Wiele lokalizacji: strefy czasowe, święta i języki

Wyobraźmy sobie Katarzynę, która odpowiada za biura firmy programistycznej z trzema lokalizacjami: centralą w Krakowie, 40-osobowym zespołem w Lizbonie i małym biurem sprzedaży w Nowym Jorku. Przez jakiś czas wszystkie trzy korzystały z jednego arkusza rezerwacji, a arkusz po cichu zakładał, że wszyscy mieszkają w Krakowie.

Szwy puszczały w zwyczajne dni. Stałe czwartkowe rezerwacje zespołu z Lizbony biegły w najlepsze przez 10 czerwca, święto w Portugalii, więc biurka wyglądały na zajęte w dniu, w którym biuro było puste. Kolega z Nowego Jorku czytał „check-in do 10:00" i zastanawiał się, czyja to 10:00. Polskie święta 3 maja i 11 listopada były zablokowane dla wszystkich — także dla dwóch biur, które tego dnia normalnie pracowały. A maile powitalne szły po polsku do ludzi, którzy polskiego nie znają.

Nic z tego nie jest dramatem, ale każda drobna niezgodność uczy ludzi, że system rezerwacji nie do końca opisuje ich biuro — i w końcu przestają mu ufać. Ten artykuł pokazuje, jak Desk & Park odwzorowuje kilka lokalizacji tak, żeby każda zachowywała się jak biuro, którym naprawdę jest.

Każda lokalizacja to osobne miejsce z własnym zegarem

W Desk & Park lokalizacja to siedziba biura: nazwa, adres i trzy ustawienia, które znaczą więcej, niż się wydaje.

• Strefa czasowa. Każda lokalizacja ma strefę czasową w formacie IANA, np. Europe/Warsaw, Europe/Lisbon albo America/New_York, i jest ona obowiązkowa — system nigdy po cichu nie przypisuje nowemu biuru strefy centrali. Wszystko, co zależy od „dziś" albo „10:00" w danej lokalizacji — okna check-inu, terminy potwierdzenia, dzień pokazywany na mapie — liczy się w jej własnej strefie, łącznie ze zmianą czasu.
• Dni robocze. Każda lokalizacja ma własny tydzień pracy. Większość pracuje od poniedziałku do piątku, ale biuro, w którym tydzień trwa od niedzieli do czwartku, ustawia się właśnie tak, zamiast wciskać je w cudzy kalendarz.
• Kalendarz dni wolnych. Każda lokalizacja ma własną listę dni wolnych. Dzień wolny może być jednorazowy albo oznaczony jako Co roku ta sama data — stałe święta, takie jak 1 maja czy 25 grudnia, wpisuje się raz i powtarzają się same.

Pod każdą lokalizacją są jej piętra (każde z własnym rzutem) i mapy parkingów, które mogą obejmować kilka stref — na przykład garaż podziemny i plac przed budynkiem. Pracownik wybiera lokalizację, potem piętro lub strefę parkingu i widzi tylko to, co tam fizycznie jest.

Konfiguracja Katarzyny krok po kroku

1. Trzy lokalizacje. W ustawieniach organizacji, na zakładce Lokalizacje, Katarzyna dodaje Kraków, Lizbonę i Nowy Jork, wybierając dla każdej właściwą strefę czasową. Nowy Jork dostaje America/New_York, więc rezerwacja na 9:00 oznacza tam 9:00 na Manhattanie.

2. Tydzień pracy. Wszystkie trzy biura pracują od poniedziałku do piątku, więc ustawienie domyślne pasuje. Gdyby firma otworzyła kiedyś biuro z innym tygodniem, ta lokalizacja dostanie własne dni robocze.

3. Dni wolne. Dla Krakowa dodaje 3 maja i 11 listopada jako święta coroczne, dla Lizbony 25 kwietnia i 10 czerwca, dla Nowego Jorku 4 lipca. Święta ruchome, jak Poniedziałek Wielkanocny czy Święto Dziękczynienia, wpisuje jako jednorazowe daty na kolejny rok — kilka minut pracy każdego grudnia.

4. Rzuty pięter i mapy parkingów dla każdej lokalizacji. Każde biuro dostaje własne plany pięter i mapę parkingu z naniesionymi biurkami i miejscami. Konfiguracja przebiega według tych samych sześciu kroków wdrożenia co dla jednego biura — raz dla każdej lokalizacji.

