Mehrere Standorte: Zeitzonen, Feiertage und Sprachen

Stellen Sie sich Katarzyna vor, Workplace-Managerin eines Softwareunternehmens mit drei Büros: der Zentrale in Krakau, einem Team mit 40 Personen in Lissabon und einem kleinen Vertriebsbüro in New York. Eine Zeit lang teilten sich alle drei eine Buchungstabelle, und die Tabelle ging stillschweigend davon aus, dass alle in Krakau leben.

Die Risse zeigten sich an ganz normalen Tagen. Die festen Donnerstagsbuchungen des Lissabonner Teams liefen einfach über den 10. Juni hinweg, einen Feiertag in Portugal, sodass die Schreibtische an einem Tag belegt aussahen, an dem das Büro leer war. Ein Kollege in New York las „Check-in bis 10:00“ und fragte sich, wessen 10:00 gemeint war. Die polnischen Feiertage am 3. Mai und 11. November waren für alle gesperrt, auch für die beiden Büros, die geöffnet hatten. Und die Willkommens-E-Mails gingen auf Polnisch an Menschen, die kein Polnisch sprachen.

Nichts davon ist dramatisch, aber jede kleine Unstimmigkeit lehrt die Leute, dass das Buchungssystem ihr Büro nicht ganz richtig beschreibt, und dann verlieren sie das Vertrauen. Dieser Artikel zeigt, wie Desk & Park mehrere Standorte abbildet, sodass sich jeder wie das Büro verhält, das er tatsächlich ist.

Jeder Standort ist ein eigener Ort mit eigener Uhr

In Desk & Park ist ein Standort ein Bürostandort: ein Name, eine Adresse und drei Einstellungen, die wichtiger sind, als sie aussehen.

• Eine Zeitzone. Jeder Standort hat eine IANA-Zeitzone wie Europe/Warsaw, Europe/Lisbon oder America/New_York, und sie ist Pflicht: Das System übernimmt für einen neuen Standort nie stillschweigend die Zone der Zentrale. Alles, was an diesem Standort von „heute“ oder „10:00“ abhängt, also Check-in-Fenster, Fristen und der auf der Karte angezeigte Tag, wird in seiner eigenen Zone aufgelöst, Zeitumstellungen inklusive.
• Arbeitstage. Jeder Standort hat seine eigene Arbeitswoche. Die meisten arbeiten von Montag bis Freitag, aber ein Büro mit einer Woche von Sonntag bis Donnerstag wird genau so konfiguriert und nicht in den Kalender eines anderen gezwängt.
• Ein Feiertagskalender. Jeder Standort führt seine eigene Liste arbeitsfreier Tage. Ein Feiertag kann ein einmaliges Datum sein oder als Jedes Jahr am selben Datum markiert werden, sodass feste Feiertage wie der 1. Mai oder der 25. Dezember einmal eingetragen werden und sich wiederholen.

Unter jedem Standort liegen seine Etagen (jede mit eigenem Grundriss) und seine Parkplatzkarten, die mehrere Bereiche beschreiben können, zum Beispiel eine Tiefgarage und einen Außenparkplatz. Mitarbeitende wählen den Standort, dann die Etage oder den Parkbereich, und sehen nur, was dort physisch vorhanden ist.

Katarzynas Einrichtung, Schritt für Schritt

1. Die drei Standorte anlegen. In den Organisationseinstellungen fügt sie auf dem Reiter Standorte Krakau, Lissabon und New York hinzu und wählt für jeden die richtige Zeitzone. New York erhält America/New_York; eine Buchung um 9:00 Uhr bedeutet dort also 9:00 Uhr in Manhattan.

2. Die Arbeitswoche festlegen. Alle drei arbeiten von Montag bis Freitag, die Voreinstellung passt also. Eröffnet das Unternehmen später ein Büro mit einer anderen Woche, erhält dieser Standort seine eigenen Arbeitstage.

3. Die Feiertage eintragen. Für Krakau trägt sie den 3. Mai und den 11. November als jährliche Feiertage ein, für Lissabon den 25. April und den 10. Juni, für New York den 4. Juli. Feiertage, die jedes Jahr wandern, wie Ostermontag oder Thanksgiving, werden als einmalige Daten für das kommende Jahr eingetragen, eine kurze Aufgabe jeden Dezember.

4. Grundrisse und Parkplatzkarten pro Standort hochladen. Jedes Büro erhält seine eigenen Grundrisse und seine eigene Parkplatzkarte, mit den darauf platzierten Schreibtischen und Stellplätzen. Die Einrichtung folgt denselben sechs Onboarding-Schritten wie bei einem einzelnen Büro, einmal pro Standort.

5. Die QR-Aufkleber pro Standort drucken. Jeder Standort hat seinen eigenen Bogen QR-Aufkleber für den Check-in. Gelangen die Aufkleber eines Büros nach außen, etwa weil ein Foto der Lissabonner Etage online auftaucht, kann Katarzyna für diesen Standort auf einen Schlag neue Codes ausgeben. Der Standort trägt dann eine Markierung Nachdruck nötig, bis der neue Bogen gedruckt ist, damit niemand vergisst, dass die Aufkleber an den Wänden jetzt ungültig sind.

Was Mitarbeitende bemerken

Der größte Nutzen ist unsichtbar, und genau darum geht es.

