Desk & Park vs. Envoy: Buchung ohne Plattformgebühr

Envoy und Desk & Park berechnen die Buchung von Schreibtischen, Räumen und Parkplätzen pro buchbarer Ressource; der Unterschied liegt also im Satz und darin, was noch hinzukommt. Envoy Reservations kostet 5 USD pro buchbarer Ressource und Monat bei jährlicher Abrechnung, zuzüglich einer Plattformgebühr, deren Höhe nicht veröffentlicht ist (envoy.com/pricing, Oktober 2026): Für 100 Schreibtische, Parkplätze und Räume sind das mindestens 6.000 USD, rund 5.336 EUR im Jahr. Desk & Park Pro deckt bis zu 125 Objekte für 2.060 EUR netto im Jahr ab, mit SSO und SCIM in jedem Tarif und Datenhaltung in der EU. Envoy ist beim Besuchermanagement am Empfang stärker; Desk & Park ist für Schreibtische, Parkplatz und E-Ladeplätze gebaut.

Hybride Arbeit hat 2026 einen vertrauten Rhythmus: Von Dienstag bis Donnerstag ist das Büro voll und der Parkplatz vor neun Uhr belegt, montags und freitags steht die Hälfte leer. Das ist ein häufig beobachtetes Muster, keine feste Regel – aber genau deshalb verabschieden sich Unternehmen von der Tabellenkalkulation und fragen: Welche Plattform, zu welchen Gesamtkosten, und wo liegen die Daten?

Envoy (envoy.com) ist eine Workplace-Plattform, die vor allem für Besuchermanagement bekannt ist: Anmeldung per iPad am Empfang, Ausweisdruck, digital unterschriebene Dokumente beim Eintreffen, Ausweisscan und Abgleich mit Sperrlisten. Darum herum verkauft Envoy Module auf einer gemeinsamen Plattform: Reservations (Schreibtische, Räume, Parkplätze), Deliveries (Poststelle), Screens (Digital Signage) und Response (Notfallbenachrichtigungen). Die Preisseite zeigt G2-Auszeichnungen für Besucher- und Flächenmanagement. Desk & Park ist schmaler: Schreibtische, Parkplätze, E-Ladeplätze und Besprechungsräume auf einer Karte, mit QR-Check-in und automatischer Freigabe dessen, was niemand nutzt.

Jahreskosten für 100 Objekte (75 Schreibtische, 20 Parkplätze, 5 Räume) bei 50 bis 400 Mitarbeitenden. Die Envoy-Linie enthält die nicht veröffentlichte Plattformgebühr nicht. Envoy-Preise von envoy.com, Oktober 2026.

Preise und Gesamtbetriebskosten (TCO)

Beide Anbieter zählen Objekte, nicht Personen – die Belegschaft kann wachsen, ohne dass die Buchungsrechnung mitwächst. Der Unterschied liegt im Satz und in den Extras.

Envoy laut envoy.com/pricing (Oktober 2026):

• Reservations: 5 USD pro buchbarer Ressource und Monat, jährlich abgerechnet. Ein Schreibtisch, ein Raum oder ein Parkplatz zählen je als eine Ressource.
• Plattformgebühr: Jeder Tarif „beginnt mit der Plattform“, die „als feste Jahresgebühr bepreist“ wird und mit mindestens einem Modul gekauft werden muss. Der Betrag ist nicht veröffentlicht; die Modulpreise tragen den Hinweis „Price excludes platform fee“.
• Visitors: kostenloser Basic-Tarif (100 Besuchereinträge pro Monat, bis zu 50 Mitarbeitende, ein Standort); Premium 362 USD pro Standort und Monat bei jährlicher Abrechnung; Enterprise auf Anfrage.
• Weitere Module: Deliveries 250 USD pro Standort, Screens 12 USD pro Gerät, Response 2 USD pro Nutzer, jeweils pro Monat, jährlich abgerechnet, ohne Plattformgebühr.
• Hardware: Laut Envoy-FAQ benötigen Visitors und die Raumdisplays ein iPad; Zubehör gibt es im Envoy Store.

Desk & Park berechnet pro buchbarem Objekt, mit unbegrenzt vielen Nutzern. Start ist kostenlos für bis zu 10 Objekte an einem Standort; Standard kostet 114 EUR im Monat oder 1.140 EUR im Jahr (bis 75 Objekte, 3 Standorte); Pro 206 EUR im Monat oder 2.060 EUR im Jahr (bis 125 Objekte, 10 Standorte); Enterprise ist ein individueller Vertrag ab 125. Alle Preise netto. Keine Gebühren für Grundrisse, kein Implementierungsprojekt.

