Desk & Park vs Flexwhere: TCO pro Platz oder pro Nutzer

Der wichtigste Unterschied zwischen Desk & Park und Flexwhere ist die Einheit, für die Sie zahlen. Flexwhere rechnet pro Nutzer und Monat ab: 1,99 € im Plan Standard und 3,68 € im Plan Business, bei jährlicher Abrechnung und zzgl. MwSt. (laut flexwhere.com, Oktober 2026), und die Parkplatzbuchung steht erst im Plan Business. Desk & Park rechnet pro buchbarem Objekt ab, mit unbegrenzt vielen Nutzern: Für 175 Beschäftigte, 75 Schreibtische, 20 Parkplätze und 5 Besprechungsräume kostet Desk & Park Pro 2.060 EUR pro Jahr, gegenüber 7.728 € bei Flexwhere Business (oder 4.179 € bei Standard, ohne Parken).

Hybride Arbeit hat sich 2026 in vielen Büros auf einen bekannten Rhythmus eingependelt: Dienstag bis Donnerstag ist es voll, Montag und Freitag ruhig, und die Parkplätze gehen vor den Schreibtischen aus. Offen bleibt die Frage, wie man das Werkzeug bezahlt, das dieses Teilen organisiert. Flexwhere ist eine niederländische Desk-Sharing-Plattform, laut eigener Website als Cloud-Dienst von Dutchview IT bereitgestellt, mit Buchung von Schreibtischen, Besprechungsräumen, Parkplätzen und Poolfahrzeugen, Apps für jede Plattform und ISO-27001-Zertifizierung. Desk & Park bucht Schreibtische, Parkplätze und Besprechungsräume, wird in der EU gehostet und pro Platz bepreist. Beides sind ernsthafte europäische Optionen; sie rechnen nur unterschiedliche Dinge ab.

Jahreskosten nach Mitarbeiterzahl. Flexwhere Business mit 3,68 € pro Nutzer und Monat (jährliche Abrechnung, zzgl. MwSt.; der einzige Plan mit Parkplätzen), in EUR; Desk & Park Pro mit 2.060 EUR pro Jahr für bis zu 125 Objekte. Stand: Oktober 2026.

Preis und TCO: 175 Personen, 100 buchbare Objekte

Das Szenario ist ein typisches mittelgroßes Hybridbüro: 175 Beschäftigte, 75 Schreibtische, 20 Parkplätze (4 davon mit E-Ladestation) und 5 Besprechungsräume, also 100 buchbare Objekte.

Desk & Park. 100 Objekte passen in den Plan Pro (bis 125 Objekte, 10 Standorte): 206 EUR netto pro Monat oder 2.060 EUR pro Jahr bei jährlicher Abrechnung. Nutzer sind in jedem Plan unbegrenzt, also sind alle Beschäftigten, Praktikanten und Gäste enthalten, und für das Hochladen von Grundrissen gibt es keine eigene Gebühr.

Flexwhere. Laut flexwhere.com/pricing (Stand 17. Oktober 2026):

• Basic: kostenlos für bis zu 25 Nutzer, ein Grundriss an einem Standort, Buchungen bis 1 Woche im Voraus.
• Standard: 1,99 € pro Nutzer und Monat; unbegrenzt viele Nutzer, bis zu 3 Standorte, Implementierung und Grundrissgestaltung inklusive.
• Business: 3,68 € pro Nutzer und Monat; dazu unbegrenzt viele Standorte, Buchung von Parkplätzen und Poolfahrzeugen, Nutzerrollen, API-Zugang und ein Jahr Verlaufsdaten.
• Meeting rooms: 15 € pro Raum und Monat, ein separates Angebot für Räume.

Die bezahlten Pläne werden jährlich abgerechnet, zzgl. MwSt. Der Plan, der unser Szenario mit Parkplätzen abdeckt, ist Business:

Flexwhere veröffentlicht seine Preise in Euro, eine Umrechnung ist also nicht nötig (zur Einordnung: NBP-Mittelkurs vom 16. Oktober 2026, Tabelle 202/A/NBP/2026, 1 EUR = 4,3661 PLN). Die Preise beider Anbieter sind Nettopreise.

Der Unterschied. Gegenüber Flexwhere Business, dem vergleichbaren Plan mit Parkplätzen, kostet Desk & Park Pro 5.668 € weniger pro Jahr (73,3 % weniger). Selbst gegenüber Standard, der keine Parkplatzbuchung enthält, beträgt die Differenz 2.119 € pro Jahr (50,7 %).

