Synchroniser les salles avec Microsoft 365 et Google

Prenons Marta, office manager d'une entreprise de 150 personnes. Nous sommes mardi, il est 9 h 58. Deux groupes attendent devant la porte de la salle de réunion du troisième étage. L'équipe commerciale l'a réservée la semaine dernière dans Outlook, comme elle l'a toujours fait. L'équipe produit l'a réservée hier dans Desk & Park, là où elle réserve ses bureaux. Les deux réservations sont valables dans leur propre système, et aucun des deux systèmes ne connaissait l'autre. Marta trouve une salle plus petite pour l'équipe produit et passe l'après-midi à se demander quel outil interdire.

Elle n'a besoin d'en interdire aucun. Le problème n'est pas que les gens utilisent deux outils ; c'est que les outils ne sont pas d'accord sur qui occupe la salle. La synchronisation des calendriers des salles les met d'accord.

Ce que fait la synchronisation des calendriers des salles

Desk & Park se connecte aux calendriers de salles dont votre organisation dispose déjà dans Microsoft 365 (les boîtes aux lettres de salle dans Exchange) ou dans Google Workspace (les ressources de type salle). Dès qu'une salle de réunion Desk & Park est associée à son calendrier de salle, la synchronisation fonctionne dans les deux sens :

• Desk & Park → calendrier de la salle. Une salle réservée dans Desk & Park est inscrite dans le calendrier de la salle. Le processus de synchronisation tourne toutes les minutes : la réservation apparaît donc en quelques minutes dans Outlook ou Google Agenda, et quiconque consulte la salle de ce côté la voit occupée.
• Calendrier de la salle → Desk & Park. Une réunion posée sur la salle associée dans Outlook ou Google Agenda est relue environ toutes les cinq minutes et devient une réservation Desk & Park, jusqu'à 90 jours à l'avance. L'organisateur est identifié par son adresse e-mail : la réunion apparaît donc sous le bon collègue sur le plan et dans la journée de la salle.
• Les modifications suivent. Lorsqu'une réunion est déplacée, annulée ou refusée par la salle, la réservation Desk & Park est déplacée ou disparaît avec elle. Lorsqu'une réservation Desk & Park est annulée, l'événement quitte le calendrier de la salle.

Pour ceux qui réservent, rien ne change : les commerciaux continuent de réserver dans Outlook, l'équipe produit continue de réserver sur le plan, et tous voient le même planning.

La règle qui tranche chaque conflit : le calendrier de la salle l'emporte

Une synchronisation bidirectionnelle a besoin d'un arbitre, et Desk & Park retient le plus évident : c'est le calendrier de la salle qui décide. C'est celui qu'Exchange ou Google font déjà respecter à tout le monde, avec leurs propres règles d'acceptation, et celui auquel se fient les utilisateurs d'Outlook.

Concrètement :

1. Si la salle accepte une réunion Outlook sur un créneau où existe une réservation Desk & Park pas encore inscrite dans le calendrier de la salle, la réservation Desk & Park est annulée.
2. La personne qui avait fait cette réservation est prévenue immédiatement : une notification dans l'application, un e-mail et un message dans Slack ou Microsoft Teams si votre organisation utilise ces canaux (voir les notifications de réservation dans Slack et Teams).
3. Une réunion provisoire, que la salle n'a pas encore acceptée, n'évince jamais personne. Elle ne prend qu'un créneau libre.

Comme les réservations Desk & Park atteignent le calendrier de la salle en quelques minutes, la fenêtre d'un tel conflit est courte, mais elle existe.

Confidentialité dans le calendrier de la salle

Un calendrier de salle est visible par beaucoup de monde ; Desk & Park y écrit donc le strict minimum :

• L'objet de la réunion est masqué par défaut. L'événement porte un objet neutre au lieu du titre de la réservation.
• L'adresse e-mail de la personne qui réserve n'est jamais inscrite dans le calendrier de la salle.

Les réunions relues depuis Outlook ou Google suivent la même règle par défaut : un objet confidentiel saisi dans Outlook n'apparaît pas non plus sur le plan du bureau.

En option : libérer les salles où personne ne se présente

Chaque bureau a sa réunion hebdomadaire qui n'a plus lieu depuis des mois mais bloque toujours la meilleure salle. Desk & Park peut libérer une salle synchronisée lorsque personne ne fait le check-in dans un délai donné après le début, puis refuser la réunion Outlook au nom de la salle, afin que l'organisateur sache que la salle a été libérée. Ce réglage est désactivé par défaut : une salle n'est libérée qu'une fois qu'un administrateur l'a activé. Comme le check-in d'une réunion réservée dans Outlook ne peut se faire que sur une tablette placée devant la salle, ces réunions ne sont libérées que dans les salles qui en sont équipées ; voir les tablettes devant les salles de réunion.

