Wer ist heute im Büro? Vor dem Pendeln nachsehen

Stellen Sie sich Lena vor, Produktdesignerin in einem Unternehmen mit 150 Mitarbeitenden und einer Hybrid-Regelung. Es ist Montagabend, und sie möchte den Dienstag damit verbringen, mit zwei Entwicklern aus ihrem Squad einen Prototyp durchzuarbeiten. Sie schreibt in den Team-Chat: „Ist morgen jemand da?“ Eine Person antwortet mit einem Daumen hoch, eine mit „wahrscheinlich“, und die dritte Antwort kommt am Dienstag um 10:40 Uhr, als Lena bereits allein im vierten Stock sitzt.

Daran ist nichts dramatisch. Es sind nur die kleinen, wiederkehrenden Kosten eines hybriden Büros: Die Leute entscheiden anhand dessen, wer sonst noch da sein wird, ob sie pendeln, und die Antwort steckt in einem Dutzend Chatverläufen. Desk & Park beantwortet diese Frage mit Daten, die das Büro bereits hat, den Buchungen, und zeigt sie auf demselben Plan, auf dem die Leute buchen.

Die Antwort auf dem Dashboard

Das Start-Dashboard hat ein Panel namens Wer ist im Büro. So nutzt Lena es am Montagabend:

1. Sie wählt den Tag. Das Panel teilt sein Datum mit der Agenda darüber; ein Klick auf Morgen in ihrer Agenda stellt also auch das Panel auf Dienstag. Über ein Datumsfeld kann sie weiter vorausschauen.
2. Sie wählt die Etage. Ein Auswahlmenü listet jede Etage jedes Standorts auf, zum Beispiel „HQ — Etage 4“. Hat das Unternehmen auch Parkplatzpläne, schaltet ein Umschalter Schreibtische | Parkplätze dasselbe Panel auf einen Parkbereich um und beantwortet die Frage „Wer parkt am Dienstag?“.
3. Sie liest den Plan. Jeder gebuchte Schreibtisch zeigt das Foto der Person, oder ihre Initialen, wenn es kein Foto gibt, umrandet in der Farbe ihres Teams. Ein kleiner grüner Punkt bedeutet, dass die Person bereits per QR-Code eingecheckt hat, was am Tag selbst nützlich ist.
4. Sie liest die Liste. Neben dem Plan stehen alle, die gebucht haben, nach Teams geordnet, die größten Gruppen zuerst, mit dem Schreibtischcode neben jedem Namen. Ist für eine Person kein Team hinterlegt, wird stattdessen ihre Abteilung verwendet.
5. Sie verbindet beides. Ein Klick auf einen Namen hebt den Schreibtisch dieser Person auf dem Plan hervor, ein Klick auf einen Pin hebt den Namen hervor. Auf einer vollen Etage findet man so eine Kollegin unter vierzig Gesichtern.

In Lenas Fall zeigt die Liste, dass einer ihrer Entwickler für Dienstag einen Schreibtisch gebucht hat und der andere nicht. Das reicht für eine Entscheidung: Sie schreibt dem zweiten Entwickler direkt, sie einigen sich stattdessen auf Mittwoch, und niemand pendelt umsonst.

Dasselbe Bild beim Buchen

Die Information steht nicht nur auf dem Dashboard. Wenn jemand den Buchungsplan öffnet, um einen Schreibtisch zu reservieren, zeigt eine schmale Zeile über dem Plan, wer an diesem Tag dort bereits gebucht hat: die ersten Gesichter als Avatar-Stapel mit „+N“ für den Rest, und eine Legende der anwesenden Teams mit ihren Farben. Lena sieht, dass sich die Farbe ihres Squads an den Fenstern häuft, und wählt selbst einen freien Schreibtisch in diesem Teil der Etage. Die Wahl liegt bei ihr; der Plan macht die Lage nur sichtbar.

Warum das Buchen auf einem Plan besser funktioniert als aus einer Liste, haben wir ausführlicher in Warum visuelle Buchung die Zukunft hybrider Büros ist beschrieben. Die Buchungsseite selbst zeigt die Seite Schreibtisch buchen.

