Кой е днес в офиса? Проверете, преди да тръгнете

Представете си Лена, продуктов дизайнер в компания със 150 души и хибридна политика. Понеделник вечер е и тя иска да прекара вторника в работа по прототип с двама инженери от своя екип. Тя пише „някой ще идва ли утре?“ в екипния чат. Един отговаря с вдигнат палец, друг казва „вероятно“, а третият отговор пристига във вторник в 10:40, когато Лена вече седи сама на четвъртия етаж.

Нищо от това не е драматично. Това е просто малката, повтаряща се цена на хибридния офис: хората решават дали да пътуват до офиса според това кой друг ще бъде там, а отговорът живее в десетина нишки в чата. Desk & Park отговаря на този въпрос с данни, които офисът вече има – резервациите – и ги показва на същата карта, на която хората резервират.

Въпросът, отговорен на таблото

Началното табло има панел, наречен Кой е в офиса. Ето какво прави Лена с него в понеделник вечерта.

1. Избира деня. Панелът споделя датата с графика над него, така че щракването върху Утре в нейния график премества и панела на вторник. Поле за дата ѝ позволява да погледне и по-напред.
2. Избира етажа. Падащо меню изброява всеки етаж на всеки обект, например „HQ — Етаж 4“. Ако компанията има и карти на паркинга, превключвателят Бюра | Паркинг прехвърля същия панел към зона на паркинга и отговаря на въпроса „кой паркира във вторник“.
3. Чете картата. Всяко резервирано бюро показва снимката на човека или инициалите му, ако няма снимка, в рамка с цвета на неговия екип. Малка зелена точка означава, че човекът вече се е чекирал с QR кода, което е полезно в самия ден.
4. Чете списъка. До картата всички, които са резервирали, са изброени по екипи, като най-големите групи са първи, а до всяко име стои кодът на бюрото. Ако човек няма зададен екип, вместо него се използва отделът му.
5. Свързва двете. Щракването върху име осветява бюрото на този човек на картата, а щракването върху пин осветява името. На натоварен етаж така намирате един колега сред четиридесет лица.

В случая на Лена списъкът показва, че единият от инженерите ѝ е резервирал бюро за вторник, а другият – не. Това е достатъчно за решение: тя пише директно на втория инженер, двамата се разбират за сряда и никой не пътува напразно.

Същата картина при резервиране

Информацията не е само на таблото. Когато някой отвори картата за резервиране, за да запази бюро, малък ред над картата показва кой вече е резервирал там за този ден: първите няколко лица като група аватари с „+N“ за останалите и легенда на присъстващите екипи с техните цветове. Лена вижда, че цветът на нейния екип е събран до прозорците, и сама избира свободно бюро в тази част на етажа. Изборът е неин; картата просто прави ситуацията видима.

Ако искате да разберете по-подробно защо резервирането на карта работи по-добре от резервирането от списък, писахме за това в Защо визуалната резервация е бъдещето на хибридния офис. Самото резервиране е описано на страницата за резервация на бюра.

Поверителността е правило на сървъра, а не настройка на изгледа

Показването на имена на карта е приемливо само ако хората могат да кажат „не“ и ако това „не“ наистина означава „не“. В Desk & Park решението се взема на сървъра, преди каквито и да е данни да стигнат до браузъра.

• Всеки може да се откаже. В Настройки → Профил има превключвател, наречен Показвай ме на картата на офиса. Когато е изключен, бюрото на този човек се показва като анонимен зает пин, без име и без снимка.
• Организацията може да го изключи изцяло. Настройката Показвай кой е резервирал на картата може да бъде изключена за цялата организация; тя се превключва от оператора на платформата Desk & Park по искане на организацията. Тогава цялата карта показва само анонимни заети пинове.
• Анонимно означава анонимно и в данните. Анонимният пин не носи име в отговора, който сървърът изпраща. В страницата няма нищо скрито, което любопитен човек да изрови с инструментите за разработчици.
• Резервациите за гости винаги са анонимни, независимо от настройките, така че място, запазено за посетител, никога не показва името на асистента, който го е резервирал.
• Постоянните бюра не са присъствие. Човек с постоянно присвоено бюро, който не го е освободил за деня, не се показва в списъка, защото държането на бюро не е същото като идването в офиса.

Празното състояние също е формулирано внимателно. Ако все още никой видим не е резервирал, панелът казва, че няма резервации с видим човек за този ден. Той не твърди, че етажът е празен, защото хората, които са се отказали от показване, все пак може да дойдат.

Практични съвети за екипите по работното място

• Попълнете отделите и екипите. Цветовете и групирането в списъка идват от полетата за отдел и екип на всеки потребител. Без тях всички попадат в една група „Без екип“ и картата губи по-голямата част от смисъла си. Администраторите задават полетата в управлението на потребителите или синхронизират отделите от доставчика на идентичност чрез SCIM.
• Насърчавайте профилните снимки. Инициалите вършат работа, но лицата се разпознават по-бързо от две букви, особено на претъпкан етаж.
• Обяснете възможността за отказ още от първия ден. Кажете на хората къде е превключвателят, преди да са попитали. Доверието във функцията зависи от това да знаят, че тя може да бъде изключена.
• Нека навикът е резервацията, а не съобщението в чата. Панелът е толкова добър, колкото са резервациите зад него. Когато екипът се договори за редовни офисни дни, повтарящата се резервация поддържа картината точна седмици напред; вижте Повтарящи се резервации на бюра и екипни дни.
• Използвайте чекирането в самия ден. Зелената точка показва кой действително е пристигнал, а не само кой е планирал. QR чекирането освобождава и бюрата, които са резервирани, но никога не са използвани; вижте как автоматичното освобождаване освобождава офисно пространство.

Обхват: какво не прави тази функция

За да сме ясни относно ограниченията: панелът показва резервации, а не местоположението на хората. Той не проследява телефони или служебни карти, а зелената точка отразява само QR чекиране. Няма поле за търсене на колега по име, няма автоматично „настани ме до екипа ми“, няма екипни зони или квартали, а бюрата не се присвояват на екипи. Приложението също така не предлага в кои дни да идвате. То показва кой е резервирал, а хората решават. Панелът е достъпен във всеки план, включително безплатния план Start; вижте цените.

Често задавани въпроси