Posti per gli ospiti dell'assemblea, in un colpo solo

Immaginate Marta, assistente di direzione del consiglio di amministrazione di un'azienda di 200 persone. Tra tre settimane l'azienda ospita la sua assemblea generale annuale: dodici azionisti e consulenti esterni, una sessione mattutina nella sala riunioni grande, un pranzo di lavoro in quella piccola e un pomeriggio in cui diversi ospiti vogliono una scrivania tranquilla per leggere documenti. La maggior parte arriverà in auto, e il martedì il parcheggio è già pieno.

Nessuno degli ospiti ha un account nel sistema di prenotazione dell'azienda, e nessuno dovrebbe averlo. Le opzioni abituali di Marta sono scarse: un foglio di calcolo che nessuno legge, cartelli di carta sulle scrivanie la sera prima, oppure prenotare ogni spazio a proprio nome, il che mette "Marta" su quattordici posti, le manda quattordici conferme e, se nessuno fa il check-in entro il termine, ne rilascia metà per mancata presenza mentre gli ospiti sono ancora nella sessione del mattino.

Che cos'è una prenotazione per ospiti

Una prenotazione per ospiti è una normale prenotazione di una scrivania, di un posto auto o di una sala riunioni, intestata alla persona che l'ha effettuata e contrassegnata come per un ospite, cioè qualcuno esterno all'organizzazione. Il contrassegno cambia un insieme di cose piccolo e voluto:

• Nessuno vede un nome. Sulla mappa di prenotazione, nel programma della sala e sul tablet della sala, lo spazio risulta semplicemente occupato. Lì non compare nemmeno il nome dell'assistente.
• Nessuno deve fare il check-in. Una prenotazione per ospiti non ha un termine per il check-in e non viene mai rilasciata per mancata presenza. Il posto resta riservato per tutta la fascia oraria scelta.
• Nulla viene annunciato. Nessuna e-mail di conferma o di annullamento, nessun invito di calendario, nessun messaggio in Slack o Teams. La prenotazione non compare nemmeno nel feed di calendario personale di chi la detiene.
• I report la tengono separata. Il posto conta come utilizzato, quindi l'utilizzo resta veritiero, ma viene conteggiato come posto di un ospite, non di una persona.

Chi può farlo: il ruolo Assistente di direzione, disponibile in ogni piano, e gli amministratori. Entrambi sono già esenti dalla regola di una scrivania e un posto auto al giorno che vale per i dipendenti, ed è proprio questo che rende possibile prenotare una dozzina di posti.

Il pomeriggio di Marta, passo dopo passo

1. Passare alla modalità ospiti. Nella pagina Prenotazioni, Marta cambia l'intestazione da Le mie prenotazioni a Per ospiti. Un banner viola spiega che cosa fa la modalità, così nulla di ciò che prenota ora viene scambiato per una sua giornata in ufficio. Il riquadro Prenotazioni per ospiti nella dashboard porta allo stesso punto.

2. Scegliere una data e una fascia oraria. Prenota per ospiti apre una finestra con un'unica data e un'unica fascia oraria, per esempio dalle 8:30 alle 16:30 del giorno dell'assemblea.

3. Selezionare i posti. Marta seleziona gli spazi che le servono, sulla mappa del piano o del parcheggio oppure nell'elenco: otto posti auto al piano inferiore, entrambe le sale riunioni, quattro scrivanie vicino all'area del consiglio. Una richiesta può contenere fino a 100 spazi. Lo si fa dalla dashboard su desktop: selezionare decine di posti richiede uno schermo grande, quindi sul telefono il pulsante Prenota per ospiti non viene proposto.

4. Leggere il risultato. Per ogni spazio viene riportato se è stato prenotato o saltato, con il motivo. Saltare uno spazio non fa fallire gli altri: se una scrivania era già occupata da un dipendente, gli altri tredici posti vengono prenotati e quella scrivania resta selezionata nella finestra con il suo motivo, così Marta sceglie una scrivania vicina e invia di nuovo. Valgono le normali regole di sovrapposizione: una prenotazione per ospiti non scalza mai una prenotazione già esistente.

