Desk & Park vs Envoy: biurka bez opłaty za platformę

Envoy i Desk & Park wyceniają rezerwację biurek, sal i parkingu za zasób do rezerwacji, więc różnica leży w stawce i w tym, co do niej dochodzi. Envoy Reservations kosztuje 5 USD za zasób miesięcznie przy rozliczeniu rocznym, plus opłata za platformę, której wysokości nie opublikowano (envoy.com/pricing, październik 2026): dla 100 biurek, miejsc parkingowych i sal to co najmniej 6 000 USD, czyli około 23 296 zł rocznie. Desk & Park Pro obejmuje do 125 obiektów za 8 990 zł netto rocznie, z SSO i SCIM w każdym planie i danymi w UE. Envoy jest mocniejszy w obsłudze gości na recepcji; Desk & Park jest zbudowany wokół biurek, parkingu i ładowarek EV.

Praca hybrydowa w 2026 roku ma znajomy rytm: od wtorku do czwartku biuro jest pełne, a parking kończy się przed dziewiątą, w poniedziałek i piątek połowa biurek stoi pusta. To wzorzec często obserwowany, a nie reguła, ale właśnie przez niego firmy porzucają arkusz kalkulacyjny i zaczynają pytać: która platforma, za ile w sumie i gdzie leżą dane.

Envoy (envoy.com) to platforma workplace znana przede wszystkim z obsługi gości: rejestracja na iPadzie w recepcji, druk identyfikatorów, podpisywanie dokumentów przy wejściu, skanowanie dokumentów tożsamości i sprawdzanie list zablokowanych osób. Wokół tego Envoy sprzedaje moduły na wspólnej platformie: Reservations (biurka, sale, parking), Deliveries (przesyłki), Screens (digital signage) i Response (powiadomienia alarmowe). Strona cennika pokazuje odznaki G2 w kategoriach obsługi gości i zarządzania przestrzenią. Desk & Park jest węższy: biurka, miejsca parkingowe, miejsca z ładowarkami EV i sale na jednej mapie, z check-inem QR i automatycznym zwalnianiem tego, z czego nikt nie korzysta.

Roczny koszt 100 obiektów (75 biurek, 20 miejsc parkingowych, 5 sal) przy liczbie pracowników od 50 do 400. Linia Envoy nie obejmuje nieopublikowanej opłaty za platformę. Ceny Envoy z envoy.com, październik 2026.

Cennik i całkowity koszt posiadania (TCO)

Obaj dostawcy liczą obiekty, nie ludzi, więc zatrudnienie może rosnąć, a rachunek za rezerwacje za nim nie idzie. Różnica leży w stawce i w dodatkach.

Envoy według envoy.com/pricing (październik 2026):

• Reservations: 5 USD za zasób do rezerwacji miesięcznie, rozliczane rocznie. Biurko, sala i miejsce parkingowe to po jednym zasobie.
• Opłata za platformę: każdy plan „zaczyna się od platformy”, która jest „wyceniana jako stała opłata roczna” i musi być kupiona z co najmniej jednym modułem. Kwoty nie opublikowano; ceny modułów mają dopisek „Price excludes platform fee”.
• Visitors: darmowy plan Basic (100 wpisów gości miesięcznie, do 50 pracowników, jedna lokalizacja); Premium 362 USD za lokalizację miesięcznie przy rozliczeniu rocznym; Enterprise na zapytanie.
• Pozostałe moduły: Deliveries 250 USD za lokalizację, Screens 12 USD za urządzenie, Response 2 USD za użytkownika, każdy miesięcznie, rozliczany rocznie, bez opłaty za platformę.
• Sprzęt: FAQ Envoy podaje, że Visitors i wyświetlacze przy salach wymagają iPada; akcesoria są w sklepie Envoy Store.

Desk & Park wycenia za obiekt do rezerwacji, z nielimitowaną liczbą użytkowników. Start jest bezpłatny do 10 obiektów w jednej lokalizacji; Standard kosztuje 499 zł miesięcznie lub 4 990 zł rocznie (do 75 obiektów, 3 lokalizacje); Pro 899 zł miesięcznie lub 8 990 zł rocznie (do 125 obiektów, 10 lokalizacji); Enterprise to indywidualna umowa powyżej 125. Wszystkie ceny netto. Bez opłat za plany pięter i bez projektu wdrożeniowego.

