Vos réservations de bureau dans votre calendrier Outlook

Prenons Daniel, product designer dans une entreprise de 200 personnes. Il travaille au bureau le mardi et le jeudi et réserve pour ces jours-là un bureau et une place de parking dans Desk & Park. Lundi soir, sa responsable d'équipe consulte son calendrier Outlook, voit un mercredi matin libre et lui envoie une invitation à une revue de design en présentiel. Le mercredi, Daniel est en télétravail. Rien dans son calendrier ne le disait. La même semaine, il prend rendez-vous chez le dentiste un jeudi matin, en oubliant que sa place de parking pour ce jour-là n'existe que dans une autre application.

Rien de tout cela n'est dramatique, et tout vient d'un même décalage : le jour de bureau vit dans l'outil de réservation, le reste de la semaine vit dans le calendrier. Desk & Park comble ce décalage en plaçant chaque réservation dans le calendrier que les gens consultent déjà.

Étape 1 : réserver comme d'habitude, y compris le rythme hebdomadaire

Daniel ouvre Desk & Park et choisit son bureau sur le plan de l'étage. La date est déjà renseignée : aujourd'hui, ou le prochain jour ouvré pour lequel il n'a pas encore de réservation. Comme ses jours de bureau sont fixes, il coche Répéter chaque semaine, sélectionne mardi et jeudi et règle la série sur 12 semaines (une série peut durer de 2 à 52 semaines). Il fait de même pour sa place de parking.

Deux détails rendent la série réaliste plutôt que mécanique :

• Les jours fériés du site sont ignorés. Un jour férié tombant un jeudi ne crée pas de réservation dans un bureau fermé.
• Les dates déjà prises sont ignorées. Si quelqu'un d'autre occupe ce bureau l'un des mardis, l'application réserve les autres dates et lui indique combien elle en a ignoré.

Étape 2 : un seul e-mail, avec une vraie invitation de calendrier

Environ une minute plus tard, Daniel reçoit un seul e-mail. Desk & Park regroupe les confirmations de la dernière minute environ et les envoie ensemble : un bureau et une place de parking réservés dans la même session arrivent dans un message unique, pas dans deux.

L'e-mail indique précisément où il s'assiéra, sous la forme « HQ Berlin · Étage 3 · D-301 », avec un bouton Afficher sur le plan. Surtout, il contient une vraie invitation de calendrier, le même type de message qu'une demande de réunion envoyée par un collègue. Outlook, Google Agenda et Apple Calendar la reconnaissent, et la réservation apparaît dans son calendrier, intitulée d'après l'emplacement (par exemple « Bureau D-301 »), avec le lieu et l'étage. Elle est marquée comme acceptée et n'attend aucune réponse.

Une série hebdomadaire arrive sous la forme d'une seule entrée récurrente, et non d'une pile de 24 entrées distinctes. La règle de récurrence est définie dans le fuseau horaire du bureau : elle reste donc juste lors des passages à l'heure d'été et à l'heure d'hiver, et les dates ignorées sont tout simplement absentes de la série.

Les e-mails, y compris ces confirmations, sont envoyés dans la langue choisie par chaque utilisateur ; l'interface de Desk & Park est disponible en 10 langues.

Étape 3 : le calendrier dit enfin la vérité sur la semaine

Lundi soir, la responsable d'équipe regarde de nouveau le calendrier de Daniel. À côté de ses réunions figurent désormais les entrées de son bureau le mardi et le jeudi. Quiconque a accès à son calendrier voit quels jours il est au bureau, et la revue de design passe au jeudi sans un seul message sur la messagerie.

Il en va de même pour Daniel. Lorsqu'il prend rendez-vous chez le dentiste le jeudi matin, sa place de parking est là, dans le calendrier.

Étape 4 : quand les plans changent, le calendrier suit

Quelques semaines plus tard, un jeudi, Daniel ne peut vraiment pas venir. Il annule cette seule date dans Desk & Park. L'e-mail d'annulation ne concerne que cette occurrence : un jeudi disparaît de son calendrier et le reste de la série demeure. S'il abandonne un jour complètement ce rythme, l'annulation de toute la série supprime l'ensemble de l'entrée récurrente.

Annuler dans Desk & Park compte aussi pour ses collègues : le bureau et la place reviennent dans le pool pour ce jour-là au lieu de rester vides. Nous avons décrit ce que coûtent les réservations non honorées dans réservations fantômes et libération automatique.

