Desk & Park vs Flexwhere: TCO za miejsce czy za osobę

Główna różnica między Desk & Park a Flexwhere to jednostka, za którą płacisz. Flexwhere rozlicza za użytkownika miesięcznie: 1,99 € w planie Standard i 3,68 € w planie Business, przy płatności rocznej i bez VAT (według flexwhere.com, październik 2026), a rezerwacja parkingu jest wymieniona dopiero w planie Business. Desk & Park rozlicza za obiekt do rezerwacji, bez limitu użytkowników: dla 175 pracowników, 75 biurek, 20 miejsc parkingowych i 5 sal plan Pro kosztuje 8 990 zł netto rocznie, wobec ok. 33 741 zł we Flexwhere Business (lub 18 246 zł w Standard, bez parkingu).

Praca hybrydowa w 2026 roku ma w wielu biurach znajomy rytm: od wtorku do czwartku tłok, w poniedziałek i piątek pustki, a parking kończy się szybciej niż biurka. Otwarte pozostaje pytanie, jak płacić za narzędzie, które tym współdzieleniem zarządza. Flexwhere to holenderska platforma do współdzielenia biurek, według swojej strony dostarczana jako usługa chmurowa przez Dutchview IT, z rezerwacją biurek, sal, parkingu i samochodów służbowych, aplikacjami na każdą platformę i certyfikatem ISO 27001. Desk & Park rezerwuje biurka, miejsca parkingowe i sale, działa na hostingu w UE i jest wyceniany za miejsce. Oba produkty to poważne europejskie opcje; po prostu rozliczają co innego.

Roczny koszt a liczba pracowników. Flexwhere Business za 3,68 € za użytkownika miesięcznie (płatność roczna, bez VAT; jedyny plan z parkingiem), przeliczony na złote; Desk & Park Pro: 8 990 zł netto rocznie do 125 obiektów. Stan na październik 2026.

Cena i TCO: 175 osób, 100 obiektów do rezerwacji

Scenariusz to typowe średnie biuro hybrydowe: 175 pracowników, 75 biurek, 20 miejsc parkingowych (4 z ładowarkami EV) i 5 sal konferencyjnych, czyli 100 obiektów do rezerwacji.

Desk & Park. 100 obiektów mieści się w planie Pro (do 125 obiektów, 10 lokalizacji): 899 zł netto miesięcznie albo 8 990 zł netto rocznie przy płatności rocznej. Liczba użytkowników jest nieograniczona w każdym planie, więc wszyscy pracownicy, stażyści i goście są w cenie, a za wgranie planów pięter nie ma osobnej opłaty.

Flexwhere. Według flexwhere.com/pricing (stan na 17 października 2026):

• Basic: bezpłatnie do 25 użytkowników, jeden plan piętra w jednej lokalizacji, rezerwacje do tygodnia naprzód.
• Standard: 1,99 € za użytkownika miesięcznie; bez limitu użytkowników, do 3 lokalizacji, wdrożenie i przygotowanie planu pięter w cenie.
• Business: 3,68 € za użytkownika miesięcznie; dodaje nieograniczoną liczbę lokalizacji, rezerwację miejsc parkingowych i samochodów służbowych, role użytkowników, dostęp do API i rok historii.
• Meeting rooms: 15 € za salę miesięcznie, osobna oferta dla sal.

Plany płatne rozliczane są rocznie, bez VAT. Plan, który obejmuje nasz scenariusz z parkingiem, to Business:

Przeliczenie według średnich kursów NBP z 16 października 2026 (tabela 202/A/NBP/2026): 1 EUR = 4,3661 zł, 1 USD = 3,8827 zł. Ceny obu dostawców są cenami netto.

Różnica. W porównaniu z Flexwhere Business, czyli planem z parkingiem, Desk & Park Pro kosztuje o 24 751 zł mniej rocznie (o 73,4 % mniej). Nawet wobec planu Standard, który nie obejmuje parkingu, różnica wynosi 9 256 zł rocznie (50,7 %).

Opłaty jednorazowe. Flexwhere podaje wdrożenie jako wliczone w plany Standard i Business i nie publikuje opłaty startowej, więc żadnej nie doliczamy. Czujniki obecności i wyświetlacze przy salach oznaczone są jako „dodatkowe koszty” bez opublikowanej ceny. Desk & Park nie ma opłaty startowej; tablet przy sali (funkcja 07 z Top 10) paruje się jednorazowym sześciocyfrowym kodem i nie wymaga dodatkowej licencji.