Scenariusz. 175 pracowników, 75 biurek, 20 miejsc parkingowych (4 z ładowarkami EV) i 5 sal: 100 obiektów do rezerwacji w jednym biurze.

Przeliczenie po średnim kursie NBP z 16 października 2026 (tabela 202/A/NBP/2026): 1 USD = 3,8827 zł, 1 EUR = 4,3661 zł. Strona Envoy nie podaje, czy ceny są netto. Przy opłacie za platformę liczonej jako zero, czyli w wariancie najkorzystniejszym dla Envoy, Desk & Park Pro kosztuje o 14 306 zł mniej rocznie, czyli o 61,4 % mniej. Każda złotówka opłaty za platformę tę różnicę powiększa.

Wzrost. Jeśli zatrudnienie wzrośnie ze 175 do 250 osób, a biuro zostanie przy 100 obiektach, żaden rachunek się nie zmieni. Jeśli firma doda 25 miejsc parkingowych, Envoy dolicza 25 × 60 USD = 1 500 USD (ok. 5 824 zł) rocznie, razem 7 500 USD (ok. 29 120 zł) przed opłatą za platformę, a Desk & Park zostaje przy 8 990 zł, bo 125 obiektów wciąż mieści się w planie Pro. Powyżej 125 obiektów Desk & Park przechodzi na umowę Enterprise.

Goście na dokładkę. Envoy Visitors Premium to 362 USD × 12 = 4 344 USD (ok. 16 866 zł) za lokalizację rocznie. Desk & Park ma stronę do rejestrowania oczekiwanych gości oraz rezerwacje biurek i parkingu dla gości, ale nie jest systemem recepcyjnym z identyfikatorami i weryfikacją dokumentów.

Architektura, bezpieczeństwo i miejsce przechowywania danych

Desk & Park prowadzi osobną bazę PostgreSQL dla każdej organizacji klienta: Twoi użytkownicy, rezerwacje, mapy i dziennik audytu nie są wierszami w tabelach współdzielonych z innymi klientami, kopie zapasowe i usuwanie danych działają per organizacja, a incydent w jednej bazie nie dotyka innej (dlaczego to ważne). Bazy danych stoją we Frankfurcie, aplikacja w Holandii. Kopie zapasowe są szyfrowane co noc, działania administratorów trafiają do dziennika audytu, a każdy użytkownik może logować się z dwuskładnikowym uwierzytelnianiem TOTP lub kluczem dostępu (passkey). Logowanie jednokrotne przez OpenID Connect (Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta, inni dostawcy OIDC) i provisioning SCIM są w każdym planie, również bezpłatnym.

Uczciwie o lukach: tylko OIDC, bez SAML, a ISO 27001 i SOC 2 są planowane, nie certyfikowane. Umowa powierzenia przetwarzania danych jest opublikowana pod /pl/dpa; eksport i wniosek o usunięcie danych są w ustawieniach.

Envoy publikuje według stanu na październik 2026:

• Certyfikaty: strona bezpieczeństwa podaje „ISO 27001 Certified by Schellman”, a strona dla branży lotniczej opisuje Envoy jako certyfikowany ISO/IEC 27001 i zgodny z SOC 2. Na liście kontrolnej działu zakupów to realna przewaga.
• SSO: tabela planów Visitors wymienia SAML single sign-on w Premium i Enterprise; platforma Premium ma „SCIM/SSO integrations”, a platforma Enterprise dodaje provisioning administratorów przez SCIM, własne role administracyjne i dziennik zdarzeń.
• Hosting: wpis z 29 października 2024 ogłosił centra danych w UE dla Envoy Visitors. Sprawdzone strony nie mówią, czy dane Reservations też mogą zostać w UE; zapytaj na piśmie.
• Model izolacji klientów: nieopublikowany.

Funkcje 07–10 z Top 10 funkcji Desk & Park: tablet przy sali, raporty dla zarządu, integracje, bezpieczeństwo i dane w UE.

Doświadczenie pracownika i koordynacja zespołu

Envoy oferuje natywną aplikację mobilną na iOS i Androida, rezerwacje z Kalendarza Google i Outlooka, mapy z oznaczonymi strefami zespołów („neighborhoods”), biurka na dzień lub dłużej, rezerwacje godzinowe i wielodniowe oraz parking z miejscami dla osób z niepełnosprawnościami i dla aut elektrycznych. Wyświetlacze na iPadach przy salach pozwalają zarezerwować salę z marszu i zrobić check-in przy drzwiach. Tam, gdzie Envoy już obsługuje recepcję, pracownicy mają jedną aplikację do gości, paczek i biurek.

