Gastbuchungen: Plätze für die Hauptversammlung in einem Zug

Stellen Sie sich Marta vor, Assistentin des Vorstands in einem Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden. In drei Wochen richtet das Unternehmen seine jährliche Hauptversammlung aus: zwölf externe Aktionäre und Berater, eine Vormittagssitzung im großen Besprechungsraum, ein Arbeitsmittagessen im kleinen und ein Nachmittag, an dem mehrere Gäste einen ruhigen Schreibtisch zum Lesen von Unterlagen wünschen. Die meisten kommen mit dem Auto, und der Parkplatz ist dienstags ohnehin voll.

Keiner der Gäste hat ein Konto im Buchungssystem des Unternehmens, und keiner sollte eines haben. Martas übliche Optionen sind schlecht: eine Tabelle, die niemand liest, Papierschilder auf den Schreibtischen am Vorabend oder jeden Platz unter ihrem eigenen Namen zu buchen. Dann steht „Marta“ auf vierzehn Plätzen, sie bekommt vierzehn Bestätigungen, und wenn bis zur Frist niemand eincheckt, wird die Hälfte als No-Show freigegeben, während die Gäste noch in der Vormittagssitzung sitzen.

Was eine Gastbuchung ist

Eine Gastbuchung ist eine gewöhnliche Buchung eines Schreibtischs, eines Parkplatzes oder eines Besprechungsraums, geführt unter dem Namen der Person, die sie angelegt hat, und markiert als für einen Gast, also für jemanden außerhalb der Organisation. Die Markierung ändert eine kleine, bewusst gewählte Reihe von Dingen:

• Niemand sieht einen Namen. Auf dem Buchungsplan, im Raumbelegungsplan und auf dem Raum-Tablet wird der Platz einfach als belegt angezeigt. Nicht einmal der Name der Assistenz erscheint dort.
• Niemand muss einchecken. Eine Gastbuchung hat keine Check-in-Frist und wird nie als No-Show freigegeben. Der Platz bleibt für das gesamte gewählte Zeitfenster reserviert.
• Nichts wird angekündigt. Keine Bestätigungs- oder Stornierungs-E-Mail, keine Kalendereinladung, keine Nachricht in Slack oder Teams. Die Buchung erscheint auch nicht im persönlichen Kalender-Feed der Inhaberin.
• Berichte halten sie getrennt. Der Platz zählt als genutzt, die Auslastung bleibt also wahrheitsgetreu, aber er wird einem Gast zugerechnet, nicht einer Person.

Wer das darf: die Rolle Vorstandsassistenz, verfügbar in jedem Tarif, sowie Administratoren. Beide sind ohnehin von der Regel „ein Schreibtisch und ein Parkplatz pro Tag“ ausgenommen, die für Mitarbeitende gilt, und genau das macht das Buchen eines Dutzends Plätze überhaupt erst möglich.

Martas Nachmittag, Schritt für Schritt

1. In den Gastmodus wechseln. Auf der Seite „Buchungen“ schaltet Marta die Kopfzeile von Meine Buchungen auf Für Gäste um. Ein violettes Banner erklärt, was der Modus bewirkt, sodass nichts, was sie jetzt bucht, mit ihrem eigenen Bürotag verwechselt wird. Die Kachel Buchungen für Gäste auf dem Dashboard führt an dieselbe Stelle.

2. Ein Datum und ein Zeitfenster wählen. Für Gäste buchen öffnet einen Dialog mit einem einzigen Datum und einem einzigen Zeitfenster, etwa 8:30 bis 16:30 Uhr am Tag der Versammlung.

3. Die Plätze auswählen. Marta wählt die gewünschten Plätze aus, auf dem Etagen- oder Parkplatzplan oder in der Liste: acht Parkplätze auf der unteren Ebene, beide Besprechungsräume, vier Schreibtische in der Nähe des Vorstandsbereichs. Eine Anfrage kann bis zu 100 Plätze enthalten. Das geschieht im Desktop-Dashboard: Dutzende Plätze auszuwählen braucht einen großen Bildschirm, deshalb wird die Schaltfläche Für Gäste buchen auf dem Telefon nicht angeboten.

4. Das Ergebnis lesen. Jeder Platz wird als gebucht oder übersprungen zurückgemeldet, mit Begründung. Ein übersprungener Platz lässt den Rest nicht scheitern: War ein Schreibtisch bereits von einem Mitarbeiter belegt, werden die anderen dreizehn Plätze gebucht, und dieser eine Schreibtisch bleibt mit seiner Begründung im Dialog ausgewählt. Marta wählt also einen benachbarten Schreibtisch und schickt die Anfrage erneut ab. Es gelten die normalen Überschneidungsregeln: Eine Gastbuchung verdrängt nie eine Buchung, die jemand bereits hat.

5. Die Gruppe prüfen. Im Gastmodus zeigt die Liste die Anfrage als Gastgruppe: eine Karte mit allen ihren Plätzen. Außerhalb des Gastmodus bleiben diese Zeilen in Martas eigener Buchungsliste mit einem Chip Gast, fordern sie aber nie zum Einchecken auf.

6. Wenn sich das Datum verschiebt. Verschiebt der Vorstand die Versammlung um eine Woche, storniert Marta nicht vierzehn Buchungen. Sie nutzt Gruppe stornieren auf der Karte, und alle Plätze dieser Anfrage werden gemeinsam freigegeben. Dann bucht sie das neue Datum auf dieselbe Weise.

Warum die Berichte wichtig sind

Vierzehn Plätze unter dem Namen einer Assistenz würden die Zahlen verzerren, auf die sich Facility-Teams verlassen: Sie sähen aus wie eine einzige sehr beschäftigte Mitarbeiterin, und als No-Shows freigegeben würden sie die Geisterquote aufblähen.

