Prenotazioni di scrivanie nel vostro calendario Outlook

Immaginate Daniel, product designer in un'azienda di 200 persone. Lavora in ufficio il martedì e il giovedì e per quei giorni prenota in Desk & Park una scrivania e un posto auto. Lunedì sera il suo team lead guarda il suo calendario Outlook, vede libero il mercoledì mattina e gli manda un invito a una design review in presenza. Il mercoledì è il giorno in cui Daniel lavora da casa. Nel suo calendario non c'era scritto da nessuna parte. Nella stessa settimana prende un appuntamento dal dentista per il giovedì mattina, dimenticando che il posto auto per quel giorno esiste solo in un'altra app.

Niente di drammatico, ma tutto nasce da una sola lacuna: il giorno in ufficio sta nello strumento di prenotazione, il resto della settimana sta nel calendario. Desk & Park colma questa lacuna portando ogni prenotazione nel calendario che le persone già guardano.

Passo 1: prenotare come sempre, anche lo schema settimanale

Daniel apre Desk & Park e sceglie la sua scrivania sulla planimetria del piano. La data è già compilata: oggi, oppure il primo giorno lavorativo in cui non ha ancora una prenotazione. Dato che i suoi giorni in ufficio sono fissi, spunta Ripeti ogni settimana, sceglie martedì e giovedì e imposta la serie su 12 settimane (una serie può durare da 2 a 52 settimane). Fa lo stesso per il posto auto.

Due dettagli rendono la serie realistica anziché meccanica:

• Le festività della sede vengono saltate. Un giorno festivo che cade di giovedì non genera una prenotazione in un ufficio chiuso.
• Le date già occupate vengono saltate. Se qualcun altro ha quella scrivania in uno dei martedì, l'app prenota le altre date e gli dice quante ne ha saltate.

Passo 2: una sola e-mail, con un vero invito di calendario

Circa un minuto dopo Daniel riceve una e-mail. Desk & Park raccoglie le conferme dell'ultimo minuto circa e le invia insieme, così una scrivania e un posto auto prenotati nella stessa sessione arrivano in un unico messaggio, non in due.

L'e-mail indica esattamente dove si siederà, nella forma "HQ Berlin · Piano 3 · D-301", con un pulsante Mostra sulla mappa. Soprattutto, contiene un vero invito di calendario, lo stesso tipo di messaggio di una convocazione di riunione inviata da un collega. Outlook, Google Calendar e Apple Calendar lo riconoscono e la prenotazione compare nel calendario, con il nome dello spazio come titolo (per esempio "Scrivania D-301") e con sede e piano. È contrassegnata come accettata e non richiede risposta.

Una serie settimanale arriva come un'unica voce ricorrente nel calendario, non come una pila di 24 voci separate. La regola è definita nel fuso orario dell'ufficio, quindi resta corretta anche con il cambio dell'ora legale, e le date saltate semplicemente non compaiono nella serie.

Le e-mail, comprese queste conferme, vengono inviate nella lingua scelta da ciascun utente; Desk & Park ha l'interfaccia in 10 lingue.

Passo 3: ora il calendario dice la verità sulla settimana

Lunedì sera il team lead guarda di nuovo il calendario di Daniel. Accanto alle riunioni ora ci sono le voci della scrivania il martedì e il giovedì. Chiunque possa vedere il suo calendario sa in quali giorni è in ufficio, e la design review si sposta al giovedì senza un solo messaggio in chat.

Lo stesso vale per Daniel. Quando prenota il dentista per il giovedì mattina, il posto auto è lì nel calendario.

Passo 4: quando i piani cambiano, il calendario si adegua

Qualche settimana dopo c'è un giovedì in cui Daniel proprio non può venire. In Desk & Park annulla quella sola data. L'e-mail di annullamento riguarda solo quell'occorrenza: un giovedì sparisce dal calendario e il resto della serie rimane. Se un giorno rinuncia del tutto all'accordo, annullare l'intera serie rimuove l'intera voce ricorrente.

Annullare in Desk & Park conta anche per i colleghi: la scrivania e il posto auto tornano disponibili per quel giorno invece di restare vuoti. Abbiamo scritto di quanto costano le prenotazioni non utilizzate in prenotazioni fantasma e rilascio automatico.

