Екипни отчети за мениджъри в хибридния офис

Представете си Каролина, ръководител на инженерния отдел в компания с 300 души. В нейния отдел има 45 души в три екипа. На понеделнишката среща на ръководството финансовият директор задава справедлив въпрос: „Екипите ти се договориха за два офисни дни седмично. Наистина ли се случва?“ Каролина не знае. Има усещане, няколко случки и календар, пълен с видеоразговори.

Офис мениджърът разполага с данните, но те обхващат цялата компания. Ако ги експортира и изпрати на ръководител на отдел, ще сподели и числата на другите отдели, а може би и имена. Затова въпросът чака, получава отговор на базата на догадка или се превръща в електронна таблица, която е остаряла до следващата среща.

Desk & Park решава това със специална роля: мениджър, който вижда същите отчети като ръководството, но ограничени до отделите и екипите, за които отговаря.

Стъпка 1: администраторът задава обхвата

Ролята на мениджър е достъпна в плана Enterprise. Настройването на Каролина отнема на администратора две минути:

1. В Управление на потребители сменете ролята на Каролина на Мениджър.
2. Отворете менюто до името ѝ (⋮ → Обхват на отчетите) и отметнете какво да обхващат отчетите ѝ. Отметката целия отдел за „Инженерен“ включва всички негови екипи, включително добавените по-късно. Като алтернатива можете да отметнете само отделни екипи.
3. Запазете. Запазването задава обхвата точно според отметнатото, а промяната се записва в одитния дневник.

Обхватът се изгражда от полетата за отдел и екип на всеки потребител. Само администраторите променят тези полета или те идват от доставчика на идентичност чрез SCIM, така че мениджърът не може да разшири собствения си изглед, като мести хора. Мениджър без зададен обхват вижда празни отчети, а не чужди данни.

Стъпка 2: Каролина отваря Отчети за екипите

В навигацията на Каролина се появява нов елемент: Отчети за екипите. Това е същата страница, която използва ръководството, като всяка стойност е ограничена от сървъра до нейните хора. Тя избира период – от последните 7 дни до последната година – и чете:

• Натовареност на работните места и паркинга. Каква част от офиса използват нейните екипи. Капацитетът остава този на целия офис, така че числото отговаря на въпроса „какъв дял от офиса заемат моите екипи“, а не е стойност, надута от смален знаменател.
• Пикова заетост. Колко пълен е бил офисът в най-натоварения отделен ден от периода и кой ден е бил той.
• Процент на неявяване. Делът от резервациите на нейните екипи, при които никога не е имало чекиране, т.е. заети, но неизползвани бюра, с разбивка по етажи.
• Месечна тенденция на натовареността. Дали присъствието расте, стои на едно място или намалява.
• Търсене на зареждане на електромобили, ако нейните хора карат електрически коли и офисът има места със зарядни станции.
• Използване по отдели и екипи. Всеки от нейните отдели с броя служители, присъствените дни на човек седмично и пика, с възможност за разгъване до екипите. Разделите превключват между бюра, паркинг и заседателни зали.
• Присъствие през седмицата. Топлинна карта на дела от всеки отдел, присъстващ във всеки ден от седмицата.
• Постоянни резервации, които никой не използва. Повтарящите се серии в нейния обхват, подредени по посещаемост, с преброени онези, които се използват в по-малко от половината случаи.

За десет минути Каролина има честен отговор за финансовия директор. Два от нейните екипи са средно близо до два дни седмично, събрани във вторник и четвъртък. Третият е средно под един ден, няма видим пик, а разбивката по екипи показва най-много неявявания от трите: хората резервират и после не идват. Това е разговор за нейния екип, а не проблем с капацитета за отдела по управление на сградата.

Кой вижда имена

Обобщените данни са едно, имената – друго. Desk & Park ги разделя с настройка за цялата организация, наречена Кой вижда хората по име в отчетите, с три нива:

Нивото се задава от оператора на платформата Desk & Park по искане на организацията. Дори при най-отвореното ниво мениджърът никога не вижда хора извън отделите и екипите, които са му възложени.

За компанията на Каролина нивото остава Никой. Тя вижда, че третият екип има много неявявания, но не и кой в този екип ги причинява. За повечето решения, които един мениджър всъщност взема, това е достатъчно, и не позволява отчетът да се превърне в инструмент за контрол на присъствието.

Какво друго може мениджърът

Мениджърът е и обикновен потребител. Каролина резервира бюра и паркинг като всички останали, появява се на картата на офиса като всички останали (освен ако не се откаже) и може да има постоянно присвоено бюро или паркомясто. В дните, когато отсъства, Днес няма да съм тук го освобождава за колегите, точно както при членовете на ръководството.

Практични съвети

• Договорете се за какво са числата, преди да ги покажете. Екипните отчети работят най-добре като основа за разговор за това как екипът използва офиса, а не като оценъчна карта.
• Попълвайте отделите и екипите внимателно. Обхватът е толкова точен, колкото са тези полета. Човек без отдел не е в ничий обхват.
• Гледайте пиковете, а не средните стойности. Офисът се оразмерява по натоварените си дни. Пикът и топлинната карта по дни от седмицата казват повече от средната натовареност.
• Погледнете процента на неявяване, преди да поискате още бюра. Ако една трета от резервациите никога не се използват, недостигът може да не е реален; вижте как автоматичното освобождаване освобождава офисно пространство.
• Съчетайте отчетите с екипни дни. Когато екипът се договори за редовни офисни дни, седмичната серия ги затвърждава; вижте Повтарящи се резервации на бюра и екипни дни.

Обхват: какво не включват отчетите за мениджъри

Ролята на мениджър е функция на Enterprise. Мениджърите не виждат препоръките с ИИ, които ръководството и администраторите могат да генерират, и не виждат програмата за освобождаване на места на ръководството, нито лимитите за използване на плана. Имената в отчетите следват нивото на организацията, което е изключено по подразбиране и се променя само от оператора на платформата при поискване. Мениджърите не могат да променят отдели, екипи или собствения си обхват. Отчетите описват какво се е случило в избрания период; те не правят прогнози. За това как изобщо се измерват анализите вижте Измерване на реалната заетост на офиса, а за плановете – цените.

Често задавани въпроси