Misurare l'occupazione reale dell'ufficio con i dati

Ogni trimestre una versione della stessa conversazione avviene tra un CFO e un responsabile workplace. Il CFO ha sulla scrivania un rinnovo del contratto di locazione e un numero in mente. Il responsabile workplace ha la sensazione che i martedì siano pieni e i venerdì deserti. Nessuno dei due ha un numero che difenderebbe davanti al consiglio di amministrazione.

Lo spazio ufficio è di solito il secondo costo dopo il personale, ed è quello che la maggior parte delle aziende gestisce ancora per aneddoti. Questo articolo parla di come sostituire l'aneddoto: cosa significa davvero "occupazione", perché i numeri che la maggior parte delle aziende ha sono sbagliati, e come i report pronti all'uso di un sistema di prenotazione danno alla leadership una cifra su cui agire.

Tre numeri che non sono la stessa cosa

Il primo errore è trattare i dati di prenotazione come dati di occupazione. Contano tre misurazioni distinte, e divergono esattamente nei modi che portano a decisioni sbagliate.

Le prenotazioni sono intenzione. Una scrivania prenotata per martedì significa che qualcuno pianificava di esserci quando ha prenotato. Le prenotazioni sovrastimano la domanda del tasso di no-show, che negli uffici senza check-in è comunemente tra il 15% e il 30% in un dato giorno.

L'occupazione è presenza. Una scrivania è occupata quando qualcuno ci è seduto. Questo è il numero da cui dipende la decisione sul contratto di locazione, ed è il più difficile da misurare senza sensori o un passaggio di check-in.

L'utilizzo è l'occupazione rispetto alla capacità, nel tempo. Settanta scrivanie con check-in su cento il martedì sono un utilizzo del 70% per quel giorno. Mediato su un mese, per giorno della settimana, per piano e per team, è la forma di come l'ufficio viene davvero usato.

Un team workplace che riporta le prenotazioni come occupazione rinnoverà un contratto che avrebbe potuto ridurre. Un team che riporta l'utilizzo medio mensile senza la suddivisione per giorno della settimana ridurrà un ufficio che è davvero pieno due giorni a settimana.

Perché i dati che hai già non bastano

La maggior parte delle aziende ha già qualche segnale di occupazione. Ognuno, da solo, è fuorviante.

Le strisciate dei badge contano le persone che entrano nell'edificio, non dove si siedono o per quanto tempo. Una persona che striscia il badge, partecipa a una riunione e se ne va conta come una seduta a una scrivania per nove ore. Gli edifici multi-tenant e il tailgating peggiorano le cose.
L'associazione Wi-Fi conta i dispositivi, conta due volte telefoni e portatili, e non sa nulla delle scrivanie.
I conteggi manuali sono accurati per l'ora in cui sono stati fatti e costosi da ripetere.
I sensori sulle scrivanie sono accurati e costosi, e rispondono a "c'è qualcuno qui" senza sapere chi ha prenotato, chi non si è presentato, o quale team.

Le prenotazioni con check-in stanno in un utile punto intermedio: economiche, per scrivania, per persona, per giorno, e legate all'intenzione. Il check-in è ciò che trasforma l'intenzione in presenza. Abbiamo spiegato il meccanismo nell'articolo sul rilascio automatico; qui guardiamo a cosa possono fare i dati che ne risultano.

I report che la leadership chiede davvero

Desk & Park produce i suoi report dagli stessi oggetti che le persone prenotano: ogni scrivania, posto auto e sala riunioni sulla mappa registra prenotazioni, check-in, no-show e rilasci. Da lì, il report per il consiglio risponde alle domande che emergono nella conversazione sul contratto di locazione, senza esportare nulla.

Utilizzo nel giorno di punta

Non la media mensile. La domanda che dimensiona un ufficio è "quanto siamo pieni nel nostro giorno più affollato, e quanto spesso succede?". La vista dell'utilizzo settimanale mostra ogni giorno della settimana fianco a fianco, così un piano che in media è al 45% ma arriva all'85% ogni martedì e mercoledì è visibile per ciò che è: un collo di bottiglia di due giorni a settimana.

Tasso di no-show

La quota di prenotazioni mai confermate con check-in, per giorno della settimana, piano e tipo di spazio. È al tempo stesso una metrica di qualità dei dati (quanto i tuoi dati di prenotazione sovrastimano la domanda) e una metrica comportamentale (quali team prenotano e non vengono). Di solito cala bruscamente una volta attivato il rilascio automatico, e il report mostra il calo.

