Desk & Park vs Envoy: prenotare senza canone piattaforma

Envoy e Desk & Park fanno pagare la prenotazione di scrivanie, sale e parcheggi per risorsa prenotabile: la differenza sta quindi nella tariffa e in ciò che si aggiunge. Envoy Reservations costa 5 USD per risorsa prenotabile al mese, con fatturazione annuale, più un canone di piattaforma il cui importo non è pubblicato (envoy.com/pricing, ottobre 2026): per 100 scrivanie, posti auto e sale sono almeno 6.000 USD, circa 5.336 EUR l'anno. Desk & Park Pro copre fino a 125 oggetti per 2.060 EUR netti l'anno, con SSO e SCIM in ogni piano e dati ospitati nell'UE. Envoy è più forte nella gestione dei visitatori alla reception; Desk & Park è costruito per scrivanie, parcheggio e colonnine di ricarica.

Nel 2026 il lavoro ibrido ha un ritmo noto: dal martedì al giovedì l'ufficio è pieno e il parcheggio si esaurisce prima delle nove, il lunedì e il venerdì metà delle postazioni resta vuota. È uno schema osservato spesso, non una regola, ma è ciò che spinge le aziende ad abbandonare il foglio di calcolo e a chiedersi: quale piattaforma, con quale costo totale e con i dati dove.

Envoy (envoy.com) è una piattaforma per la gestione del luogo di lavoro nota soprattutto per la gestione dei visitatori: registrazione su iPad alla reception, stampa dei badge, documenti firmati all'arrivo, scansione dei documenti d'identità e controllo di liste di blocco. Attorno a questo, Envoy vende moduli su una piattaforma comune: Reservations (scrivanie, sale, parcheggi), Deliveries (posta), Screens (digital signage) e Response (notifiche di emergenza). La sua pagina prezzi mostra i badge G2 per la gestione dei visitatori e degli spazi. Desk & Park è più mirato: scrivanie, posti auto, posti con colonnina di ricarica e sale riunioni su un'unica mappa, con check-in QR e rilascio automatico di ciò che nessuno usa.

Costo annuo di 100 oggetti (75 scrivanie, 20 posti auto, 5 sale) con un organico da 50 a 400 persone. La linea di Envoy non include il canone di piattaforma, non pubblicato. Prezzi Envoy da envoy.com, ottobre 2026.

Prezzi e costo totale di possesso (TCO)

Entrambi i fornitori contano oggetti, non persone: l'organico può crescere senza che la fattura delle prenotazioni lo segua. La differenza sta nella tariffa e negli extra.

Envoy, secondo envoy.com/pricing (ottobre 2026):

• Reservations: 5 USD per risorsa prenotabile al mese, fatturati annualmente. Una scrivania, una sala o un posto auto contano ciascuno come una risorsa.
• Canone di piattaforma: ogni piano «parte dalla piattaforma», che è «prezzata come canone annuo fisso» e va acquistata con almeno un modulo. L'importo non è pubblicato; i prezzi dei moduli riportano «Price excludes platform fee».
• Visitors: piano Basic gratuito (100 registrazioni di visitatori al mese, fino a 50 dipendenti, una sede); Premium a 362 USD per sede al mese con fatturazione annuale; Enterprise su preventivo.
• Altri moduli: Deliveries 250 USD per sede, Screens 12 USD per dispositivo, Response 2 USD per utente, ciascuno al mese, fatturato annualmente, escluso il canone di piattaforma.
• Hardware: secondo le FAQ di Envoy, Visitors e i display delle sale richiedono un iPad; gli accessori sono in vendita nell'Envoy Store.

Desk & Park fa pagare per oggetto prenotabile, con utenti illimitati. Start è gratuito fino a 10 oggetti in una sede; Standard costa 114 EUR al mese o 1.140 EUR l'anno (fino a 75 oggetti, 3 sedi); Pro 206 EUR al mese o 2.060 EUR l'anno (fino a 125 oggetti, 10 sedi); Enterprise è un contratto su misura oltre 125. Tutti i prezzi sono netti. Nessun costo per le planimetrie, nessun progetto di implementazione.