Das Szenario. 175 Mitarbeitende, 75 Schreibtische, 20 Parkplätze (4 mit Ladestation) und 5 Besprechungsräume: 100 buchbare Objekte an einem Standort.

Umrechnung zu den NBP-Mittelkursen vom 16. Oktober 2026 (Tabelle 202/A/NBP/2026): 1 EUR = 4,3661 PLN, 1 USD = 3,8827 PLN, also 1 USD = 0,8893 EUR. Die Envoy-Seite sagt nicht, ob die Preise netto sind. Mit einer Plattformgebühr von null – der für Envoy günstigsten Lesart – kostet Desk & Park Pro 3.276 EUR weniger im Jahr, also 61,4 % weniger. Jeder Euro Plattformgebühr vergrößert den Abstand.

Wachstum. Steigt die Belegschaft von 175 auf 250 Personen und bleibt es bei 100 Objekten, ändert sich keine der beiden Rechnungen. Kommen 25 Parkplätze hinzu, rechnet Envoy 25 × 60 USD = 1.500 USD (rund 1.334 EUR) pro Jahr mehr, insgesamt 7.500 USD (rund 6.670 EUR) vor Plattformgebühr; Desk & Park bleibt bei 2.060 EUR, weil 125 Objekte noch in den Pro-Tarif passen. Über 125 Objekten wechselt Desk & Park zu einem Enterprise-Vertrag.

Besucher obendrauf. Envoy Visitors Premium kostet 362 USD × 12 = 4.344 USD (rund 3.863 EUR) pro Standort und Jahr. Desk & Park hat eine Seite zur Anmeldung erwarteter Gäste sowie Gastbuchungen für Schreibtische und Parkplätze, ist aber kein Empfangssystem mit Ausweisdruck und Identitätsprüfung.

Architektur, Sicherheit und Speicherort der Daten

Desk & Park betreibt eine eigene PostgreSQL-Datenbank pro Kundenorganisation: Ihre Nutzer, Buchungen, Karten und Ihr Audit-Protokoll sind keine Zeilen in Tabellen, die mit anderen Kunden geteilt werden; Backups und Löschung erfolgen pro Organisation, und ein Vorfall in einer Datenbank berührt keine andere (warum das wichtig ist). Die Datenbanken stehen in Frankfurt, die Anwendung läuft in den Niederlanden. Backups werden nächtlich verschlüsselt, Administratoraktionen landen im Audit-Protokoll, und jeder Nutzer kann sich mit TOTP-Zwei-Faktor-Authentifizierung oder einem Passkey anmelden. Single Sign-on über OpenID Connect (Microsoft Entra ID, Google Workspace, Okta, andere OIDC-Anbieter) und SCIM-Provisionierung gibt es in jedem Tarif, auch im kostenlosen.

Die ehrlichen Lücken: nur OIDC, kein SAML, und ISO 27001 und SOC 2 sind geplant, nicht zertifiziert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist unter /de/dpa veröffentlicht; Datenexport und Löschanfrage finden sich in den Einstellungen.

Envoy veröffentlicht, Stand Oktober 2026:

• Zertifizierungen: Die Sicherheitsseite nennt „ISO 27001 Certified by Schellman“, die Branchenseite für Luft- und Raumfahrt beschreibt Envoy als ISO/IEC-27001-zertifiziert und SOC-2-konform. Für eine Einkaufs-Checkliste ist das ein echter Vorteil.
• SSO: Die Tariftabelle von Visitors führt SAML Single Sign-on in Premium und Enterprise; die Premium-Plattform listet „SCIM/SSO integrations“, die Enterprise-Plattform ergänzt Admin-Provisionierung per SCIM, eigene Admin-Rollen und ein Ereignisprotokoll.
• Hosting: Ein Beitrag vom 29. Oktober 2024 kündigte EU-Rechenzentren für Envoy Visitors an. Die geprüften Seiten sagen nicht, ob auch Reservations-Daten in der EU bleiben können; fragen Sie schriftlich nach.
• Mandantenmodell: nicht veröffentlicht.

Funktionen 07–10 der Top 10 Funktionen von Desk & Park: Raum-Tablet, Vorstandsberichte, Integrationen, Sicherheit und EU-Daten.

Mitarbeitererlebnis und Teamkoordination

Envoy bietet eine native Mobile-App für iOS und Android, Buchung aus Google Kalender und Outlook, Karten mit beschrifteten Teambereichen („Neighborhoods“), Schreibtische für einen Tag oder länger, stunden- und mehrtägige Buchungen sowie Parkplätze mit barrierefreien und E-Ladeplätzen. iPad-Raumdisplays erlauben Spontanbuchung und Check-in an der Tür. Wo Envoy bereits den Empfang betreibt, haben Mitarbeitende eine App für Besucher, Pakete und Schreibtische.

