Réserver pour des invités : l'assemblée générale d'un coup

Prenons Marta, assistante de direction auprès du directoire d'une entreprise de 200 personnes. Dans trois semaines, l'entreprise accueille son assemblée générale annuelle : douze actionnaires et conseillers extérieurs, une séance le matin dans la grande salle de réunion, un déjeuner de travail dans la petite, et un après-midi où plusieurs invités souhaitent un bureau au calme pour lire des documents. La plupart viendront en voiture, et le parking est déjà plein le mardi.

Aucun des invités n'a de compte dans le système de réservation de l'entreprise, et aucun ne devrait en avoir. Les options habituelles de Marta sont médiocres : un tableur que personne ne lit, des panneaux en papier posés sur les bureaux la veille au soir, ou chaque emplacement réservé à son propre nom, ce qui met « Marta » sur quatorze places, lui envoie quatorze confirmations et, si personne ne fait le check-in avant l'heure limite, en libère la moitié pour absence alors que les invités sont encore en séance du matin.

Ce qu'est une réservation pour des invités

Une réservation pour des invités est une réservation ordinaire d'un bureau, d'une place de parking ou d'une salle de réunion, détenue au nom de la personne qui l'a faite et marquée comme étant pour un invité, c'est-à-dire une personne extérieure à l'organisation. Ce marquage modifie un petit nombre de choses, délibérément choisies :

• Personne ne voit de nom. Sur le plan de réservation, dans le planning de la salle et sur la tablette de la salle, l'emplacement apparaît simplement comme occupé. Même le nom de l'assistante n'y figure pas.
• Personne n'a besoin de faire le check-in. Une réservation pour des invités n'a pas d'heure limite de check-in et n'est jamais libérée pour absence. La place est tenue pendant toute la plage horaire choisie.
• Rien n'est annoncé. Aucun e-mail de confirmation ou d'annulation, aucune invitation de calendrier, aucun message Slack ou Teams. La réservation n'apparaît pas non plus dans le flux de calendrier personnel de son titulaire.
• Les rapports la distinguent. La place compte comme utilisée, de sorte que l'utilisation reste fidèle, mais elle est comptée comme celle d'un invité, et non d'une personne.

Qui peut le faire : le rôle Assistant de direction, disponible dans tous les forfaits, et les administrateurs. Tous deux sont déjà exemptés de la règle d'un bureau et d'une place par jour qui s'applique aux collaborateurs, ce qui rend possible la réservation d'une douzaine de places.

L'après-midi de Marta, étape par étape

1. Passer en mode invités. Sur la page Réservations, Marta bascule l'en-tête de Mes réservations à Pour des invités. Un bandeau violet explique ce que fait ce mode, pour que rien de ce qu'elle réserve maintenant ne soit confondu avec sa propre journée au bureau. La tuile Réservations pour invités du tableau de bord mène au même endroit.

2. Choisir une date et une plage horaire. Réserver pour des invités ouvre une boîte de dialogue avec une seule date et une seule plage horaire, par exemple de 8 h 30 à 16 h 30 le jour de l'assemblée.

3. Sélectionner les places. Marta sélectionne les emplacements voulus, sur le plan de l'étage ou du parking, ou dans la liste : huit places de parking au niveau inférieur, les deux salles de réunion, quatre bureaux près de l'espace de la direction. Une demande peut contenir jusqu'à 100 emplacements. Cela se fait sur le tableau de bord en version ordinateur : sélectionner des dizaines de places exige un grand écran, et le bouton Réserver pour des invités n'est donc pas proposé sur téléphone.

4. Lire le résultat. Chaque emplacement est signalé comme réservé ou ignoré, avec le motif. Un emplacement ignoré ne fait pas échouer les autres : si un bureau était déjà pris par un collaborateur, les treize autres places sont réservées et ce bureau reste sélectionné dans la boîte de dialogue avec son motif ; Marta choisit alors un bureau voisin et valide de nouveau. Les règles habituelles de chevauchement s'appliquent : une réservation pour des invités n'évince jamais une réservation déjà détenue par quelqu'un.

