Schreibtischbuchungen direkt im Outlook-Kalender

Stellen Sie sich Daniel vor, Produktdesigner in einem Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden. Er arbeitet dienstags und donnerstags im Büro und bucht für diese Tage in Desk & Park einen Schreibtisch und einen Parkplatz. Am Montagabend wirft seine Teamleiterin einen Blick in seinen Outlook-Kalender, sieht einen freien Mittwochvormittag und schickt eine Einladung zu einem Design-Review vor Ort. Mittwoch ist Daniels Homeoffice-Tag. In seinem Kalender stand davon nichts. In derselben Woche vereinbart er für Donnerstagvormittag einen Zahnarzttermin und vergisst dabei, dass sein Parkplatz für diesen Tag nur in einer anderen App existiert.

Nichts davon ist dramatisch, und alles hat dieselbe Ursache: Der Bürotag lebt im Buchungstool, der Rest der Woche im Kalender. Desk & Park schließt diese Lücke, indem jede Buchung in dem Kalender landet, in den die Leute ohnehin schauen.

Schritt 1: wie gewohnt buchen, auch das Wochenmuster

Daniel öffnet Desk & Park und wählt seinen Schreibtisch auf dem Etagenplan. Das Datum ist bereits ausgefüllt: heute oder der nächste Arbeitstag, an dem er noch keine Buchung hat. Da seine Bürotage feststehen, setzt er das Häkchen bei Wöchentlich wiederholen, wählt Dienstag und Donnerstag und legt die Serie auf 12 Wochen fest (eine Serie kann 2 bis 52 Wochen laufen). Dasselbe macht er für seinen Parkplatz.

Zwei Details machen die Serie realistisch statt mechanisch:

Feiertage des Standorts werden übersprungen. Ein Feiertag an einem Donnerstag erzeugt keine Buchung für ein geschlossenes Büro.
Bereits vergebene Termine werden übersprungen. Hat an einem der Dienstage jemand anderes diesen Schreibtisch, bucht die App die übrigen Termine und teilt ihm mit, wie viele sie übersprungen hat.

Schritt 2: eine E-Mail mit einer echten Kalendereinladung

Etwa eine Minute später erhält Daniel eine E-Mail. Desk & Park sammelt die Bestätigungen der letzten Minute und verschickt sie gemeinsam, sodass ein Schreibtisch und ein Parkplatz, die in derselben Sitzung gebucht wurden, in einer Nachricht ankommen, nicht in zwei.

Die E-Mail sagt genau, wo er sitzen wird, in der Form „HQ Berlin · Etage 3 · D-301“, mit einer Schaltfläche Auf dem Plan zeigen. Wichtiger noch: Sie enthält eine echte Kalendereinladung, dieselbe Art von Nachricht wie eine Besprechungsanfrage eines Kollegen. Outlook, Google Kalender und Apple Kalender erkennen sie, und die Buchung erscheint in seinem Kalender, benannt nach dem Platz (zum Beispiel „Schreibtisch D-301“) und mit Standort und Etage. Sie ist als angenommen markiert und erwartet keine Antwort.

Eine wöchentliche Serie kommt als ein wiederkehrender Kalendereintrag an, nicht als Stapel von 24 einzelnen Einträgen. Die Regel ist in der Zeitzone des Büros definiert, bleibt also über Zeitumstellungen hinweg korrekt, und die übersprungenen Termine fehlen in der Serie einfach.

E-Mails, auch diese Bestätigungen, werden in der Sprache verschickt, die die jeweilige Person gewählt hat; Desk & Park bietet 10 Oberflächensprachen.

Schritt 3: Der Kalender zeigt die Woche jetzt richtig

Am Montagabend schaut die Teamleiterin erneut in Daniels Kalender. Neben seinen Meetings stehen jetzt Einträge für seinen Schreibtisch am Dienstag und Donnerstag. Wer seinen Kalender sehen kann, sieht, an welchen Tagen er im Büro ist, und das Design-Review wandert ohne eine einzige Chatnachricht auf Donnerstag.

Für Daniel gilt dasselbe. Als er den Zahnarzt für Donnerstagvormittag bucht, steht sein Parkplatz direkt im Kalender.

Schritt 4: Wenn sich Pläne ändern, zieht der Kalender mit

Ein paar Wochen später gibt es einen Donnerstag, an dem Daniel wirklich nicht kommen kann. Er storniert in Desk & Park genau diesen einen Termin. Die Stornierungs-E-Mail betrifft nur dieses Vorkommen: Ein Donnerstag verschwindet aus seinem Kalender, der Rest der Serie bleibt. Gibt er die Regelung irgendwann ganz auf, entfernt die Stornierung der gesamten Serie den ganzen wiederkehrenden Eintrag.

Die Stornierung in Desk & Park ist auch für seine Kolleginnen und Kollegen wichtig: Schreibtisch und Parkplatz gehen für diesen Tag zurück in den Pool, statt leer zu stehen. Was nicht wahrgenommene Buchungen kosten, haben wir in Geisterbuchungen und automatische Freigabe beschrieben.