Vous préférez un abonnement ? Utilisez le flux personnel

Certaines personnes préfèrent garder leurs réservations de bureau dans un calendrier distinct, qu'elles peuvent afficher ou masquer. Pour elles, il existe un flux de calendrier personnel sous Paramètres → Synchronisation du calendrier : un lien privé auquel s'abonner dans Google Agenda, Outlook ou Apple Calendar.

• Il est en lecture seule et couvre les réservations de 7 jours en arrière à 60 jours en avant.
• Le lien est personnel, et toute personne qui le possède peut voir vos réservations. S'il fuite, Réinitialiser le lien invalide l'ancienne adresse partout.
• Pour une réservation isolée, il existe aussi Ajouter au calendrier (.ics), un téléchargement ponctuel.

La fréquence d'actualisation d'un flux auquel on est abonné dépend de votre application de calendrier, pas de Desk & Park : les invitations reçues par e-mail sont donc la voie la plus rapide.

Conseils pratiques

• Choisissez une seule voie par personne. Les invitations et le flux décrivent les mêmes réservations. Utiliser les deux peut afficher chaque réservation en double ; la plupart des gens n'ont besoin que des invitations, et le flux convient à ceux qui ont désactivé les notifications par e-mail.
• Annulez dans Desk & Park, pas dans le calendrier. L'entrée de calendrier n'est qu'un reflet de la réservation. La supprimer dans Outlook ne libère pas le bureau ; annuler la réservation supprime l'entrée et libère l'emplacement.
• Utilisez les séries hebdomadaires pour les jours de bureau fixes. Une action, un e-mail, une entrée de calendrier, et les exceptions se gèrent date par date.
• Gardez le lien du flux privé. Traitez-le comme le lien d'un document protégé : ne le partagez avec personne et réinitialisez-le au moindre doute.

Périmètre : ce que cette fonctionnalité ne fait pas

Les invitations de calendrier et le flux personnel sont disponibles dans tous les forfaits, y compris le forfait gratuit Start ; voir les tarifs. Le flux est à sens unique : les réservations vont de Desk & Park vers votre calendrier, jamais l'inverse. Vous ne pouvez pas réserver un bureau ou une place de parking depuis Outlook, et Desk & Park ne lit pas votre calendrier personnel. Les invitations voyagent avec les e-mails de réservation : une personne qui a désactivé les notifications par e-mail n'en reçoit donc aucune ; le flux couvre ce cas. Les réservations pour des invités faites par une assistante pour des visiteurs n'apparaissent jamais dans le flux ni dans les invitations de cette assistante. Les salles de réunion relèvent d'un autre mécanisme : pour garder les boîtes aux lettres de salle d'Outlook ou de Google synchronisées, voir la synchronisation des calendriers des salles. Le parcours de réservation lui-même est présenté sur les pages réservation de bureaux et réservation de parking.

FAQ

Les réservations de bureau apparaissent-elles automatiquement dans Outlook ?

Oui. Chaque e-mail de confirmation de réservation contient une vraie invitation de calendrier : la réservation apparaît donc dans Outlook, Google Agenda ou Apple Calendar comme n'importe quelle demande de réunion. Lorsque la réservation est annulée, l'annulation la supprime de nouveau.

Une réservation hebdomadaire crée-t-elle des dizaines d'entrées dans le calendrier ?

Non. Une série hebdomadaire correspond à une seule entrée récurrente, définie dans le fuseau horaire du bureau. Les jours fériés du site et les dates déjà prises sont ignorés, et l'annulation d'une date ne supprime que cette occurrence.

Pourquoi ai-je reçu un seul e-mail pour mon bureau et ma place de parking ?

Desk & Park regroupe les confirmations et les annulations pendant environ 60 secondes et envoie un seul e-mail par personne : un bureau et une place de parking réservés ensemble arrivent dans un message unique.

Puis-je réserver un bureau depuis Outlook ?

Non. Le calendrier affiche vos réservations, mais la réservation et l'annulation se font dans Desk & Park. Supprimer l'entrée dans Outlook n'annule pas la réservation.

Qu'est-ce que le flux de calendrier personnel ?

Un lien d'abonnement privé, en lecture seule, disponible dans les Paramètres, qui affiche vos réservations de 7 jours en arrière à 60 jours en avant dans Google Agenda, Outlook ou Apple Calendar. Vous pouvez réinitialiser le lien à tout moment, ce qui désactive l'ancien.