Rapoarte de echipă pentru manageri într-un birou hibrid

Gândește-te la Karolina, șefa departamentului de inginerie într-o companie cu 300 de angajați. Departamentul ei are 45 de oameni în trei echipe. La ședința de conducere de luni, directorul financiar pune o întrebare corectă: „Echipele tale au convenit asupra a două zile de birou pe săptămână. Chiar se întâmplă asta?” Karolina nu știe. Are o impresie, câteva anecdote și un calendar plin de apeluri video.

Office managerul are datele, dar ele acoperă întreaga companie. A le exporta și a le trimite unui șef de departament înseamnă a împărtăși și cifrele altor departamente, poate chiar nume. Așa că întrebarea așteaptă, primește un răspuns ghicit sau devine un tabel care este depășit până la următoarea ședință.

Desk & Park rezolvă situația printr-un rol dedicat: managerul, care vede aceleași rapoarte ca și conducerea, limitate la departamentele și echipele de care răspunde.

Pasul 1: administratorul stabilește domeniul

Rolul de manager este disponibil în planul Enterprise. Configurarea Karolinei îi ia unui administrator două minute:

1. În Gestionarea utilizatorilor, schimbă rolul Karolinei în Manager.
2. Deschide meniul de lângă numele ei (⋮ → Domeniul rapoartelor) și bifează ce ar trebui să acopere rapoartele ei. Bifarea opțiunii întregul departament pentru Inginerie include toate echipele acestuia, inclusiv echipele adăugate ulterior. Alternativ, bifează doar anumite echipe.
3. Salvează. Salvarea setează domeniul exact la ce este bifat, iar modificarea este înregistrată în jurnalul de audit.

Domeniul este construit din câmpurile departament și echipă ale fiecărui utilizator. Doar administratorii modifică aceste câmpuri, sau ele vin din furnizorul de identitate prin SCIM, așa că un manager nu își poate lărgi singur vizibilitatea mutând oameni dintr-o parte în alta. Un manager fără domeniu setat vede rapoarte goale, nu datele altcuiva.

Pasul 2: Karolina deschide Rapoarte echipe

În navigarea Karolinei apare un element nou: Rapoarte echipe. Este aceeași pagină pe care o folosește conducerea, cu fiecare cifră limitată de server la oamenii ei. Alege o perioadă, de la ultimele 7 zile până la ultimul an, și citește:

• Utilizarea spațiilor de lucru și a parcării. Cât din birou folosesc echipele ei. Capacitatea rămâne cea a întregului birou, așa că cifra răspunde la întrebarea „ce parte din birou ocupă echipele mele”, nu este o valoare umflată de un numitor micșorat.
• Ocuparea de vârf. Cât de plin a fost biroul în cea mai aglomerată zi din perioadă și ce zi a fost aceea.
• Rata rezervărilor fantomă. Proporția rezervărilor echipelor ei la care nu s-a făcut niciodată check-in, adică birouri ținute ocupate și nefolosite, defalcată pe etaje.
• Tendința lunară de utilizare. Dacă prezența crește, stagnează sau scade.
• Cererea de încărcare EV, dacă oamenii ei conduc mașini electrice și biroul are locuri cu încărcător.
• Utilizare pe departamente și echipe. Fiecare dintre departamentele ei, cu numărul de angajați, zilele de prezență pe persoană pe săptămână și vârful, cu un clic pentru a extinde la nivel de echipe. File separate comută între birouri, parcare și săli de ședințe.
• Prezența pe parcursul săptămânii. O hartă termică a proporției din fiecare departament prezente în fiecare zi a săptămânii.
• Rezervări permanente la care nu vine nimeni. Seriile recurente din domeniul ei, ordonate după prezență, cu numărul celor onorate în mai puțin de jumătate din cazuri.

În zece minute, Karolina are un răspuns onest pentru directorul financiar. Două dintre echipele ei au în medie aproape două zile pe săptămână, concentrate marțea și joia. A treia are în medie sub o zi, fără un vârf vizibil, iar defalcarea pe echipe arată cele mai multe neprezentări dintre cele trei: oamenii rezervă și apoi nu vin. Aceasta este o discuție pentru echipa ei, nu o problemă de capacitate pentru departamentul de facilități.

Cine vede nume

Agregatele sunt un lucru, numele altul. Desk & Park le separă printr-o setare la nivelul organizației numită Cine vede persoanele nominal în rapoarte, cu trei niveluri:

Nivelul este stabilit de operatorul platformei Desk & Park, la cererea organizației. Chiar și la nivelul cel mai deschis, un manager nu vede niciodată persoane din afara departamentelor și echipelor care i-au fost atribuite.

În compania Karolinei, nivelul rămâne Nimeni. Ea vede că a treia echipă are multe neprezentări, nu cine din acea echipă le provoacă. Pentru majoritatea deciziilor pe care le ia efectiv un manager, este suficient, iar raportul nu devine un instrument de supraveghere a prezenței.

Ce mai poate face un manager

Un manager este și un utilizator obișnuit. Karolina rezervă birouri și parcare ca toată lumea, apare pe harta biroului ca toată lumea (dacă nu renunță la afișare) și poate avea un birou sau un loc de parcare atribuit permanent. În zilele în care lipsește, Azi nu vin îl eliberează pentru colegi, la fel ca pentru membrii consiliului.

Sfaturi practice

• Stabiliți la ce servesc cifrele înainte să le arătați. Rapoartele de echipă funcționează cel mai bine ca bază pentru o discuție despre felul în care echipa folosește biroul, nu ca un tabel de punctaj.
• Completează cu atenție departamentele și echipele. Domeniul este exact doar în măsura în care sunt exacte aceste câmpuri. O persoană fără departament nu se află în domeniul nimănui.
• Citește vârfurile, nu mediile. Un birou se dimensionează după zilele aglomerate. Vârful și harta termică pe zile spun mai mult decât utilizarea medie.
• Uită-te la rata rezervărilor fantomă înainte să ceri mai multe birouri. Dacă o treime din rezervări nu sunt folosite niciodată, deficitul s-ar putea să nu fie real; vezi cum eliberează spațiu eliberarea automată.
• Combină rapoartele cu zilele fixe. Când o echipă convine asupra unor zile de birou regulate, o serie săptămânală le face să se mențină; vezi Rezervări recurente de birou și zilele fixe ale echipei.

Ce nu includ rapoartele pentru manageri

Rolul de manager este o funcție Enterprise. Managerii nu văd recomandările AI pe care le pot genera conducerea și administratorii și nu văd programul de eliberări al consiliului sau limitele de utilizare ale planului. Numele din rapoarte urmează nivelul organizației, care este dezactivat implicit și modificat doar de operatorul platformei, la cerere. Managerii nu pot modifica departamentele, echipele sau propriul domeniu. Rapoartele descriu ce s-a întâmplat în perioada aleasă; nu fac prognoze. Pentru felul în care sunt măsurate analizele în general, vezi Măsurarea gradului real de ocupare a biroului, iar pentru planuri vezi prețurile.

Întrebări frecvente