Desk & Park zaczyna od przeglądarki: aplikacja webowa działa na każdym telefonie i komputerze i instaluje się jako PWA, bez dystrybucji przez sklep z aplikacjami. Aplikacja na Androida dodaje natywny skaner QR, odblokowanie odciskiem palca lub twarzą i powiadomienia push; aplikacja na iOS jest planowana na 2027 rok. Interfejs i e-maile są w 10 językach.

• Mapa jest ekranem rezerwacji (funkcja 01 z Top 10): administrator wgrywa obraz planu piętra i rozmieszcza biurka i sale; pracownik wybiera miejsce oznaczone kolorem dostępności na wybrany dzień.
• Biurka, parking i sale w jednym miejscu (funkcja 03): parking ma własne mapy, kilka stref na lokalizację, miejsca z ładowarkami EV oznaczone ⚡. Biurko i miejsce parkingowe zarezerwowane razem przychodzą jako jedno zaproszenie w kalendarzu.
• Kto jest dziś w biurze (funkcja 04): zdjęcia lub inicjały zarezerwowanych kolegów w kolorze zespołu, zielona kropka po check-inie i dzisiejsza lista według zespołów. Firma może funkcję wyłączyć, a każdy może się ukryć.
• Stałe miejsca, które można oddać (funkcja 06): członkowie zarządu mają stałe biurko lub miejsce; „Nie będzie mnie dziś” zwalnia je na dzień, a „Weź z powrotem” cofa to, dopóki nikt go nie zajmie.
• Goście: asystentka zarządu rezerwuje biurka, miejsca i sale dla gości bez zakładania im kont (rezerwacje dla gości).
• Tablet przy sali (funkcja 07): strona w przeglądarce tabletu z planem dnia jednej sali, odświeżana co 10 sekund, przyjmująca check-in organizatora. Bez dodatkowej licencji; nie przyjmuje rezerwacji.

Integracje są skromniejsze niż w Envoy: zaproszenia kalendarzowe, powiadomienia w Slacku lub Microsoft Teams i dwukierunkowa synchronizacja kalendarzy sal z Microsoft 365 lub Google Workspace w planach Pro i Enterprise. Katalog Envoy sięga do kontroli dostępu (Brivo, LenelS2, Genetec), ServiceNow i DocuSign.

Optymalizacja przestrzeni i rekomendacje AI

Kosztownym problemem biura hybrydowego jest rezerwacja widmo: biurko lub miejsce parkingowe zarezerwowane i niewykorzystane, które w szczytowy dzień blokuje kolegę i zawyża dane o obłożeniu. Oba produkty odpowiadają check-inem i automatycznym zwalnianiem; Envoy wymienia auto-release dla biurek, sal i parkingu, z przypomnieniami.

W Desk & Park każde biurko, miejsce parkingowe i sala ma naklejkę QR (funkcja 02). Zeskanowanie wolnego biurka rezerwuje je i robi check-in jednym dotknięciem. Rezerwacja biurka lub parkingu bez check-inu do terminu ustalonego przez organizację, na przykład do 10:00, wraca automatycznie do puli. Sale są zwalniane tylko wtedy, gdy organizacja włączy tę opcję (domyślnie wyłączoną), po 5–120 minutach bez check-inu; zeskanowanie QR wolnej sali rezerwuje najbliższe pół godziny. Naklejka nie wymaga urządzenia na ścianie, co ma znaczenie na parkingu (jak automatyczne zwalnianie odzyskuje miejsca).

Raporty dla zarządu (funkcja 08) mierzą obłożenie względem miejsc, które faktycznie dało się zarezerwować, i pokazują odsetek niewykorzystanych rezerwacji per piętro i zasób, wykorzystanie według działów i zespołów, zapotrzebowanie na ładowanie EV i dzień szczytu, dla okresu od 7 dni do roku, z eksportem CSV.

Rekomendacje AI są celowo skromne. Administrator klika „Wygeneruj raport”; duży model językowy dostaje wyłącznie dane zagregowane, bez nazwisk pracowników, i zwraca 3–6 rekomendacji (oszczędności, konsolidacja przestrzeni, optymalizacja EV, alert o rezerwacjach widmo, ESG, planowanie pojemności), każdą z szacunkiem wpływu napisanym przez model, który zarząd odrzuca lub oznacza jako zrobiony. To nie jest prognozowanie predykcyjne, a Desk & Park nie wylicza oszczędności: szacunek to hipoteza do sprawdzenia.

