Sincronizzazione calendari sale con Microsoft 365 e Google

Immaginate Marta, office manager di un'azienda di 150 persone. È martedì, sono le 9:58. Davanti alla porta della sala riunioni al terzo piano ci sono due gruppi. Il team commerciale l'ha prenotata la settimana scorsa in Outlook, come ha sempre fatto. Il team prodotto l'ha prenotata ieri in Desk & Park, dove prenota le scrivanie. Entrambe le prenotazioni sono valide nel rispettivo sistema, e nessuno dei due sistemi sapeva dell'altro. Marta trova una sala più piccola per il team prodotto e passa il pomeriggio a chiedersi quale strumento vietare.

Non deve vietarne nessuno. Il problema non è che le persone usino due strumenti, ma che gli strumenti non concordino su chi ha la sala. La sincronizzazione dei calendari delle sale li mette d'accordo.

Che cosa fa la sincronizzazione dei calendari delle sale

Desk & Park si collega ai calendari delle sale che la vostra organizzazione ha già in Microsoft 365 (le cassette postali delle sale in Exchange) o in Google Workspace (le risorse sala). Una volta associata una sala riunioni di Desk & Park al suo calendario, la sincronizzazione funziona in entrambe le direzioni:

• Da Desk & Park al calendario della sala. Una sala prenotata in Desk & Park viene scritta nel calendario della sala. Il processo di sincronizzazione gira ogni minuto, quindi la prenotazione compare in Outlook o in Google Calendar nel giro di pochi minuti e chi consulta la sala lì la vede occupata.
• Dal calendario della sala a Desk & Park. Una riunione prenotata sulla sala associata in Outlook o in Google Calendar viene riletta circa ogni cinque minuti e diventa una prenotazione Desk & Park, fino a 90 giorni in avanti. L'organizzatore viene riconosciuto tramite l'indirizzo e-mail, così la riunione compare sotto il collega giusto sulla mappa e nella giornata della sala.
• Le modifiche seguono. Quando una riunione viene spostata, annullata o rifiutata dalla sala, la prenotazione Desk & Park si sposta o scompare di conseguenza. Quando una prenotazione Desk & Park viene annullata, l'evento esce dal calendario della sala.

Per chi prenota non cambia nulla: i commerciali continuano a prenotare in Outlook, il team prodotto continua a prenotare sulla mappa ed entrambi vedono lo stesso programma.

La regola che risolve ogni conflitto: vince il calendario della sala

Una sincronizzazione bidirezionale ha bisogno di un criterio di spareggio, e Desk & Park usa quello più ovvio: decide il calendario della sala. È il calendario che Exchange o Google già fanno rispettare a tutti, con le proprie regole di accettazione, ed è quello di cui si fida chi lavora in Outlook.

In pratica:

1. Se la sala accetta una riunione Outlook in una fascia in cui esiste una prenotazione Desk & Park non ancora scritta nel calendario della sala, la prenotazione Desk & Park viene annullata.
2. Chi aveva fatto quella prenotazione viene avvisato subito: una notifica nell'app, un'e-mail e un messaggio in Slack o Microsoft Teams se la vostra organizzazione usa questi canali (vedi notifiche delle prenotazioni in Slack e Teams).
3. Una riunione provvisoria, che la sala non ha ancora accettato, non scalza mai nessuno. Occupa solo una fascia libera.

Poiché le prenotazioni Desk & Park raggiungono il calendario della sala in pochi minuti, la finestra per un conflitto del genere è breve, ma esiste.

Privacy nel calendario della sala

Il calendario di una sala è visibile a molte persone, perciò Desk & Park vi scrive il meno possibile:

• L'oggetto della riunione è nascosto per impostazione predefinita. L'evento riporta un oggetto neutro al posto del titolo della prenotazione.
• L'indirizzo e-mail di chi prenota non viene mai scritto nel calendario della sala.

Le riunioni rilette da Outlook o da Google seguono la stessa impostazione predefinita, quindi un oggetto riservato digitato in Outlook non compare nemmeno sulla mappa dell'ufficio.

Opzionale: liberare le sale in cui non si presenta nessuno

Ogni ufficio ha la riunione settimanale che non si tiene più da mesi ma blocca ancora la sala migliore. Desk & Park può liberare una sala sincronizzata quando nessuno effettua il check-in entro un tempo stabilito dall'inizio, e poi rifiutare la riunione Outlook per conto della sala, così l'organizzatore sa che la sala è stata liberata. Questa impostazione è disattivata per impostazione predefinita: una sala viene liberata solo dopo che un amministratore l'ha attivata. Poiché per una riunione prenotata in Outlook il check-in si può fare solo su un tablet accanto alla sala, queste riunioni vengono liberate solo nelle sale che ne hanno uno; vedi tablet accanto alle sale riunioni.