Occupazione del parcheggio

Riportata accanto all'occupazione delle scrivanie per lo stesso giorno, perché un parcheggio che si riempie alle 8:40 mentre il piano è al 60% è un problema di parcheggio, non di spazio. Ridimensionare l'ufficio senza questo numero è il modo in cui le aziende finiscono con meno scrivanie e le stesse discussioni nell'atrio. Vedi perché il parcheggio è il problema più difficile.

Utilizzo per team e reparto

Quali team vengono in ufficio, in quali giorni, e se si raggruppano. Questo trasforma un vago "al commerciale piacciono i martedì" in un piano di vicinato: mettere i team che si sovrappongono sullo stesso piano e i team che si alternano sulle stesse scrivanie.

Uso delle sale riunioni

Sale prenotate contro sale con check-in al chiosco, e la durata media della fascia. Le sale riunioni sono il tipo di spazio più spesso sovradimensionato, e quello in cui una sala prenotata ma vuota è più visibile a chiunque passi.

Dai numeri alle decisioni

I dati sono utili solo se cambiano una decisione. Queste sono le decisioni che i report sono costruiti per supportare.

Ridimensionare il contratto di locazione. Con l'utilizzo nel giorno di punta per piano su tre mesi, la conversazione con il CFO diventa aritmetica. Se due piani su quattro non superano mai il 55% nel loro giorno più affollato, l'ufficio può perdere un piano senza che nessuno perda una scrivania il martedì, a patto che il rapporto scrivanie e le regole di prenotazione vengano adeguati insieme.

Definire il rapporto scrivanie. Il rapporto tra persone e scrivanie è una policy che dovrebbe seguire il picco misurato, non il contrario. Un'azienda al 70% di utilizzo di picco con un rapporto 1:1 può passare a 1,4:1 e restituire lo spazio; un'azienda al 95% con 1,5:1 ha bisogno di più scrivanie o di una policy di presenza distribuita.

Scegliere quali giorni ancorare. Se i dati mostrano due giorni sovraccarichi e tre vuoti, la soluzione può essere uno schema di presenza, non più spazio. La vista dell'utilizzo per team mostra quali team potrebbero spostare un giorno senza perdere la sovrapposizione con i team con cui lavorano.

Decidere cosa costruire. Più cabine telefoniche o più sale riunioni? Il report delle sale risponde con l'uso effettivo, non con il numero di lamentele.

Rendere i dati affidabili

I report valgono quanto il check-in che c'è dietro. Tre pratiche mantengono onesti i numeri:

Check-in sull'oggetto. Adesivi QR su scrivanie e posti auto, scansionati dove la persona si siede. Un check-in dal divano di casa non è presenza, e un sistema che lo consente misura l'intenzione due volte.
Rilascio automatico attivo. I no-show devono essere rilasciati e registrati come no-show, altrimenti gonfiano silenziosamente sia le prenotazioni sia, se il report conta le prenotazioni, l'occupazione.
Una finestra temporale stabile. Riporta sulla stessa finestra ogni mese (per esempio, da lunedì a venerdì, orario lavorativo per sede) così i numeri sono confrontabili. Desk & Park applica i giorni lavorativi, le festività e il fuso orario di ogni sede, così un giorno festivo in un ufficio non si legge come un crollo delle presenze.

Pronto all'uso, non da un data warehouse

Molte organizzazioni pianificano di "costruire la dashboard più avanti" in uno strumento di BI. Quel "più avanti" arriva raramente, perché il join tra il sistema dei badge, lo strumento di prenotazione e la directory HR non è compito di nessuno. Un reporting che arriva con il sistema di prenotazione, sugli stessi oggetti che le persone prenotano, sulla stessa schermata che l'amministratore già usa, è la versione che viene guardata ogni mese.

I membri del consiglio e i manager in Desk & Park hanno la propria vista di reporting, ristretta a ciò che sono autorizzati a vedere: un manager vede i suoi team, un membro del consiglio vede l'organizzazione. La domanda del C-level, "quanto è pieno davvero l'ufficio", ottiene una risposta con un intervallo di date e una suddivisione invece di una sensazione.

Se oggi la tua cifra di occupazione è un conteggio di prenotazioni o di badge, il primo passo è più piccolo di un progetto dati: metti l'ufficio su una mappa, attiva il check-in, e lascia girare i report per un mese. La conversazione sul contratto di locazione sarà diversa il prossimo trimestre.