Preferite un abbonamento? Usate il feed personale

Alcune persone preferiscono tenere le prenotazioni dell'ufficio in un livello di calendario separato, da mostrare o nascondere. Per loro c'è un feed di calendario personale in Impostazioni → Sincronizzazione calendario: un link privato a cui abbonarsi in Google Calendar, Outlook o Apple Calendar.

• È in sola lettura e copre le prenotazioni da 7 giorni prima a 60 giorni dopo.
• Il link è personale e chiunque lo possieda può vedere le vostre prenotazioni. Se finisce nelle mani sbagliate, Reimposta link invalida ovunque il vecchio indirizzo.
• Per una singola prenotazione c'è anche Aggiungi al calendario (.ics), un download una tantum.

La frequenza di aggiornamento di un feed in abbonamento la decide la vostra app di calendario, non Desk & Park, quindi gli inviti nelle e-mail sono la strada più rapida.

Consigli pratici

• Una sola strada per persona. Gli inviti e il feed descrivono le stesse prenotazioni. Usarli entrambi può mostrare ogni prenotazione due volte, quindi alla maggior parte delle persone bastano gli inviti; il feed è adatto a chi ha disattivato le notifiche via e-mail.
• Annullate in Desk & Park, non nel calendario. La voce di calendario è uno specchio della prenotazione. Eliminarla in Outlook non libera la scrivania; annullare la prenotazione rimuove la voce e libera lo spazio.
• Usate le serie settimanali per i giorni fissi in ufficio. Un'azione, un'e-mail, una voce di calendario, e le eccezioni gestite data per data.
• Tenete privato il link del feed. Trattatelo come il link a un documento protetto da password: non condividetelo con nessuno e reimpostatelo in caso di dubbio.

Ambito: che cosa non fa

Gli inviti di calendario e il feed personale sono disponibili in tutti i piani, compreso il piano gratuito Start; vedi i prezzi. Il flusso è unidirezionale: le prenotazioni passano da Desk & Park al vostro calendario, mai il contrario. Non si può prenotare una scrivania o un posto auto da Outlook, e Desk & Park non legge il vostro calendario personale. Gli inviti viaggiano con le e-mail di prenotazione, quindi chi ha disattivato le notifiche via e-mail non ne riceve; per questo caso c'è il feed. Le prenotazioni per ospiti fatte da un'assistente per i visitatori non compaiono mai nel feed né negli inviti dell'assistente. Le sale riunioni sono un discorso a parte: per mantenere sincronizzate le cassette postali delle sale in Outlook o Google, vedi sincronizzazione dei calendari delle sale. Il flusso di prenotazione è illustrato nelle pagine prenotazione scrivanie e prenotazione parcheggi.

FAQ

Le prenotazioni delle scrivanie compaiono automaticamente in Outlook?

Sì. Ogni e-mail di conferma della prenotazione contiene un vero invito di calendario, quindi la prenotazione compare in Outlook, Google Calendar o Apple Calendar come qualsiasi convocazione di riunione. Quando la prenotazione viene annullata, l'annullamento la rimuove.

Una prenotazione settimanale crea decine di voci nel calendario?

No. Una serie settimanale è un'unica voce ricorrente, definita nel fuso orario dell'ufficio. Le festività della sede e le date già occupate vengono saltate, e annullare una data rimuove solo quell'occorrenza.

Perché ho ricevuto una sola e-mail per la scrivania e il posto auto?

Desk & Park raggruppa conferme e annullamenti per circa 60 secondi e invia una sola e-mail per persona, così una scrivania e un posto auto prenotati insieme arrivano in un unico messaggio.

Posso prenotare una scrivania da Outlook?

No. Il calendario mostra le vostre prenotazioni, ma prenotazioni e annullamenti si fanno in Desk & Park. Eliminare la voce in Outlook non annulla la prenotazione.

Che cos'è il feed di calendario personale?

Un link di abbonamento privato e in sola lettura, nelle Impostazioni, che mostra le vostre prenotazioni da 7 giorni prima a 60 giorni dopo in Google Calendar, Outlook o Apple Calendar. Potete reimpostare il link in qualsiasi momento: quello vecchio smette di funzionare.