Mai multe locații: fusuri orare, sărbători și limbi

Gândește-te la Katarzyna, workplace manager într-o companie de software cu trei birouri: sediul central în Cracovia, o echipă de 40 de oameni la Lisabona și un mic birou de vânzări la New York. O vreme, toate trei au folosit un singur tabel de rezervări, iar tabelul presupunea tacit că toată lumea trăiește în Cracovia.

Fisurile au apărut în zile obișnuite. Rezervările permanente de joi ale echipei din Lisabona au continuat fără întrerupere și pe 10 iunie, sărbătoare legală în Portugalia, așa că birourile păreau ocupate într-o zi în care biroul era gol. Un coleg din New York a citit „check-in până la 10:00” și s-a întrebat: ora 10:00 a cui? Sărbătorile poloneze din 3 mai și 11 noiembrie erau blocate pentru toată lumea, inclusiv pentru cele două birouri care erau deschise. Iar e-mailurile de bun venit plecau în poloneză către oameni care nu o vorbeau.

Nimic din toate acestea nu este dramatic, dar fiecare mică nepotrivire îi învață pe oameni că sistemul de rezervări nu le descrie chiar biroul — și apoi nu mai au încredere în el. Acest articol arată cum modelează Desk & Park mai multe locații, astfel încât fiecare să se comporte ca biroul care chiar este.

Fiecare locație este un loc aparte, cu propriul ceas

În Desk & Park, o locație este un sediu de birou: un nume, o adresă și trei setări care contează mai mult decât par.

• Un fus orar. Fiecare locație are un fus orar IANA, de exemplu Europe/Warsaw, Europe/Lisbon sau America/New_York, iar acesta este obligatoriu — sistemul nu presupune niciodată tacit fusul orar al sediului central pentru o locație nouă. Tot ce depinde de „azi” sau de „10:00” în acea locație — ferestrele de check-in, termenele, ziua afișată pe hartă — se calculează în propriul fus orar, inclusiv la trecerea la ora de vară și de iarnă.
• Zilele lucrătoare. Fiecare locație are propria săptămână de lucru. Cele mai multe merg de luni până vineri, dar un birou a cărui săptămână merge de duminică până joi este configurat ca atare, nu forțat în calendarul altcuiva.
• Un calendar de sărbători. Fiecare locație își ține propria listă de zile nelucrătoare. O sărbătoare poate fi o dată unică sau poate fi marcată În aceeași dată în fiecare an, astfel încât sărbătorile fixe, precum 1 mai sau 25 decembrie, se introduc o singură dată și se repetă.

Sub fiecare locație se află etajele sale (fiecare cu propriul plan) și hărțile de parcare, care pot descrie mai multe zone — de exemplu o parcare subterană și una exterioară. Angajații aleg locația, apoi etajul sau zona de parcare, și văd doar ce există fizic acolo.

Configurarea Katarzynei, pas cu pas

1. Creează cele trei locații. În setările organizației, în fila Locații, adaugă Cracovia, Lisabona și New York, alegând fusul orar potrivit pentru fiecare. New York primește America/New_York, așa că o rezervare la 9:00 acolo înseamnă 9:00 în Manhattan.

2. Setează săptămâna de lucru. Toate trei lucrează de luni până vineri, deci valoarea implicită se potrivește. Dacă firma deschide mai târziu un birou cu o altă săptămână de lucru, acea locație primește propriul set de zile lucrătoare.

3. Introdu sărbătorile. Pentru Cracovia adaugă 3 mai și 11 noiembrie ca sărbători anuale; pentru Lisabona, 25 aprilie și 10 iunie; pentru New York, 4 iulie. Sărbătorile care se mută în fiecare an, precum a doua zi de Paște sau Thanksgiving, se introduc ca date unice pentru anul următor — o treabă scurtă în fiecare decembrie.

4. Încarcă etajele și hărțile de parcare pentru fiecare locație. Fiecare birou primește propriile planuri de etaj și propria hartă a parcării, cu birourile și locurile plasate pe ele. Configurarea urmează aceiași șase pași de onboarding ca pentru un singur birou, o dată pentru fiecare sediu.