Einmalige Gebühren. Flexwhere führt die Implementierung bei Standard und Business als inklusive auf und veröffentlicht keine Einrichtungsgebühr, also rechnen wir keine hinzu. Belegungssensoren und Raumdisplays sind als „zusätzliche Kosten“ ohne veröffentlichten Preis markiert. Desk & Park hat keine Einrichtungsgebühr; das Raum-Tablet (Funktion 07 der Top 10) wird mit einem einmaligen sechsstelligen Code gekoppelt und braucht keine Zusatzlizenz.

Wachstum. Wächst das Büro von 175 auf 250 Personen, ohne neue Schreibtische, steigt Flexwhere Business auf 250 × 3,68 € × 12 = 11.040 € pro Jahr und Standard auf 5.970 €. Desk & Park bleibt bei 2.060 €, weil das Büro weiterhin 100 Objekte hat. Über 125 Objekten wechselt man zu einem Enterprise-Vertrag, unabhängig von der Mitarbeiterzahl.

Wann das Nutzermodell gewinnt. Flexwhere Standard ist bis etwa 85 Nutzer günstiger als Desk & Park Pro, Business bis etwa 45. Flexwhere Basic ist für bis zu 25 Nutzer auf einer Etage kostenlos; Desk & Park Start ist für bis zu 10 Objekte bei beliebig vielen Nutzern kostenlos. Ein Team von 20 Personen mit 30 Schreibtischen passt besser zum kostenlosen Plan von Flexwhere, eine Firma mit 60 Personen und 10 Schreibtischen zu dem von Desk & Park.

Architektur und Sicherheit

Eine Sicherheitsprüfung fragt, wo die Daten liegen, wie sie von den Daten anderer Kunden getrennt sind und wie sich Menschen anmelden.

Desk & Park (Funktion 10 der Top 10):

• Eine eigene PostgreSQL-Datenbank pro Kundenorganisation: keine Tabellen, die mit anderen Kunden geteilt werden, Backups und Löschung pro Organisation, und ein Vorfall in einer Datenbank berührt keine andere. Hintergrund: isolierte Datenbank pro Organisation.
• EU-Hosting: Datenbanken in Frankfurt, Anwendung in den Niederlanden; verschlüsselte nächtliche Backups und ein Audit-Protokoll, wer was getan hat.
• Anmeldung: Zwei-Faktor-Anmeldung (TOTP), Passkeys (WebAuthn) und Einmal-Codes per E-Mail für jeden Nutzer; Single Sign-on über OpenID Connect (Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta und andere OIDC-Anbieter) und SCIM-Provisioning (Entra ID, Okta) in jedem Plan, auch im kostenlosen.
• Die ehrlichen Lücken: kein SAML (nur OIDC), und ISO 27001 und SOC 2 sind geplant, nicht zertifiziert. DSGVO-Werkzeuge: Datenexport und Löschantrag in den Einstellungen sowie ein veröffentlichter AV-Vertrag (DPA).

Flexwhere, laut flexwhere.com/privacy-and-security (Oktober 2026):

• Zertifizierungen: Flexwhere gibt ISO 27001 und ISO 9001 an und verlinkt beide Zertifikate. Das ist ein echter Vorteil, wenn der Einkauf heute einen zertifizierten Anbieter verlangt.
• Hosting: OVHcloud, ein europäischer Anbieter mit Sitz in Frankreich, Rechenzentren in der EU, Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand; die Daten unterliegen EU-Recht.
• Datenschutz-Voreinstellungen: Flexwhere gibt an, personenbezogene Daten standardmäßig nicht dauerhaft zu speichern und anonyme Statistiken zu behalten; die Anonymisierung von Nutzern und Buchungen steht im Plan Business.
• Anmeldung: Die Preisseite hakt Single Sign-on in jedem Plan ab. Ein Flexwhere-Update vom April 2025 beschreibt die Anmeldung mit Microsoft und Google auf allen Plattformen, Apple auf Mobilgeräten sowie MFA per SMS oder Authenticator-App. Flexwhere veröffentlicht nicht, ob SSO über SAML oder OpenID Connect läuft oder ob SCIM unterstützt wird; Standard nennt eine Nutzersynchronisation über Microsoft Graph.
• Mandantenmodell: im Text nicht beschrieben. Wenn die Datenisolation für Ihre Prüfung wichtig ist, fragen Sie beide Anbieter schriftlich.

Top-10-Funktionen 07–10: die Plattformebene, einschließlich Sicherheit und EU-Daten. Stand: Oktober 2026.