Gastbuchungen vermeiden beides. Der Platz zählt in der Auslastung als genutzt, und die Berichte weisen aus, wie viel dieser Nutzung von Gästen stammt: eine Kennzahl Gästeplätze, eine Zeile Gäste in der Abteilungstabelle und ihrem CSV-Export sowie eine Karte Gästebesuche, die jede Anfrage auflistet, mit Datum, Platztyp, Zahl der Plätze und Zeitfenster, ohne jeden Namen. Kennzahlen auf Personen- und Abteilungsebene wie Anwesenheit, No-Shows und Sharing-Quote ignorieren Gastzeilen, weil tatsächlich keine Mitarbeiterin und kein Mitarbeiter da war. Nutzt ein Gast den für den Tag freigegebenen Schreibtisch eines Vorstandsmitglieds, zählt der freigegebene Schreibtisch trotzdem als genutzt, nur nicht als Inanspruchnahme durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter. Hintergründe dazu, echte Nutzung statt Buchungen zu messen, finden Sie in Echte Büroauslastung messen.

Gastbuchungen sind nicht das Besuchermodul

Desk & Park hat auch eine Besucherseite, und beides lässt sich leicht verwechseln. Das Besuchermodul registriert einen namentlich bekannten Gast, damit der Empfang weiß, wer erwartet wird und wer ihn empfängt; es reserviert keinen Platz. Eine Gastbuchung reserviert den Platz und registriert niemanden. Sie beantworten unterschiedliche Fragen, „Wer kommt?“ gegenüber „Wo sitzen und parken sie?“, und nichts hindert Sie daran, beides für dieselbe Veranstaltung zu nutzen.

Tipps aus der Praxis

• Früh und in einem Zug buchen. Weniger Anfragen bedeuten weniger Gruppen, die später verschoben werden müssen; übersprungene Plätze korrigieren Sie im selben Dialog.
• Für unterschiedliche Zeitfenster getrennte Anfragen. Eine Anfrage hat ein Datum und ein Zeitfenster. Brauchen Gäste den ganzen Tag einen Parkplatz, einen Raum aber nur von 10:00 bis 12:00 Uhr, buchen Sie den Raum als eigene Anfrage.
• Sagen Sie den Kolleginnen und Kollegen, warum der Plan voll aussieht. Da kein Name angezeigt wird, sehen Mitarbeitende nur belegte Plätze. Eine kurze Nachricht an die Etage („Die Parkplätze auf der unteren Ebene sind am Donnerstag für die Hauptversammlung reserviert“) vermeidet verwirrte Nachfragen.
• Lassen Sie einen Admin einspringen. Auch Administratoren können Gastbuchungen anlegen und stornieren, was hilft, wenn die Assistenz in der Woche vor der Veranstaltung nicht da ist.
• Wenn Sie Raumkalender synchronisieren (Pro und Enterprise), ist ein für Gäste gebuchter Besprechungsraum in Outlook oder Google Kalender trotzdem blockiert, immer mit neutralem Betreff, sodass ihn niemand versehentlich aus seinem Kalender bucht.

Was die Funktion nicht leistet

Eine Gastbuchung legt keine Konten für Gäste an, schickt ihnen nichts und speichert ihre Namen nirgends im Buchungssystem. Sie kann nicht im Namen einer anderen Mitarbeiterin oder eines anderen Mitarbeiters angelegt werden; sie gehört immer der Assistenz oder dem Admin, die sie angelegt haben. Sie checkt Gäste nicht ein, und der Platz wird nicht vorzeitig freigegeben, wenn die Gäste mittags gehen: Er bleibt bis zum Ende des Zeitfensters reserviert. Parkplätze für eine große Veranstaltung zu planen, bleibt eine Kapazitätsentscheidung; für die Alltagsseite lesen Sie Parkraummanagement im Unternehmen und die Seite Parkplatz buchen.

FAQ

Wer kann Gastbuchungen anlegen?

Benutzer mit der Rolle Vorstandsassistenz, die in jedem Tarif verfügbar ist, sowie Administratoren. Gewöhnliche Mitarbeitende können das nicht; für sie gilt weiterhin ein Schreibtisch und ein Parkplatz pro Tag.

Wie viele Plätze kann eine Gastanfrage enthalten?

Bis zu 100 Plätze, also Schreibtische, Parkplätze und Besprechungsräume, für ein Datum und ein Zeitfenster. Jeder Platz wird als gebucht oder übersprungen mit Begründung zurückgemeldet, und die ganze Anfrage lässt sich gemeinsam als Gruppe stornieren.

Bekommen die Gäste E-Mails oder Kalendereinladungen?

Nein. Eine Gastbuchung verschickt keine Bestätigung, keine Stornierung, keine Kalendereinladung und keine Nachricht in Slack oder Teams, und sie erscheint nicht im persönlichen Kalender-Feed der Inhaberin. Wenn Sie Gäste begrüßen möchten, tun Sie das in Ihrer eigenen E-Mail.

Werden die Plätze freigegeben, wenn niemand eincheckt?

Nein. Gastbuchungen haben keine Check-in-Frist und werden nie als No-Show freigegeben. Der Platz bleibt für das gesamte gebuchte Zeitfenster reserviert.

Ist das dasselbe wie die Registrierung eines Besuchers?

Nein. Das Besuchermodul registriert eine namentlich bekannte Person für den Empfang und reserviert keinen Platz. Eine Gastbuchung reserviert Schreibtische, Parkplätze oder Räume und registriert niemanden. Sie können beides für dieselbe Veranstaltung nutzen.