数据驱动的办公场所：衡量真实的办公室占用率

每个季度，CFO 和办公场所负责人之间都会上演同一场对话的某个版本。CFO 桌上放着一份续租合同，心里有一个数字。办公场所负责人则有一种感觉：周二挤满了人，周五空空荡荡。两人都拿不出一个敢在董事会面前坚持的数字。

办公空间通常是仅次于薪酬的第二大成本，却也是大多数公司仍凭轶事管理的一项。本文要做的就是用数据取代轶事：什么是真正的"占用率"，为什么大多数公司手上的数字是错的，以及预订系统开箱即用的报表如何给管理层一个可以据以行动的数字。

三个并不相同的数字

第一个错误是把预订数据当作占用数据。有三个不同的测量值很重要，而它们的分歧恰恰导致了糟糕的决策。

预订是意图。周二预订了一张工位，意味着预订时此人计划到场。预订数据高估需求的幅度等于爽约率，而在没有签到的办公室里，某一天的爽约率通常在 15% 到 30% 之间。

占用是在场。有人坐在工位上时，这张工位才是被占用的。这是租约决策所依赖的数字，也是在没有传感器或签到步骤的情况下最难测量的数字。

利用率是占用与容量之比，随时间统计。周二 100 张工位中有 70 张签到，当天的利用率就是 70%。按月平均，按星期几、按楼层、按团队细分，就是办公室实际使用情况的全貌。

把预订当作占用来汇报的办公场所团队，会续签一份本可以缩减的租约。汇报月平均利用率却不按星期几细分的团队，会缩减一个每周有两天真正坐满的办公室。

为什么您已有的数据还不够

大多数公司已经有一些占用信号。但每一种单独来看都有误导性。

门禁刷卡统计的是进入大楼的人数，而不是他们坐在哪里、坐了多久。一个刷卡进楼、开完会就走的人，与一个在工位上坐了九个小时的人计数相同。多租户大楼和尾随进入让情况更糟。
Wi-Fi 连接统计的是设备，手机和笔记本电脑会被重复计算，而且对工位一无所知。
人工清点在清点的那个小时是准确的，但重复起来成本高昂。
工位传感器准确但昂贵，它们只回答"这里有没有人"，却不知道是谁预订的、谁没来，或者属于哪个团队。

带签到的预订处于一个有用的中间地带：成本低，按工位、按人、按天记录，并且与意图挂钩。签到正是把意图变成在场的那一步。我们在关于自动释放的文章中解释了这一机制；这里我们来看看由此产生的数据能做什么。

管理层真正想要的报表

Desk & Park 的报表来自人们预订的同一批对象：地图上的每张工位、每个车位和每间会议室都记录预订、签到、爽约和释放。据此，董事会报表无需导出任何数据，就能回答租约讨论中出现的问题。

高峰日利用率

不是月平均值。决定办公室规模的问题是"我们最忙的那天有多满，这种情况多久出现一次？"每周利用率视图并排展示每个工作日，因此一个平均 45% 但每周二、周三都达到 85% 的楼层，会以它的真实面目显现：一个每周两天的瓶颈。

爽约率

从未签到的预订所占比例，按星期几、楼层和空间类型统计。这既是一个数据质量指标（您的预订数据高估了多少需求），也是一个行为指标（哪些团队订了却不来）。开启自动释放后，它通常会急剧下降，报表会显示这一降幅。

停车场占用率

与同一天的工位占用率并列汇报，因为一个 8:40 就停满的停车场，配上一个只有 60% 的楼层，是停车问题，而不是空间问题。没有这个数字就去缩减办公室，正是许多公司最后工位变少、大堂里的争吵却一如既往的原因。参见为什么停车是更难的问题。

按团队和部门的利用率

哪些团队来，哪几天来，是否扎堆。这把模糊的"销售团队喜欢周二"变成了一份邻里规划：把时间重叠的团队放在同一层，把时间错开的团队安排在同一批工位。

会议室使用情况

预订的会议室与在终端签到的会议室之比，以及平均时段长度。会议室是最常被过度配置的空间类型，也是"订了却空着"最容易被路过的每个人看见的空间。

从数字到决策

数据只有在改变决策时才有用。以下是这些报表旨在支持的决策。

优化租约规模。 有了三个月按楼层统计的高峰日利用率，与 CFO 的对话就变成了算术题。如果四层楼中有两层在最忙的那天也从未超过 55%，办公室就可以减少一层楼，而没有人会在周二失去工位——前提是工位比例和预订规则一并调整。

设定工位比例。 人与工位的比例是一项政策，应当跟随测量出的峰值，而不是反过来。一家高峰利用率 70%、比例为 1:1 的公司可以调整到 1.4:1 并退还空间；一家高峰利用率 95%、比例为 1.5:1 的公司则需要更多工位，或者一项错峰出勤政策。

选择锚定哪几天。 如果数据显示两天超载、三天空闲，解决办法可能是调整出勤模式，而不是增加空间。按团队的利用率视图显示哪些团队可以换一天到岗，同时不失去与合作团队的重叠时间。

决定建什么。 更多电话亭还是更多会议室？会议室报表用实际使用数据回答，而不是用投诉的数量。

让数据值得信赖

报表的质量取决于背后的签到。三项实践能让数字保持真实：

在对象上签到。 工位和车位上的二维码贴纸，在人所坐的位置扫描。在家沙发上的签到不是在场，允许这样做的系统是在把意图测量两次。
开启自动释放。 爽约必须被释放并记录为爽约，否则它们会悄悄抬高预订数，而如果报表统计的是预订，也会抬高占用率。
稳定的时间窗口。 每个月按同样的窗口汇报（例如周一至周五，按各地点的工作时间），数字才有可比性。Desk & Park 会应用每个地点的工作日、节假日和时区，因此一个办公室的法定假日不会被解读为出勤率崩塌。

开箱即用，而不是从数据仓库里来

许多组织计划"以后"在 BI 工具里搭建仪表盘。这个"以后"很少到来，因为把门禁系统、预订工具和 HR 目录关联起来不是任何人的分内事。随预订系统一起提供、基于人们预订的同一批对象、显示在管理员已经在用的同一个屏幕上的报表，才是每个月真正会被查看的那个版本。

在 Desk & Park 中，董事会成员和经理拥有各自的报表视图，范围限定在他们有权查看的内容：经理看到自己的团队，董事会成员看到整个组织。高管的问题——"办公室到底有多满"——得到的是带日期范围和细分维度的答案，而不是一种感觉。

如果您今天的占用率数字是预订数或刷卡数，那么第一步比一个数据项目小得多：把办公室放到地图上，开启签到，让报表运行一个月。下个季度的租约谈话将会不同。