Офиси на няколко локации: часови зони, празници, езици

Представете си Катажина, мениджър на работното пространство в софтуерна компания с три офиса: централа в Краков, екип от 40 души в Лисабон и малък търговски офис в Ню Йорк. Известно време и трите споделяха една таблица за резервации, а таблицата тихомълком приемаше, че всички живеят в Краков.

Пукнатините се показаха в обикновени дни. Постоянните четвъртъчни резервации на екипа в Лисабон продължаваха направо през 10 юни, официален празник в Португалия, така че бюрата изглеждаха заети в ден, в който офисът беше празен. Колега от Ню Йорк прочете „чекиране до 10:00“ и се зачуди чии 10:00. Полските празници на 3 май и 11 ноември бяха блокирани за всички, включително за двата офиса, които работеха. А имейлите за добре дошли тръгваха на полски към хора, които не го говорят.

Нищо от това не е драматично, но всяко малко несъответствие учи хората, че системата за резервации не описва съвсем техния офис – и тогава те спират да ѝ се доверяват. Тази статия показва как Desk & Park моделира няколко локации, така че всяка да се държи като офиса, който всъщност е.

Всяка локация е отделно място със собствен часовник

В Desk & Park локацията е офис: име, адрес и три настройки, които са по-важни, отколкото изглеждат.

• Часова зона. Всяка локация има часова зона по IANA, например Europe/Warsaw, Europe/Lisbon или America/New_York, и тя е задължителна – системата никога не приема тихомълком зоната на централата за нов обект. Всичко, което зависи от „днес“ или „10:00“ в тази локация – прозорците за чекиране, крайните срокове, денят, показан на картата – се определя в нейната собствена зона, включително при смяната на лятното часово време.
• Работни дни. Всяка локация има собствена работна седмица. Повечето работят от понеделник до петък, но офис, чиято седмица е от неделя до четвъртък, се настройва така, а не се натъпква в чужд календар.
• Празничен календар. Всяка локация поддържа собствен списък с неработни дни. Празникът може да бъде еднократна дата или отбелязан като Същата дата всяка година, така че фиксираните празници като 1 май или 25 декември се въвеждат веднъж и се повтарят.

Под всяка локация стоят нейните етажи (всеки със собствен план) и нейните карти на паркинга, които могат да описват няколко зони – например подземен гараж и открит паркинг. Служителите избират локацията, след това етажа или зоната за паркиране и виждат само онова, което физически е там.

Настройката на Катажина, стъпка по стъпка

1. Създайте трите локации. В настройките на организацията, в раздела Локации, тя добавя Краков, Лисабон и Ню Йорк, като избира правилната часова зона за всяка. Ню Йорк получава America/New_York, така че резервация за 9:00 там означава 9:00 в Манхатън.

2. Задайте работната седмица. И трите работят от понеделник до петък, така че настройката по подразбиране е подходяща. Ако по-късно компанията отвори офис с различна седмица, тази локация получава собствен набор от работни дни.

3. Въведете празниците. За Краков тя добавя 3 май и 11 ноември като ежегодни празници; за Лисабон – 25 април и 10 юни; за Ню Йорк – 4 юли. Празниците, които се местят всяка година, като Великденския понеделник или Деня на благодарността, се въвеждат като еднократни дати за следващата година – кратка задача всеки декември.

4. Качете етажите и картите на паркинга за всяка локация. Всеки офис получава собствени планове на етажите и карта на паркинга, с разположени на тях бюра и места. Настройката следва същите шест стъпки за въвеждане като за един офис, по веднъж за всеки обект.

5. Отпечатайте QR стикерите за всяка локация. Всяка локация има собствен лист с QR стикери за чекиране. Ако стикерите в един офис изтекат – да речем, снимка на етажа в Лисабон се озове онлайн – Катажина може да издаде нови кодове за тази локация наведнъж. След това локацията носи маркировка нужен е повторен печат, докато новият лист не бъде отпечатан, така че никой да не забрави, че стикерите по стените вече не работят.

Какво забелязват служителите

По-голямата част от ползата е невидима и точно това е смисълът.

• Формулярът за резервация се отваря на разумна дата. Започва от днес или – ако човекът вече има резервация за днес – от следващия работен ден на локацията, като пропуска уикендите и празниците.
• Повтарящите се резервации пропускат местните празници. Когато екипът в Лисабон резервира всеки четвъртък за тримесечието, 10 юни се пропуска автоматично, а формулярът съобщава колко от седмичните дати са резервирани. В Краков същият четвъртък е обикновен работен ден. Повече за сериите в повтарящите се резервации и екипните дни.
• Часовете са местни. Крайният срок за чекиране в Ню Йорк е нюйоркско време. Поканите за календар за повтаряща се серия носят седмичното си правило в часовата зона на локацията, така че не се изместват с един час, когато лятното часово време се сменя на различни дати в Европа и САЩ.
• Всеки използва собствения си език. Интерфейсът е на десет езика – английски, полски, немски, френски, испански, италиански, румънски, български и китайски (опростен и традиционен) – и всеки човек използва своя; имейлите за резервации също са локализирани. Потвърждението казва и точно къде: локация, етаж и ресурс, например „HQ Kraków · Етаж 3 · D-301“, с бутон, който го показва на картата.
• Таблетите до залите говорят местния език. Таблетът киоск до заседателната зала има език, зададен на самото устройство, така че фоайето в Лисабон и това в Ню Йорк могат да се различават.

Практични съвети

• Договорете се за имена на локациите, които хората разпознават. „Централа Краков“ и „Лисабон“ са по-добри от вътрешни кодове; името се появява във всеки имейл за потвърждение.
• Правете празничния календар веднъж годишно. Ежегодните празници се пренасят сами; подвижните изискват няколко минути всеки декември.
• Третирайте смяната на стикерите и повторния печат като една задача. От момента, в който кодовете се издадат наново, старите стикери спират да работят, затова планирайте смяната за момент, когато новият лист може да бъде залепен още същия ден.
• Проверете дали правилата пасват на всеки обект. Крайният срок за чекиране и колко дни напред хората могат да резервират се задават веднъж за цялата организация. Изберете стойности, които работят както в най-строгия, така и в най-спокойния ви офис.

Обхват: какво е за всяка локация и какво не е

Часовата зона, работните дни, празниците, етажите, картите на паркинга и листовете с QR стикери са за всяка локация поотделно. Правилата за резервиране – крайният срок за чекиране и максималният брой дни напред, за които някой може да резервира – важат за цялата организация; не можете да дадете на Лисабон различен краен срок от Краков. Празниците се пропускат от повтарящите се серии и от предложението за дата, но не са заключени: някой, който нарочно избере празник, все пак може да го резервира, което е полезно, когато офисът отваря за специален ден.

Броят на локациите зависи от плана: Start (безплатен) има една, Standard – до три, Pro – до десет, а Enterprise няма практическо ограничение. Цената се определя според обектите за резервиране – бюра, паркоместа и заседателни зали – а не според потребителите; вижте цените.

Често задавани въпроси