Desk & Park vs Kadence: per posto o per utente attivo

Kadence e Desk & Park permettono a un ufficio ibrido di prenotare scrivanie, sale riunioni e posti auto, ma fanno pagare cose diverse. Kadence fattura per utente attivo (chiunque faccia una prenotazione nel mese), con contratti di almeno un anno fatturati annualmente, aggiunge 250 USD a piano per il caricamento e la configurazione della planimetria e non pubblica alcun prezzo per utente: ogni piano è su preventivo (kadence.co/pricing, ottobre 2026). Desk & Park fattura per oggetto prenotabile: un ufficio con 100 scrivanie, posti auto e sale rientra nel piano Pro a 2.060 EUR netti l'anno, con utenti illimitati, nessun costo per le planimetrie e un piano gratuito fino a 10 oggetti.

Il lavoro ibrido nel 2026 e dove si colloca Kadence

La maggior parte degli uffici ibridi segue uno schema osservato di frequente: dal martedì al giovedì è pieno, lunedì e venerdì sono tranquilli, e le persone che potrebbero venire sono molte più delle scrivanie. Per questo una domanda di budget conta più di qualsiasi elenco di funzioni: il prezzo del vostro sistema di prenotazione segue le persone o lo spazio?

Kadence si presenta sul suo sito come due prodotti. WorkOps «gestisce la giornata»: prenotazione di scrivanie, sale e spazi con sincronizzazione bidirezionale del calendario, gestione dei visitatori, check-in automatico, Workplace Insights e Kadence AI in Microsoft Teams e Slack, in due livelli, Team e Pro. SpaceOps «decide il portafoglio»: pianificazione per piani (stack planning), pianificazione di scenari e un agente IA di pianificazione. Un Enterprise Bundle unisce WorkOps Pro e SpaceOps, e tra i loghi dei clienti compaiono MIT, University of Cambridge, Intel e NHS. Kadence è un'ampia piattaforma di gestione del luogo di lavoro per grandi organizzazioni; Desk & Park è un prodotto di prenotazione mirato per scrivanie, parcheggi e sale, con prezzo per oggetto.

Costo annuo al crescere dell'organico: Desk & Park Pro per 100 oggetti contro la fatturazione per utente attivo. Kadence non pubblica un prezzo per utente, quindi la sua linea è illustrativa; la tariffa di 250 USD a piano proviene da kadence.co/pricing (ottobre 2026).

Prezzi e costo totale di possesso (TCO)

Cosa pubblica Kadence

Sulla pagina dei prezzi (verificata il 17 ottobre 2026) Kadence indica:

• Unità di fatturazione: utenti attivi; si pagano le persone che effettuano una prenotazione nel mese.
• Durata: minimo un anno, fatturazione annuale.
• Avvio: il caricamento e la configurazione della planimetria costano 250 USD a piano.
• Prezzo: non pubblicato. Ogni piano (WorkOps Team, WorkOps Pro, SpaceOps, Enterprise Bundle) è su preventivo, in valuta locale su richiesta.
• Componenti aggiuntivi a pagamento: planimetrie modificabili e VMS Documents; Insights Plus è incluso in Pro e a pagamento in Team.

Lo scenario

Un'azienda con 175 dipendenti, 75 scrivanie, 20 posti auto (4 con colonnina di ricarica) e 5 sale riunioni: 100 oggetti prenotabili in un'unica sede.

Desk & Park: il piano Pro copre fino a 125 oggetti e 10 sedi a 2.060 EUR netti l'anno con pagamento annuale, oppure 206 EUR netti al mese. Gli utenti sono illimitati, quindi 175 dipendenti costano quanto 250. Non c'è alcun costo per planimetrie o mappe del parcheggio, e la configurazione è self-service.

Kadence: costo del primo anno = utenti attivi × prezzo mensile da preventivo × 12 + 250 USD × piani. Con l'ufficio su un solo piano, la tariffa una tantum pubblicata è di 250 USD, circa 222 EUR; su due piani, circa 445 EUR. Se un livello del parcheggio conti come piano è una domanda da porre nella richiesta di preventivo. Già quei 222 EUR equivalgono a circa l'11 % di un anno di Desk & Park Pro (222 ÷ 2.060). Conversione al cambio medio NBP del 16 ottobre 2026 (tabella 202/A/NBP/2026): 1 USD = 0,8893 EUR (1 EUR = 4,3661 PLN, 1 USD = 3,8827 PLN).