Wzrost. Jeśli biuro urośnie ze 175 do 250 osób bez nowych biurek, Flexwhere Business wzrośnie do 250 × 3,68 € × 12 = 11 040 € rocznie (ok. 48 202 zł), a Standard do 5 970 € (ok. 26 066 zł). Desk & Park zostaje na 8 990 zł, bo biuro nadal ma 100 obiektów. Powyżej 125 obiektów przechodzi się na umowę Enterprise, niezależnie od liczby osób.

Kiedy model za użytkownika wygrywa. Flexwhere Standard jest tańszy od Desk & Park Pro mniej więcej do 85 użytkowników, a Business do około 45. Flexwhere Basic jest bezpłatny do 25 użytkowników na jednym piętrze; Desk & Park Start jest bezpłatny do 10 obiektów przy dowolnej liczbie użytkowników. Zespół 20 osób z 30 biurkami lepiej pasuje do darmowego planu Flexwhere; firma 60 osób z 10 biurkami do darmowego planu Desk & Park.

Architektura i bezpieczeństwo

Audyt bezpieczeństwa pyta, gdzie leżą dane, jak są oddzielone od danych innych klientów i jak ludzie się logują.

Desk & Park (funkcja 10 z Top 10):

• Osobna baza PostgreSQL dla każdej organizacji klienta: żadnych tabel współdzielonych z innymi klientami, kopie zapasowe i usuwanie danych per organizacja, a incydent w jednej bazie nie dotyka innej. Szczegóły: dlaczego dane biura potrzebują izolowanej bazy danych.
• Hosting w UE: bazy danych we Frankfurcie, aplikacja w Holandii; szyfrowane conocne kopie zapasowe i dziennik audytu (kto co zrobił).
• Logowanie: logowanie dwuskładnikowe (TOTP), passkeys (WebAuthn) i jednorazowe kody e-mail dla każdego użytkownika; SSO przez OpenID Connect (Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta i inni dostawcy OIDC) oraz provisioning SCIM (Entra ID, Okta) w każdym planie, także darmowym.
• Uczciwe braki: brak SAML (tylko OIDC), a ISO 27001 i SOC 2 są planowane, bez certyfikatu. Narzędzia RODO: eksport danych i wniosek o usunięcie w ustawieniach oraz opublikowana umowa powierzenia (DPA).

Flexwhere, według flexwhere.com/privacy-and-security (październik 2026):

• Certyfikaty: Flexwhere deklaruje certyfikaty ISO 27001 i ISO 9001 i podlinkowuje oba dokumenty. To realna przewaga tam, gdzie zakupy wymagają certyfikowanego dostawcy już dziś.
• Hosting: OVHcloud, europejski dostawca z siedzibą we Francji, centra danych w UE, szyfrowanie w transmisji i w spoczynku; dane podlegają prawu UE.
• Domyślna prywatność: Flexwhere podaje, że domyślnie nie przechowuje trwale danych osobowych i zachowuje anonimowe statystyki; anonimizacja użytkowników i rezerwacji jest w planie Business.
• Logowanie: cennik zaznacza SSO w każdym planie. Aktualizacja Flexwhere z kwietnia 2025 opisuje logowanie przez Microsoft i Google na wszystkich platformach, Apple na urządzeniach mobilnych oraz MFA przez SMS lub aplikację uwierzytelniającą. Flexwhere nie publikuje, czy SSO działa przez SAML czy OpenID Connect, ani czy obsługuje SCIM; plan Standard wymienia synchronizację użytkowników przez Microsoft Graph.
• Model najmu (tenancy): nieopisany w tekście. Jeśli izolacja danych jest ważna w audycie, poproś obu dostawców o odpowiedź na piśmie.

Funkcje 07–10 z Top 10: warstwa platformy, w tym bezpieczeństwo i dane w UE. Stan na październik 2026.

Doświadczenie pracownika i koordynacja zespołu

Aplikacje. Flexwhere publikuje aplikacje w App Store i Google Play, aplikację webową oraz, od planu Standard, aplikację desktopową: to dziś szersze pokrycie natywne niż w Desk & Park. Desk & Park działa w każdej przeglądarce i instaluje się jako PWA; aplikacja na Androida dodaje natywny skaner QR, odblokowanie odciskiem palca lub twarzą i powiadomienia push. Aplikacja na iOS jest planowana na 2027 rok; do tego czasu użytkownicy iPhone'ów rezerwują i meldują się w przeglądarce.