5. Vérifier le groupe. En mode invités, la liste présente la demande sous forme de groupe d'invités : une seule carte réunissant toutes ses places. Hors du mode invités, ces lignes restent dans la liste des réservations de Marta avec une étiquette Invité, mais elles ne lui demandent jamais de faire le check-in.

6. Si la date change. Lorsque la direction décale l'assemblée d'une semaine, Marta n'annule pas quatorze réservations. Elle utilise Annuler le groupe sur la carte, et toutes les places de cette demande sont libérées ensemble. Elle réserve ensuite la nouvelle date de la même manière.

Pourquoi les rapports comptent

Quatorze places au nom d'une seule assistante fausseraient les chiffres sur lesquels s'appuient les services généraux : elles ressembleraient à une collaboratrice extrêmement présente et, si elles étaient libérées pour absence, gonfleraient le taux de réservations fantômes.

Les réservations pour des invités évitent ces deux écueils. La place compte comme utilisée dans le taux d'utilisation, et les rapports indiquent la part de cette utilisation imputable aux invités : un indicateur Places invités, une ligne Invités dans le tableau par service et dans son export CSV, et une carte Visites d'invités qui liste chaque demande (date, type d'emplacement, nombre de places et plage horaire) sans aucun nom. Les indicateurs par personne et par service, comme la présence, les absences et le taux de partage, ignorent les lignes d'invités, puisqu'aucun collaborateur n'était réellement là. Si un invité utilise le bureau d'un membre de la direction libéré pour la journée, le bureau libéré compte toujours comme utilisé, simplement pas comme l'occupation d'un collaborateur. Pour en savoir plus sur la mesure de l'utilisation réelle plutôt que des réservations, voir mesurer l'occupation réelle des bureaux.

Les réservations pour invités ne sont pas le module visiteurs

Desk & Park dispose aussi d'une page visiteurs, et il est facile de confondre les deux. Le module visiteurs enregistre un invité nommément, pour que l'accueil sache qui est attendu et qui le reçoit ; il ne réserve aucun emplacement. Une réservation pour des invités réserve l'emplacement et n'enregistre personne. Elles répondent à des questions différentes, « qui vient ? » d'un côté, « où s'assiéront-ils et se gareront-ils ? » de l'autre, et rien ne vous empêche d'utiliser les deux pour le même événement.

Conseils pratiques

• Réservez tôt et en une seule fois. Moins de demandes signifie moins de groupes à déplacer plus tard ; corrigez les places ignorées dans la même boîte de dialogue.
• Faites des demandes distinctes pour des plages distinctes. Une demande correspond à une date et une plage horaire. Si les invités ont besoin du parking toute la journée mais d'une salle seulement de 10 h 00 à 12 h 00, réservez la salle dans une demande à part.
• Expliquez à vos collègues pourquoi le plan semble plein. Comme aucun nom n'est affiché, les collaborateurs ne verront que des places occupées. Un message d'une ligne à l'étage (« le parking du niveau inférieur est réservé jeudi pour l'assemblée générale ») évite les questions perplexes.
• Laissez un administrateur prendre le relais. Les administrateurs peuvent eux aussi créer et annuler des réservations pour des invités, ce qui aide lorsque l'assistante est absente la semaine précédant l'événement.
• Si vous synchronisez les calendriers des salles (Pro et Enterprise), une salle de réunion réservée pour des invités reste bloquée dans Outlook ou Google Agenda, toujours avec un objet neutre, pour que personne ne la réserve par erreur depuis son calendrier.

Ce que cela ne fait pas

Une réservation pour des invités ne crée pas de compte pour les invités, ne leur envoie rien et n'enregistre leur nom nulle part dans le système de réservation. Elle ne peut pas être faite au nom d'un autre collaborateur ; elle est toujours détenue par l'assistante ou l'administrateur qui l'a créée. Elle n'effectue pas le check-in des invités, et la place n'est pas libérée plus tôt s'ils partent à midi : elle reste réservée jusqu'à la fin de la plage horaire. Prévoir le parking d'un grand événement reste une décision de capacité ; pour la gestion au quotidien, voir la gestion du parking d'entreprise et la page dédiée à la réservation de parking.

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