Rapports d'équipe pour les managers d'un bureau hybride

Prenons Karolina, directrice de l'ingénierie dans une entreprise de 300 personnes. Son service compte 45 personnes réparties en trois équipes. Lors du comité de direction du lundi, le directeur financier pose une question légitime : « Vos équipes se sont engagées sur deux jours de bureau par semaine. Est-ce vraiment le cas ? » Karolina ne le sait pas. Elle a une impression, quelques anecdotes et un agenda rempli de visioconférences.

L'office manager, lui, dispose des données, mais elles couvrent toute l'entreprise. Les exporter pour les envoyer à une responsable de service revient à partager aussi les chiffres des autres services, voire des noms. La question attend donc, reçoit une réponse au jugé, ou devient un tableur périmé dès la réunion suivante.

Desk & Park règle cela avec un rôle dédié : le manager, qui voit les mêmes rapports que la direction, limités aux services et équipes dont il a la responsabilité.

Étape 1 : l'administrateur définit le périmètre

Le rôle manager est disponible avec le forfait Enterprise. Configurer Karolina prend deux minutes à un administrateur :

1. Dans Gestion des utilisateurs, passez le rôle de Karolina à Manager.
2. Ouvrez le menu à côté de son nom (⋮ → Périmètre des rapports) et cochez ce que ses rapports doivent couvrir. Cocher service entier pour l'Ingénierie inclut toutes ses équipes, y compris celles ajoutées plus tard. Vous pouvez aussi ne cocher que certaines équipes.
3. Enregistrez. L'enregistrement fixe le périmètre exactement sur ce qui est coché, et la modification est consignée dans le journal d'audit.

Le périmètre repose sur les champs service et équipe de chaque utilisateur. Seuls les administrateurs modifient ces champs, ou bien ils proviennent du fournisseur d'identité via SCIM : un manager ne peut donc pas élargir sa propre vue en déplaçant des personnes. Un manager sans périmètre défini voit des rapports vides, et non les données de quelqu'un d'autre.

Étape 2 : Karolina ouvre les Rapports d'équipe

Un nouvel élément apparaît dans la navigation de Karolina : Rapports d'équipe. C'est la même page que celle de la direction, chaque chiffre étant limité par le serveur à ses équipes. Elle choisit une période, des 7 derniers jours jusqu'à la dernière année, et lit :

• L'utilisation des postes de travail et du parking. La part du bureau qu'utilisent ses équipes. La capacité reste celle de tout le bureau : le chiffre répond donc à la question « quelle part du bureau mes équipes occupent-elles », et non à un chiffre gonflé par un dénominateur réduit.
• L'occupation maximale. Le taux de remplissage du bureau le jour le plus chargé de la période, et la date de ce jour.
• Le taux de réservations fantômes. La part des réservations de ses équipes qui n'ont jamais fait l'objet d'un check-in, c'est-à-dire des bureaux bloqués et inutilisés, avec une ventilation par étage.
• La tendance mensuelle d'utilisation. La présence progresse-t-elle, stagne-t-elle ou s'étiole-t-elle ?
• La demande de recharge EV, si ses collaborateurs roulent en voiture électrique et que le bureau dispose de places avec borne.
• L'utilisation par service et équipe. Chacun de ses services avec son effectif, les jours de présence par personne et par semaine et le pic, avec un clic pour déplier par équipe. Des onglets basculent entre bureaux, parking et salles de réunion.
• La présence sur la semaine. Une carte de chaleur de la part de chaque service présente chaque jour de la semaine.
• Les réservations permanentes jamais honorées. Les séries récurrentes de son périmètre, classées par taux de présence, avec le décompte de celles honorées moins d'une fois sur deux.

En dix minutes, Karolina a une réponse honnête pour le directeur financier. Deux de ses équipes sont en moyenne proches de deux jours par semaine, concentrés le mardi et le jeudi. La troisième est en moyenne à moins d'un jour, sans pic visible, et la ventilation par équipe montre qu'elle a le plus d'absences des trois : on réserve, puis on ne vient pas. C'est un sujet à discuter avec son équipe, pas un problème de capacité pour les services généraux.

Qui voit les noms

Les agrégats sont une chose, les noms en sont une autre. Desk & Park sépare les deux au moyen d'un réglage valable pour toute l'organisation, Qui voit les personnes nommément dans les rapports, à trois niveaux :

Le niveau est défini par l'opérateur de la plateforme Desk & Park à la demande de l'organisation. Même au niveau le plus ouvert, un manager ne voit jamais les personnes extérieures aux services et équipes qui lui sont attribués.

Dans l'entreprise de Karolina, le niveau reste sur Personne. Elle voit que la troisième équipe compte beaucoup d'absences, mais pas qui, dans cette équipe, en est à l'origine. Pour la plupart des décisions qu'un manager prend réellement, cela suffit, et le rapport ne devient pas un outil de contrôle des présences.

Ce qu'un manager peut faire d'autre

Un manager est aussi un utilisateur ordinaire. Karolina réserve des bureaux et des places de parking comme tout le monde, apparaît sur le plan du bureau comme tout le monde (sauf si elle s'en retire) et peut disposer d'un bureau ou d'une place de parking attribués en permanence. Les jours où elle est absente, Je suis absent aujourd'hui les libère pour ses collègues, exactement comme pour les membres de la direction.

Conseils pratiques

• Convenez de l'usage des chiffres avant de les montrer. Les rapports d'équipe fonctionnent mieux comme base de discussion sur la façon dont l'équipe utilise le bureau que comme tableau de notation.
• Renseignez avec soin les services et les équipes. Le périmètre n'est jamais plus exact que ces champs. Une personne sans service n'appartient au périmètre de personne.
• Lisez les pics, pas les moyennes. Un bureau se dimensionne sur ses jours chargés. Le pic et la carte de chaleur par jour en disent plus que l'utilisation moyenne.
• Regardez le taux de réservations fantômes avant de demander plus de bureaux. Si un tiers des réservations n'est jamais utilisé, la pénurie n'est peut-être pas réelle ; voir comment la libération automatique libère de l'espace.
• Associez les rapports aux jours d'équipe. Quand une équipe convient de jours de bureau réguliers, une série hebdomadaire les fait tenir ; voir Réservations récurrentes et jours d'équipe.

Périmètre : ce que les rapports des managers n'incluent pas

Le rôle manager est une fonctionnalité Enterprise. Les managers ne voient pas les recommandations IA que la direction et les administrateurs peuvent générer, ni le programme de libération de la direction, ni les limites d'utilisation du forfait. Les noms dans les rapports suivent le niveau défini pour l'organisation, désactivé par défaut et modifié uniquement par l'opérateur de la plateforme sur demande. Les managers ne peuvent modifier ni les services, ni les équipes, ni leur propre périmètre. Les rapports décrivent ce qui s'est passé pendant la période choisie ; ils ne font pas de prévisions. Pour la façon dont les analyses sont mesurées en général, voir Mesurer l'occupation réelle des bureaux, et pour les forfaits, voir les tarifs.

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