Check-in. Każde biurko, miejsce parkingowe i sala w Desk & Park ma naklejkę z kodem QR. Zeskanowanie wolnego biurka rezerwuje je i melduje cię jednym dotknięciem, a rezerwacja biurka lub parkingu bez check-inu do terminu ustalonego przez organizację jest automatycznie zwalniana. Flexwhere wymienia ręczny check-in w każdym planie, a od planu Standard automatyczny check-in przez Wi-Fi, adres IP lub stację dokującą w aplikacji desktopowej oraz czujniki za dodatkową opłatą. W biurach ze stacjami dokującymi przy każdym biurku podejście Flexwhere oszczędza pracownikom jeden krok.

Kto jest w biurze. Flexwhere wymienia podgląd obecności i wyszukiwarkę współpracowników w każdym planie oraz listę znajomych (buddy list) od planu Standard. W Desk & Park mapa pokazuje zdjęcie lub inicjały każdej osoby z rezerwacją w obwódce w kolorze zespołu, z zieloną kropką po check-inie, obok dzisiejszej listy pogrupowanej według zespołów; firma może tę funkcję wyłączyć, a każdy może się ukryć, co jest egzekwowane na serwerze (funkcja 04).

Parking i EV. Desk & Park traktuje parking jako pełnoprawny obiekt w każdym planie: osobne mapy parkingów w lokalizacji (np. garaż i parking naziemny), miejsca z ładowarką EV oznaczone ⚡, a biurko i miejsce parkingowe zarezerwowane razem przychodzą jako jedno zaproszenie w kalendarzu. Flexwhere oferuje rezerwację parkingu i samochodów służbowych w planie Business, a jego aktualizacje produktu wspominają ikony miejsc z ładowarkami EV. Więcej w artykule o zarządzaniu parkingiem firmowym.

Stałe miejsca. Członkowie zarządu (a w planie Enterprise także menedżerowie) mogą mieć w Desk & Park stałe biurko lub miejsce parkingowe i oddać je na dzień przyciskiem „Nie będzie mnie dziś” (funkcja 06). Stałe miejsca nie są zwalniane automatycznie po braku skanu; właściciel naciska przycisk.

Języki. Cennik Flexwhere wymienia angielski, niderlandzki i niemiecki. Interfejs i e-maile Desk & Park są dostępne w 10 językach, w tym po polsku, francusku, hiszpańsku, włosku, rumuńsku, bułgarsku i chińsku.

Optymalizacja przestrzeni (CRE) i AI

Najdroższa część biura hybrydowego to powierzchnia i parking utrzymywane dla osób, które nie przychodzą. Rezerwacje widma sprawiają, że biuro na papierze wygląda na pełne, a miejsca stoją puste.

Desk & Park rozwiązuje to w dwóch krokach. Check-in kodem QR z automatycznym zwalnianiem (funkcja 02) zwraca niezajęte biurka i miejsca parkingowe do puli po terminie check-inu; sale są zwalniane tylko wtedy, gdy organizacja włączy tę opcję (domyślnie wyłączoną), po 5–120 minutach bez check-inu. Zobacz rezerwacje widma i automatyczne zwalnianie miejsc. Raporty dla zarządu (funkcja 08) mierzą obłożenie względem miejsc, które faktycznie dało się zarezerwować, pokazują odsetek niestawiennictw na piętro i zasób, wykorzystanie według działów i zespołów, zapotrzebowanie na ładowanie EV i dzień szczytu, dla dowolnego okresu od 7 dni do roku, z eksportem CSV.

Nad raportami działają rekomendacje AI. Administrator klika „Wygeneruj raport”; duży model językowy dostaje wyłącznie dane zagregowane, bez nazwisk pracowników, i zwraca 3–6 rekomendacji (oszczędność kosztów, konsolidacja przestrzeni, optymalizacja EV, alerty o rezerwacjach widmach, ESG, planowanie pojemności i inne), każdą z szacunkiem wpływu napisanym przez model. Zarząd odrzuca je lub oznacza jako wykonane, a decyzja trafia do dziennika audytu. To nie jest prognozowanie predykcyjne, a Desk & Park nie wylicza oszczędności ani kosztów: szacunek wpływu to hipoteza do sprawdzenia na własnych danych o najmie.

