Колко бюра са наистина нужни на един отдел?

Представете си Марта. Тя отговаря за сградата на компания с 260 души и 150 бюра на два етажа. През една и съща седмица в пощата ѝ пристигат два имейла. Ръководителката на финансовия отдел пише, че екипът ѝ „винаги е пълен във вторник“ и има нужда от още десет бюра. Ръководителят на търговския отдел отговаря в друга нишка: неговите 22 постоянни бюра не подлежат на обсъждане, защото „екипът трябва да седи заедно“.

И двамата може да са прави. Марта има план на етажите, стара таблица с разпределението на местата и усещане. Липсва ѝ число, което може да покаже на двамата ръководители: ето колко всъщност използва вашият отдел в натоварен ден. Ето как го получава в Desk & Park и какво отчетът не прави вместо нея.

Стъпка 1: отворете изгледа по отдели за достатъчно дълъг период

В Отчети на Съвета Марта задава отчетния период на Последните 3 месеца. Седем дни са твърде шумни за решение за оразмеряване: едно изнесено събитие или официален празник ги изкривява. Ако компанията има няколко офиса, тя може да ограничи отчета до един обект.

Тя превърта до Използване по отдели и екипи и оставя избран раздела Бюра. Паркингът и заседателните зали нарочно имат собствени раздели: това са отделни решения, а число, което сумира бюра, паркинг и зали, не отговаря на нито едно от тях.

Стъпка 2: прочетете колоните за решението

Всеки отдел получава един ред:

Колоната, която отговаря на въпроса „колко бюра?“, е Пиков ден (P95). Това не е средният ден, защото офис, оразмерен по средното, е твърде малък половината седмица. Не е и най-пълният отделен ден, защото един вторник с общо събрание не бива да определя плана на етажа. Това е 95-ият процентил: в 95 % от дните, в които отделът е бил в офиса, той е заемал най-много толкова бюра. Подсказката показва и най-пълния отделен ден, така че Марта вижда колко далеч е изключението от нормален натоварен ден.

Два детайла правят числото надеждно. Пикът отчита само резервациите с чекиране, така че бюро, което е резервирано и никога не е използвано, не надува нуждите на отдела; то се появява в „Неявявания“. И се отчитат само приключилите дни, защото сутрин, която все още се пълни, не е пик.

Стъпка 3: разсъждавайте от P95 и коефициента на споделяне

Ето как би могла да изглежда таблицата на Марта. Числата са измислени за примера:

Прочетено на фона на двата имейла:

• Финансовият отдел идва често и натовареният му ден наистина е натоварен: 27 бюра за 34 души. Ако зоната му днес има 20 бюра, оплакването е справедливо. Оразмеряването по P95 плюс малък буфер, около 28–30 бюра, е отговор, който Марта може да защити. Десет бюра отгоре на това, което финансите вече имат, може да е повече от нужното.
• Търговският отдел заема 14 бюра за резервиране в натоварен ден, но държи и 22 постоянни бюра, в които отчетът не може да надникне. Човек с постоянно бюро не резервира нищо и не се чекира никъде, така че дали е седял там, не може да се измери. Това, което Марта вижда, са освободените дневни слотове: ако бюрата на търговците се освобождават често, притежателите им често отсъстват. Това започва разговор. Не го приключва.
• Инженерният отдел, с 54 места на 100 души, може спокойно да споделя. Зона с приблизително половината от броя на служителите му покрива натоварените му дни.

Сметката е на Марта. Приложението не предлага брой бюра; то ѝ дава входни данни, с които никой не може да спори.

Струва си да знаете за два капана:

1. Пиковете на отделите не се сумират до пика на офиса. Отделите имат натоварените си дни в различни дни от седмицата, така че сборът от P95 на всички отдели надценява нуждите на целия етаж. За офиса като цяло използвайте стойностите за натовареността на работното пространство и графиката по дни от седмицата.
2. Пикът на отдела не е сбор от пиковете на екипите му. Щракването върху реда на отдела разгъва екипите му, което помага да се види кой генерира обема, но P95 и коефициентът на споделяне се измерват само на ниво отдел.

Стъпка 4: проверете знаменателя

Натовареността в отчета е претеглена спрямо капацитета: използвани места, разделени на местата, които реално могат да бъдат резервирани. Постоянно присвоените и неосвободени бюра, както и бюрата извън употреба, са изключени от броя за резервиране и са посочени отделно под стойността Натовареност на работното пространство. Това има значение при оразмеряването. Етаж, който изглежда „80 % използван“, може да е 80 % от пул, който е само половината от етажа.

Броят на служителите е текущият, така че една реорганизация пренаписва по-ранните периоди. Имайте това предвид, когато четете дълъг период след преструктуриране. Отдел, който има хора, но не е резервирал нищо, пак се появява в таблицата с нули и този ред често е най-полезният.

Стъпка 5: следете как се движи

Оразмеряването не е еднократно. Месечна тенденция на натовареност показва дали офисът се пълни или опразва, а Използване по етажи сравнява процента на неявяване на всеки етаж с предходния период. Таблицата по отдели и обобщените стойности се експортират в CSV за слайда, който Марта носи на срещата на ръководството.

Ако иска втори поглед, администраторът може да генерира препоръки с ИИ за ръководството. Те четат същите обобщени данни по отдели, включително коефициента на споделяне и пика P95, и са предложения за проверка, а не отговори.

Практични съвети

• Използвайте поне три месеца данни. Избягвайте периоди с дълги празници, освен ако не оразмерявате точно за празниците.
• Първо се справете с неявяванията. С чекиране и автоматично освобождаване резервациите отразяват хората, които действително са дошли, а отчетът показва колко не са.
• Поддържайте отделите подредени. Отделът е поле за всеки потребител, задавано от администраторите или синхронизирано от доставчика на идентичност. Една правописна грешка създава отдел фантом.
• Изберете буфера съзнателно. P95 означава, че приблизително един от двадесет натоварени дни е по-пълен. Решете дали този ден ще бъде поет от обща резервна зона или от самия отдел.

Обхват: какво не прави този отчет

Той измерва; не прогнозира. Няма симулация „какво би станало, ако имахме 120 бюра“, няма цена на бюро в пари, няма изчисление на спестяванията и няма почасова топлинна карта. P95 и коефициентът на споделяне описват избрания от вас период; решението за следващото тримесечие остава ваше. За това какво изобщо да измервате в хибриден офис вижте Измерване на реалната заетост на офиса.

Често задавани въпроси