Desk & Park vs SpotBooker: quanto costano 100 postazioni

Desk & Park e SpotBooker fanno pagare entrambi per posto prenotabile, con utenti illimitati: la crescita dell'organico non cambia nessuna delle due fatture. La differenza sta nella tariffa e nel punto in cui finisce il listino pubblicato: SpotBooker pubblica 390 € l'anno per 5 posti più 30 € per ogni posto aggiuntivo e oltre 50 posti fa un preventivo su misura (spot-booker.com, ottobre 2026), mentre Desk & Park pubblica piani fissi fino a 125 oggetti. Per 100 scrivanie, posti auto e sale si tratta di 2.060 € netti l'anno con il piano Pro, contro 3.240 € alle tariffe di listino di SpotBooker; sotto i 30 posti circa, il listino di SpotBooker è il più basso.

L'ufficio ibrido nel 2026 e chi è SpotBooker

I facility manager descrivono quasi sempre la stessa settimana: dal martedì al giovedì ufficio e parcheggio si riempiono, il lunedì e il venerdì metà delle scrivanie resta vuota. Un prezzo per posto paga la capacità che si ha, non l'organico, ed è per questo che entrambi i prodotti lo adottano.

SpotBooker è un SaaS per la prenotazione di risorse di MSL Innov, società con sede a Parigi (secondo i termini di servizio e l'informativa privacy). Si presenta come una soluzione semplice per gestire le risorse condivise: sale riunioni, posti auto, veicoli, scrivanie e attrezzature, organizzati in categorie personalizzate, con una mappa interattiva, check-in con rilascio automatico, gruppi di utenti con regole di prenotazione, flussi di approvazione, promemoria e una pagina di prenotazione pubblica per visitatori esterni. Si rivolge anche a coworking, scuole, sanità e pubblica amministrazione, in inglese, francese, spagnolo e portoghese.

Desk & Park va più a fondo nell'ufficio ibrido: scrivanie, posti auto (anche con colonnina di ricarica) e sale sulla stessa mappa, check-in QR, una vista «Chi è in ufficio», report per il consiglio con raccomandazioni IA e single sign-on con SCIM in ogni piano, compreso quello gratuito.

Costo annuo di 100 oggetti con un organico da 50 a 400 persone. Entrambe le linee sono piatte perché nessuno dei due fornitori fa pagare per utente. SpotBooker: tariffe annuali pubblicate estese a 100 posti (oltre 50 si applica un preventivo). Desk & Park: piano Pro, 2.060 € netti l'anno.

Prezzi e TCO per 100 oggetti prenotabili

Lo scenario di tutta la serie: 175 dipendenti, 75 scrivanie, 20 posti auto (4 con colonnina di ricarica) e 5 sale riunioni, cioè 100 oggetti prenotabili.

Desk & Park. 100 oggetti rientrano nel piano Pro (fino a 125 oggetti e 10 sedi): 2.060 € netti l'anno con fatturazione annuale (due mesi gratis) o 206 € netti al mese, con utenti illimitati. Nessun costo per caricare planimetrie o aggiungere mappe, nessun costo di attivazione e nessun progetto di implementazione.

SpotBooker. La sua pagina prezzi (spot-booker.com/pricing, consultata il 17 ottobre 2026) indica, in euro:

• Freemium: gratuito, fino a 2 posti, utenti e prenotazioni illimitati.
• Mensile: 39 € al mese con 5 posti, più 3 € al mese per ogni posto aggiuntivo.
• Annuale: 390 € l'anno con 5 posti, più 30 € l'anno per ogni posto aggiuntivo.
• Oltre 50 posti: «Contact us for custom pricing», cioè preventivo su misura.
• Prova gratuita di 14 giorni senza carta di credito. Nessun costo di attivazione indicato; la pagina non dice se i prezzi includono l'IVA.