Flexwhere wymienia dane historyczne (miesiąc w planie Standard, rok w Business), mapy ciepła zasobów, eksport danych z panelu oraz, w planie Business, raport obecności dla całej firmy na życzenie. Integracja z czujnikami, za dodatkową opłatą, ma wykrywać niewykorzystane strefy i rezerwacje widma sprzętowo. Automatyczne zwalnianie niestawiennictw jest od planu Standard, z czasem ustalanym przez administratora (opis planu mówi o 1 godzinie). Jeśli chcesz mierzyć obłożenie czujnikami, a nie check-inami, Flexwhere ma opublikowaną integrację; Desk & Park mierzy przez rezerwacje i skany QR.

Funkcje 01–06 z Top 10: to, czego pracownicy używają codziennie. Stan na październik 2026.

Porównanie obok siebie

Fakty o konkurencji z flexwhere.com, stan na październik 2026; ceny i funkcje się zmieniają, sprawdź aktualną stronę.

Werdykt

Flexwhere pasuje lepiej, jeśli dział zakupów wymaga dostawcy z certyfikatem ISO 27001 już teraz, jeśli potrzebujesz dziś natywnych aplikacji na iOS i desktop, jeśli chcesz automatycznego wykrywania obecności przez Wi-Fi, stacje dokujące lub czujniki, albo jeśli zespół do 25 osób na jednym piętrze może zostać na darmowym planie Basic. Organizacje niderlandzko- i niemieckojęzyczne dostaną też pomoc dostawcy przy wdrożeniu i projektowaniu planów pięter.

Desk & Park pasuje lepiej, jeśli liczba pracowników przekracza liczbę miejsc do rezerwacji, jeśli parking i ładowanie EV mają być w każdym planie, a nie tylko w najwyższym, jeśli audyt bezpieczeństwa pyta o izolację bazy danych per klient oraz SSO OIDC ze SCIM, i jeśli jeden administrator ma uruchomić biuro jeszcze w tym tygodniu. W naszym scenariuszu 175 osób to 8 990 zł rocznie zamiast ok. 33 741 zł.

Zobacz cennik, przewodnik wdrożenia do próby na darmowym planie Start oraz Top 10 funkcji Desk & Park.

FAQ

Czy Desk & Park jest tańszy od Flexwhere?

W biurach, w których ludzi jest więcej niż biurek, zwykle tak. Przy 175 pracownikach i 100 obiektach Desk & Park Pro kosztuje 8 990 zł netto rocznie; Flexwhere Business, plan z parkingiem, kosztuje 175 × 3,68 € × 12 = 7 728 € (ok. 33 741 zł). Poniżej mniej więcej 45–85 użytkowników plany Flexwhere za użytkownika mogą być tańsze.

Czy Flexwhere obejmuje rezerwację parkingu?

Tak, w planie Business za 3,68 € za użytkownika miesięcznie (płatność roczna, bez VAT), według flexwhere.com w październiku 2026; plany Basic i Standard jej nie wymieniają. W Desk & Park miejsca parkingowe i miejsca z ładowarką EV są dostępne w każdym planie, także w darmowym planie Start do 10 obiektów.

Czy Flexwhere i Desk & Park mają certyfikat ISO 27001?

Flexwhere deklaruje certyfikaty ISO 27001 i ISO 9001 i publikuje je na stronie. Desk & Park nie ma jeszcze certyfikatu; ISO 27001 i SOC 2 są planowane. Oferuje za to osobną bazę PostgreSQL dla każdego klienta, hosting w UE we Frankfurcie i w Holandii oraz SSO OIDC ze SCIM w każdym planie.

Czy Desk & Park ma aplikację na iPhone'a jak Flexwhere?

Jeszcze nie. Flexwhere oferuje aplikacje na iOS, Androida, web i desktop. Desk & Park działa w przeglądarce telefonu jako PWA, ma aplikację na Androida, a aplikację na iOS planuje na 2027 rok.

Ile trwa przejście z Flexwhere?

Przewodnik wdrożenia podaje 60–90 minut na jedno biuro: konto firmy, wgranie planu, rozmieszczenie miejsc, wydruk naklejek QR, zaproszenie użytkowników z pliku CSV i pierwsza rezerwacja. Rezerwacje nie są migrowane, więc najlepiej przełączyć się w poniedziałek po wygaśnięciu ostatnich rezerwacji we Flexwhere.