Desk & Park beginnt im Browser: Die Web-App läuft auf jedem Smartphone und Rechner und lässt sich als PWA installieren, ohne Verteilung über einen App Store. Eine Android-App ergänzt einen nativen QR-Scanner, Entsperren per Fingerabdruck oder Gesicht und Push-Benachrichtigungen; die iOS-App ist für 2027 geplant. Oberfläche und E-Mails gibt es in 10 Sprachen.

• Die Karte ist der Buchungsbildschirm (Funktion 01 der Top 10): Der Admin lädt einen Grundriss hoch und platziert Schreibtische und Räume; Mitarbeitende wählen einen Platz, farbig nach Verfügbarkeit für den gewählten Tag.
• Schreibtische, Parkplätze und Räume an einem Ort (Funktion 03): Parkplätze haben eigene Karten, mehrere Bereiche pro Standort, Ladeplätze mit ⚡ markiert. Schreibtisch und Parkplatz, gemeinsam gebucht, kommen als eine Kalendereinladung.
• Wer ist im Büro (Funktion 04): Fotos oder Initialen gebuchter Kolleginnen und Kollegen in ihrer Teamfarbe, ein grüner Punkt nach dem Check-in und die heutige Liste nach Teams. Das Unternehmen kann die Funktion abschalten, und jede Person kann sich ausblenden.
• Feste Plätze, die man abgeben kann (Funktion 06): Vorstandsmitglieder behalten einen festen Schreibtisch oder Parkplatz; „Ich bin heute nicht da“ gibt ihn für den Tag frei, „Zurückholen“ macht das rückgängig, solange niemand ihn belegt hat.
• Gäste: Eine Vorstandsassistenz bucht Schreibtische, Parkplätze und Räume für Gäste, ohne Konten anzulegen (Gastbuchungen).
• Raum-Tablet (Funktion 07): eine Webseite im Browser des Tablets mit dem Tagesplan eines Raums, alle 10 Sekunden aktualisiert, die den Check-in der organisierenden Person annimmt. Ohne Zusatzlizenz; Buchungen nimmt es nicht an.

Die Integrationen sind schlanker als bei Envoy: Kalendereinladungen, Benachrichtigungen in Slack oder Microsoft Teams und bidirektionale Raumkalender-Synchronisierung mit Microsoft 365 oder Google Workspace in Pro und Enterprise. Envoys Katalog reicht bis zur Zutrittskontrolle (Brivo, LenelS2, Genetec), zu ServiceNow und DocuSign.

Flächenoptimierung und KI-Empfehlungen

Das teure Problem im hybriden Büro ist die Geisterbuchung: ein reservierter, aber ungenutzter Schreibtisch oder Parkplatz, der an Spitzentagen Kollegen blockiert und die Auslastungsdaten verfälscht. Beide Produkte setzen auf Check-in und automatische Freigabe; Envoy nennt Auto-Release für Schreibtische, Räume und Parkplätze, mit Erinnerungen.

In Desk & Park trägt jeder Schreibtisch, jeder Parkplatz und jeder Raum einen QR-Aufkleber (Funktion 02). Wer einen freien Schreibtisch scannt, bucht ihn und checkt mit einem Tippen ein. Eine Schreibtisch- oder Parkplatzbuchung ohne Check-in bis zur von der Organisation festgelegten Frist, etwa 10:00 Uhr, geht automatisch zurück in den Pool. Räume werden nur freigegeben, wenn die Organisation das einschaltet (standardmäßig aus, nach 5 bis 120 Minuten ohne Check-in); der QR-Scan eines freien Raums bucht die nächste halbe Stunde. Ein Aufkleber braucht kein Gerät an der Wand, was im Parkhaus zählt (wie die automatische Freigabe Fläche zurückholt).

Vorstandsberichte (Funktion 08) messen die Auslastung an den Plätzen, die tatsächlich buchbar waren, und zeigen die No-Show-Quote pro Etage und Ressource, die Nutzung nach Abteilung und Team, den Ladebedarf für E-Autos und den Spitzentag, für Zeiträume von 7 Tagen bis zu einem Jahr, mit CSV-Export.

KI-Empfehlungen sind bewusst bescheiden. Ein Admin startet die Berichtserstellung; ein großes Sprachmodell erhält nur aggregierte Daten, keine Namen von Mitarbeitenden, und liefert 3–6 Empfehlungen (Kosteneinsparung, Flächenkonsolidierung, E-Lade-Optimierung, Warnung vor Geisterbuchungen, ESG, Kapazitätsplanung), jeweils mit einer vom Modell formulierten Wirkungsschätzung, die der Vorstand verwirft oder als erledigt markiert. Das ist keine prädiktive Prognose, und Desk & Park berechnet keine Einsparungen: Die Schätzung ist eine Hypothese zum Prüfen.