Lo scenario. 175 dipendenti, 75 scrivanie, 20 posti auto (4 con colonnina) e 5 sale riunioni: 100 oggetti prenotabili in una sede.

Conversione ai cambi medi NBP del 16 ottobre 2026 (tabella 202/A/NBP/2026): 1 EUR = 4,3661 PLN, 1 USD = 3,8827 PLN, quindi 1 USD = 0,8893 EUR. La pagina di Envoy non dice se i prezzi sono al netto delle imposte. Considerando il canone di piattaforma pari a zero, la lettura più favorevole a Envoy, Desk & Park Pro costa 3.276 EUR in meno all'anno, il 61,4 % in meno. Ogni euro di canone di piattaforma allarga il divario.

Crescita. Se l'organico passa da 175 a 250 persone e l'ufficio resta a 100 oggetti, nessuna delle due fatture cambia. Se l'azienda aggiunge 25 posti auto, Envoy aggiunge 25 × 60 USD = 1.500 USD (circa 1.334 EUR) l'anno, per un totale di 7.500 USD (circa 6.670 EUR) prima del canone di piattaforma; Desk & Park resta a 2.060 EUR, perché 125 oggetti rientrano ancora nel piano Pro. Oltre i 125 oggetti Desk & Park passa a un contratto Enterprise.

I visitatori in più. Envoy Visitors Premium aggiunge 362 USD × 12 = 4.344 USD (circa 3.863 EUR) per sede all'anno. Desk & Park ha una pagina per registrare i visitatori attesi e le prenotazioni di scrivanie e parcheggi per gli ospiti, ma non è un sistema di reception con badge e verifica dell'identità.

Architettura, sicurezza e dove risiedono i dati

Desk & Park gestisce un database PostgreSQL dedicato per ogni organizzazione cliente: i vostri utenti, prenotazioni, mappe e registro di audit non sono righe in tabelle condivise con altri clienti, backup e cancellazione avvengono per organizzazione e un incidente in un database non tocca gli altri (perché è importante). I database sono a Francoforte, l'applicazione nei Paesi Bassi. I backup sono cifrati ogni notte, le azioni degli amministratori finiscono nel registro di audit e ogni utente può accedere con autenticazione a due fattori TOTP o con una passkey. Il single sign-on tramite OpenID Connect (Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta, altri provider OIDC) e il provisioning SCIM sono in ogni piano, anche quello gratuito.

Le lacune, con onestà: solo OIDC, niente SAML, e ISO 27001 e SOC 2 sono pianificati, non certificati. L'accordo sul trattamento dei dati è pubblicato su /it/dpa; esportazione e richiesta di cancellazione dei dati sono nelle impostazioni.

Envoy pubblica, a ottobre 2026:

• Certificazioni: la sua pagina sulla sicurezza riporta «ISO 27001 Certified by Schellman», e la pagina dedicata all'aerospazio descrive Envoy come certificata ISO/IEC 27001 e conforme a SOC 2. In una checklist di acquisto è un vantaggio reale.
• SSO: la tabella dei piani Visitors indica il SAML single sign-on in Premium ed Enterprise; la piattaforma Premium elenca «SCIM/SSO integrations», e la piattaforma Enterprise aggiunge il provisioning degli amministratori via SCIM, ruoli amministrativi personalizzati e un registro eventi.
• Hosting: un articolo del 29 ottobre 2024 ha annunciato data center nell'UE per Envoy Visitors. Le pagine consultate non dicono se anche i dati di Reservations possano restare nell'UE; chiedetelo per iscritto.
• Modello di isolamento dei clienti: non pubblicato.

Funzionalità 07–10 delle 10 funzionalità di Desk & Park: tablet di sala, report per il consiglio, integrazioni, sicurezza e dati nell'UE.

Esperienza dei dipendenti e coordinamento dei team

Envoy offre un'app mobile nativa per iOS e Android, prenotazioni da Google Calendar e Outlook, mappe con aree di team etichettate («neighborhoods»), scrivanie per un giorno o più, prenotazioni a ore e su più giorni, e parcheggi con posti accessibili e per auto elettriche. I display delle sale su iPad consentono di prenotare al volo e fare il check-in alla porta. Dove Envoy gestisce già la reception, i dipendenti hanno un'unica app per visitatori, pacchi e scrivania.