Un «posto» è qualsiasi risorsa, dalla scrivania al veicolo. 100 posti superano la fascia pubblicata, quindi il prezzo reale è un preventivo; le tariffe di listino danno un riferimento:

SpotBooker pubblica i prezzi in euro, quindi non serve alcuna conversione; come riferimento, i cambi medi NBP del 16 ottobre 2026 (tabella 202/A/NBP/2026): 1 EUR = 4,3661 PLN, 1 USD = 3,8827 PLN.

A tariffe di listino, Desk & Park Pro costa circa 1.180 € (36 %) in meno all'anno rispetto a 100 posti SpotBooker con fatturazione annuale, e 206 € contro 324 € al mese con fatturazione mensile. Il preventivo oltre i 50 posti può essere inferiore al listino: chiedetelo per iscritto.

Quando SpotBooker costa meno. I due listini si incrociano intorno ai 30 posti: 30 posti SpotBooker costano 390 € + 25 × 30 € = 1.140 € l'anno, esattamente quanto Desk & Park Standard (1.140 € netti l'anno fino a 75 oggetti). Sotto questa soglia SpotBooker costa meno: 20 posti costano 840 € l'anno. Fino a 10 oggetti Desk & Park Start è gratuito; il piano gratuito di SpotBooker copre 2 posti.

Crescita. Passare da 175 a 250 dipendenti non cambia nessuna fattura; aggiungere posti sì, e da SpotBooker anche superare i 50 posti.

Architettura e sicurezza

Desk & Park pubblica:

• Un database PostgreSQL per ogni organizzazione cliente: nessuna tabella condivisa con altri clienti, backup e cancellazione per organizzazione, e un incidente in un database non tocca gli altri (perché i dati dell'ufficio meritano un database isolato).
• Hosting nell'UE: database a Francoforte, applicazione nei Paesi Bassi; backup cifrati ogni notte; registro di audit di chi ha fatto cosa.
• Accesso: autenticazione a due fattori (TOTP) e passkey (WebAuthn) per ogni utente, oltre a codici monouso via e-mail.
• SSO e SCIM in ogni piano, compreso quello gratuito: OpenID Connect (Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta e altri provider OIDC) e provisioning e deprovisioning SCIM (Entra ID, Okta).
• I limiti, detti onestamente: niente SAML (solo OIDC); ISO 27001 e SOC 2 sono previsti, non certificati. GDPR: esportazione dei dati e richiesta di cancellazione nelle impostazioni, e un accordo sul trattamento dei dati pubblicato.

SpotBooker dichiara nella sua informativa privacy (aggiornata a gennaio 2026) che i dati sono conservati su server nell'Unione europea, con cifratura in transito (TLS 1.3) e a riposo, audit di sicurezza periodici e controlli di accesso. Nelle pagine consultate non pubblica il proprio modello di isolamento dei dati, certificazioni come ISO 27001 o SOC 2, né il supporto a SSO, SAML o SCIM; nella sua pagina di confronto con Robin, «SSO/SAML» e «SCIM provisioning» compaiono nella colonna di Robin, non in quella di SpotBooker. Se la vostra policy IT richiede l'accesso tramite il vostro identity provider, chiedete a SpotBooker per iscritto.

Entrambi tengono i dati nell'UE; le risposte pubblicate differiscono su isolamento tra clienti, accesso tramite identity provider e deprovisioning automatico di chi lascia l'azienda.

Funzionalità 07–10 delle 10 funzionalità di Desk & Park: tablet per la sala, report per il consiglio, integrazioni, sicurezza e dati nell'UE, oltre a ciò che include ogni piano.