5. Naklejki QR dla każdej lokalizacji. Każda lokalizacja ma własny arkusz naklejek QR do check-inu. Jeśli naklejki z jednego biura „wyciekną" — powiedzmy, że zdjęcie piętra w Lizbonie trafi do internetu — Katarzyna może jednym ruchem wydać nowe kody dla tej lokalizacji. Lokalizacja dostaje wtedy znacznik Wymaga przedruku, który znika dopiero po wydrukowaniu nowego arkusza, więc nikt nie zapomni, że naklejki na ścianach przestały działać.

Co zauważają pracownicy

Większość korzyści jest niewidoczna — i o to chodzi.

• Formularz rezerwacji otwiera się na sensownej dacie. Na dzisiejszej, jeśli ktoś nie ma jeszcze rezerwacji, a jeśli ma — na najbliższym dniu roboczym swojej lokalizacji, z pominięciem weekendów i świąt.
• Rezerwacje cykliczne omijają lokalne święta. Gdy zespół z Lizbony rezerwuje każdy czwartek na cały kwartał, 10 czerwca jest pomijany automatycznie, a formularz podaje, ile z cotygodniowych terminów udało się zarezerwować. W Krakowie ten sam czwartek jest zwykłym dniem roboczym. Więcej o seriach w artykule o rezerwacjach cyklicznych i dniach zespołowych.
• Godziny są lokalne. Termin check-inu w Nowym Jorku to godzina nowojorska. Zaproszenia kalendarzowe dla serii cyklicznej mają regułę tygodniową zapisaną w strefie czasowej lokalizacji, więc nie przesuwają się o godzinę, gdy Europa i USA zmieniają czas w różnych terminach.
• Każdy korzysta z własnego języka. Interfejs jest dostępny w dziesięciu językach — angielskim, polskim, niemieckim, francuskim, hiszpańskim, włoskim, rumuńskim, bułgarskim i chińskim (uproszczonym i tradycyjnym) — a każdy używa swojego; maile o rezerwacjach też są tłumaczone. Potwierdzenie mówi dokładnie, gdzie: lokalizacja, piętro i miejsce, np. „HQ Kraków · Piętro 3 · D-301", z przyciskiem pokazującym je na mapie.
• Tablety przy salach mówią lokalnym językiem. Tablet przy sali konferencyjnej ma język ustawiony na samym urządzeniu, więc hol w Lizbonie i hol w Nowym Jorku mogą się różnić.

Praktyczne wskazówki

• Nazwy lokalizacji, które ludzie rozpoznają. „Kraków – centrala" i „Lizbona" są lepsze niż wewnętrzne kody; nazwa pojawia się w każdym mailu z potwierdzeniem.
• Kalendarz świąt raz w roku. Święta coroczne przenoszą się same; ruchome wymagają kilku minut każdego grudnia.
• Wymiana kodów i przedruk to jedno zadanie. Od chwili wydania nowych kodów stare naklejki przestają działać, więc zaplanuj wymianę na dzień, w którym nowy arkusz może od razu zawisnąć.
• Sprawdź, czy zasady pasują do każdego biura. Termin check-inu i to, jak daleko naprzód można rezerwować, ustawia się raz dla całej organizacji. Wybierz wartości, które sprawdzą się zarówno w najbardziej rygorystycznym, jak i w najluźniejszym biurze.

Zakres: co jest per lokalizacja, a co nie

Strefa czasowa, dni robocze, dni wolne, piętra, mapy parkingów i arkusze naklejek QR są osobne dla każdej lokalizacji. Zasady rezerwacji — termin check-inu i maksymalna liczba dni, na ile naprzód można rezerwować — obowiązują w całej organizacji; nie da się ustawić Lizbonie innego terminu niż Krakowowi. Dni wolne są pomijane przez serie cykliczne i przy podpowiadaniu daty, ale nie są zablokowane: kto świadomie wybierze święto, może je zarezerwować — co przydaje się, gdy biuro wyjątkowo jest otwarte.

Liczba lokalizacji zależy od planu: Start (bezpłatny) obejmuje jedną, Standard do trzech, Pro do dziesięciu, a Enterprise nie ma praktycznego limitu. Cena zależy od liczby obiektów do rezerwacji — biurek, miejsc parkingowych i salek — a nie od liczby użytkowników; zobacz cennik.

FAQ