Резервации на бюра, които влизат в календара ви в Outlook

Представете си Даниел, продуктов дизайнер в компания с 200 души. Той работи от офиса във вторник и четвъртък и резервира бюро и паркомясто за тези дни в Desk & Park. В понеделник вечерта ръководителят на екипа му поглежда календара му в Outlook, вижда свободна сряда сутрин и изпраща покана за присъствен преглед на дизайна. Сряда е денят, в който Даниел работи от вкъщи. Нищо в календара му не го показваше. През същата седмица той си записва час при зъболекар в четвъртък сутрин, забравяйки, че паркомястото му за този ден съществува само в друго приложение.

Нищо от това не е драматично и всичко идва от една празнина: офисният ден живее в инструмента за резервации, а останалата част от седмицата – в календара. Desk & Park запълва тази празнина, като поставя всяка резервация в календара, който хората и без това гледат.

Стъпка 1: резервирайте както обикновено, включително седмичния модел

Даниел отваря Desk & Park и избира бюрото си на плана на етажа. Датата вече е попълнена: днешната или следващият работен ден, за който той все още няма резервация. Тъй като офисните му дни са фиксирани, той отмята Повтаряй всяка седмица, избира вторник и четвъртък и задава серията за 12 седмици (една серия може да е от 2 до 52 седмици). Прави същото и за паркомястото си.

Два детайла правят серията реалистична, а не механична:

• Празниците на обекта се пропускат. Официален празник в четвъртък не създава резервация в затворен офис.
• Вече заетите дати се пропускат. Ако в някой от вторниците бюрото е заето от друг, приложението резервира останалите дати и му казва колко е пропуснало.

Стъпка 2: един имейл с истинска покана за календар

Около минута по-късно Даниел получава един имейл. Desk & Park събира потвържденията от последната минута и ги изпраща заедно, така че бюро и паркомясто, резервирани в една и съща сесия, пристигат в едно съобщение, а не в две.

Имейлът казва точно къде ще седи, във формата „HQ Berlin · Етаж 3 · D-301“, с бутон Покажи на картата. По-важното е, че той носи истинска покана за календар – същия вид съобщение като покана за среща от колега. Outlook, Google Calendar и Apple Calendar я разпознават и резервацията се появява в календара му със заглавие по ресурса (например „Бюро D-301“), с местоположението и етажа. Тя е отбелязана като приета и не очаква отговор.

Седмичната серия пристига като един повтарящ се запис в календара, а не като купчина от 24 отделни. Правилото е зададено в часовата зона на офиса, така че остава вярно и при смяната на лятното часово време, а пропуснатите дати просто липсват в серията.

Имейлите, включително тези потвърждения, се изпращат на езика, който всеки потребител е избрал; Desk & Park има 10 езика на интерфейса.

Стъпка 3: календарът вече казва истината за седмицата

В понеделник вечерта ръководителят на екипа отново поглежда календара на Даниел. До срещите му сега има записи за бюрото му във вторник и четвъртък. Всеки, който вижда календара му, знае в кои дни той е в офиса, и прегледът на дизайна се премества за четвъртък без нито едно съобщение в чата.

Същото важи и за самия Даниел. Когато записва зъболекаря за четвъртък сутрин, паркомястото му е точно там, в календара.

Стъпка 4: когато плановете се променят, календарът ги следва

Няколко седмици по-късно идва четвъртък, в който Даниел наистина не може да дойде. Той отменя само тази дата в Desk & Park. Имейлът за отмяна засяга само това повторение: един четвъртък изчезва от календара му, а останалата част от серията остава. Ако някога се откаже изцяло от уговорката, отмяната на цялата серия премахва целия повтарящ се запис.

Отмяната в Desk & Park има значение и за колегите му: бюрото и мястото се връщат в пула за този ден, вместо да стоят празни. Писахме за това колко струват непотърсените резервации в призрачните резервации и автоматичното освобождаване.

Предпочитате абонамент? Използвайте личния фийд

Някои хора предпочитат да държат офисните резервации в отделен слой на календара, който могат да показват или скриват. За тях има личен фийд за календар в Настройки → Синхронизация на календара: частна връзка, за която можете да се абонирате в Google Calendar, Outlook или Apple Calendar.

• Той е само за четене и обхваща резервациите от 7 дни назад до 60 дни напред.
• Връзката е лична и всеки, който я има, може да вижда резервациите ви. Ако изтече, Нулиране на връзката обезсилва стария адрес навсякъде.
• За единична резервация има и Добави в календара (.ics) – еднократно изтегляне.

Колко често се опреснява абонаментният фийд, решава вашето календарно приложение, а не Desk & Park, така че поканите в имейлите са по-бързият път.

Практични съвети

• Изберете един път за всеки човек. Поканите и фийдът описват едни и същи резервации. Използването и на двете може да покаже всяка резервация два пъти, затова на повечето хора са достатъчни поканите; фийдът е подходящ за онези, които са изключили известията по имейл.
• Отменяйте в Desk & Park, а не в календара. Записът в календара е огледало на резервацията. Изтриването му в Outlook не освобождава бюрото; отмяната на резервацията премахва записа и освобождава мястото.
• Използвайте седмични серии за фиксираните офисни дни. Едно действие, един имейл, един запис в календара, а изключенията се уреждат дата по дата.
• Пазете връзката към фийда в тайна. Отнасяйте се към нея като към връзка към защитен с парола документ: не я споделяйте с никого и я нулирайте при съмнение.

Обхват: какво не прави

Поканите за календар и личният фийд са достъпни във всеки план, включително безплатния план Start; вижте цените. Потокът е еднопосочен: резервациите пътуват от Desk & Park към календара ви, никога обратно. Не можете да резервирате бюро или паркомясто от Outlook, а Desk & Park не чете личния ви календар. Поканите пътуват с имейлите за резервации, така че човек, който е изключил известията по имейл, не получава такива; за този случай е фийдът. Резервациите за гости, направени от асистент за посетители, никога не се появяват във фийда или поканите на асистента. Заседателните зали са отделна история: за синхронизирането на пощенските кутии на залите в Outlook или Google вижте синхронизацията на календарите на залите. Самият процес на резервиране е показан на страниците за резервация на бюра и резервация на паркинг.

Често задавани въпроси