Mitarbeitererlebnis und Teamkoordination

Apps. Flexwhere veröffentlicht Apps im Apple App Store und bei Google Play, eine Webanwendung und ab Standard eine Desktop-Anwendung: heute eine breitere native Abdeckung als bei Desk & Park. Desk & Park läuft in jedem Browser und lässt sich als PWA installieren; die Android-App ergänzt einen nativen QR-Scanner, Entsperrung per Fingerabdruck oder Gesicht und Push-Benachrichtigungen. Die iOS-App ist für 2027 geplant; bis dahin buchen iPhone-Nutzer und checken im Browser ein.

Check-in. Jeder Schreibtisch, Parkplatz und Raum in Desk & Park hat einen QR-Aufkleber. Das Scannen eines freien Schreibtischs bucht ihn und checkt Sie mit einem Tippen ein, und eine Schreibtisch- oder Parkplatzbuchung ohne Check-in bis zur von der Organisation festgelegten Frist wird automatisch freigegeben. Flexwhere nennt den manuellen Check-in in jedem Plan und ab Standard den automatischen Check-in per WLAN, IP-Adresse oder Dockingstation über die Desktop-App sowie Sensoren gegen Aufpreis. In Büros mit Dockingstation an jedem Platz spart der Ansatz von Flexwhere den Beschäftigten einen Schritt.

Wer ist im Büro. Flexwhere nennt eine Anwesenheitsübersicht und eine Kollegensuche in jedem Plan sowie eine Buddy-Liste ab Standard. In Desk & Park zeigt der Plan das Foto oder die Initialen jeder gebuchten Person mit einem Ring in der Teamfarbe, nach dem Check-in mit grünem Punkt, daneben die heutige Liste nach Teams; das Unternehmen kann die Funktion abschalten und jede Person kann sich ausblenden, serverseitig durchgesetzt (Funktion 04).

Parken und E-Laden. Desk & Park behandelt Parkplätze in jedem Plan als vollwertige Objekte: eigene Parkpläne pro Standort (etwa Tiefgarage und Außenparkplatz), Plätze mit Ladestation mit ⚡ markiert, und ein gemeinsam gebuchter Schreibtisch und Parkplatz kommen als eine Kalendereinladung an. Flexwhere bietet die Buchung von Parkplätzen und Poolfahrzeugen im Plan Business, und seine Produkt-Updates erwähnen Symbole für Plätze mit Ladestation. Mehr dazu im Leitfaden zum Parkraummanagement.

Feste Plätze. Mitglieder der Geschäftsführung (und im Plan Enterprise auch Führungskräfte) können in Desk & Park einen festen Schreibtisch oder Parkplatz behalten und ihn mit „Ich bin heute nicht da“ für den Tag abgeben (Funktion 06). Feste Plätze werden nach einem verpassten Scan nicht automatisch freigegeben; der Inhaber drückt den Knopf.

Sprachen. Die Preisseite von Flexwhere nennt Englisch, Niederländisch und Deutsch. Oberfläche und E-Mails von Desk & Park gibt es in 10 Sprachen, darunter Polnisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Rumänisch, Bulgarisch und Chinesisch.

Flächenoptimierung (CRE) und KI

Der teure Teil eines Hybridbüros sind Fläche und Parkplätze, die für Menschen vorgehalten werden, die nicht kommen. Geisterbuchungen lassen ein Büro auf dem Papier voll aussehen, während Plätze leer stehen.

Desk & Park löst das in zwei Schritten. QR-Check-in mit automatischer Freigabe (Funktion 02) gibt nicht beanspruchte Schreibtische und Parkplätze nach der Check-in-Frist in den Pool zurück; Besprechungsräume werden nur freigegeben, wenn die Organisation das einschaltet (standardmäßig aus, nach 5 bis 120 Minuten ohne Check-in). Siehe Geisterbuchungen und automatische Freigabe. Berichte für die Geschäftsführung (Funktion 08) messen die Auslastung an den Plätzen, die tatsächlich buchbar waren, mit der Nichterscheinensquote pro Etage und Ressource, der Nutzung nach Abteilung und Team, dem Ladebedarf und dem Spitzentag, für jeden Zeitraum von 7 Tagen bis zu einem Jahr, mit CSV-Export.

Darauf setzen die KI-Empfehlungen auf. Ein Administrator startet die Berichtserstellung; ein großes Sprachmodell erhält nur aggregierte Daten, keine Namen von Beschäftigten, und liefert 3–6 Empfehlungen (Kosteneinsparung, Flächenkonsolidierung, Ladeoptimierung, Warnung vor Geisterbuchungen, ESG, Kapazitätsplanung und mehr), jeweils mit einer vom Modell formulierten Wirkungsschätzung. Die Geschäftsführung verwirft sie oder markiert sie als erledigt, und das wird protokolliert. Das ist keine prädiktive Prognose, und Desk & Park berechnet weder Einsparungen noch Kosten: Die Wirkungsschätzung ist eine Hypothese, die an den eigenen Mietdaten zu prüfen ist.

