Резервации за гости: места за общо събрание наведнъж

Представете си Марта, асистент на управителния съвет на компания с 200 души. След три седмици компанията е домакин на годишното общо събрание: дванадесет външни акционери и съветници, сутрешна сесия в голямата заседателна зала, работен обяд в малката и следобед, в който няколко гости искат тихо бюро, за да четат документи. Повечето от тях ще дойдат с кола, а паркингът и без това е пълен във вторник.

Никой от гостите няма акаунт във фирмената система за резервации и никой не бива да има. Обичайните възможности на Марта са слаби: електронна таблица, която никой не чете, хартиени табелки по бюрата предната вечер или резервиране на всяко място на собственото ѝ име – което поставя „Марта“ на четиринадесет места, изпраща ѝ четиринадесет потвърждения и, ако никой не се чекира до крайния срок, освобождава половината от тях като неявявания, докато гостите все още са на сутрешната сесия.

Какво е резервация за гост

Резервацията за гост е обикновена резервация на бюро, паркомясто или заседателна зала, направена на името на човека, който я е създал, и отбелязана като за гост – някой извън организацията. Отметката променя малък, съзнателно подбран набор от неща:

• Никой не вижда име. На картата за резервиране, в графика на залата и на таблета до залата ресурсът просто се показва като зает. Там не се появява дори името на самия асистент.
• Никой не трябва да се чекира. Резервацията за гост няма краен срок за чекиране и никога не се освобождава като неявяване. Мястото е задържано за целия избран времеви прозорец.
• Нищо не се обявява. Няма имейл за потвърждение или отмяна, няма покана за календар, няма публикация в Slack или Teams. Резервацията не се появява и в личния фийд за календар на притежателя.
• Отчетите я държат отделно. Мястото се брои като използвано, така че натовареността остава вярна, но се отчита като място на гост, а не на човек от организацията.

Кой може да го прави: ролята Асистент на ръководството, достъпна във всеки план, и администраторите. И двете вече са изключени от правилото „едно бюро и едно място на ден“, което важи за служителите, и именно това изобщо прави възможно резервирането на дузина места.

Следобедът на Марта, стъпка по стъпка

1. Превключете в режим за гости. На страницата „Резервации“ Марта превключва заглавката от Моите резервации на За гости. Виолетов банер обяснява какво прави режимът, така че нищо, което резервира сега, да не бъде сбъркано със собствения ѝ ден в офиса. Плочката Резервации за гости на таблото води до същото място.

2. Изберете една дата и един прозорец. Резервирай за гости отваря диалогов прозорец с една дата и един времеви прозорец – да речем от 8:30 до 16:30 в деня на събранието.

3. Изберете местата. Марта избира ресурсите, които иска, на картата на етажа или на паркинга или в списъка: осем паркоместа на долното ниво, двете заседателни зали, четири бюра близо до зоната на ръководството. Една заявка може да съдържа до 100 ресурса. Това се прави от таблото на компютър: избирането на десетки места изисква голям екран, затова на телефон бутонът Резервирай за гости не се предлага.

4. Прочетете резултата. За всеки ресурс се съобщава дали е резервиран или пропуснат, с причината. Пропускането на един ресурс не проваля останалите: ако едно бюро вече е заето от служител, другите тринадесет места се резервират, а това едно бюро остава избрано в диалоговия прозорец с причината си, така че Марта избира съседно бюро и изпраща отново. Важат обичайните правила за застъпване – резервацията за гост никога не измества резервация, която някой вече държи.

5. Проверете групата. В режима за гости списъкът показва заявката като група за гости: една карта с всички нейни места. Извън режима за гости тези редове остават в собствения списък с резервации на Марта с етикет Гост, но никога не я карат да се чекира.

6. Ако датата се промени. Когато ръководството премести събранието с една седмица, Марта не отменя четиринадесет резервации. Тя използва Отмени групата на картата и всички места от тази заявка се освобождават заедно. След това резервира новата дата по същия начин.

Защо отчетите имат значение

Четиринадесет места на името на един асистент биха изкривили числата, на които разчитат екипите по управление на сградата: те биха изглеждали като един много зает служител, а ако бъдат освободени като неявявания, биха надули процента на неявяване.

Резервациите за гости избягват и двете. Мястото се брои като използвано в натовареността, а отчетите посочват каква част от това използване идва от гости: показател Места за гости, ред Гости в таблицата по отдели и в нейния експорт в CSV, както и карта Посещения на гости, която изброява всяка заявка – дата, вид ресурс, брой места и времеви прозорец – без никакви имена. Показателите на ниво човек и отдел, като присъствие, неявявания и коефициент на споделяне, пренебрегват редовете за гости, защото там всъщност не е имало служител. Ако гост използва бюрото на член на ръководството, освободено за деня, освободеното бюро все пак се брои като използвано, само че не като заето от служител. За повече информация относно измерването на реалното използване вместо на резервациите вижте измерването на реалната заетост на офиса.

Резервациите за гости не са модулът за посетители

Desk & Park има и страница за посетители и двете лесно се объркват. Модулът за посетители регистрира гост с име, така че рецепцията да знае кого очаква и кой е домакинът му; той не резервира никакво място. Резервацията за гост запазва мястото и не регистрира никого. Те отговарят на различни въпроси – „кой идва?“ срещу „къде ще седи и паркира?“ – и нищо не ви пречи да използвате и двете за едно и също събитие.

Практични съвети

• Резервирайте рано и наведнъж. По-малко заявки означава по-малко групи за преместване по-късно; оправяйте пропуснатите места в същия диалогов прозорец.
• Използвайте отделни заявки за отделни прозорци. Една заявка има една дата и един прозорец. Ако гостите се нуждаят от паркинг цял ден, но от зала само от 10:00 до 12:00, резервирайте залата като отделна заявка.
• Кажете на колегите си защо картата изглежда пълна. Тъй като не се показва име, служителите ще виждат само заети места. Едно изречение до етажа („паркингът на долното ниво е запазен за общото събрание в четвъртък“) предотвратява объркани въпроси.
• Нека администратор поеме при нужда. Администраторите също могат да създават и отменят резервации за гости, което помага, когато асистентът отсъства седмицата преди събитието.
• Ако синхронизирате календарите на залите (Pro и Enterprise), заседателна зала, резервирана за гости, пак е блокирана в Outlook или Google Calendar, винаги с неутрална тема, така че никой да не я резервира по погрешка от календара си.

Какво не прави

Резервацията за гост не създава акаунти за гостите, не им изпраща нищо и не записва имената им никъде в системата за резервации. Тя не може да бъде направена от името на друг служител; винаги се държи от асистента или администратора, който я е създал. Тя не чекира гостите и мястото не се освобождава по-рано, ако те си тръгнат по обяд – то остава запазено до края на прозореца. Планирането на паркинга за голямо събитие все пак е решение за капацитета; за ежедневната му страна вижте управлението на фирмения паркинг и страницата за резервация на паркинг.

Често задавани въпроси