Soglia di pareggio invece di una stima a occhio

Poiché Kadence non pubblica un prezzo, non indichiamo una differenza in euro o in percentuale e non ne inventiamo una. Si può invece calcolare il prezzo al quale i due costano uguale:

Rispetto al vostro preventivo: sopra la soglia per il vostro numero di utenti attivi, Desk & Park Pro costa meno per questo ufficio; sotto, costa meno Kadence. La fatturazione per utente attivo favorisce Kadence quando molti dipendenti prenotano di rado, perché chi non prenota nulla nel mese non viene conteggiato.

La prova della crescita: da 175 a 250 persone

Assumete 75 persone e restate nello stesso ufficio. Con la fatturazione per utente attivo il conto può salire fino al 43 % (250 ÷ 175), a seconda di quanti nuovi assunti prenotano. Con Desk & Park non cambia finché l'ufficio non supera i 125 oggetti, dove inizia un contratto Enterprise su misura. Desk & Park si può inoltre pagare mensilmente, mentre Kadence indica un minimo di un anno, e il piano gratuito Start (10 oggetti, 1 sede, senza dati di pagamento) consente di provare prima il prodotto vero.

Architettura e sicurezza

Desk & Park

• Un database PostgreSQL dedicato per ogni organizzazione cliente: nessuna tabella condivisa con altri clienti, backup e cancellazione per organizzazione, e un incidente in un database non tocca gli altri (perché conta).
• Hosting nell'UE: database a Francoforte, applicazione nei Paesi Bassi; backup notturni cifrati e registro di audit.
• Accesso: doppio fattore (TOTP) e passkey (WebAuthn) per ogni utente, più codici monouso via e-mail.
• SSO tramite OpenID Connect (Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta e altri provider OIDC) e SCIM per creazione e disattivazione degli account (Entra ID, Okta) in tutti i piani, gratuito compreso.
• GDPR: esportazione dei dati e richiesta di cancellazione dalle impostazioni, e un accordo sul trattamento dei dati.

Le lacune, onestamente: Desk & Park supporta solo OIDC, non SAML, e ISO 27001 e SOC 2 sono pianificati, non certificati. Se l'ufficio acquisti richiede oggi un report SOC 2, Desk & Park non può ancora fornirlo.

Kadence (secondo quanto pubblica)

Le pagine prezzi e sicurezza di Kadence riportano le certificazioni SOC 2 Type II e Cyber Essentials; i suoi partner infrastrutturali sono certificati ISO 27001, e Kadence precisa di non presentare quella certificazione come propria. I dati sono cifrati in transito (TLS 1.2 o superiore) e a riposo, i sistemi sono sottoposti a penetration test di terze parti almeno una volta l'anno e le app mobili sono testate secondo OWASP MASVS. Entrambi i livelli WorkOps includono hosting regionale dei dati negli Stati Uniti o nell'UE, SSO e sincronizzazione della directory SCIM (Okta, Entra, Google, OneLogin, JumpCloud e altri), SSO obbligatorio, accesso con passkey, controlli di conservazione dei dati personali e una Audit Export API con 180 giorni di storico.

Kadence non pubblica il proprio modello di isolamento tra clienti. Se nella vostra verifica di sicurezza conta, ponete a entrambi i fornitori la stessa domanda per iscritto: i nostri dati stanno in un database proprio o in tabelle condivise?

Funzionalità da 07 a 10 delle 10 funzionalità di Desk & Park: tablet per la sala, report per il consiglio, integrazioni, sicurezza e dati nell'UE.

Esperienza dei dipendenti e coordinamento dei team

Desk & Park funziona in qualsiasi browser e si installa come PWA; un'app Android aggiunge uno scanner QR nativo, lo sblocco con impronta o volto e le notifiche push. Un'app iOS è prevista per il 2027; nel frattempo chi usa l'iPhone prenota dal browser (funzionalità 05 della Top 10, prenotare dal telefono). I dipendenti scelgono un posto su una mappa colorata in base alla disponibilità (funzionalità 01), e scansionare l'adesivo QR di una scrivania libera la prenota e registra il check-in con un tocco (funzionalità 02).