La mise en place

La connexion se fait une seule fois par organisation, par un administrateur, depuis la carte des calendriers des salles dans les paramètres de l'organisation.

Microsoft 365

1. Cliquez sur Connecter Microsoft 365 et connectez-vous en tant qu'administrateur général (Global Administrator) ou administrateur de rôle privilégié (Privileged Role Administrator) de votre tenant Microsoft 365.
2. Accordez le consentement administrateur à l'application Desk & Park dans Microsoft Entra. Elle demande deux autorisations d'application : Calendars.ReadWrite pour les événements des calendriers de salles et Place.Read.All pour la liste des salles.
3. Vérifiez que vos salles sont répertoriées dans Exchange Places. Si la liste des salles reste vide dans Desk & Park alors que la connexion fonctionne, c'est que Places n'est pas encore activé ; la carte l'indique.

Google Workspace

1. Un super-administrateur ajoute Desk & Park comme client avec délégation au niveau du domaine dans la console d'administration Google. La carte affiche l'ID client et les champs d'application à copier.
2. De retour dans Desk & Park, cliquez sur Se connecter avec Google et testez la connexion.

Associez ensuite les salles. La carte présente les calendriers de salles de votre annuaire en regard de vos salles de réunion Desk & Park et propose des correspondances lorsque les noms concordent. Acceptez les suggestions, ajustez le reste, enregistrez. Seules les salles associées sont synchronisées ; une salle laissée sur « non synchronisée » reste une salle propre à Desk & Park.

Conseils pratiques

• Donnez aux salles le même nom des deux côtés. « Oslo, 3e étage » dans Exchange et « Oslo » dans Desk & Park demandent toujours une association manuelle ; des noms identiques sont proposés automatiquement.
• Dites à vos équipes que les deux outils conviennent. Annoncez-le en une ligne : « Réservez les salles où vous voulez, tout reste synchronisé. »
• Expliquez une fois la règle d'arbitrage. Une règle claire (« le calendrier de la salle l'emporte ») s'accepte bien plus facilement qu'une réservation qui semble disparaître.
• Activez la libération des salles inoccupées quand les salles se font rares, pas avant. C'est un seul réglage pour toute l'organisation, qui s'applique à toutes les salles de réunion ; une salle synchronisée est aussi libérée dans son calendrier. Il est rentable quand les équipes font la queue pour les salles et que des tablettes sont fixées aux portes ; dans un bâtiment calme, libérer des réunions ne fait rien gagner.

Périmètre : ce que la synchronisation ne fait pas

La synchronisation des calendriers des salles est disponible dans les forfaits Pro et Enterprise ; voir les tarifs. Elle couvre uniquement les salles de réunion : les bureaux et le parking ne se réservent pas depuis Outlook, et il n'existe ni complément Outlook ni application Teams. Elle ne synchronise pas les calendriers personnels, dans un sens comme dans l'autre ; vos propres réservations arrivent dans votre calendrier par des invitations envoyées par e-mail, une autre fonctionnalité décrite dans les réservations de bureau dans votre calendrier Outlook. Une organisation connecte un seul fournisseur, Microsoft 365 ou Google Workspace, pas les deux. Enfin, la synchronisation est rapide mais pas instantanée : les modifications arrivent en quelques minutes. Le planning des salles et le parcours de réservation auxquels la synchronisation se raccorde sont présentés sur la page réservation de salle de réunion.

FAQ

Les collaborateurs peuvent-ils continuer à réserver les salles dans Outlook ?

Oui. Une réunion posée sur une salle associée dans Outlook ou Google Agenda est relue environ toutes les cinq minutes et devient une réservation Desk & Park au nom de l'organisateur, identifié par son adresse e-mail. Les déplacements et annulations faits dans Outlook suivent automatiquement.

Que se passe-t-il si la même salle est réservée en même temps dans Outlook et dans Desk & Park ?

Le calendrier de la salle l'emporte. Si la salle accepte une réunion Outlook par-dessus une réservation Desk & Park pas encore inscrite dans le calendrier de la salle, la réservation Desk & Park est annulée et son titulaire est prévenu dans l'application, par e-mail et dans Slack ou Teams si ces canaux sont configurés. Les réunions provisoires ne prennent que des créneaux libres.

Qui doit approuver la connexion à Microsoft 365 ?

Un administrateur général (Global Administrator) ou un administrateur de rôle privilégié (Privileged Role Administrator) de votre tenant Microsoft 365 accorde le consentement administrateur à l'application Desk & Park avec les autorisations Calendars.ReadWrite et Place.Read.All. Les salles doivent être répertoriées dans Exchange Places. Pour Google Workspace, un super-administrateur configure la délégation au niveau du domaine pour le compte de service Desk & Park.

Peut-on connecter Microsoft 365 et Google Workspace en même temps ?

Non. Une organisation utilise un seul fournisseur pour la synchronisation des calendriers des salles : Microsoft 365 ou Google Workspace.