Desk & Park parte dal browser: l'app web funziona su qualsiasi telefono e computer e si installa come PWA, senza passare da uno store. Un'app Android aggiunge scanner QR nativo, sblocco con impronta o volto e notifiche push; l'app iOS è prevista per il 2027. Interfaccia ed e-mail sono disponibili in 10 lingue.

• La mappa è la schermata di prenotazione (funzionalità 01 della Top 10): l'amministratore carica l'immagine della planimetria e posiziona scrivanie e sale; il dipendente sceglie un posto colorato in base alla disponibilità nel giorno scelto.
• Scrivanie, parcheggi e sale in un unico posto (funzionalità 03): il parcheggio ha mappe proprie, più aree per sede, con i posti con colonnina segnati ⚡. Una scrivania e un posto auto prenotati insieme arrivano come un unico invito di calendario.
• Chi è in ufficio (funzionalità 04): foto o iniziali dei colleghi prenotati nel colore del loro team, un punto verde dopo il check-in e l'elenco del giorno per team. L'azienda può disattivare la funzione e ciascuno può nascondersi.
• Posti assegnati che si possono cedere (funzionalità 06): i membri del consiglio mantengono una scrivania o un posto auto fisso; «Oggi non ci sono» lo libera per la giornata e «Riprendi» annulla finché nessuno lo ha occupato.
• Ospiti: un'assistente di direzione prenota scrivanie, posti auto e sale per gli ospiti senza creare loro un account (prenotazioni per ospiti).
• Tablet di sala (funzionalità 07): una pagina nel browser del tablet con il programma del giorno di una sala, aggiornata ogni 10 secondi, che registra il check-in dell'organizzatore. Senza licenza aggiuntiva; non accetta prenotazioni.

Le integrazioni sono più leggere di quelle di Envoy: inviti di calendario, notifiche in Slack o Microsoft Teams e sincronizzazione bidirezionale dei calendari delle sale con Microsoft 365 o Google Workspace in Pro ed Enterprise. Il catalogo di Envoy arriva al controllo accessi (Brivo, LenelS2, Genetec), a ServiceNow e DocuSign.

Ottimizzazione degli spazi e raccomandazioni IA

Il problema costoso dell'ufficio ibrido è la prenotazione fantasma: una scrivania o un posto auto prenotati e mai usati, che nei giorni di picco bloccano un collega e gonfiano i dati di occupazione. Entrambi i prodotti rispondono con check-in e rilascio automatico; Envoy indica il rilascio automatico per scrivanie, sale e parcheggi, con promemoria.

In Desk & Park ogni scrivania, posto auto e sala ha un adesivo QR (funzionalità 02). Scansionare una scrivania libera la prenota e fa il check-in con un tocco. Una prenotazione di scrivania o parcheggio senza check-in entro l'orario fissato dall'organizzazione, ad esempio le 10:00, torna automaticamente disponibile. Le sale vengono rilasciate solo se l'organizzazione attiva questa opzione (disattivata per impostazione predefinita, dopo un intervallo da 5 a 120 minuti senza check-in); scansionare il QR di una sala libera prenota la mezz'ora successiva. Un adesivo non richiede alcun dispositivo a parete, e in un parcheggio conta (come il rilascio automatico recupera spazio).

I report per il consiglio (funzionalità 08) misurano l'occupazione rispetto ai posti effettivamente prenotabili e mostrano il tasso di mancate presenze per piano e risorsa, l'utilizzo per reparto e team, la domanda di ricarica e il giorno di picco, per periodi da 7 giorni a un anno, con esportazione CSV.

Le raccomandazioni IA sono volutamente modeste. Un amministratore avvia la generazione del report; un grande modello linguistico riceve solo dati aggregati, senza nomi di dipendenti, e restituisce da 3 a 6 raccomandazioni (risparmio sui costi, consolidamento degli spazi, ottimizzazione della ricarica, allerta prenotazioni fantasma, ESG, pianificazione della capacità), ciascuna con una stima d'impatto scritta dal modello, che il consiglio ignora o segna come completata. Non è previsione predittiva, e Desk & Park non calcola risparmi: la stima è un'ipotesi da verificare.