Analityka Envoy jest stopniowana: platforma Premium ma „basic product analytics (no custom dashboard, no scheduled reports)”, a Enterprise dodaje zaawansowaną analitykę i sygnały obecności z HRIS, Wi-Fi i kontroli dostępu. Jeśli chcesz zestawiać odbicia kart z rezerwacjami, ta warstwa sięga dalej niż Desk & Park.

Funkcje 01–06 z Top 10: to, czego pracownicy używają każdego dnia.

Zestawienie

Fakty o Envoy z envoy.com, sprawdzone w październiku 2026; ceny i funkcje się zmieniają — sprawdź aktualną stronę.

Werdykt

Envoy pasuje lepiej, gdy sercem problemu jest recepcja. Jego obsługa gości jest dojrzała: identyfikatory, dokumenty podpisywane przed przyjazdem, skanowanie dokumentów tożsamości, listy zablokowanych osób, integracje z kontrolą dostępu i Wi-Fi dla gości, wirtualna recepcja. Jeśli chcesz też rejestru przesyłek, digital signage i powiadomień alarmowych od jednego dostawcy, a dział zakupów wymaga dziś ISO 27001 lub SAML, Envoy zamyka to w jednej umowie.

Desk & Park pasuje lepiej, gdy codzienne tarcie dotyczy biurek i parkingu, a nie lobby. Za 100 obiektów płacisz 8 990 zł netto rocznie, bez opłaty za platformę i bez opłat za użytkownika, jeden administrator uruchamia system w jedno popołudnie, parking i ładowarki EV są pełnoprawnymi obiektami na tej samej mapie, a SSO i SCIM są nawet w planie bezpłatnym, z danymi w UE we własnej bazie. Firma, która już używa Envoy Visitors, może prowadzić w Desk & Park same biurka i parking.

Zobacz cennik, przewodnik wdrożenia, Top 10 funkcji Desk & Park i przewodnik po zarządzaniu parkingiem firmowym.

FAQ

Czy Desk & Park jest tańszy od Envoy w rezerwacji biurek i parkingu?

Dla 100 biurek, miejsc parkingowych i sal Envoy Reservations kosztuje 100 × 5 USD × 12 = 6 000 USD (ok. 23 296 zł) rocznie plus nieopublikowaną opłatę za platformę (envoy.com, październik 2026). Desk & Park Pro kosztuje 8 990 zł netto rocznie za do 125 obiektów. Nawet przy opłacie za platformę równej zero Desk & Park jest tu tańszy o około 61 %.

Czy Desk & Park zastąpi Envoy Visitors?

Nie w pełni. Desk & Park rejestruje oczekiwanych gości i pozwala asystentce rezerwować dla nich biurka, miejsca parkingowe i sale bez zakładania kont, ale nie drukuje identyfikatorów, nie skanuje dokumentów i nie zbiera podpisów. Envoy Visitors to robi, od bezpłatnego planu Basic po Premium za 362 USD za lokalizację miesięcznie.

Czy Envoy liczy za użytkownika czy za lokalizację?

Zależy od modułu: Reservations za zasób do rezerwacji (5 USD miesięcznie, rozliczane rocznie), Visitors i Deliveries za lokalizację, Screens za urządzenie, Response za użytkownika, wszystko na platformie ze stałą opłatą roczną. Desk & Park liczy wyłącznie za obiekt do rezerwacji, z nielimitowaną liczbą użytkowników.

Czy Desk & Park obsługuje SAML i ma ISO 27001?

Na dziś nie. Desk & Park oferuje logowanie jednokrotne przez OpenID Connect i SCIM w każdym planie, także bezpłatnym, oraz osobną bazę PostgreSQL dla każdego klienta w UE. ISO 27001 i SOC 2 są planowane; Envoy deklaruje certyfikat ISO 27001 wydany przez Schellman.

Ile trwa wdrożenie Desk & Park?

Przewodnik wdrożenia podaje 60–90 minut na jedno biuro w sześciu krokach: konto firmy, obraz planu, rozmieszczenie miejsc, wydruk naklejek QR, zaproszenie użytkowników z CSV i pierwsza rezerwacja. Robi to jeden administrator, bez projektu wdrożeniowego.