Plusieurs sites : fuseaux horaires, jours fériés et langues

Prenons Katarzyna, responsable workplace d'un éditeur de logiciels implanté sur trois sites : le siège à Cracovie, une équipe de 40 personnes à Lisbonne et un petit bureau commercial à New York. Pendant un temps, les trois partageaient un même tableur de réservation, et ce tableur partait discrètement du principe que tout le monde vivait à Cracovie.

Les failles sont apparues au quotidien. Les réservations permanentes du jeudi de l'équipe de Lisbonne couraient sans interruption jusqu'au 10 juin, jour férié au Portugal : les bureaux semblaient occupés un jour où le bureau était vide. Un collègue new-yorkais lisait « check-in avant 10:00 » et se demandait de quel 10:00 il s'agissait. Les jours fériés polonais du 3 mai et du 11 novembre étaient bloqués pour tout le monde, y compris pour les deux bureaux ouverts. Et les e-mails de bienvenue partaient en polonais à des personnes qui ne le parlaient pas.

Rien de dramatique, mais chaque petit décalage apprend aux gens que l'outil de réservation ne décrit pas tout à fait leur bureau, et ils finissent par ne plus s'y fier. Cet article montre comment Desk & Park modélise plusieurs sites pour que chacun se comporte comme le bureau qu'il est réellement.

Chaque site est un lieu à part entière, avec sa propre horloge

Dans Desk & Park, un site est une implantation de bureaux : un nom, une adresse et trois réglages plus importants qu'il n'y paraît.

• Un fuseau horaire. Chaque site a un fuseau horaire IANA, comme Europe/Warsaw, Europe/Lisbon ou America/New_York, et il est obligatoire : le système ne suppose jamais en silence le fuseau du siège pour un nouveau site. Tout ce qui dépend d'« aujourd'hui » ou de « 10:00 » sur ce site (fenêtres de check-in, délais, jour affiché sur le plan) est calculé dans son propre fuseau, changements d'heure compris.
• Les jours ouvrés. Chaque site a sa propre semaine de travail. La plupart fonctionnent du lundi au vendredi, mais un bureau dont la semaine va du dimanche au jeudi est configuré comme tel, au lieu d'être plié au calendrier d'un autre.
• Un calendrier des jours fériés. Chaque site tient sa propre liste de jours non travaillés. Un jour férié peut être une date ponctuelle ou être marqué Même date chaque année : les jours fériés fixes comme le 1er mai ou le 25 décembre se saisissent une fois et se répètent.

Sous chaque site se trouvent ses étages (chacun avec son plan) et ses plans de parking, qui peuvent décrire plusieurs zones, par exemple un parking souterrain et un parking extérieur. Les collaborateurs choisissent le site, puis l'étage ou la zone de parking, et ne voient que ce qui s'y trouve physiquement.

La configuration de Katarzyna, étape par étape

1. Créer les trois sites. Dans les paramètres de l'organisation, onglet Sites, elle ajoute Cracovie, Lisbonne et New York, en choisissant le bon fuseau horaire pour chacun. New York reçoit America/New_York : une réservation à 9:00 y signifie 9:00 à Manhattan.

2. Définir la semaine de travail. Les trois sites fonctionnent du lundi au vendredi, la valeur par défaut convient donc. Si l'entreprise ouvre plus tard un bureau avec une autre semaine, ce site aura ses propres jours ouvrés.

3. Saisir les jours fériés. Pour Cracovie, elle ajoute le 3 mai et le 11 novembre comme jours fériés annuels ; pour Lisbonne, le 25 avril et le 10 juin ; pour New York, le 4 juillet. Les jours fériés dont la date change chaque année, comme le lundi de Pâques ou Thanksgiving, sont saisis comme dates ponctuelles pour l'année à venir : une tâche rapide chaque mois de décembre.

4. Importer les étages et les plans de parking de chaque site. Chaque bureau reçoit ses propres plans d'étage et son plan de parking, avec les bureaux et les places positionnés dessus. La mise en place suit les mêmes six étapes de démarrage que pour un seul bureau, une fois par site.