Esperienza dei dipendenti e coordinamento del team

Desk & Park funziona in qualsiasi browser e si installa come PWA, senza scaricare nulla da uno store; un'app Android aggiunge uno scanner QR nativo, lo sblocco con impronta o volto e le notifiche push. Un'app iOS e la distribuzione tramite store sono previste per il 2027. Interfaccia ed e-mail sono disponibili in 10 lingue. Quattro delle 10 funzionalità scandiscono la giornata:

• Scrivanie, parcheggio e sale in un unico posto (funzionalità 03). Il parcheggio ha le sue mappe, con più aree per sede, per esempio un garage e un piazzale. I posti con colonnina sono segnati con ⚡, e una scrivania e un posto auto prenotati insieme arrivano come un unico invito di calendario. Vedi la prenotazione parcheggi e la guida alla gestione del parcheggio aziendale.
• Chi è in ufficio oggi (funzionalità 04). La mappa mostra la foto o le iniziali di ogni persona con una prenotazione, cerchiate del colore del suo team, con un punto verde dopo il check-in, accanto all'elenco di oggi raggruppato per team. L'azienda può disattivare la funzione e ognuno può nascondersi; lo impone il server.
• Prenotare dal telefono (funzionalità 05). Prenotazioni ricorrenti, prenotazioni per conto di altri e prenotazioni per ospiti senza account utente.
• Posti assegnati che si possono cedere (funzionalità 06). I membri del consiglio (e i manager nel piano Enterprise) mantengono una scrivania o un posto auto fissi; «Oggi non ci sono» li cede per tutta la giornata e «Riprendi» annulla la cessione finché nessuno li ha occupati. I posti fissi non vengono rilasciati automaticamente dopo una scansione mancata.

SpotBooker, secondo le sue pagine funzionalità, offre una mappa interattiva con disponibilità a colori su più piani ed edifici, con planimetrie importate o disegnate in un editor visivo. Gli utenti fanno check-in con un tocco nella sua app mobile, scansionando un codice QR o automaticamente collegandosi al Wi-Fi dell'ufficio; la sua guida alla prenotazione delle scrivanie cita anche il check-in via NFC ed e-mail. Aggiunge prenotazioni ricorrenti, promemoria, gruppi di utenti con regole di prenotazione, approvazione da parte di un responsabile, una pagina di prenotazione pubblica per visitatori senza account e dashboard in tempo reale di chi ha fatto check-in. Le pagine consultate non indicano le piattaforme mobili né citano posti con colonnina di ricarica; il parcheggio è una delle sue categorie di risorse.

In sintesi: SpotBooker è più ampio in ciò che si prenota e in come si governano le prenotazioni; Desk & Park va più a fondo nella quotidianità dell'ufficio ibrido tra scrivanie, parcheggio e presenze.

Ottimizzazione degli spazi e IA

Le prenotazioni fantasma fanno sembrare pieno un ufficio mezzo vuoto; entrambi i prodotti rispondono con check-in e rilascio automatico.

Check-in QR e rilascio automatico (funzionalità 02). Ogni scrivania, posto auto e sala in Desk & Park ha un adesivo QR. Scansionare una scrivania libera la prenota e fa il check-in con un tocco. Una prenotazione di scrivania o parcheggio senza check-in entro l'orario fissato dall'organizzazione (per esempio «check-in entro le 10:00») torna automaticamente disponibile. Le sale vengono rilasciate solo se l'organizzazione attiva questa opzione (disattivata per impostazione predefinita, dopo un intervallo da 5 a 120 minuti senza check-in); scansionare il QR di una sala libera prenota la mezz'ora successiva. Approfondimento in prenotazioni fantasma e rilascio automatico.

Report per il consiglio (funzionalità 08). Occupazione misurata sui posti effettivamente prenotabili, tasso di prenotazioni fantasma per piano e risorsa, utilizzo per reparto e team, domanda di ricarica, giorno di picco ed esportazione CSV, per qualsiasi periodo da 7 giorni a un anno.

Raccomandazioni IA. Un amministratore avvia la generazione del report; un modello linguistico di grandi dimensioni riceve solo dati aggregati, senza nomi di dipendenti, e restituisce da 3 a 6 raccomandazioni (riduzione dei costi, consolidamento degli spazi, ottimizzazione della ricarica, allerta prenotazioni fantasma, impatto del consiglio, ESG, pianificazione della capacità) con una stima d'impatto scritta dal modello. Il consiglio decide su ciascuna («Ignora» o «Segna come completata», con registro di audit). Non è machine learning predittivo, e Desk & Park non calcola risparmi né costi: la stima è un'ipotesi del modello da verificare.