Flexwhere nennt Verlaufsdaten (ein Monat bei Standard, ein Jahr bei Business), Heatmaps der Ressourcen, Datenexporte aus dem Dashboard und im Plan Business einen unternehmensweiten Anwesenheitsbericht auf Anfrage. Die Sensorintegration gegen Aufpreis soll ungenutzte Zonen und Geisterbuchungen per Hardware erkennen. Die automatische Freigabe bei Nichterscheinen steht ab Standard, mit vom Administrator festgelegtem Zeitpunkt (die Planübersicht nennt 1 Stunde). Wer die Belegung per Sensor statt per Check-in messen will, findet bei Flexwhere die veröffentlichte Integration; Desk & Park misst über Buchungen und QR-Scans.

Top-10-Funktionen 01–06: was Beschäftigte jeden Tag nutzen. Stand: Oktober 2026.

Direktvergleich

Angaben zum Wettbewerber von flexwhere.com, Stand Oktober 2026; Preise und Funktionen ändern sich, prüfen Sie die aktuelle Seite.

Fazit

Flexwhere passt besser, wenn der Einkauf schon heute einen nach ISO 27001 zertifizierten Anbieter verlangt, wenn Sie sofort native Apps für iOS und Desktop brauchen, wenn Anwesenheit automatisch per WLAN, Dockingstation oder Sensor erkannt werden soll, oder wenn ein Team von bis zu 25 Personen auf einer Etage im kostenlosen Plan Basic bleiben kann. Niederländisch- und deutschsprachige Organisationen bekommen zudem die Hilfe des Anbieters bei Implementierung und Grundrissgestaltung.

Desk & Park passt besser, wenn die Mitarbeiterzahl die Zahl der buchbaren Plätze übersteigt, wenn Parken und E-Laden in jedem Plan statt nur im höchsten enthalten sein sollen, wenn Ihre Sicherheitsprüfung nach Datenbankisolation pro Kunde sowie OIDC-SSO mit SCIM fragt, und wenn ein Administrator das Büro noch diese Woche live schalten soll. In unserem Szenario mit 175 Personen sind das 2.060 € pro Jahr statt 7.728 €.

Siehe die Preise, den Onboarding-Leitfaden für einen Testlauf im kostenlosen Plan Start und die Top 10 Funktionen von Desk & Park.

Häufige Fragen

Ist Desk & Park günstiger als Flexwhere?

In Büros mit mehr Menschen als Schreibtischen meistens ja. Bei 175 Beschäftigten und 100 buchbaren Objekten kostet Desk & Park Pro 2.060 EUR pro Jahr; Flexwhere Business, der Plan mit Parkplätzen, kostet 175 × 3,68 € × 12 = 7.728 €. Unterhalb von etwa 45–85 Nutzern können die Nutzerpläne von Flexwhere günstiger sein.

Enthält Flexwhere eine Parkplatzbuchung?

Ja, im Plan Business für 3,68 € pro Nutzer und Monat (jährliche Abrechnung, zzgl. MwSt.), laut flexwhere.com im Oktober 2026; Basic und Standard führen sie nicht auf. In Desk & Park sind Parkplätze und Ladeplätze in jedem Plan buchbar, auch im kostenlosen Plan Start für bis zu 10 Objekte.

Sind Flexwhere und Desk & Park nach ISO 27001 zertifiziert?

Flexwhere gibt ISO 27001 und ISO 9001 an und veröffentlicht die Zertifikate. Desk & Park ist noch nicht zertifiziert; ISO 27001 und SOC 2 sind geplant. Dafür bietet es eine eigene PostgreSQL-Datenbank pro Kunde, EU-Hosting in Frankfurt und den Niederlanden sowie OIDC-SSO mit SCIM in jedem Plan.

Hat Desk & Park eine iPhone-App wie Flexwhere?

Noch nicht. Flexwhere bietet Apps für iOS, Android, Web und Desktop. Desk & Park läuft im Browser des Telefons als PWA, hat eine Android-App und plant die iOS-App für 2027.

Wie lange dauert der Wechsel von Flexwhere?

Der Onboarding-Leitfaden nennt 60–90 Minuten für ein Büro: Firmenkonto, Planbild hochladen, Plätze platzieren, QR-Aufkleber drucken, Nutzer per CSV einladen und erste Buchung. Buchungen werden nicht migriert, also wechseln Sie am besten an einem Montag, nachdem die letzten Flexwhere-Buchungen abgelaufen sind.