Configurazione

Il collegamento si fa una sola volta per organizzazione, da parte di un amministratore, nella scheda dei calendari delle sale nelle impostazioni dell'organizzazione.

Microsoft 365

1. Fate clic su Collega Microsoft 365 e accedete come Amministratore globale (o Amministratore ruoli con privilegi) del vostro tenant Microsoft 365.
2. Concedete il consenso amministratore all'app Desk & Park in Microsoft Entra. L'app richiede due autorizzazioni applicative: Calendars.ReadWrite per gli eventi nei calendari delle sale e Place.Read.All per l'elenco delle sale.
3. Verificate che le sale siano elencate in Exchange Places. Se l'elenco delle sale in Desk & Park resta vuoto nonostante il collegamento funzioni, Places non è ancora stato abilitato; la scheda lo segnala.

Google Workspace

1. Un super amministratore aggiunge Desk & Park come client con delega a livello di dominio nella Console di amministrazione Google. La scheda mostra l'ID client e gli ambiti da copiare.
2. Tornati in Desk & Park, fate clic su Accedi con Google e verificate la connessione.

Poi associate le sale. La scheda elenca i calendari delle sale presenti nella vostra directory accanto alle sale riunioni di Desk & Park e propone gli abbinamenti quando i nomi coincidono. Accettate i suggerimenti, sistemate il resto e salvate. Vengono sincronizzate solo le sale associate; una sala lasciata come "non sincronizzata" resta una sala solo Desk & Park.

Consigli pratici

• Date alle sale lo stesso nome in entrambi i sistemi. "Oslo, 3° piano" in Exchange e "Oslo" in Desk & Park richiedono comunque un abbinamento manuale; i nomi identici vengono proposti automaticamente.
• Dite alle persone che vanno bene entrambi gli strumenti. Basta una riga: "Prenotate le sale dove preferite: restano sincronizzate."
• Spiegate una volta il criterio di spareggio. Le persone accettano una regola chiara ("vince il calendario della sala") molto più facilmente di una prenotazione che sembra sparire.
• Attivate il rilascio per mancata presenza quando le sale scarseggiano, non prima. È un'unica impostazione per tutta l'organizzazione e si applica a tutte le sale riunioni; una sala sincronizzata viene liberata anche nel suo calendario. Conviene quando i team fanno la fila per le sale e ci sono tablet montati alle porte; in un edificio tranquillo liberare le riunioni non porta alcun vantaggio.

Ambito: che cosa non fa

La sincronizzazione dei calendari delle sale è disponibile nei piani Pro ed Enterprise; vedi i prezzi. Riguarda solo le sale riunioni: scrivanie e posti auto non si prenotano da Outlook, e non esistono un componente aggiuntivo per Outlook né un'app per Teams. Non sincronizza i calendari personali in nessuna direzione; le vostre prenotazioni arrivano nel vostro calendario tramite inviti via e-mail, una funzione diversa descritta in prenotazioni di scrivanie nel calendario Outlook. Un'organizzazione collega un solo provider, Microsoft 365 o Google Workspace, non entrambi. E la sincronizzazione è rapida ma non istantanea: le modifiche arrivano nel giro di pochi minuti. Il programma delle sale e il flusso di prenotazione a cui si aggancia la sincronizzazione sono illustrati nella pagina prenotazione sale riunioni.

FAQ

I dipendenti possono continuare a prenotare le sale riunioni in Outlook?

Sì. Una riunione prenotata su una sala associata in Outlook o in Google Calendar viene riletta circa ogni cinque minuti e diventa una prenotazione Desk & Park a nome dell'organizzatore, riconosciuto tramite l'indirizzo e-mail. Spostamenti e annullamenti in Outlook vengono recepiti automaticamente.

Che cosa succede se la stessa sala viene prenotata contemporaneamente in Outlook e in Desk & Park?

Vince il calendario della sala. Se la sala accetta una riunione Outlook al posto di una prenotazione Desk & Park non ancora scritta nel calendario della sala, la prenotazione Desk & Park viene annullata e il suo titolare viene avvisato nell'app, via e-mail e in Slack o Teams se configurati. Le riunioni provvisorie occupano solo fasce libere.

Chi deve approvare il collegamento a Microsoft 365?

Un Amministratore globale (o Amministratore ruoli con privilegi) del vostro tenant Microsoft 365 concede il consenso amministratore all'app Desk & Park con le autorizzazioni Calendars.ReadWrite e Place.Read.All. Le sale devono essere elencate in Exchange Places. Per Google Workspace, un super amministratore configura la delega a livello di dominio per l'account di servizio di Desk & Park.

Possiamo collegare Microsoft 365 e Google Workspace contemporaneamente?

No. Un'organizzazione usa un solo provider per la sincronizzazione dei calendari delle sale: Microsoft 365 oppure Google Workspace.