5. Tipărește autocolantele QR pentru fiecare locație. Fiecare locație are propria foaie de autocolante QR pentru check-in. Dacă autocolantele dintr-un birou ajung unde nu trebuie — de exemplu, o fotografie a etajului din Lisabona ajunge online —, Katarzyna poate emite coduri noi pentru acea locație dintr-odată. Locația poartă apoi marcajul necesită retipărire până când noua foaie este tipărită, ca nimeni să nu uite că autocolantele de pe pereți nu mai funcționează.

Ce observă angajații

Cea mai mare parte a beneficiului este invizibilă, și exact acesta este scopul.

• Formularul de rezervare se deschide la o dată rezonabilă. Începe cu ziua de azi sau — dacă persoana are deja o rezervare azi — cu următoarea zi lucrătoare a locației, sărind peste weekenduri și sărbători.
• Rezervările recurente sar peste sărbătorile locale. Când echipa din Lisabona rezervă fiecare joi din trimestru, 10 iunie este sărit automat, iar formularul raportează câte dintre datele săptămânale au fost rezervate. În Cracovia, aceeași zi de joi este o zi lucrătoare obișnuită. Mai multe despre serii în rezervările recurente și zilele fixe ale echipei.
• Orele sunt locale. Un termen de check-in din New York este o oră din New York. Invitațiile de calendar pentru o serie recurentă au regula săptămânală exprimată în fusul orar al locației, așa că nu se decalează cu o oră atunci când ora de vară se schimbă la date diferite în Europa și în SUA.
• Fiecare își folosește propria limbă. Interfața este disponibilă în zece limbi — engleză, poloneză, germană, franceză, spaniolă, italiană, română, bulgară și chineză (simplificată și tradițională) — și fiecare persoană o folosește pe a sa; și e-mailurile de rezervare sunt localizate. O confirmare spune și unde exact: locația, etajul și spațiul, de exemplu „HQ Kraków · Etaj 3 · D-301”, cu un buton care îl arată pe hartă.
• Tabletele sălilor vorbesc limba locală. O tabletă-chioșc pentru sala de ședințe are limba setată pe dispozitiv, așa că holul din Lisabona și cel din New York pot diferi.

Sfaturi practice

• Alegeți nume de locații pe care oamenii le recunosc. „Kraków HQ” și „Lisabona” sunt mai bune decât codurile interne; numele apare în fiecare e-mail de confirmare.
• Actualizează calendarul de sărbători o dată pe an. Sărbătorile anuale se reportează singure; cele mobile cer câteva minute în fiecare decembrie.
• Tratează rotirea autocolantelor și retipărirea ca o singură sarcină. Din momentul în care codurile sunt reemise, vechile autocolante nu mai funcționează, așa că planifică rotirea pentru o zi în care noua foaie poate fi lipită chiar atunci.
• Verifică dacă politica se potrivește fiecărui sediu. Termenul de check-in și cât de departe în viitor pot rezerva oamenii se setează o singură dată pentru întreaga organizație. Alege valori care funcționează deopotrivă în biroul tău cel mai strict și în cel mai relaxat.

Ce este specific fiecărei locații și ce nu

Fusul orar, zilele lucrătoare, sărbătorile, etajele, hărțile de parcare și foile de autocolante QR sunt specifice fiecărei locații. Politica de rezervare — termenul de check-in și numărul maxim de zile în avans pentru care cineva poate rezerva — este valabilă pentru întreaga organizație; nu poți da Lisabonei un alt termen decât Cracoviei. Sărbătorile sunt sărite de seriile recurente și de sugestia de dată, dar nu sunt blocate: cineva care alege în mod deliberat o sărbătoare o poate rezerva totuși, ceea ce este util când un birou se deschide pentru o zi specială.

Numărul de locații depinde de plan: Start (gratuit) are una, Standard până la trei, Pro până la zece, iar Enterprise nu are o limită practică. Prețul se calculează pe obiect rezervabil — birouri, locuri de parcare și săli de ședințe —, nu pe utilizator; vezi prețurile.

Întrebări frecvente