5. Imprimer les autocollants QR par site. Chaque site a sa propre planche d'autocollants QR pour le check-in. Si les autocollants d'un bureau fuitent (par exemple si une photo de l'étage de Lisbonne se retrouve en ligne), Katarzyna peut émettre en une seule fois de nouveaux codes pour ce site. Le site porte alors l'indicateur « réimpression requise » jusqu'à l'impression de la nouvelle planche : personne n'oublie que les autocollants collés aux murs sont désormais inactifs.

Ce que remarquent les collaborateurs

L'essentiel du bénéfice est invisible, et c'est bien le but.

• Le formulaire de réservation s'ouvre sur une date pertinente. Il démarre sur aujourd'hui ou, si la personne a déjà une réservation aujourd'hui, sur le jour ouvré suivant du site, en sautant week-ends et jours fériés.
• Les réservations récurrentes ignorent les jours fériés locaux. Lorsque l'équipe de Lisbonne réserve chaque jeudi du trimestre, le 10 juin est ignoré automatiquement, et le formulaire indique combien de dates hebdomadaires ont été réservées. À Cracovie, ce même jeudi est un jour ouvré ordinaire. Plus de détails sur les séries dans réservations récurrentes et jours d'équipe.
• Les heures sont locales. Un délai de check-in à New York est une heure de New York. Les invitations de calendrier d'une série récurrente portent leur règle hebdomadaire dans le fuseau horaire du site : elles ne se décalent pas d'une heure lorsque le changement d'heure intervient à des dates différentes en Europe et aux États-Unis.
• Chacun utilise sa propre langue. L'interface est disponible en dix langues (anglais, polonais, allemand, français, espagnol, italien, roumain, bulgare et chinois simplifié et traditionnel) et chacun utilise la sienne ; les e-mails de réservation sont eux aussi localisés. Une confirmation indique aussi précisément l'endroit : site, étage et emplacement, par exemple « HQ Kraków · Étage 3 · D-301 », avec un bouton pour l'afficher sur le plan.
• Les tablettes des salles parlent la langue locale. La langue d'une tablette devant une salle de réunion se règle sur l'appareil : le hall de Lisbonne et celui de New York peuvent donc différer.

Conseils pratiques

• Choisissez des noms de sites que tout le monde reconnaît. « Siège Cracovie » et « Lisbonne » valent mieux que des codes internes ; le nom apparaît dans chaque e-mail de confirmation.
• Faites le calendrier des jours fériés une fois par an. Les jours fériés annuels se reportent d'eux-mêmes ; les jours fériés mobiles demandent quelques minutes chaque mois de décembre.
• Traitez le renouvellement des autocollants et la réimpression comme une seule tâche. Dès que les codes sont réémis, les anciens autocollants cessent de fonctionner : planifiez le renouvellement pour un moment où la nouvelle planche peut être posée le jour même.
• Vérifiez que la politique convient à chaque site. Le délai de check-in et l'horizon de réservation sont définis une fois pour toute l'organisation. Choisissez des valeurs qui fonctionnent aussi bien dans votre bureau le plus strict que dans le plus détendu.

Périmètre : ce qui se règle par site, et ce qui ne se règle pas

Le fuseau horaire, les jours ouvrés, les jours fériés, les étages, les plans de parking et les planches d'autocollants QR se règlent par site. La politique de réservation (le délai de check-in et le nombre maximal de jours à l'avance pour réserver) vaut pour toute l'organisation : vous ne pouvez pas donner à Lisbonne un délai différent de celui de Cracovie. Les jours fériés sont ignorés par les séries récurrentes et par la suggestion de date, mais ils ne sont pas verrouillés : une personne qui choisit délibérément un jour férié peut quand même le réserver, ce qui est utile lorsqu'un bureau ouvre pour une journée particulière.

Le nombre de sites dépend du forfait : Start (gratuit) en compte un, Standard jusqu'à trois, Pro jusqu'à dix, et Enterprise n'a pas de limite pratique. La tarification se fait par objet réservable (bureaux, places de parking et salles de réunion), et non par utilisateur ; voir les tarifs.

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