Lieber ein Abonnement? Nutzen Sie den persönlichen Feed

Manche möchten Bürobuchungen lieber in einer eigenen Kalenderebene halten, die sie ein- und ausblenden können. Für sie gibt es unter Einstellungen → Kalendersynchronisierung einen persönlichen Kalender-Feed: einen privaten Link, den man in Google Kalender, Outlook oder Apple Kalender abonniert.

Er ist schreibgeschützt und umfasst Buchungen von 7 Tagen zurück bis 60 Tage im Voraus.
Der Link ist persönlich, und wer ihn hat, kann Ihre Buchungen sehen. Gelangt er in falsche Hände, macht Link zurücksetzen die alte Adresse überall ungültig.
Für eine einzelne Buchung gibt es außerdem Zum Kalender hinzufügen (.ics), einen einmaligen Download.

Wie oft ein abonnierter Feed aktualisiert wird, entscheidet Ihre Kalender-App, nicht Desk & Park. Die Einladungen per E-Mail sind daher der schnellere Weg.

Tipps aus der Praxis

Ein Weg pro Person. Die Einladungen und der Feed beschreiben dieselben Buchungen. Wer beides nutzt, sieht jede Buchung womöglich doppelt. Die meisten brauchen nur die Einladungen; der Feed passt zu denen, die E-Mail-Benachrichtigungen abgeschaltet haben.
In Desk & Park stornieren, nicht im Kalender. Der Kalendereintrag ist ein Spiegelbild der Buchung. Wer ihn in Outlook löscht, gibt den Schreibtisch nicht frei; wer die Buchung storniert, entfernt den Eintrag und gibt den Platz frei.
Wöchentliche Serien für feste Bürotage nutzen. Eine Aktion, eine E-Mail, ein Kalendereintrag, und Ausnahmen werden Termin für Termin behandelt.
Den Feed-Link privat halten. Behandeln Sie ihn wie den Link zu einem passwortgeschützten Dokument: an niemanden weitergeben, im Zweifel zurücksetzen.

Umfang: was die Funktion nicht leistet

Kalendereinladungen und der persönliche Feed sind in jedem Tarif verfügbar, auch im kostenlosen Start-Tarif; siehe Preise. Der Ablauf ist einseitig: Buchungen wandern von Desk & Park in Ihren Kalender, nie umgekehrt. Sie können aus Outlook keinen Schreibtisch und keinen Parkplatz buchen, und Desk & Park liest Ihren persönlichen Kalender nicht. Die Einladungen reisen mit den Buchungs-E-Mails; wer E-Mail-Benachrichtigungen abgeschaltet hat, bekommt also keine. Diesen Fall deckt der Feed ab. Gastbuchungen, die eine Assistenz für Besucher anlegt, erscheinen nie im Feed oder in den Einladungen der Assistenz. Besprechungsräume sind ein eigenes Thema: Wie Raumpostfächer in Outlook oder Google synchron gehalten werden, lesen Sie unter Raumkalender-Synchronisierung. Den Buchungsablauf selbst zeigen die Seiten Schreibtisch buchen und Parkplatz buchen.

FAQ

Erscheinen Schreibtischbuchungen automatisch in Outlook?

Ja. Jede Buchungsbestätigung per E-Mail enthält eine echte Kalendereinladung, sodass die Buchung in Outlook, Google Kalender oder Apple Kalender wie eine Besprechungsanfrage erscheint. Wird die Buchung storniert, entfernt die Stornierung sie wieder.

Erzeugt eine wöchentliche Buchung Dutzende Kalendereinträge?

Nein. Eine wöchentliche Serie ist ein einziger wiederkehrender Kalendereintrag, definiert in der Zeitzone des Büros. Feiertage des Standorts und bereits vergebene Termine werden übersprungen, und die Stornierung eines Termins entfernt nur dieses eine Vorkommen.

Warum habe ich für Schreibtisch und Parkplatz nur eine E-Mail bekommen?

Desk & Park sammelt Bestätigungen und Stornierungen etwa 60 Sekunden lang und verschickt eine E-Mail pro Person. Ein gemeinsam gebuchter Schreibtisch und Parkplatz kommen deshalb in einer einzigen Nachricht an.

Kann ich einen Schreibtisch aus Outlook buchen?

Nein. Der Kalender zeigt Ihre Buchungen, aber Buchen und Stornieren finden in Desk & Park statt. Wenn Sie den Eintrag in Outlook löschen, wird die Buchung nicht storniert.

Was ist der persönliche Kalender-Feed?

Ein privater, schreibgeschützter Abonnement-Link in den Einstellungen, der Ihre Buchungen von 7 Tagen zurück bis 60 Tage im Voraus in Google Kalender, Outlook oder Apple Kalender anzeigt. Sie können den Link jederzeit zurücksetzen; der alte funktioniert dann nicht mehr.