• Chi è in ufficio oggi (funzionalità 04): i colleghi con prenotazione compaiono sulla mappa con foto o iniziali cerchiate nel colore del team, un punto verde dopo il check-in e, accanto, un elenco per team. L'azienda può disattivare la funzione e chiunque può nascondersi.
• Scrivanie, parcheggio e sale in un unico posto (funzionalità 03): il parcheggio ha mappe proprie, con più aree per sede, per esempio un garage e un piazzale; i posti con colonnina sono segnati con ⚡; scrivania e posto auto prenotati insieme arrivano come un unico invito di calendario. Vedi la prenotazione parcheggi.
• Posti assegnati che si possono cedere (funzionalità 06): i membri del consiglio mantengono una scrivania o un posto auto fisso; «Oggi non ci sono» lo libera per la giornata e «Riprendi» annulla l'operazione finché nessuno lo ha occupato. I posti fissi non vengono mai liberati automaticamente.
• Integrazioni (funzionalità 09): un invito di calendario in ogni conferma, notifiche in Slack o Microsoft Teams e sincronizzazione bidirezionale dei calendari delle sale con Microsoft 365 o Google Workspace nei piani Pro ed Enterprise.
• Prenotazioni ricorrenti, prenotazioni per conto di altri, prenotazioni per ospiti senza account utente e 10 lingue dell'interfaccia.

Kadence indica un'app Android nativa e un flusso di prenotazione iOS ricostruito, prenotazione web, app per Microsoft Teams, Microsoft 365, Slack e Google Calendar, un componente aggiuntivo per Outlook e Kadence AI per prenotare via chat; il suo server MCP (accesso anticipato) prenota da Claude, ChatGPT o Copilot. Per il coordinamento offre colleghi preferiti, suggerimenti intelligenti e una modalità in incognito. Si possono prenotare armadietti, postazioni chiuse, parcheggio e uffici privati, con zone per team, scrivanie assegnate e preferite e crediti di prenotazione. La gestione visitatori è in entrambi i livelli, il chiosco con stampa dei badge in Pro, e l'interfaccia è disponibile in 38 lingue. La pagina dei prezzi non descrive posti con colonnina di ricarica; chiedete se è importante.

Ottimizzazione degli spazi e IA

Le prenotazioni fantasma, cioè scrivanie prenotate e mai usate, fanno sembrare un ufficio ibrido pieno nel sistema e mezzo vuoto nella realtà.

Desk & Park usa il check-in QR e il rilascio automatico: una prenotazione di scrivania o di parcheggio senza check-in entro l'orario fissato dall'organizzazione (per esempio «check-in entro le 10:00») torna automaticamente disponibile. Le sale riunioni vengono rilasciate solo se l'organizzazione attiva questa opzione (disattivata per impostazione predefinita, dopo un intervallo da 5 a 120 minuti senza check-in); scansionare il QR di una sala libera prenota la mezz'ora successiva. L'articolo sulle prenotazioni fantasma ne mostra l'effetto.

I report per il consiglio (funzionalità 08) misurano l'occupazione rispetto ai posti effettivamente prenotabili, il tasso di mancata presenza per piano e risorsa, l'uso per reparto e team, la domanda di ricarica dei veicoli elettrici e il giorno di picco, per periodi da 7 giorni a un anno, con esportazione CSV. Raccomandazioni IA: un amministratore fa clic su «Genera report»; un modello linguistico di grandi dimensioni riceve solo dati aggregati, senza nomi dei dipendenti, e restituisce da 3 a 6 raccomandazioni (risparmio sui costi, consolidamento degli spazi, ottimizzazione della ricarica, allerta prenotazioni fantasma, impatto sul consiglio, ESG, pianificazione della capacità) con una stima d'impatto scritta dal modello. Il consiglio le scarta o le segna come completate, e l'azione viene registrata. Non si tratta di machine learning predittivo né di previsione dell'occupazione, e Desk & Park non calcola risparmi né costi; la stima d'impatto è un'ipotesi da verificare.

