'outil de réservation et l'annuaire RH n'est le travail de personne. Le reporting fourni avec le système de réservation, sur les mêmes objets que les gens réservent, sur le même écran que l'administrateur utilise déjà, est la version qui est consultée chaque mois.

Les membres du conseil et les managers disposent dans Desk & Park de leur propre vue de reporting, restreinte à ce qu'ils sont autorisés à voir : un manager voit ses équipes, un membre du conseil voit l'organisation. La question de la direction générale, « à quel point le bureau est-il vraiment plein », obtient une réponse avec une plage de dates et une ventilation, au lieu d'une impression.

Si votre chiffre d'occupation aujourd'hui est un nombre de réservations ou un nombre de badges, la première étape est plus modeste qu'un projet data : mettez le bureau sur un plan, activez l'enregistrement, et laissez les rapports tourner un mois. La conversation sur le bail sera différente au prochain trimestre.