5. Controllare il gruppo. In modalità ospiti l'elenco mostra la richiesta come un gruppo di ospiti: una scheda con tutti i suoi posti. Fuori dalla modalità ospiti, quelle righe restano nell'elenco delle prenotazioni di Marta con l'etichetta Ospite, ma non le chiedono mai di fare il check-in.

6. Se la data cambia. Quando il consiglio sposta l'assemblea di una settimana, Marta non annulla quattordici prenotazioni. Usa Annulla gruppo sulla scheda, e tutti i posti di quella richiesta vengono liberati insieme. Poi prenota la nuova data nello stesso modo.

Perché i report contano

Quattordici posti a nome di un'unica assistente falserebbero i numeri su cui si basano i team dei servizi generali: sembrerebbero un dipendente molto impegnato e, se rilasciati per mancata presenza, gonfierebbero il tasso di prenotazioni fantasma.

Le prenotazioni per ospiti evitano entrambe le cose. Il posto conta come utilizzato nell'utilizzo, e i report indicano quanta parte di quell'utilizzo proviene dagli ospiti: un indicatore Posti ospiti, una riga Ospiti nella tabella dei reparti e nella sua esportazione CSV, e una scheda Visite di ospiti che elenca ogni richiesta (data, tipo di spazio, numero di posti e fascia oraria) senza alcun nome. Le metriche per persona e per reparto, come presenza, mancate presenze e rapporto di condivisione, ignorano le righe degli ospiti, perché nessun dipendente era effettivamente presente. Se un ospite usa la scrivania di un membro del consiglio rilasciata per la giornata, la scrivania rilasciata conta comunque come utilizzata, ma non come riscattata da un dipendente. Per approfondire come misurare l'uso reale anziché le prenotazioni, vedi misurare l'occupazione reale dell'ufficio.

Le prenotazioni per ospiti non sono il modulo visitatori

Desk & Park ha anche una pagina visitatori, e le due cose si confondono facilmente. Il modulo visitatori registra un ospite con il suo nome, così la reception sa chi è atteso e chi lo ospita; non riserva alcuno spazio. Una prenotazione per ospiti riserva lo spazio e non registra nessuno. Rispondono a domande diverse ("chi arriva?" e "dove si siederà e dove parcheggerà?"), e nulla vieta di usarli entrambi per lo stesso evento.

Consigli pratici

• Prenotate presto e in un colpo solo. Meno richieste significano meno gruppi da spostare in seguito; sistemate i posti saltati nella stessa finestra.
• Usate richieste separate per fasce orarie diverse. Una richiesta ha una sola data e una sola fascia oraria. Se gli ospiti hanno bisogno del parcheggio per tutto il giorno ma di una sala solo dalle 10:00 alle 12:00, prenotate la sala con una richiesta a parte.
• Spiegate ai colleghi perché la mappa sembra piena. Poiché non compare alcun nome, i dipendenti vedranno solo posti occupati. Un messaggio di una riga al piano ("il parcheggio del piano inferiore è riservato giovedì per l'assemblea") evita domande confuse.
• Lasciate che intervenga un amministratore. Anche gli amministratori possono fare e annullare prenotazioni per ospiti, il che aiuta quando l'assistente è assente la settimana prima dell'evento.
• Se sincronizzate i calendari delle sale (Pro ed Enterprise), una sala riunioni prenotata per ospiti risulta comunque bloccata in Outlook o in Google Calendar, sempre con un oggetto neutro, così nessuno la prenota per errore dal proprio calendario.

Che cosa non fa

Una prenotazione per ospiti non crea account per gli ospiti, non invia loro nulla e non registra i loro nomi da nessuna parte nel sistema di prenotazione. Non può essere fatta per conto di un altro dipendente; è sempre intestata all'assistente o all'amministratore che l'ha effettuata. Non fa il check-in degli ospiti, e il posto non viene liberato in anticipo se se ne vanno a pranzo: resta riservato fino alla fine della fascia oraria. Pianificare il parcheggio per un grande evento resta una decisione di capacità; per la gestione quotidiana, vedi gestione del parcheggio aziendale e la pagina prenotazione parcheggi.

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