Envoys Analytik ist gestaffelt: Die Premium-Plattform nennt „basic product analytics (no custom dashboard, no scheduled reports)“, Enterprise ergänzt erweiterte Analytik und Präsenzsignale aus HRIS, WLAN und Zutrittskontrolle. Wer Kartenleser-Daten mit Buchungen abgleichen will, kommt mit dieser Ebene weiter als mit Desk & Park.

Funktionen 01–06 der Top 10: was Mitarbeitende jeden Tag nutzen.

Im direkten Vergleich

Fakten zu Envoy von envoy.com, geprüft im Oktober 2026; Preise und Funktionen ändern sich – prüfen Sie die aktuelle Seite.

Fazit

Envoy passt besser, wenn der Empfang im Mittelpunkt steht. Sein Besuchermanagement ist ausgereift: Ausweise, vorab unterschriebene Dokumente, Ausweisscan, Sperrlisten, Integrationen mit Zutrittskontrolle und Gäste-WLAN, ein virtueller Empfang. Wenn Sie zusätzlich ein Poststellen-Protokoll, Digital Signage und Notfallbenachrichtigungen vom selben Anbieter wollen und der Einkauf heute ISO 27001 oder SAML verlangt, deckt Envoy das in einem Vertrag ab.

Desk & Park passt besser, wenn die tägliche Reibung bei Schreibtischen und Parkplatz liegt, nicht in der Lobby. Für 100 Objekte zahlen Sie 2.060 EUR netto im Jahr, ohne Plattformgebühr und ohne Kosten pro Nutzer; ein Admin richtet alles an einem Nachmittag ein, Parkplätze und Ladestationen sind vollwertige Objekte auf derselben Karte, und SSO plus SCIM gibt es schon im kostenlosen Tarif – mit Daten in der EU in einer eigenen Datenbank. Ein Unternehmen, das Envoy Visitors bereits nutzt, kann Desk & Park nur für Schreibtische und Parkplätze einsetzen.

Siehe Preise, den Onboarding-Leitfaden, die Top 10 Funktionen von Desk & Park und den Leitfaden zum Parkraummanagement.

FAQ

Ist Desk & Park günstiger als Envoy für Schreibtisch- und Parkplatzbuchung?

Für 100 Schreibtische, Parkplätze und Räume kostet Envoy Reservations 100 × 5 USD × 12 = 6.000 USD (rund 5.336 EUR) im Jahr plus eine nicht veröffentlichte Plattformgebühr (envoy.com, Oktober 2026). Desk & Park Pro kostet 2.060 EUR netto im Jahr für bis zu 125 Objekte. Selbst mit einer Plattformgebühr von null ist Desk & Park hier rund 61 % günstiger.

Ersetzt Desk & Park Envoy Visitors?

Nicht vollständig. Desk & Park meldet erwartete Gäste an und lässt eine Assistenz Schreibtische, Parkplätze und Räume für sie ohne Konten buchen, druckt aber keine Ausweise, scannt keine Ausweisdokumente und sammelt keine Unterschriften. Envoy Visitors kann das, vom kostenlosen Basic-Tarif bis Premium für 362 USD pro Standort und Monat.

Rechnet Envoy pro Nutzer oder pro Standort ab?

Je nach Modul: Reservations pro buchbarer Ressource (5 USD im Monat, jährlich abgerechnet), Visitors und Deliveries pro Standort, Screens pro Gerät, Response pro Nutzer, alles auf einer Plattform mit fester Jahresgebühr. Desk & Park rechnet ausschließlich pro buchbarem Objekt ab, mit unbegrenzt vielen Nutzern.

Unterstützt Desk & Park SAML und ist es ISO-27001-zertifiziert?

Heute nicht. Desk & Park bietet Single Sign-on über OpenID Connect und SCIM in jedem Tarif, auch im kostenlosen, sowie eine eigene PostgreSQL-Datenbank pro Kunde in der EU. ISO 27001 und SOC 2 sind geplant; Envoy gibt eine ISO-27001-Zertifizierung durch Schellman an.

Wie lange dauert die Einrichtung von Desk & Park?

Der Onboarding-Leitfaden nennt 60–90 Minuten für ein Büro in sechs Schritten: Firmenkonto, Grundriss, Plätze platzieren, QR-Aufkleber drucken, Nutzer per CSV einladen und erste Buchung. Ein Admin erledigt das ohne Implementierungsprojekt.