Datenschutz ist eine Serverregel, keine Anzeigeeinstellung

Namen auf einem Plan zu zeigen, ist nur akzeptabel, wenn Menschen Nein sagen können und dieses Nein wirklich Nein bedeutet. In Desk & Park wird die Entscheidung auf dem Server getroffen, bevor Daten den Browser erreichen.

• Jede Person kann widersprechen. Unter Einstellungen → Profil gibt es einen Schalter namens Mich auf der Bürokarte zeigen. Ist er ausgeschaltet, erscheint der Schreibtisch dieser Person als anonymer belegter Pin, ohne Namen und ohne Foto.
• Die Organisation kann es ganz abschalten. Die Einstellung Auf der Karte zeigen, wer gebucht hat lässt sich für die gesamte Organisation ausschalten; geschaltet wird sie vom Plattformbetreiber von Desk & Park auf Wunsch der Organisation. Der gesamte Plan zeigt dann nur noch anonyme belegte Pins.
• Anonym heißt anonym in den Daten. Ein anonymer Pin enthält in der Antwort des Servers keinen Namen. In der Seite ist nichts versteckt, was eine neugierige Person mit den Entwicklertools ausgraben könnte.
• Gastbuchungen sind immer anonym, unabhängig von den Einstellungen. Ein für einen Besucher reservierter Platz zeigt also nie den Namen der Assistenz, die ihn gebucht hat.
• Feste Schreibtische sind keine Anwesenheit. Eine Person mit fest zugewiesenem Schreibtisch, die ihn für den Tag nicht freigegeben hat, wird nicht aufgeführt, denn einen Schreibtisch zu haben heißt nicht, ins Büro zu kommen.

Auch der leere Zustand ist sorgfältig formuliert. Hat noch niemand Sichtbares gebucht, sagt das Panel, dass es für diesen Tag keine Reservierungen mit einer sichtbaren Person gibt. Es behauptet nicht, die Etage sei leer, denn Personen, die widersprochen haben, kommen vielleicht trotzdem.

Praxistipps für Workplace-Teams

• Pflegen Sie Abteilungen und Teams. Die Farben und die Gruppierung der Liste stammen aus den Feldern Abteilung und Team bei jedem Benutzer. Ohne sie landen alle in einer Gruppe „Ohne Team“, und der Plan verliert den größten Teil seiner Aussagekraft. Admins pflegen die Felder in der Benutzerverwaltung oder lassen Abteilungen per SCIM aus dem Identitätsanbieter synchronisieren.
• Ermuntern Sie zu Profilfotos. Initialen funktionieren, aber Gesichter erkennt man schneller als zwei Buchstaben, besonders auf einer vollen Etage.
• Erklären Sie die Widerspruchsmöglichkeit am ersten Tag. Sagen Sie den Leuten, wo der Schalter ist, bevor sie fragen. Das Vertrauen in die Funktion hängt davon ab, dass man sie abschalten kann.
• Machen Sie das Buchen zur Gewohnheit, nicht die Chatnachricht. Das Panel ist nur so gut wie die Buchungen dahinter. Wenn sich ein Team auf feste Bürotage einigt, hält eine Serienbuchung das Bild wochenlang aktuell; siehe Serienbuchungen und feste Teamtage.
• Nutzen Sie den Check-in am Tag selbst. Der grüne Punkt zeigt, wer tatsächlich angekommen ist, nicht nur, wer es vorhatte. Der QR-Check-in gibt außerdem Schreibtische frei, die gebucht und nie genutzt wurden; siehe wie die automatische Freigabe Bürofläche frei macht.

Umfang: was die Funktion nicht leistet

Um die Grenzen klar zu benennen: Das Panel zeigt Buchungen, nicht den Aufenthaltsort von Personen. Es verfolgt weder Telefone noch Ausweise, und der grüne Punkt spiegelt nur einen QR-Check-in wider. Es gibt kein Suchfeld, um eine Kollegin nach Namen zu finden, kein automatisches „Setz mich neben mein Team“, keine Teamzonen oder Nachbarschaften, und Schreibtische werden keinen Teams zugewiesen. Die App schlägt auch nicht vor, an welchen Tagen Sie kommen sollten. Sie zeigt, wer gebucht hat, und die Menschen entscheiden. Das Panel ist in jedem Tarif verfügbar, auch im kostenlosen Start-Tarif; siehe Preise.

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