Повтарящи се резервации на бюра и екипни дни

Представете си Ева, офис мениджър в компания с 200 души. В четвъртък следобед ръководителят на отдела за обслужване на клиенти се отбива до бюрото ѝ с познато оплакване: „Разбрахме се да идваме заедно, но всяка седмица идва различна половина от екипа.“ Дванадесет души, политика за два офисни дни седмично и никой не помни точно кои два. Някои идват в понеделник, защото влаковете са по-празни, други в петък, защото в офиса е спокойно. Екипът се събира в пълен състав може би веднъж месечно, и то случайно.

Хибридната политика е наред. Липсва общ, видим избор на дни и начин този избор да се задържи, без всеки да трябва да помни да резервира всяка седмица.

Стъпка 1: вижте как всъщност протича седмицата

Ева отваря Отчети на Съвета и превърта до картата Присъствие през седмицата. Това е топлинна карта: отделите са отстрани, дните от седмицата – отгоре. Всяка клетка показва какъв дял от отдела е бил в офиса в средностатистически работен ден от съответния ден от седмицата, като колкото по-тъмна е клетката, толкова по-голям е делът. Редът Целият офис дава стойността за цялата компания по дни от седмицата.

При четенето ѝ има значение няколко подробности:

• Това е дял, а не брой. Екип от десет души, който идва заедно във вторник, изглежда толкова силен, колкото и отдел от сто души, който прави същото, така че малките екипи не се губят сред големите.
• Скалата следва данните. Най-тъмният цвят е привързан към най-натоварената клетка на екрана и този максимум е отпечатан в легендата, така че „тъмно“ никога не е загадка.
• Чете се като долна граница, а не като точно число. Знаменателят е всеки активен акаунт в отдела, включително хората, които рядко идват, така че при смесените отдели реалният дял на идващите в офиса е по-висок.
• Задръжте курсора за подробности. Всяка клетка показва броя на използваните места, размера на отдела и в колко от работните дни изобщо е идвал някой.

За отдела за обслужване на клиенти редът е блед и равен: около една пета от екипа във всеки ден от седмицата, без пик никъде. Тази равна линия е проблемът в една картина. Два реда по-надолу търговският отдел има тъмен вторник, а редът за целия офис показва, че сряда е най-натовареният ден за сградата.

Топлинната карта се вижда от ръководството, администраторите и, в плана Enterprise, от мениджърите за техните собствени отдели и екипи; вижте Екипни отчети за мениджъри в хибридния офис.

Стъпка 2: екипът избира своите екипни дни

Тази стъпка се случва между хората, а не в приложението. Desk & Park не предлага офисни дни; то показва модела, а екипът решава. В този случай разговорът е кратък. Сряда и без това е най-натовареният ден за целия офис, така че бюрата са по-оскъдни. Вторник и четвъртък като цяло са по-спокойни и пасват на графика на дежурствата в обслужването на клиенти. Екипът се договаря: вторник и четвъртък са екипни дни, всички идват и в двата, а останалото остава гъвкаво.

Стъпка 3: резервирайте дните веднъж, като серия

Сега всеки резервира своите екипни дни веднъж, вместо всяка седмица:

1. Отворете картата за резервиране, изберете бюро (или паркомясто) и часа.
2. Отметнете Повтаряй всяка седмица и изберете дните от седмицата, тук вт и чт. Ако не е избран ден, серията се повтаря в деня от седмицата на първата резервация.
3. Изберете колко седмици да продължи серията – от 2 до 52. Формулярът показва общия брой, например „общо 24 дати“ за дванадесет седмици по два дни.
4. Потвърдете.

Няколко неща се случват автоматично:

• Празниците се пропускат. Датите, които се падат на празник за обекта, не се резервират, така че никой не държи бюро на официален празник.
• Заетите дати се пропускат, а не провалят серията. Ако избраното бюро вече е резервирано от друг на някоя от датите, тази дата се пропуска, а останалите минават. Приложението съобщава резултата ясно, например „Резервирани 22 от 24 седмични дати. Заетите дати бяха пропуснати.“
• Едно съобщение, един запис в календара. Човекът получава едно потвърждение за цялата серия с една покана за календар, която добавя всяка дата в Outlook, Google или Apple Calendar, вместо двадесет и четири отделни имейла.
• Една дата може да бъде отменена самостоятелно. Когато някой е болен в четвъртък, той отменя тази дата; останалите дати остават резервирани и само тази изчезва от календара му.

Всяка дата в серията е обикновена резервация, така че важат обичайните правила: чекиране с QR кода при пристигане, иначе бюрото се освобождава за другите. Сериите работят еднакво за бюра и за паркинг, така че шофьорът може да резервира едновременно и паркомястото си за същите екипни дни.

Стъпка 4: проверете дали работи

След няколко седмици Ева поглежда отново. Две места ѝ показват дали екипните дни са се наложили:

• На таблото панелът Кой е в офиса за вторник показва екипа по обслужване на клиенти групиран заедно в списъка и в цвета на екипа на картата. Повече за този панел в Кой е днес в офиса?
• В Отчети на Съвета редът на топлинната карта за обслужването на клиенти вече трябва да показва две по-тъмни клетки вместо равна линия. Под нея картата Постоянни резервации, които никой не използва изброява повтарящите се серии, които са се изпълнили поне четири пъти, подредени по посещаемост. Тя отчита сериите, използвани в по-малко от половината случаи, и часовете, които са били заети, но никога използвани. Серия, резервирана през януари от човек, сменил екипа си през февруари, се появява тук, така че някой да може да помоли собственика да я отмени.

Практични съвети

• Започнете с два екипни дни, а не с пет. Смисълът е в припокриването, а не в присъствието само по себе си.
• Ако можете, изберете по-спокойни дни за екипни дни. Ако целият офис вече има пик в сряда, екип, който избере сряда, се конкурира за бюра.
• Резервирайте за 8 до 12 седмици, след това преразгледайте. Серия за цяла година надживява промените в екипа. Едно тримесечие е достатъчно дълго, за да се създаде навик, и достатъчно кратко, за да се преразгледа.
• Следете списъка с мъртвите серии. Постоянна резервация, която никой не използва, блокира бюро всяка седмица. Кратко съобщение до собственика обикновено решава въпроса.

Обхват: какво не прави

Desk & Park не препоръчва офисни дни и не прави графици на екипите; топлинната карта показва модела, а хората решават. Няма екипни зони или бюра, запазени за екип: всеки резервира собственото си бюро, а серията държи точно това бюро на тези дати. Серията се повтаря всяка седмица в избраните дни от седмицата; няма месечни модели или такива „през седмица“. Празничните дати се пропускат от самата серия въз основа на празничния календар на обекта. Повтарящите се резервации са достъпни във всеки план; достъпът на мениджърите до отчетите изисква плана Enterprise. Вижте цените.

Често задавани въпроси