L'analitica di Envoy è a livelli: la piattaforma Premium indica «basic product analytics (no custom dashboard, no scheduled reports)», ed Enterprise aggiunge analitica avanzata e segnali di presenza da HRIS, Wi-Fi e controllo accessi. Per incrociare le timbrature dei badge con le prenotazioni, quel livello va oltre Desk & Park.

Funzionalità 01–06 della Top 10: ciò che i dipendenti usano ogni giorno.

Fianco a fianco

Dati su Envoy da envoy.com, verificati a ottobre 2026; prezzi e funzionalità cambiano: controllate la pagina attuale.

Verdetto

Envoy è la scelta migliore quando la reception è il centro del problema. La sua gestione dei visitatori è matura: badge, documenti firmati prima dell'arrivo, scansione dell'identità, liste di blocco, integrazioni con controllo accessi e Wi-Fi ospiti, reception virtuale. Se volete anche un registro della posta, digital signage e notifiche di emergenza da un unico fornitore, e l'ufficio acquisti richiede oggi ISO 27001 o SAML, Envoy copre tutto in un solo contratto.

Desk & Park è la scelta migliore quando l'attrito quotidiano riguarda scrivanie e parcheggio più che la hall. Per 100 oggetti pagate 2.060 EUR netti l'anno, senza canone di piattaforma né costi per utente; un amministratore avvia tutto in un pomeriggio, parcheggi e colonnine sono oggetti a pieno titolo sulla stessa mappa, e SSO e SCIM sono inclusi anche nel piano gratuito, con i dati nell'UE in un database tutto vostro. Un'azienda che usa già Envoy Visitors può adottare Desk & Park solo per scrivanie e parcheggi.

Vedi i prezzi, la guida all'avvio, le 10 funzionalità di Desk & Park e la nostra guida alla gestione del parcheggio aziendale.

FAQ

Desk & Park costa meno di Envoy per prenotare scrivanie e parcheggi?

Per 100 scrivanie, posti auto e sale, Envoy Reservations costa 100 × 5 USD × 12 = 6.000 USD (circa 5.336 EUR) l'anno più un canone di piattaforma non pubblicato (envoy.com, ottobre 2026). Desk & Park Pro costa 2.060 EUR netti l'anno per fino a 125 oggetti. Anche con canone di piattaforma pari a zero, qui Desk & Park costa circa il 61 % in meno.

Desk & Park sostituisce Envoy Visitors?

Non del tutto. Desk & Park registra i visitatori attesi e permette a un'assistente di prenotare per loro scrivanie, posti auto e sale senza account, ma non stampa badge, non scansiona documenti d'identità e non raccoglie firme. Envoy Visitors lo fa, dal piano Basic gratuito fino a Premium a 362 USD per sede al mese.

Envoy fa pagare per utente o per sede?

Dipende dal modulo: Reservations per risorsa prenotabile (5 USD al mese, fatturazione annuale), Visitors e Deliveries per sede, Screens per dispositivo, Response per utente, tutto su una piattaforma con canone annuo fisso. Desk & Park fa pagare solo per oggetto prenotabile, con utenti illimitati.

Desk & Park supporta SAML ed è certificato ISO 27001?

Non oggi. Desk & Park offre single sign-on con OpenID Connect e SCIM in ogni piano, compreso quello gratuito, e un database PostgreSQL dedicato per cliente nell'UE. ISO 27001 e SOC 2 sono pianificati; Envoy dichiara la certificazione ISO 27001 rilasciata da Schellman.

Quanto tempo serve per avviare Desk & Park?

La guida all'avvio indica 60–90 minuti per un ufficio in sei passaggi: account aziendale, immagine della planimetria, posizionamento degli spazi, stampa degli adesivi QR, invito degli utenti da CSV e prima prenotazione. Se ne occupa un solo amministratore, senza progetto di implementazione.