• Das Buchungsformular öffnet sich mit einem sinnvollen Datum. Es beginnt mit heute oder, wenn die Person heute schon eine Buchung hat, mit dem nächsten Arbeitstag des Standorts, unter Auslassung von Wochenenden und Feiertagen.
• Serienbuchungen überspringen lokale Feiertage. Bucht das Lissabonner Team für das Quartal jeden Donnerstag, wird der 10. Juni automatisch übersprungen, und das Formular meldet, wie viele der wöchentlichen Termine gebucht wurden. In Krakau ist derselbe Donnerstag ein gewöhnlicher Arbeitstag. Mehr zu Serien in Serienbuchungen und feste Teamtage.
• Zeiten sind lokal. Eine Check-in-Frist in New York ist eine New Yorker Uhrzeit. Kalendereinladungen für eine Serie tragen ihre Wochenregel in der Zeitzone des Standorts, sodass sie sich nicht um eine Stunde verschieben, wenn die Zeitumstellung in Europa und den USA an unterschiedlichen Tagen stattfindet.
• Alle nutzen ihre eigene Sprache. Die Oberfläche gibt es in zehn Sprachen, nämlich Englisch, Polnisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Rumänisch, Bulgarisch und Chinesisch (vereinfacht und traditionell), und jede Person nutzt ihre eigene; auch die Buchungs-E-Mails sind lokalisiert. Eine Bestätigung sagt außerdem genau, wo: Standort, Etage und Platz, zum Beispiel „HQ Kraków · Etage 3 · D-301“, mit einer Schaltfläche, die den Platz auf der Karte zeigt.
• Raum-Tablets sprechen die Landessprache. Bei einem Kiosk-Tablet am Besprechungsraum wird die Sprache am Gerät eingestellt, sodass sich die Lobby in Lissabon und die in New York unterscheiden können.

Tipps aus der Praxis

• Einigen Sie sich auf Standortnamen, die man wiedererkennt. „Zentrale Krakau“ und „Lissabon“ sind besser als interne Kürzel; der Name steht in jeder Bestätigungs-E-Mail.
• Pflegen Sie den Feiertagskalender einmal im Jahr. Jährliche Feiertage übertragen sich von selbst; bewegliche brauchen jeden Dezember ein paar Minuten.
• Behandeln Sie Code-Erneuerung und Nachdruck als eine Aufgabe. Ab dem Moment, in dem neue Codes ausgegeben werden, funktionieren die alten Aufkleber nicht mehr. Planen Sie die Erneuerung also so, dass der neue Bogen noch am selben Tag angebracht werden kann.
• Prüfen Sie, ob die Richtlinie zu jedem Standort passt. Die Check-in-Frist und wie weit im Voraus gebucht werden kann, werden einmal für die ganze Organisation festgelegt. Wählen Sie Werte, die in Ihrem strengsten und Ihrem entspanntesten Büro gleichermaßen funktionieren.

Umfang: was pro Standort gilt und was nicht

Zeitzone, Arbeitstage, Feiertage, Etagen, Parkplatzkarten und QR-Aufkleberbögen gelten pro Standort. Die Buchungsrichtlinie, also die Check-in-Frist und die maximale Zahl der Tage, die im Voraus gebucht werden kann, gilt für die ganze Organisation; Lissabon kann keine andere Frist bekommen als Krakau. Feiertage werden von Serienbuchungen und vom Datumsvorschlag übersprungen, aber nicht gesperrt: Wer bewusst einen Feiertag wählt, kann ihn trotzdem buchen, was nützlich ist, wenn ein Büro für einen besonderen Tag öffnet.

Die Zahl der Standorte hängt vom Tarif ab: Start (kostenlos) hat einen, Standard bis zu drei, Pro bis zu zehn, und Enterprise hat keine praktische Grenze. Abgerechnet wird pro buchbarem Objekt, also pro Schreibtisch, Parkplatz und Besprechungsraum, nicht pro Benutzer; siehe Preise.

FAQ

Kann jedes Büro seine eigene Zeitzone haben?

Ja. Jeder Standort hat seine eigene IANA-Zeitzone, und sie muss beim Anlegen des Standorts angegeben werden. Check-in-Fenster, Fristen und „heute“ werden in dieser Zone aufgelöst, einschließlich Zeitumstellungen.

Wie funktionieren gesetzliche Feiertage über Ländergrenzen hinweg?

Jeder Standort hat seinen eigenen Feiertagskalender. Ein Feiertag kann ein einmaliges Datum sein oder sich jedes Jahr am selben Datum wiederholen. Serienbuchungen überspringen die Feiertage des Standorts, und das Buchungsformular schlägt sie nicht vor, aber man kann einen Feiertag trotzdem bewusst buchen.

Können verschiedene Büros unterschiedliche Buchungsregeln haben?

Derzeit nicht. Die Check-in-Frist und der maximale Buchungshorizont werden einmal für die ganze Organisation festgelegt. Pro Standort unterscheiden sich Zeitzone, Arbeitstage, Feiertage, Etagen, Parkplatzkarten und QR-Aufkleber.

Wie viele Standorte können wir haben?

Start enthält einen Standort, Standard bis zu drei, Pro bis zu zehn, und Enterprise hat keine praktische Grenze.

Können Mitarbeitende in verschiedenen Ländern die App in ihrer eigenen Sprache nutzen?

Ja. Die Oberfläche ist in zehn Sprachen verfügbar, und jede Person nutzt ihre eigene; auch die Buchungs-E-Mails sind lokalisiert. Bei Tablets an Besprechungsräumen wird die Sprache pro Gerät eingestellt.