SpotBooker consente di impostare finestre di check-in, periodi di tolleranza e regole di rilascio per risorsa o categoria; il suo confronto con Robin cita il rilascio dopo 10 minuti senza check-in. I piani a pagamento includono «advanced analytics»: analisi d'uso, monitoraggio delle assenze, report di utilizzo ed esportazione dei dati. Le pagine consultate non citano funzioni di IA.

Funzionalità 01–06 della Top 10: mappa interattiva, check-in QR e rilascio automatico, scrivanie, parcheggio e sale in un unico posto, chi è in ufficio oggi, prenotare dal telefono e posti assegnati che si possono cedere.

Desk & Park e SpotBooker a confronto diretto

Dati su SpotBooker da spot-booker.com, verificati a ottobre 2026; prezzi e funzionalità cambiano, quindi controllate la pagina attuale.

Verdetto

SpotBooker è più adatto a un piccolo ufficio con meno di circa 30 posti prenotabili, dove il suo listino è più basso (20 posti costano 840 € l'anno), e alle organizzazioni che prenotano un parco veicoli o attrezzature condivise, hanno bisogno di far approvare le prenotazioni da un responsabile o di una pagina di prenotazione pubblica per i visitatori, oppure lavorano in portoghese.

Desk & Park è più adatto a un ufficio con circa 30–125 scrivanie, posti auto e sale che vuole un prezzo fisso pubblicato invece di un preventivo, a un reparto IT che richiede SSO e SCIM (in ogni piano), alle aziende in cui parcheggio e colonnine fanno parte della routine quotidiana, che vogliono tablet per le sale senza licenze aggiuntive e report con il tasso di prenotazioni fantasma per piano, o a un audit di sicurezza che chiede se i dati di ogni cliente stanno in un database proprio.

Confrontate i piani nella pagina prezzi, seguite l'attivazione in sei passi, scoprite la prenotazione scrivanie o leggete le 10 funzionalità di Desk & Park.

FAQ

Desk & Park costa meno di SpotBooker?

Dipende dal numero di posti. Per 100 scrivanie, posti auto e sale, Desk & Park Pro costa 2.060 € netti l'anno, mentre le tariffe di listino di SpotBooker estese a 100 posti arrivano a 3.240 €; oltre i 50 posti SpotBooker fa un preventivo, quindi il prezzo reale può essere diverso. Sotto i 30 posti circa SpotBooker costa meno, per esempio 840 € l'anno per 20 posti contro 1.140 € di Desk & Park Standard.

Desk & Park e SpotBooker fanno pagare per utente?

No. Entrambi fanno pagare per posto prenotabile con utenti illimitati, quindi passare da 175 a 250 dipendenti non cambia la fattura. Desk & Park pubblica piani fissi fino a 10 (gratis), 75 e 125 oggetti; SpotBooker pubblica 39 € al mese per 5 posti più 3 € per ogni posto aggiuntivo, fino a 50 posti.

SpotBooker supporta il single sign-on?

Il sito di SpotBooker, consultato a ottobre 2026, non pubblica il supporto a SSO, SAML o SCIM; chiedete al fornitore per iscritto. Desk & Park offre SSO tramite OpenID Connect (Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta) e SCIM in ogni piano, compreso quello gratuito; non supporta SAML.

Quale prodotto gestisce meglio parcheggio e colonnine di ricarica?

Entrambi rendono prenotabili i posti auto. Desk & Park aggiunge mappe del parcheggio con più aree per sede, posti con colonnina segnati con ⚡, un unico invito di calendario per scrivania e posto auto prenotati insieme e la domanda di ricarica nei report. SpotBooker tratta il parcheggio come categoria di risorse e non cita colonnine di ricarica sul suo sito.