Kadence offre rilascio automatico e check-in, oltre al Kadence Agent, un agente desktop che rileva la presenza in ufficio tramite Wi-Fi e registra il check-in senza sensori, creando una prenotazione quando qualcuno arriva senza averla. I check-in possono arrivare anche dal chiosco, dai display delle sale, dai dati dei badge o dall'API. Workplace Insights copre presenze, occupazione, mancate presenze, mappe di calore, ore settimanali medie ed esportazione CSV; Insights Plus aggiunge dashboard personalizzate. SpaceOps va oltre tutto ciò che offre Desk & Park: agente IA di pianificazione, distribuzione automatica sui piani, scenari a confronto e flussi guidati per riorganizzare o consolidare i piani.

Funzionalità da 01 a 06 della Top 10: il lato quotidiano di Desk & Park, dalla mappa ai posti assegnati che si possono cedere.

Desk & Park e Kadence a confronto

Dati su Kadence da kadence.co (pagine prezzi e sicurezza), verificati a ottobre 2026; prezzi e funzioni cambiano: controllate la pagina attuale.

Verdetto

Kadence è più adatto a una grande organizzazione con molti edifici che oggi ha bisogno di SOC 2 Type II e Cyber Essentials per gli acquisti, vuole hosting negli Stati Uniti o app native iOS e Android subito, preferisce il rilevamento della presenza via Wi-Fi ai codici QR, gestisce chioschi per visitatori con stampa dei badge, assegna i posti a partire da un sistema HR (Workday, BambooHR, HiBob) con un Move Manager e pianifica il proprio portafoglio immobiliare per scenari. Il suo preventivo comprende anche implementazione e customer success.

Desk & Park è più adatto a un'azienda con da uno a dieci uffici che vuole scrivanie, parcheggio, colonnine e sale su un'unica mappa; un budget che non cresce con l'organico; hosting solo nell'UE con un database dedicato per cliente; SSO e SCIM anche nel piano gratuito; e una configurazione che un solo amministratore completa in 60–90 minuti. Confrontate i prezzi, scoprite la prenotazione scrivanie e leggete la guida alla gestione del parcheggio aziendale.

FAQ

Desk & Park costa meno di Kadence?

Per 100 oggetti prenotabili e 175 dipendenti, Desk & Park Pro costa 2.060 EUR netti l'anno con utenti illimitati. Kadence non pubblica un prezzo per utente, quindi dipende dal preventivo: sopra circa 0,98 EUR (1,10 USD) per utente attivo al mese, o 0,88 EUR il primo anno contando una tariffa di 250 USD per piano, Desk & Park costa meno. Il divario cresce con l'organico, perché Desk & Park costa lo stesso con 175 o 250 persone.

Come fattura Kadence?

Secondo kadence.co a ottobre 2026, Kadence fattura per utente attivo, cioè per ogni persona che effettua una prenotazione nel mese. I contratti durano almeno un anno con fatturazione annuale, e i prezzi sono su preventivo anziché pubblicati.

Kadence fa pagare le planimetrie?

Sì. La sua pagina prezzi indica che caricamento e configurazione di una planimetria costano 250 USD (circa 222 EUR) a piano, e le planimetrie modificabili sono un componente a pagamento di WorkOps Pro (incluse con SpaceOps). Desk & Park non fa pagare nulla per caricare l'immagine di una planimetria o aggiungere mappe del parcheggio.

Quale piattaforma ha certificazioni di sicurezza più solide?

Kadence pubblica SOC 2 Type II e Cyber Essentials e offre hosting negli Stati Uniti o nell'UE. Desk & Park non è ancora certificato (ISO 27001 e SOC 2 sono pianificati) ma dà a ogni cliente il proprio database PostgreSQL nell'UE, con SSO tramite OpenID Connect e SCIM in tutti i piani, gratuito compreso.

Entrambe le piattaforme gestiscono parcheggio e posti con colonnina di ricarica?

Entrambe rendono prenotabili i posti auto. Desk & Park mette il parcheggio su mappe proprie, segna i posti con colonnina con ⚡, invia scrivania e posto auto come un unico invito di calendario e riporta la domanda di ricarica. Kadence elenca il parcheggio tra gli spazi prenotabili; la sua pagina prezzi non descrive posti con colonnina.